- Tài liệu không công bố.
2.3.2.Tổ chức hệ thống các kho và bảo quản tài liệu.
Hệ thống kho TVQĐ Kho đóng Kho mở Tổng kho Kho mƣợn Kho phòng đọc
2.3.2.1 Tổng kho.
Tổng kho là kho chính của TVQĐ, bao gồm tất cả các loại tài liệu từ khi thành lập đến nay. Đây là kho tổng hợp nhất, đầy đủ nhất có khả năng đáp ứng nhu cầu phong phú của bạn đọc, mọi yêu cầu của độc giả ở kho phụ không đáp ứng đƣợc đều gửi lên tổng kho. Tổng kho đƣợc tổ chức theo hình thức kho đóng, nên bạn đọc mƣợn tài liệu ở tổng kho phải thông qua phiếu yêu cầu.
Tổng kho là kho lƣu trữ tri thức đồ sộ, quý báu của TVQĐ. Số lƣợng tài liệu có trong tổng kho lớn với khoảng 100.000 cuốn.
* Tổ chức vốn tài liệu tại tổng kho
Tổng kho đƣợc chia thành nhiều kho nhỏ, mỗi kho nhỏ chứa đựng một dạng tài liệu khác nhau bao gồm: Kho Việt lớn, kho Việt nhỏ, kho Việt vừa, kho Nga nhỏ, kho Nga vừa, kho tƣ liệu, kho báo – tạp chí…Mỗi loại kho lại có một ký hiệu riêng. Ví dụ: Kho Nga nhỏ có ký hiệu là XN.
Kho Nga vừa ký hiệu là XV. Tạp chí nƣớc ngoài ký kiệu là TN.
+ Cơ cấu vốn tài liệu tại tổng kho:
Nội dung tài liệu Đơn vị (%)
Tài liệu chính trị xã hội 35%
Tài liệu quân sự 35%
Tài liệu văn hóa nghệ thuật 5%
Tài liệu khoa học - kỹ thuật - y tế 25 %
Cơ cấu vốn tài liệu theo nội dung của tổng kho
Ngôn ngữ tài liệu Tỷ lệ
Tài liệu tiếng Việt 74%
Tài liệu tiếng Anh 7,2 %
Tài liệu tiếng Pháp 4%
Tài liệu Trung Quốc 2%
Tài liệu nƣớc khác 0,8%
Cơ cấu vốn tài liệu theo ngôn ngữ của tổng kho.
+ Nguyên tắc sắp xếp tài liệu tại tổng kho.
Tất cả tài liệu tại tổng kho đƣợc sắp xếp trên giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dƣới. Trật tự các giá tài liệu cũng đƣợc sắp xếp theo nguyên tắc từ trái sang phải.
+ Phƣơng pháp sắp xếp tài liệu trong tổng kho.
Phƣơng pháp sắp xếp tài liệu tổng kho đang sử dụng là phƣơng pháp sắp xếp tài liệu theo hình thức (ngôn ngữ + khổ + sổ đăng ký cá biệt).
Ví dụ: 355 Trong đó: K: Tổng kho K 355: Sách quân sự A.256 A: tiếng Anh
256 : số đăng ký cá biệt
* Công tác bảo quản vốn tài liệu tại tổng kho.
Tài liệu trƣớc khi nhập vào kho đƣợc khử trùng, làm vệ sinh, kiểm tra lại sự chính xác giữa tài liệu và số đăng ký. Tài liệu xếp trong các hộp hoặc có bao gói bên ngoài, trên mỗi hộp đều đƣợc dán nhãn, ghi đầy đủ thông tin để tiện trong việc thống kê và tra tìm khi có yêu cầu.
Trong quá trình đƣa tài liệu ra phục vụ khai thác, cán bộ TVQĐ kiểm tra chất lƣợng và tình trạng vật lý của tài liệu, những tài liệu bị hƣ hỏng hoặc tài liệu thuộc loại quý hiếm, không cho độc giả sử dụng trực tiếp bản gốc. Tài liệu tại tổng kho đƣợc đem đi số hóa theo định kỳ để bảo quản tài liệu lâu dài hơn. Khi phát hiện thấy tài liệu bị hƣ hỏng, cán bộ thƣ viện kịp thời chuyển giao tu bổ, phục chế, đóng bìa hoặc làm bản sao bảo hiểm.
Để phòng nấm mốc phát sinh cán bộ thƣ viện thƣờng xuyên quét dọn, lau chùi làm vệ sinh kho tài liệu, đặt hộp thuốc chống mối mọt, duy trì chế độ thông gió, chế độ nhiệt độ cho môi trƣờng bảo quản tài liệu. Phòng chống hỏa hoạn cho tổng kho, TVQĐ đã trang bị các thiết bị phòng cháy chữa cháy và tập huấn kiến thức khi có hỏa hoạn.