- Tài liệu không công bố.
2.3.1.Xử lý tài liệu về kỹ thuật.
Sau khi tài liệu đƣợc nhập về TVQĐ, công việc đăng ký vốn tài liệu là một
lý tài liệu nói riêng, nhằm xác định quyền sở hữu và xác lập số thứ tự của từng đơn vị tài liệu trong kho tài liệu thƣ viện.
Đăng ký tài liệu giúp cho Thƣ viện nắm đƣợc toàn bộ tình hình số tài liệu của mình để từ đó thực hiện đƣợc việc báo cáo kịp thời cho các cấp quản lý. Nắm đƣợc hiện trạng của vốn tài liệu để từng bƣớc đặt kế hoạch cho phù hợp với từng thời kỳ. Đăng ký tài liệu chính là một biện pháp để bảo quản tốt tài sản của Thƣ viện, bởi lẽ vốn tài liệu trong thƣ viện hay cơ quan thông tin luôn biến động, hàng năm có bổ sung tài liệu mới, thanh lý tài liệu cũ, có mất, có hủy. Nếu không đăng ký sẽ không theo dõi, bảo quản đƣợc tài liệu.
Đăng ký vốn tài liệu góp phần vào việc bảo quản kho tin, mỗi một xuất bản phẩm nhập vào hay xuất ra khỏi kho nhằm mục đích là nắm đƣợc toàn bộ vốn tài liệu của Thƣ viện. Thống qua đó, ngƣời ta có thể phân tích sự phát triển và những hiện tƣợng xảy ra trong quá trình tổ chức vốn tài liệu. Đăng ký vốn tài liệu là cơ sở khoa học giúp cho việc xây dựng kế hoạch phát triển vốn tài liệu với những quy mô khác nhau.
Bên cạnh chức năng kiểm tra, đăng ký vốn tài liệu còn có chức năng thông tin. Nêu rõ đƣợc tình trạng của kho tài liệu, loại hình ấn phẩm, ngôn ngữ, theo đối tƣợng phục vụ. Ngoài ra, việc đăng ký cho phép Ban lãnh đạo Thƣ viện biết đƣợc công việc bổ sung trao đổi và chia sẻ thông tin đƣợc tiến hành nhƣ thế nào để cải tiến quy trình đó.
Đối với TVQĐ có nhiều tài liệu, tổ chức thành nhiều kho tài liệu khác nhau thì sẽ có nhiều sổ đăng ký cá biệt, mỗi kho lại có sổ đăng ký cá biệt riêng.
VD. : kho Phòng đọc, kho Phòng mƣợn, kho phòng báo, kho Tƣ liệu.
Trong mỗi kho lại chia ra nhiều sổ đăng ký cá biệt theo ngôn ngữ, khổ sách VD. : kho Việt nhỏ, kho Việt vừa, kho Việt lớn.
Ở TVQĐ sách từ 22,5 cm trở lên tính là khổ lớn, dƣới 22,5 cm là khổ nhỏ, đăng ký không định kỳ đối với sách và tƣ liệu, đăng ký tài liệu định kỳ đối với báo và tạp chí.
Sau khi đăng ký xong, tài liệu đƣợc chuyển ngay đến khâu xử lý kỹ thuật để chuẩn bị cho công tác phục vụ và bảo quản. Quá trình xử lý kỹ thuật bao gồm những công việc sau đây:
- Đóng dấu.
- Viết số đăng ký cá biệt. - Viết ký hiệu xếp giá.
- Dán nhãn và ghi ký hiệu xếp giá lên đó. - Làm phiếu sách.
Tất cả những thao tác đó đƣợc làm theo một tuần tự nhất định, cẩn thận và chính xác. Sau đó các tài liệu tại TVQĐ đƣợc sắp xếp trên giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dƣới. Trật tự các giá cũng theo nguyên tắc từ trái qua phải.
* Các phương pháp sắp xếp tài liệu đang áp dụng tại TVQĐ .
- Sắp xếp tài liệu theo hình thức (ngôn ngữ + khổ + số đăng ký cá biệt)
Là phƣơng pháp kết hợp ngôn ngữ và khổ tài liệu để phân chia các kho tài liệu. Trong mỗi kho tài liệu sắp xếp theo thứ tự số cá biệt của sổ đăng ký.
Ví dụ:
355 Trong đó: K: Tổng kho
K 355: Sách quân sự
A.256 A: tiếng Anh
256: số đăng ký cá biệt - Sắp xếp tài liệu kết hợp nội dung và hình thức (phân loại + chữ cái) Là cách sắp xếp kết hợp cả nội dung và hình thức của tài liệu.
Phân loại: TVQĐ đang sử dụng Bảng phân loại 19 lớp do Thƣ viện Quốc gia Việt Nam biên soạn lại năm 2002 gồm các nhóm nội dung sau:
Chính trị- xã hội (gồm các môn loại: 0,1,3,3K,9,91) Kho học- kỹ thuật (gồm các môn loại 5,6,61,63) Văn học- nghệ thuật (gồm các môn loaijm4,7,8) Tác phẩm văn học (môn loại V)
Chữ cái: Các tài liệu sắp xếp trên giá theo trật tự chữ cái tên tài liệu hoặc tác
giả.
- Sắp xếp báo, tạp chí.
+ Sắp xếp theo hình thức ( ngôn ngữ + khổ + số đăng ký) + Sắp xếp theo nội dung ( phân loại + chữ cái tên báo chí).