VI. HOẠT DỘNG CỦA HƯỚNG DẪN VIấN TRONG VIỆC THỰC HIỆN CHƯƠNG TRèNH DU LỊCH
2. Tiến hành chương trỡnh dulịch trọn gú
+ Đún khỏch:
Hướng dẫn viờn cần chuẩn bị đỳn khỏch đỳng thời gian và địa điểm. khi đỳn khỏch cần mang theo biểu đún đoàn, hoa ( nếu cú). Đỳn khỏch là giai đoạn tiếp xỳc đầu tiờn của HDV đối với khỏch du lịch. Vỡ vậy việc tạo ấn tượng ban đầu đối với đoàn khỏch cú ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyết định độn việc thành cụng của cả quỏ trỡnh thực hiện tour. Quỏ trỡnh này HDV cần năng động, giỳp khỏch lờn xe nhanh chúng, đỳng giờ, xắp xếp hành lý gọn gang và xuừt phỏt.
+ Thuyết minh trờn phương tiện võn chuyển:
Điều quan trọng là HDV cần tỡm cho mỡnh một vị trớ thớch hợp để thuyết minh sao cho mọi du khỏch đều chỳ ý được mà khụng phải thay đổi tư thế
hay di chuyển nhiều lần. Điều quan trọng là HDV cần tỡm cho mỡnh một vị trớ thớch hợp để thuyết minh sao cho mọi du khỏch đều chỳ ý được mà khụng phải thay đổi tư thế hay di chuyển nhiều lần. Vị trớ đỳng cũng là nơi thuận tiện nhất cho việc giới thiệu cảnh quan, đối tượng du lịch cho du khỏch.
Sau khi đó ổn định được chỗ ngồi cho khỏch, HDV cần giới thiệu về bản thõn và nhiệm vụ hứớng dẫn đoàn. Việc giới thiệu bản thõn cần giới thiệu bằng tiếng việt sao cho ngắn gọn, rừ rang để cho khỏch dễ hiểu ( nếu là du khỏch nước ngoài), tiện tiếp xỳc dễ dàng hơn với du khỏch. Sau đú cần giới thiệu cho đoàn khỏch biết về người điều khiển phương tiện vận chuyển, giới thiệu kinh nghiệm, sự cẩn thận của tài xế để cho du khỏch an tõm hơn trong quỏ trỡnh vận chuyển. trong quỏ trỡnh vận chuyển giữa điểm đún với cơ sở lưu trỳ, giữa cỏc điểm du lịch, HDV cú thể kết hợp hướng dẫn, giới thiệu cho du khỏch. Quỏ trỡnh này tựy theo tõm trạng, tỡnh trạng sức khỏe của du khỏch mà cú những ứng xử thớch hợp. nếu khỏch cảm thấy mệt mỏi sau những chuyến đi dài thỡ cú thể giới thiệu ngắn gọn, mạch lạc cú thể kết hợp những trũ vui nhộn như hỏt, mỳa, kể chuyện cười nếu thấy tõm trạng khỏch vui vẻ. Núi chung quỏ trỡnh này cần cú sự khộo lộo, sự cảm nhạn nhạy cảm của HDV.
+Thuyết minh tại điểm thăm quan;
Trong hoạt động du lịch núi chung và việc thuyết minh tại điểm thăm quan núi riờng cú vai trũ đặc biệt quan trọng. Điểm thăm quan hay đối tượng thăm quan chớnh là mục tiờu chớnh trong việc tổ chức chương trỡnh du lịch, hấp dẫn, lụi cuốn du khỏch. Vỡ vậy hoạt động thăm quan du lịch cú ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của cả chương trỡnh. Trong quỏ trỡnh này HDV cần giới thiệu chi tiết và làm nổi bật sự hấp dẫn mới mẻ và những đặc tớnh đặc biệt của đối tượng thăm quan. Trong khi thăm quan cần giới thiệu cho du khỏch về đặc điểm địa hỡnh, ngụn ngữ phong tục tập quỏn của người bản địa để du khỏch chuẩn bị về mặt phương tiện hỗ trợ du
lịch, trang phục, dày dộp, ngụn ngữ và ứng xử cho phự hợp trỏnh những trường hợp khụng đỏng cú xảy ra.
Một nguyờn tắc khi hướng dẫn thăm quan là HDV cần chọn vị trớ hướng dẫn phự hợp sao cho mọi du khỏch trong đoàn cú thể quan sỏt và nghe hướng dẫn mọtt cỏch rừ rang, khi hướng dẫn cần hướng du khỏch về đối tượng thăm quan.
Trong khi thăm quan du khỏch cần cú được khoảng thời gian tự do để tự tỡm hiểu , khỏm phỏ. Tuy nhiờn HDV cần cố định thời gian thăm quan chớnh xỏc ( hoặc tối đa) để du khỏch cú thể trở lại phương tiện, trỏnh thất lạc. Khi kết thỳc thăm quan tại một điểm hay một đối tượng du lịch, hướng dẫn viờn phải là người lờn xe cuối cựng, kiểm tra toàn bộ danh sỏch đoàn để cú biện phỏp thớch hợp giải quyết.
+Tổ chức phục vụ tại khỏch sạn
Bao gồm hai khừu chớnh là nhận phũng và trả phũng. Trước khi nhận phũng cần thụng bỏo xắp xếp phũng đến từng khỏch để tiện cho việc bố trớ phũng nghỉ. Trước khi nhận phũng HDV cần xuống xe trước khoảng 20 phỳt làm thủ tục nhận phũng, trỏnh để khỏch chờ quỏ lừu. Sau đú nhanh chúng giao chỡa khúa cho khỏch theo danh sỏch định trứớc. Việc xắp xếp hành lý của khỏch cần phải cận thận chu đỏo, yờu cầu khỏch gửi những đồ đạc, tiền bạc cho bộ phận lễ tõn, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hành lý của khỏch. Khi du khỏch nhận phũng cần bố trớ kiểm tra chất lượng phũng nghi cho du khỏch. Nếu khụng đạt yờu cầu cần thụng bỏo cho lễ tõn hoặc ban giỏm đốc khỏch sạn đổi phong cho khỏch. Kiểm tra trang thiết bị trong phũng, yờu cầu du khỏch cú thỏi độ ứng xử đỳng nội qui của khỏch sạn đề ra, trỏnh xảy ra những hư hại , mất mỏt trang thiết bị.
Khi checkout cần thụng bỏo cho lễ tõn khỏch sạn chớnh xỏc về mặt thời gian, kiểm tra lần cuối xem du khỏch cú mang đầy đủ hành lý và cỏc tư trang cỏ nhõn hay khụng để giải quyết nhanh chúng, kịp thời, thanh toỏn, nhận húa đơn, cỏc giấy tờ cần thiết và chuẩn bị rời khỏi khỏch sạn.
+Tổ chức phục vụ ăn uống cho khỏch:
Cỏc bữa ăn cho khỏch cú thể tổ chức ngay trong khỏch sạn hoặc một địa điểm uy tớn ngay gần khỏch sạn. Đối với bữa ăn sang cú thể bao gồm giỏ phũng và được phục vụ ngay tại khỏch sạn. Bữa ăn chớnh được xắp xếp theo thực đơn đó thọa thuận trước với đoàn khỏch và khỏch san. Cần chỳ ý đến chế độ ăn của khỏch, tỡnh trạng sức khỏe của khỏch để cú những thay đổi mún ăn cho phự hợp. Trước khi ăn cần thụng bỏo chớnh xỏc thời gian cho du khỏch, thụng bỏo những khoản trong thực đơn đặt trước và những khoản du khỏch phải tự hanh toỏn nếu sử dụng. trong trườn hợp cần thiết phải giới thiệu cho du khỏch cỏch sử dụng mún ăn đặc biệt và đặc điẻm của cỏc mún ăn địa phương mà du khỏch đến.
Trong quỏ trỡnh ăn uống cần theo dừi quỏ trỡnh phục vụ về cả số lượng, chất lượng và thời gian phục vụ mún để cú những xử lý cần thiết đem lại sự hài hũa thoải mỏi cho du khỏch.
Một nguyờn tắc mà HDV cần tuõn thủ đú là khụng được ăn uống cựng du khỏch, trong một số trường hợp đặc biệt thỡ cú thể ăn cựng du khỏch nhưng cũng giữ một thỏi dộ đỳng mực.
+Thanh toỏn chi phớ tại khỏch san, nha hàng, cơ sở dịch vụ khỏc:
Khi thanh toỏn cần kiểm tra về chất lượng dịch vụ dể cú những giải phỏp cần thiết, lấy đầy đủ húa đơn, chứng từ cụ thể và làm thủ tục thanh toỏn nhanh chúng và chớnh xỏc.
+Tổ chức cỏc dịch vụ khỏc
Ngoài cỏc dịch vụ trong chương trỡnh nếu khỏch yờu cầu về dịch vụ trong khả năng đỏp ứng cú thể phục vụ du khỏch như cỏc hoạt dộng vui chơi giải trớ, giao lưu mua sắm. Tuy nhiờn cần phải đảm bảo khụng sai lệch về thời gian tổ chức chương trỡnh du lịch.
+Tổ chức tiễn khỏch:
Khi chuyến đi kết thỳc, HDV (cú thể kết hợp với bộ phận cú liờn quan) tổ chức ti Khi chuyến đi kết thỳc, HDV (cú thể kết hợp với bộ phận cú
liờn quan) tổ chức tiễn khỏch. Khoảng thời gian này cần yờu cầu khỏch thực hiện bản nhận xột trong phiếu nhận xột mà cụng ty giao kốm theo chương trỡnh du lịch. HDV cú thể thu lại những bản trưng cầu ý kiến du khỏch.
Cú thể giỳp đỡ, hướng dẫn du khỏch làm thủ tục tại sõn bay, nhà ga theo quý khỏch.
Trong tổ chức tiễn khỏch thỡ thỏi độ của HDV đối với khỏch du lỉch rất quan trọng, đũi hỏi phải cú ứng xử phự hợp trỏnh thỏi độ cẩu thả.