- Tài liệu không công bố.
3.3. Đảm bảo môi trƣờng trong công tác bảo quản.
Nƣớc ta là một nƣớc có khí hậu nhiệt đới gió mùa, việc bảo quản trở nên khó khăn hơn do đó mà ban lãnh đạo TVQĐ rất quan tâm đến môi trƣờng kho. Các kho đều có cửa dự phòng để phòng tránh tình trạng cháy nổ, các kho đều đƣợc trang bị hệ thống bình chữa cháy tự động và bán tự động. Hệ thống điện trong kho đều đƣợc bọc dây an toàn và có đầu tiếp đất an toàn, các bóng đèn huỳnh quang ngăn ánh sáng đỡ làm tổn hại đến sách. Thƣ viện đã đƣa hệ thống điều hoà trung tâm vào hoạt động để điều hoà nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với yêu cầu của từng loại tài liệu. Tuy nhiên điều hoà không khí không phải lúc nào cũng đƣợc bật 24/24 giờ trừ phòng vi phim. Các kho cần đƣợc lắp kính màu và rèm để giảm cƣờng độ ánh sáng chiếu trực tiếp lên tài liệu.
Công tác vệ sinh kho sách TVQĐ cần tiến hành định kỳ 1 tháng/ 1 lần vào ngày cuối cùng của tháng nhƣ: hút bụi, lau chùi giá sách…Đối với kho mở công tác nội dịch cần tiến hành thƣờng xuyên, kho sách, báo -tạp chí tự chọn đƣợc sắp xếp, chỉnh sửa theo đúng kí hiệu xếp giá để phục vụ bạn đọc một cách hiệu quả và kịp thời phát hiện những tài liệu hƣ hỏng để sửa chữa.
Lắp đặt thêm các trang thiết bị: quạt thông gió, máy hút ẩm, điều hòa...và vận hành các thiết bị điều chỉnh khí hậu để duy trì tiêu chuẩn bảo quản sẽ làm chậm tiến trình hƣ hỏng các tƣ liệu lƣu trữ.
3.4.Chuyển tài liệu sang các vật mang tin khác.
- Photocopy để tránh phải sử dụng bản chính để phục vụ có thể nhân bản bằng photocopy và sử dụng bản này để phục vụ cho độc giả.
- Vi thể hóa: Những định dạng quen thuộc nhất là loại phim cuộn 16mm hoặc 35mm và vi phiếu, trong đó vi phiếu trông giống nhƣ một tấm thẻ bằng nhựa. Phim cuộn, dù loại 16mm hay 35mm, đều có thể cắt thành những đoạn
ngắn và bảo quản trong các “bao” sạch để tạo ra vi thẻ. Ba loại phim phổ biến nhất trong các bộ sƣu tập vi dạng là: bạc gelatin, diazo và có lỗ.
- Số hóa (Digitization) là quá trình tạo lập những thông tin trên những đối
tƣợng thực sang dạng điện tử hay còn gọi là dạng số. Những đối tƣợng thực chứa thông tin có thể là các tài liệu dạng văn bản, hình ảnh, bản đồ, băng ghi âm, ghi hình…trên các vật mang tin vật lý (trên giấy, trên phim, giấy ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình…). Kết quả của số hóa là những đối tƣợng thực đƣợc chuyển sang đối tƣợng số dƣới dạng tệp tin, những tệp tin này có thể đƣợc sử dụng rất nhiều trong xây dựng những CSDL có liên kết với tệp toàn văn.giảm việc tiếp xúc trực tiếp những nguồn tài nguyên quý hiếm…, tạo ra bản sao lƣu trữ, cho phép cơ quan phát triển hạ tầng kỹ thuật, phát triển khả năng chia sẻ thông tin.