Trong nhóm giải pháp này cần tập trung vào việc thành lập một bộ phận marketing chuyên trách và tăng cường việc đầu tư cơ sở vật chất – tài chính cho hoạt động marketing. Như đã phân tích ở chương hai đây là những điều kiện cần và đủ cho sự tồn tại và phát triển của hoạt động marketing.
3.1.1. Thành lập bộ phận marketing chuyên trách
Thành lập bộ phận marketing chuyên trách, được xác định vị trí, vai trò, nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn một cách rõ ràng.
Thư viện khoa học và công nghệ quốc gia chính thức thành lập nhóm marketing năm 2008. Nhóm gồm 100% cán bộ đang làm việc tại các bộ phận khác nhau của thư viện, không có chuyên môn về hoạt động marketing, chưa được đào tạo qua trường lớp nào chuyên về lĩnh vực marketing. Sau một thời gian dài ra đời nhưng các hoạt động và hiệu quả của nhóm trên thực tế là rất hạn chế. Nguyên nhân do nhóm được thành lập một cách thiếu tổ chức và khoa học. Để hoạt động marketing của Thư viện phát triển thì việc xây dựng được một đội ngũ chuyên trách về hoạt động marketing là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, làm như thế nào lại là một vấn đề cần được Thư viện quan tâm sâu sắc hơn. Cần thành lập một tổ chức marketing kết hợp với việc xác định rõ ràng vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ cũng như quyền hạn của tổ chức đó cùng với bản kế hoạch hoạt động ngắn hạn, trung hạn và dài hạn một cách cụ thể. Làm được như vậy thì tính trách nhiệm của tổ chức sẽ được nâng cao rất nhiều dần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. Với số lượng cán bộ của Thư viện khoa
học và công nghệ quốc gia là 39 cán bộ, nhóm marketing chỉ cần khoảng 3- 5 người. Tuy nhiên, những cán bộ đó cần có kiến thức về chuyên ngành hoạt động marketing nói chung và marketing thư viện nói riêng, nếu chưa có thì phải được tạo điều kiện cho tham gia các lớp đào tạo nghiệp vụ có chất lượng, là những người có khả năng nắm bắt các kiến thức về hoạt động marketing, am hiểu sâu rộng về lĩnh vực marketing nói chung. Tổ marketing là bộ phận chủ chốt thực hiện tất cả các công việc trong hoạt động marketing bao gồm:
- Lập kế hoạch marketing cụ thể
- Nghiên cứu người dùng tin và nhu cầu tin của Thư viện
- Chịu trách nhiệm chính tất cả các chương trình marketing như tổ chức hội nghị, hội thảo bạn đọc, triển lãm sách. Các hoạt động truyền thông như quảng bá sản phẩm và dịch vụ, giao tiếp, đối ngoại với các đối tác để quảng bá hình ảnh của Thư viện….
- Lập báo cáo thường niên với ban lãnh đạo về hoạt động marketing của tổ chức.
Bên cạnh xây dựng nguồn cán bộ chuyên sâu, lãnh đạo Thư viện cũng cần xây dựng một nguồn quỹ riêng cho hoạt động của tổ chức này, nhiều hay ít phụ thuộc vào kinh phí của Thư viện. Nhưng có một nguồn quỹ riêng, ổn định là rất quan trọng cho việc hoạt động của nhóm. Họ có thể chủ động trong mọi hoạt động, điều chỉnh được mức chi phí phù hợp trong khả năng có của mình. Tránh được tình trạng có kế hoạch nhưng chưa thể làm được vì phải đợi sự đồng ý cấp kinh phí từ cấp trên hoặc không lên kế hoạch để thực hiện vì sợ khó khăn trong việc xin kinh phí.
3.1.2. Đầu tư cơ sở vật chất và tài chính cho hoạt động marketing
Để thực hiện được tất cả những giải pháp trên là một điều không đơn giản và có thể làm được trọng một sớm một chiều, bởi đó là yêu cầu tổng hợp của tất cả các yếu tố trong một tổ chức. Đòi hỏi lãnh đạo Thư viện là
người cầm cân nẩy mực phải có được một tầm nhìn bao quát và sâu rộng. Người luôn đảm bảo khả khả năng duy trì các mối quan hệ tốt với các cấp lãnh đạo phía trên, các cấp có khả năng đảm bảo nguồn vốn đầu tư phát triển Thư viện. Giải quyết được vấn đề về kinh phí luôn là một công việc khó khăn với mỗi thư viện.
Thực tế hoạt động Thư viện nói chung hiện nay đều có sự lệ thuộc rất lớn vào kinh phí đầu tư của cơ quan nhà nước hoặc cơ quan cấp trên. Nó đã tạo nên trạng thái bị động của thư viện, trong tất cả những công việc cần nhiều về tài chính luôn phụ thuộc vào sự đồng ý của một cơ quan chủ quan khác, điều này ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả của công việc và kế hoạch được để ra. Xây dựng một kế hoạch dài hạn và dự trù một khoản kinh phí cho hoạt động thường xuyên, tránh bị động, phụ thuộc vào cơ quan cấp trên là một đòi hỏi không hề đơn giản nhưng nếu Thư viện làm được điều này thì nó sẽ là một lợi thế cực lớn tạo điều kiện thúc đẩy sự phát triển của Thư viện.
Khả năng thu hút người dùng tin khai thác các sản phẩm và dịch vụ của Thư viện không chỉ là các sản phẩm và dịch vụ thông tin trực tiếp mà nó luôn cần nhiều những nhân tố hỗ trợ, thúc đẩy các sản phẩm và dịch vụ đó có cơ hội thể hiện tốt nhất hiệu quả của mình. Yếu tố cơ sở vật chất kỹ thuật đóng một vai trò không thể thiếu và vô cùng quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng thu hút người dùng tin sử dụng sản phẩm và dịch vụ của Thư viện. Có thể nói tất cả các thư viện đều nắm rõ vai trò của yếu tố đó trong hoạt động của mình. Tuy nhiên, để làm tốt được yêu cầu hoàn thiện về cơ sở vật chất và kỹ thuật cho thư viện lại là một vấn đề đang đặt ra của rất nhiều thư viện.
Thư viện khoa học và công nghệ quốc gia với vị trí là một cơ quan thông tin về khoa học và công nghệ hàng đầu của cả nước nhưng một phần
do được xây dựng từ sớm, trải qua rất nhiều năm hoạt động nên hiện nay cơ sở hạ tầng kỹ thuật của Thư viện đã có những xuống cấp rõ rệt cần được cải tạo thậm chí là làm mới.
- Xây dựng phòng học nhóm cho sinh viên
Hiện nay số lượng người dùng tin trực tiếp tới sử dụng Thư viện chiếm một số lượng lớn là sinh viên, nhu cầu về việc nghiên cứu theo nhóm với đối tượng này là chủ yếu, nhu cầu đó ngày càng tăng lên với đòi hỏi của hình thức học tín chỉ hiện nay. Xây dựng được một địa chỉ học nhóm đảm bảo về cơ sở vật chất, kỹ thuật sẽ tạo điều kiện lôi kéo người dùng tin tới sử dụng thư viện.
- Lắp đặt hệ thống wifi miễn phí cho tất cả các phòng đọc của thư viện
Hiện nay việc sở hữu cho bản thân một chiếc máy tính không còn là điều khó khăn với hầu hết người dùng tin, đồng thời nhu cầu kết nối mạng internet cũng trở nên vô cùng phổ biến và là nhu cầu thiết yếu. Đó được coi là công cụ làm việc hữu hiệu cho người sử dụng mọi lúc mọi nơi. Trong khi đó máy tính của thư viện hầu hết chỉ phục vụ cho việc tìm kiếm tài liệu trực tuyến. Việc Thư viện lắp đặt hệ thống wifi miễn phí sẽ tạo điều kiện làm việc và thậm chí là kết hợp giải trí rất lớn cho người dùng tin. Khi cảm thấy sự đầy đủ tiện nghi, thoải mái và tiện ích khi tới thư viện, có thể kết hợp làm được nhiều việc cùng một địa điểm với chi phí thấp người dùng tin sẽ dễ dàng bị hấp dẫn và tăng khả năng thường xuyên sử dụng thư viện hơn nữa. Chính vì vậy, đề nghị lắp đặt hệ thống wifi tại phòng đọc tạp chí và phòng đọc sách kho đóng để kịp thời đáp ứng nhu cầu và tăng khả năng thu hút bạn đọc.
- Bổ sung về số lượng và nâng cao chất lượng hệ thống máy tính
Hệ thống máy tính phục vụ cho hoạt động tra cứu của người dùng tin hiện nay xuống cấp một cách đáng báo động, tốc độ của máy chậm và hiệu
xuất tìm kiếm bị ảnh hưởng. Với đặc thù của thư viện hiện nay nhằm đi tới xây dựng thư viện điện tử với khối lượng thông tin điện tử hiện có khổng lồ thì việc có một hệ thống máy tính kết nối mạng internet xứng tầm là điều hết sức cần thiết. Việc cần làm ngay đó là bổ sung thêm máy tính cho phòng tra cứu tài liệu, phòng đọc tạp chí và phòng đọc mở để đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin, tìm tài liệu của người dùng tin, mỗi phòng tối thiểu cần có 2 máy tính riêng để phục vụ nhu cầu tra cứu của bạn đọc, đó là nhân tố vô cùng quan trọng thu hút bạn đọc tới sử dụng sản phẩm và dịch vụ của thư viện. Không chỉ trang bị máy tính cho hoạt động tra cứu của bạn đọc mà cán bộ thư viện cũng cần được trang bị thêm máy tính tại mỗi phòng, tối thiểu 1 máy tính hoạt động tốt cho hai cán bộ thư viện đối với phòng biên mục, phòng phát triển nguồn tin, phòng tra cứu thông tin. Với phòng đọc sách và phòng đọc tạp chí cần tối thiểu 1 máy tính trên 2 cán bộ thư viện và riêng một máy tính phục vụ cho hoạt động tra cứu của bạn đọc. Với mục tiêu hiện nay của thư viện là đẩy mạnh nguồn tin điện tử vì vậy các công việc của cán bộ thư viện trên máy tính sẽ có tần suất tăng lên. Mục đích là tìm kiếm, tải tài liệu, bao gói tài liệu…. Bên cạnh việc bổ sung về số lượng,cần chú ý tới khâu bảo trì, bảo dưỡng và nâng cấp hệ thống máy tính, luôn đảm bảo được tốc độ của máy tốt mới có thể đảm bảo khả năng khai thác thông tin của người dùng tin và cán bộ thư viện được thực hiện hiệu quả.
- Cần cải tạo lại một số địa điểm của phòng đọc sách và phòng đọc tạp chí
Theo thực tế quan sát phòng đọc sách kho đóng và phòng tạp chí là hai địa điểm nằm trong quy hoạch cũ của Thư viện chính vì vậy cơ sở vật chất đã có nhiều xuống cấp hơn so với các phòng khác nằm bên vị trí 24 Lý Thường Kiệt.
Cần đầu tư nâng cấp lại hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật nói chung tại đây. Cụ thể cần cải tạo lại khuôn viên phòng đọc tạp chí. Cụ thể là tiến hành
chồng mới cây xanh một cách có thẩm mỹ và khoa học, thay thế vườn cây hiện nay thành vườn hoa và cây cảnh, và cần được thường xuyên cắt tỉa gọn gàng. Bên cạnh đó sơn sửa lại mặt tiền phòng đọc tạp chí bởi hiện nay nó đã bị cũ mốc, bong tróc, ẩm ướt rất thiếu mỹ quan.
Thiết kế tầng 1 tòa nhà 24 trở thành nơi trưng bày và triển lãm
Thư viện là nơi để bạn đọc tìm đến khai thác thông tin, trên tinh thần đề cao nhiệm vụ thu hút người dùng tin tác giả có ý kiến về việc chuyển đổi tầng 1 của Cục Thông tin khoa học và công nghệ quốc gia thành nơi trưng bày và triển lãm thông tin. Nó sẽ là nơi giới thiệu tới người dùng tin những tài liệu mới, tài liệu đặc sắc của thư viện, những sản phẩm thông tin thư viện có giá trị. Kết hợp để thu hút được người dùng tin là những buổi triển lãm có thể nhỏ hoặc lớn diễn ra một cách định kỳ. Làm được điều đó nơi này sẽ trở thành một điểm đến thường xuyên của mọi người, từ việc hiếu kỳ tới thăm quan cho tới những người có mục đích khai thác cụ thể, lâu dài đó sẽ là điểm hấp dẫn mọi người và thông qua đó thư viện khoa học và công nghệ quốc gia sẽ được biết đến nhiều hơn nữa. Xa hơn đó sẽ là nơi tổ chức các buổi triển lãm của nhiều thư viện khác.
- Tạo môi trường kết hợp học tập, làm việc và giải trí cho người dùng tin (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Vấn đề này hiện nay chưa được nhiều thư viện thực sự quan tâm và đầu tư bởi những khó khăn về mặt kinh phí hoạt động cũng như diện tích xây dựng. Nhưng nó lại là một nhân tố có khả năng nâng cao sự thu hút người dùng tin lựa chọn thư viện. Trong một lần có dịp tới thăm thư viện của trường đại học quốc gia Singapor (NUS) tôi thực sự bị ấn tượng vô cùng mạnh mẽ bởi cách thiết kế không gian học tập, làm việc và nghiên cứu cho sinh viên, cán bộ, giảng viên của trường. Về mặt bằng chung hệ thống thư viện Việt Nam chưa thể so sánh với hệ thống thư viện phát triển như của Singapor vì vậy tôi chỉ đề cập tới vấn đề ý tưởng thiết kế và cách
tạo không gian làm việc rất sáng tạo tại nơi này, đó là cái những thư viện còn hạn hẹp về kinh phí như ở Việt Nam có thể học tập được.
Hình 3.1: Phòng đọc mở Thư viện Đại học Quốc gia Singapore
- Đó là việc tạo ra một không gian mở cho người dùng tin, khi ở bất cứ phòng nào của thư viện người dùng tin luôn có cảm giác thoải mái làm việc không sợ bị ảnh hưởng bởi sự quản lý của thủ thư, xin lưu ý điều này không có nghĩa chỉ có ở phòng đọc mở của thư viện.
- Đối với phòng đọc mở được thiết kế với hệ thống bàn, ghế ngay sát tại các kệ sách, với tầm nhìn thoáng đãng ra bên ngoài, người đọc có thể lấy sách và đọc ngay tại chỗ một cách thoải mái và tiện lợi.
- Trong thư viện xen kẽ không gian thiết kế đặc biệt với bàn ghế tiện nghi là nơi để bạn đọc thư giãn và trò chuyện mà không ảnh hưởng tới hoạt động học tập, nghiên cứu của những bạn đọc khác.
Hình 3.2: Phòng café trong khuôn viên Thư viện Đại học Quốc gia Singapore
- Không gian xanh bên ngoài thư viện cũng là một điều vô cùng lý tưởng, nó là nơi người đọc có thể nghỉ ngơi, thư giãn và đọc sách khi không vào trong thư viện.
- Xây dựng phòng đọc riêng cho người dùng tin đăng ký dịch vụ bạn đọc đặc biệt. Đây sẽ là một phòng đọc được thiết kế riêng biệt, có chất lượng dịch vụ tốt hơn các phòng đọc khác. Phòng cần được trang bị wifi, hệ thống cơ sở vật chất được thiết kế đẹp và tiện lợi, có điều hòa, phục vụ nước uống nóng và lạnh…Ý tưởng này tôi dựa vào mô hình phòng đọc phục vụ nhà nghiên cứu và doanh nhân của Thư viện quốc gia.
Đây là một vài điểm tôi cho là rất thú vị và có khả năng để Thư viện khoa học và công nghệ quốc gia tham khảo. Mặc dù khó khăn về kinh tế là một tồn tại rất lớn những nếu tạo được một không học tập, làm việc và nghiên cứu thực sự thoải mái cho người dùng tin thì đó sẽ là một nhân tố có khả năng hấp dẫn vô cùng lớn quyết định sử dụng Thư viện của người dùng tin.
3.2. Nâng cao chất lƣợng các công cu ̣ marketing
3.2.1. Xây dựng một chiến lược marketing cụ thể
Xây dựng một chiến lược marketing cụ thể có ý nghĩa vô cùng quan trọng:
- Nó giúp chỉ ra định hướng hoạt động cho một tổ chức từ đó họ có thể hoàn thành các mục tiêu chính của mình.
- Chiến lược cụ thể đảm bảo các bộ phận từ lớn đến nhỏ hoạt động một cách thông suốt, có mục tiêu, nhiệm vụ rõ dàng cụ thể và thống nhất.
- Tạo cơ hội cho các bộ phận trong một tổ chức có mối quan hệ gắn kết trong hoạt động.
- Có sự đánh giá chi tiết năng lực của từng bộ phần và tạo cơ sở cho việc phân bổ nguồn lực một cách hợp lý.
Đối với hoạt động thư viện, đây là nhiệm vụ, giải pháp có ý nghĩa vô cùng quan trọng quyết định sự thành công của hoạt động marketing thư viện. Xây dựng được một chiến lược marketing thành công có