- Tài liệu không công bố.
2.3.2.2Kho phòng mượn.
Kho phòng mƣợn tổ chức hình thức cho mƣợn tài liệu về là một hình thức thuận lợi cho bạn đọc, bởi không phải lúc nào ngƣời dùng tin cũng có thời gian rảnh đến thƣ viện đọc sách. Do đó để thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc, TVQĐ còn tổ chức phòng mƣợn riêng với mục đích cho bạn đọc mƣợn về nhà. Phòng mƣợn có diện tích 130 m2
với 70 giá sách, chứa đựng khoảng 150.000 cuốn.
Phòng mƣợn của TVQĐ đƣợc tổ chức nhƣ một thƣ viện phổ thông thu nhỏ, phục vụ cho nhu cầu học tập nâng cao trình độ, nâng cao đời sống văn hóa tinh thần, phục vụ cho công tác tuyên truyền, công tác Đảng - công tác chính trị và phục vụ nhu cầu giải trí lành mạnh của bạn đọc và ngƣời dùng tin. Ngoài những sách phổ thông về khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, khoa học quân sự, thì kho mƣợn còn tập trung chủ yếu các loại sách văn học nghệ thuật. Một nét đặc thù của kho phòng mƣợn là chỉ phục vụ giới hạn đối tƣợng bạn đọc chỉ là các sỹ quan quân nhân chuyên nghiệp, công nhân viên chức quốc phòng thuộc các Tổng cục và cơ quan Bộ quốc phòng, các giáo viên... đang công tác tại các học viện đóng quân trên địa bàn Hà Nội và các sỹ quan cao cấp từ thƣợng tá trở lên đã nghỉ hƣu hiện đang cƣ trú tại các quận nội thành Hà Nội. Do giới hạn đối tƣợng bạn đọc hàng năm phòng mƣợn phục vụ lƣợt bạn đọc ổn định khoảng từ 6.000 - 7.000 lƣợt, từ 15.000 - 20.000 lƣợt luân chuyển tài liệu.
Đến phòng mƣợn bạn đọc có thể tự chọn cho mình những loại tài liệu mà mình đang quan tâm. Qua số liệu thống kê, tài liệu văn học nghệ thuật phục vụ nhu cầu văn hoá tinh thần và giải trí đƣợc bạn đọc quan tâm nhiều nhất chiếm
72,8%. Các tài liệu phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu, nâng cao trình độ hiểu biết chỉ chiếm 27,2% lƣợt luân chuyển tài liệu.
* Tổ chức vốn tài liệu tại kho phòng mượn.
+ Cơ cấu vốn tài liệu.
Vốn tài liệu theo ngôn ngữ: Tài liệu tiếng Việt chiếm 100%
Nội dung tài liệu Tỷ lệ
Tài liệu chính trị xã hội 30%
Tài liệu quân sự 10%
Tài liệu văn hóa nghệ thuật 50%
Tài liệu khoa học – kỹ thuật – y tế 10%
Cơ cấu vốn tài liệu theo nội dung của phòng mượn
+ Nguyên tắc sắp xếp tài liệu.
Tài liệu trong phòng mƣợn đƣợc sắp xếp theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dƣới. Trật tự các giá tài liệu đƣợc sắp xếp theo nguyên tắc từ trái sang phải.
+ Phƣơng pháp sắp xếp tài liệu.
Kho phòng mƣợn sắp xếp tài liệu theo phƣơng pháp kết hợp giữa nội dung và hình thức (phân loại + chữ cái).
Về phân loại: sử dụng bảng phân loại 19 lớp của TVQGVN.
Về chữ cái: Trong mỗi ngành tri thức, khi phân loại không chia nhỏ hơn nữa, các tài liệu đƣợc xếp trên giá theo trật tự chữ cái tên tài liệu hoặc tên tác giả.
* Công tác bảo quản tài liệu tại kho phòng mượn.
Nội quy của phòng mƣợn đƣợc đặt tại cửa ra vào để bạn đọc nắm rõ trách nhiệm và nghĩa vụ khi sử dụng vốn tài liệu tại phòng.
Quản lý chặt chẽ việc mƣợn trả tài liệu của bạn đọc để tránh tình trạng mất mát, hao hụt. Trƣớc và sau quá trình mƣợn trả tài liệu, cán bộ thƣ viện kiểm tra kỹ lƣỡng tình trạng của tài liệu.
Đối với những tài liệu bị hƣ hỏng sau quá trình mƣợn trả, cán bộ thƣ viện tại phòng chuyển đi tu bổ tài liệu trở lại trạng thái ban đầu (bao gồm các công việc nhƣ đóng bìa cứng, dán lại những trang bị rách, dùng ghim dập để dính lại những trang bị đứt chỉ). Đối với tài liệu mà bạn đọc làm mất, cán bộ thƣ viện bổ sung kịp thời và có biện pháp xử lý thích hợp.
Đối với những tài liệu quý hiếm, nhân bản, số hóa tài liệu rồi mới đem ra phục vụ để tránh tình trạng sử dụng bản gốc. Cuối giờ làm việc hàng ngày cán bộ thƣ viện tại phòng kiểm tra lại kho sách để đảm bảo tài liệu luôn đƣợc sắp xếp đúng vị trí trên giá.
Đối với những tài liệu luân chuyển đến các đơn vị thì việc tổ chức và bảo quản gặp khó khăn hơn nhiều, để quản lý đƣợc nguồn tài liệu luân chuyển TVQĐ thƣờng xuyên tiến hành công tác kiểm kê số lƣợng tài liệu. Mỗi đợt luân chuyển thƣờng cách nhau 6 tháng đến 1 năm. Trƣớc khi luân chuyển đợt mới Thƣ viện tiến hành thu hồi tài liệu đã luân chuyển. Trƣớc và sau khi luân chuyển cán bộ TVQĐ nắm rõ số lƣợng cũng nhƣ tình trạng của tài liệu để đƣa ra những biện pháp bảo quản thích hợp. Tuyên truyền, giáo dục ý thức giữ gìn, bảo quản tài liệu cho đôc giả của từng đơn vị.
Ngoài ra, TVQĐ tiến hành đóng bìa cứng, trƣớc khi vận chuyển để tránh hƣ hỏng tài liệu. Việc vệ sinh kho, cán bộ thƣ viện của phòng mƣợn thực hiện thƣờng xuyên và theo định kỳ bao gồm các công việc nhƣ: hút bụi kho sách, diệt côn trùng gây hại cho tài liệu, lau giá sách…Mỗi năm phòng mƣợn phục chế đƣợc khoảng 500 – 700 tài liệu.