4.2.1 Khách hàng và phân loại khách hàng
Khách hàng của công ty được phân loại thành:
Các công ty kinh doanh sách, các cửa hàng sách trong thành phố và các tỉnh khác.
Các trung tâm sách trực thuộc công ty cổ phần.
Các khách ngoài, khách mua lẻ. Khoản phải thu khách hàng bao gồm:
Phải thu khách hàng về bán các loại sách.
Phải thu khách hàng về bán lịch và doanh thu hội chợ.
Phải thu nội bộ về cung cấp sách.
Chứng từ gốc
Hoá đơn mua bán hàng hóa, dịch vụ
Kế toán công nợ
Nhập dữ liệu
Cuối kỳ khóa sổ, tổng hợp số liệu
4.2.2 Khái niệm
Các khoản phải thu khách hàng tại công ty là giá thanh toán các loại
sách, thiết bị, văn phòng phẩm, dịch vụ sửa chữa … mà các cơ sở giáo dục, các đại lý đã mua chịu của công ty.
Công ty chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế với
các mức thuế suất: 5% đối với các mặt hàng sách giáo khoa, sách tham khảo,
thiết bị giáo dục nói chung và 10% đối với các mặt hàng tập học sinh, dụng cụ
học sinh, văn phòng phẩm.
4.2.3 Các trường hợp hạch toán
Trường hợp bán hàng chưa thu tiền: Căn cứ vào hóa đơn, ghi:
Nợ TK 131: Khoản phải thu khách hàng (giá bán đã có thuế GTGT).
Có TK 511: Doanh thu bán chịu phải thu (giá bán chưa có thuế)
Có TK 333(3331): Thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Ví dụ: Ngày 07/02/2013, xuất 10.000 bản sách giáo khoa bậc tiểu học cho
Phòng Giáo dục-Đào tạo huyện Gò Công Đông, hoá đơn số : No 068060. Căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi:
Nợ TK 131: 60.000.000 đồng
Có TK 511(5111): 57.142.857 đồng
Có TK 333(3331): 2.857.143 đồng
Trường hợp cung cấp dịch vụ chưa thu tiền: Căn cứ vào hóa đơn, ghi:
Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng.
Có TK 511: Doanh thu bàn hàng và cung cấp dịch vụ. Có TK 333(3331): Thuế GTGT hàng dịch vụ.
Ví dụ: Ngày 05/04/2013, sửa chữa phòng học, bàn ghế học sinh, bàn thế giáo viên cho các trường học thuộc phòng giáo dục-đào tạo huyện Cái Bè được tính toán là 15.702.000 đồng, chưa nhận tiền.
Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi:
Nợ TK 131: 15.702.000 đồng
Có TK 511: 14.274.545 đồng
Trường hợp bán hàng thu tiền ngay:
Trong trường hợp này, Công ty vẫn phản ánh vào tài khoản 131 "Phải
thu khách hàng", mặc dù là khách hàng trả tiền ngay. Đây chính là điểm khác
biệt. Mục đích của cách ghi này là nhằm theo dõi xem khách hàng đó có quan
hệ mua bán thường xuyên hay không. Công ty hạch toán như sau:
Nợ TK 131: Có TK 511: Có TK 3331: Đồng thời ghi: Nợ TK 111: Có TK 131:
Ví dụ: Ngày 15/8/2013 xuất bán cho văn phòng phẩm cho đại lý Thành Nghĩa
với số tiền là 14.825.000 đồng, hoá đơn số No: 000906, kế toán ghi: Nợ TK 131: 14.825.000 đồng Có TK 511: 13.477.272 đồng Có TK 3331: 1.347.728 đồng Đồng thời ghi: Nợ TK 111: 14.825.000 đồng Có TK 131: 14.825.000 đồng Trường hợp hàng bán trả chậm: Khi bán hàng cho khách hàng:
Nợ TK 111,112,131: Tổng giá thanh toán)
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5113- Giá bán trả tiền ngay chưa có thuế GTGT).
Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331- Thuế GTGT phải nộp).
Có TK 338 (3387)- Doanh thu chưa thực hiện (Chênh lệch
giữa tổng số tiền theo giá bán trả chậm so với giá bán trả tiền ngay chưa
Ví dụ:
* Ngày 02/01/2013, bán chịu văn phòng phẩm gồm cập, bút, tập học sinh, giấy in cho đại lý Hoa Hồng với tổng giá thanh toán là 33.150.000 đồng, lãi suất trả
chậm 0,5% trong thời hạn 3 tháng, kế toán ghi:
Nợ TK 131: 33.150.000 đồng
Có TK 511: 30.000.000 đồng
Có TK 333(3331): 3.000.000 đồng
Có TK 338(3387): 150.000 đồng.
* Ngày 17/12/2013, đại lý Hoa Hồng đến trả tiền mua chịu bằng tiền mặt, kế
toán ghi:
Nợ TK 111: 33.150.000 đồng
Có TK 131: 33.150.000 đồng
* Và ghi nhận doanh thu tiền lãi bán hàng trả chậm của kỳ này: Nợ TK 338 (3387): 150.000 đồng
Có TK 515: 150.000 đồng
Trường hợp hàng bán bị trả lại.
Do phần lớn khách hàng của công ty là các đơn vị hành chính sự
nghiệp, các đơn vị này được ngân sách nhà nước hỗ trợ nguồn kinh phí để
trang bị sách và thiết bị, do đó trước khi mua sắm các loại sách và thiết bị, các trường, các phòng Giáo Dục-Đào Tạo đã được các cấp quản lý phê duyệt danh
mục và đơn giá sách và thiết bị. Cho nên trường hợp sách và thiết bị đã bán hầu như không bị trả lại. Đây là một thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của
công ty.
Trường hợp giảm giá hàng bán:
Công ty thường giảm giá hàng bán khi hàng bán bị kém phẩm chất hay
do lỗi in ấn của nhà xuất bản.
Trong năm 2013, công ty đã giảm giá cho người mua (đối với hàng không thuộc diện chịu thuế GTGT) với số tiền là 96.904.219 đồng. Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 532: 96.904.219 đồng
Có TK 131: 96.904.219 đồng
Trường hợp khách hàng trả trước tiền hàng. Nợ TK 111,112- số tiền khách hàng ứng trước.
Ví dụ: Ngày 08/01/2013, thu tiền của Trường trung học phổ thông Nguyễn Văn Côn về tiền mua thiết bị dạy học, theo chứng từ số 06/PT-01/02 ghi:
Nợ TK 111: 73.000.000 đồng.
Có TK 131: 73.000.000 đồng.
Ví dụ: Ngày 14/4/2013, nhận giấy báo có của Ngân hành công thương Tiền
Giang, về khoản đại lý Thành Nghĩa ứng trước tiền hàng, số chứng từ:
Nợ TK 112 : 15.000.000 đồng.
Có TK 131: 15.000.000 đồng.
Trong năm 2013, theo Bảng cân đối số phát sinh, tài khoản 131-"Phải
thu khách hàng" cụ thể như sau:
- Số dư đầu năm: 1.552.325.587 đồng
- Số phát sinh bên nợ: 28.260.959.063 đồng
- Số phát sinh bên có : 28.163.971.149 đồng
- Số dư cuối năm: 1.649.313.501 đồng
Sơ đồ hạch toán tổng hợp 111,112 131 96.904.219 đồng 532 111,112 635 642 37.345.234 đồng 27.999.349.696 đồng 511,711 28.086.892.730 đồng 174.066.333 đồng 30.372.000 đồng
Nhận xét:
Tình hình thanh toán của khách hàng trong năm 2013 rất thuận lợi,nhanh
chóng, nợ tồn động không cao.
Công ty ghi chép khoản tiền thu ngay khi bán hàng vào tài khoản 131 "Phải
thu khách hàng" vì như thế nó sẽ làm sai lêch ý nghĩa, nội dung của nghiệp vụ
kinh tế phát sinh.
Các nghiệp vụ phát sinh khác công ty hạch toán và ghi vào sổ đều hợp lý,
phù hợp với chuẩn mực kế toán.
Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán hiện hành nhằm theo dõi chi tiết đến
tình hình thanh toán, giao dịch, mua bán của từng khách hàng cũng như nhà
cung cấp. Nhờ vậy mà công ty có thể quản một cách nhanh chóng, hợp lý một
mạng lưới trên 550 khách hàng của mình.
Công ty tiêu thụ hàng chủ yếu theo hình thức bán chịu và quy định một
mức lãi suất tiền phạt trả chậm theo thời gian nhằm hạn chế bị chiếm dụng
vốn. Tuy nhiên, đa phần những khách hàng mà công ty giao dịch đều là các
trường học trong ngành giáo dục, các trường này có nguồn kinh phí hỗ trợ để
trang bị sách và thiết bị, do đó các khoản phải thu đều được thu hồi đầy đủ và kịp thời.
Công ty không lập dự phòng nợ phải thu khó đói, điều này có ưu điểm là kích thích công ty nâng cao hiệu quả trong thanh toán, tích cực thu hồi nợ
phải thu, tránh tình trạng nợ khó đòi không thể thu hồi, buộc công ty phải tăng cường kiểm tra, giám sát khách hàng của mình, đồng thời có chính sách
bán hàng hợp lý. Tuy nhiên, điều này cũng gây khó khăn cho công ty nếu trường nợ phải thu khó đòi xảy ra công ty sẽ một khoản thiệt hại này, ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Đồng thời, việc không lập dự phòng nợ
phải thu khó đòi cũng hạn chế một phần các giao dịch, ký kết hợp đồng mua
bán với các khách hàng mới có nhu cầu mua bán với công ty, hạn chế việc mở
rộng thị phần.
Công ty thực hiện phương thức bán tối ưu, hợp lý, có khuyến mãi, giảm giá
cho khách hàng, tạo chữ tín ở khách hàng. Song song đó công ty còn có qui
định một mức lãi suất bằng lãi suất ngân hàng tạo cho khách hàng sự yên tâm và dễ dàng chấp nhận giao dịch với công ty.
4.3 KẾ TOÁN PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP
4.3.1 Khái niệm
Các khoản phải người bán tại công ty là giá thanh toán các loại sách,
thiết bị, văn phòng phẩm, … mà công ty đã nhận của các nhà xuất bản, các
công ty thiết bị giáo dục và các nhà cung cấp khác nhưng chưa thanh toán tiền
hàng.
Các chứng từ cần thiết liên quan đến các khoản phải trả người bán gồm:
- Hợp đồng kinh tế
.- Hoá đơn giá trị gia tăng.
- Biên bản giao nhận hàng.
- Các chứng từ thanh toán tiền hàng. - Chứng từ giảm giá hàng bán.
4.3.2 Nhà cung cấp và phân loại nhà cung cấp
Phải trả nhà cung cấp được phân thành 3 nhóm:
Phải trả nhà cung cấp các loại sách ngoại văn.
Phải trả nhà cung cấp trong nước về sách và các thiết dụng cụ khác. Nhà cung cấp xuất bản và các nhà liên kết xuất bản.
4.3.3 Các trường hợp hạch toán
Trường hợp công ty mua vật tư, hàng hoá về nhập kho, tiền hàng chưa
thanh toán.
Nợ TK 152, 156 - Giá mua chưa có thuế GTGT.
Nợ TK 133- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Có TK 331- Giá thanh toán ghi trên hóa đơn.
Khi nhận lao vụ, dịch vụ của người cung cấp mà chưa trả tiền, căn cứ hóa đơn kế toán ghi:
Nợ TK 642 - Tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 133 - Thuế GTGT
Có TK 331- Giá thanh toán.
Ví dụ: Ngày 23/5/2013, công ty mua Tivi, đầu Video của Công ty cổ phần
thiết bị thương mại Hà Nội-Sài Gòn, số hoá đơn No068060, Căn cứ vào hóa
đơn của bên bán, biên bản kiểm nghiệm và phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 156: 359.545.410 đồng (giá mua hàng) Nợ TK 133: 35.954.541 đồng
Chi phí thu mua phát sinh cho lô hàng này là 15.490.000 đồng, công ty hạch
toán như sau:
Nợ TK 642: 15.490.000 đồng
Có TK 331: 10.000.000 đồng
Có TK 111: 5.490.000 đồng
Khi thanh toán số tiền phải trả, căn cứ chứng từ thanh toán, ghi: Nợ TK 331
Có TK l11, 112
Ví dụ: Ngày 17/7/2013, chuyển trả tiền hàng cho công ty Thiết bị giáo dục
Hồng Anh theo chứng từ số UNC 7/17 : Nợ TK 331: 250.000.000 đồng
Có TK 112 - NHCT: 250.000.000 đồng
Trường hợp trả nợ cho người bán trước hạn quy định và được hưởng chiết
khấu thanh toán, ghi:
Nợ TK 331- Phải trả người bán (Tổng số tiền nợ phải thanh toán)
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (khoản chiết khấu được hưởng).
Ví dụ: Ngày 12/8/2013, thanh toán tiền hàng cho Công ty Thiết bị giáo dục I
theo hợp đồng kinh tế số 05/HĐKT-2002, ngày 22/3/2002, khoản chiết khấu được hưởng là 3.901.143 đồng, ghi:
Nợ TK 331: 3.901.143 đồng
Có TK 515: 3.901.143 đồng
Nếu mua hàng không có hoá đơn thì căn cứ vào bảng kê hàng hoá mua vào và phiếu nhập kho, ghi:
Nợ TK 156 (1561) - Giá mua hàng hoá Nợ TK 133 - Thuế GTGT
Có TK 111, 114 - Giá thanh toán Trường hợp công ty ứng trước tiền mua hàng:
- Khi ứng trước tiền cho người người bán, người cung cấp, căn cứ chứng từ
chi tiền, kế toán ghi:
Nợ TK 331- Khoản tiền ứng trước cho người bán
- Khi nhận hàng mua theo số tiền ứng trước căn cứ chứng và thực tế kiểm
nhận hàng, ghi:
Nợ TK 152,153, 156- Giá trị, vật tư hàng hóa thực nhập
Nợ TK 133- Thuế GTGT
Có TK 331- Giá thanh toán
Ví dụ: Ngày 03/4/2013, chuyển tiền ứng trước cho Công ty Thiết bị giáo dục I
về thiết bị lớp 2 và lớp 6, theo chứng số UNC- 4/03 Nợ TK 331: 300.000.000 đồng
Có TK 112: 300.000.000 đồng
Trong năm 2013, tài khoản 331-"Phải trả người bán", được kế toán công ty theo dõi như sau:
- Số dư đầu năm: 525.476.481 đồng
- Số phát sinh bên nợ: 42.625.097.821 đồng
- Số phát sinh bên có : 43.857.617.030 đồng
- Số dư cuối năm: 1.757.995.690 đồng
Sơ đồ hạch toán tổng hợp 133 1.499.830.140 đồng 152, 153,156 111,112 711 41.124.507.689 đồng 760.000 đồng 331 152, 156 627, 641, 642 6.613.321.907 đồng 36.319.629.150 đồng 924.665.973 đồng
Nhận xét:
Các nghiệp vụ phát sinh công ty hạch toán và ghi vào sổ đều hợp lý, phù hợp với chuẩn mực kế toán phản ảnh kịp thời chính xác số nợ phải trả cho người bán.
Do nguồn vốn cơ bản còn hạn chế nên hầu như toàn bộ lượng hàng mà công ty mua về đều là mua chịu từ chi nhánh các nhà xuất bản, các công ty
thiết bị giáo dục và các nhà cung cấp khác. Nhưng công ty luôn luôn chủ động, tích cực thu hồi các khoản phải thu, nhanh chóng chuyển trả tiền hàng cho nhà cung cấp, tránh tình trạng bị phạt do thanh toán trễ hạn.
Kế toán công nợ của công ty theo dõi chi tiết, chính xác các khoản phải trả người bán về thời gian nợ, số tiền phải thanh toán, … từ đó có kế hoạch trả nợ
hợp lý. Công ty đã tích cực tìm nguồn hàng giá rẻ, nguồn hàng mới, đảm bảo
chất lượng để bán cho khách hàng.
4.3 KẾ TOÁN THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG ĐƯỢC KHẤU TRỪ
Khi mua vật tư, hàng hóa dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh tại công
ty, kế tóan ghi:
Nợ TK 152, 153, 156
Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào
Có TK 111, 112, 331 - Tổng giá thanh toán
Ví dụ: Ngày 18/3/2013, công ty mua thiết bị của trung tâm nghe nhìn giáo dục, số hoá đơn No010014, kế toán ghi:
Nợ TK 156: 450.000.000 đồng
Nợ TK 133: 22.500.000 đồng
Có TK 331: 472.500.000 đồng
Khi mua vật tư, dịch vụ dùng ngay vào hoạt động kinh doanh, kế toán ghi:
Nợ TK 621, 627, 641, 642
Nợ TK 133 -Thuế GTGT đầu vào
Có TK 111, 112, 331 - Tổng giá thanh toán
Ví dụ: Ngày 19/12/2013, mua các vật dụng văn phòng của Công ty Sao Nam để dùng cho bộ phận bán hàng, chứng từ số No000512:
Nợ TK 642: 22.500.000 đồng
Nợ TK 133: 2.250.000 đồng
Có TK 111: 24.750.000 đồng
Cuối năm, kế toán tập hợp số thuế GTGT đầu ra phát sinh, số thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ để tính số thuế GTGT phải nộp:
Nợ TK 333 (3331)
Trong năm 2013, số thuế GTGT mà công ty phải nộp là 112.158.035 đồng:
Nợ TK 333 (3331): 112.158.035 đồng
Có TK 133 : 112.158.035 đồng
Sơ đồ hạch toán tổng hợp thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
632 1.266.749.740 đồng 87.578.237 đồng 133 111,112,331 333(3331) 333 (3331) 142.347.495 đồng 924.665.973 đồng
Nhận xét:
Công ty chủ động tính toán, kê khai đầy đủ, chính xác các loại thuế, phí và lệ phí phải nộp cho Nhà nước theo luật định và kịp thời phản ảnh vào sổ sách
kế toán.
Kế toán công nợ mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản thuế để nộp đầy đủ, kịp
thời các khoản thuế, phí và lệ phí cho Nhà nước, không được trì hoãn việc
nộp thuế vì bất cứ lý do gì theo quy định của Nhà nước về thuế GTGT.
Để thuế GTGT được khấu trừ đúng theo quy định kế toán công nợ khi thực
hiện các giao dịch mua bán hàng hóa phải thực hiện tốt chế độ kế toán, kiểm
tra hóa đơn, chứng từ phải đầy đủ, hợp lý. Làm tốt công tác lưu giữ hóa đơn,