VI. HOẠT DỘNG CỦA HƯỚNG DẪN VIấN TRONG VIỆC THỰC HIỆN CHƯƠNG TRèNH DU LỊCH
1.2Nhận chương trỡnh từ bộ phận điều hành
Sau khi nhận lệnh điều tour, HDV sẽ nhận chương trỡnh từ bộ phận điều hành của cụng ty du lịch. Khi nhận được chương trỡnh HDV cần nắm vững:
+Danh sỏch đoàn ( bao gồm họ tờn, ngày thỏng năm sinh, nơi đăng kớ hộ khẩu thường trỳ, số CMTND nếu là kahchs trong nước, bao gồm hộ chiếu nếu là khỏch nước ngoài). Cố gắng ghi nhớ tờn trưởng đoàn và một số nhõn vật quan trọng trong đoàn. Danh sỏch đoàn ( bao gồm họ tờn, ngày thỏng năm sinh, nơi đăng kớ hộ khẩu thường trỳ, số CMTND nếu là kahchs trong nước, bao gồm hộ chiếu nếu là khỏch nước ngoài). Cố gắng ghi nhớ tờn trưởng đoàn và một số nhõn vật quan trọng trong đoàn.
+ Lịch trỡnh chi tiết ( bao gồm thời gian đún, địa điểm đỳn, cỏc điểm thăm quan, ăn uống nghỉ ngơi )
+Phương tiện vận chuyển ( loại xe, loại ghế, khoang ) Phương tiện vận chuyển ( loại xe, loại ghế, khoang )
+Danh sỏch ghi phũng ( số lượng phũng số của phũng ) Danh sỏch ghi phũng ( số lượng phũng số của phũng )
+Tờn khỏch sạn , nhà hàng, cơ sở phục vụ du lịch với cỏc thụng tin về địa chỉ, số điện thoại chớnh xỏc. Tờn khỏch sạn , nhà hàng, cơ sở phục vụ du lịch với cỏc thụng tin về địa chỉ, số điện thoại chớnh xỏc.
+Chế độ ngủ, thanh toỏn của đoàn. Chế độ ngủ, thanh toỏn của đoàn. Sau khi nhận chương trỡnh, nếu cú điều gỡ khụng rừ hoăc là nghi ngờ cần trỡnh lờn bộ phận điều hành giải quyết ổn thỏa trước khi đi.
• Ngoài bỏn chương trỡnh, HDV cần phải nhận những thụng tin và cỏc vật dụng sau:
+Cờ, biển hiệu, hoa ( nếu cú) để đún đoàn Cờ, biển hiệu, hoa ( nếu cú) để đún đoàn
+ Phiếu nhận vộ của khỏch khi kết thỳc chương trỡnh, bảng thăm dũ ý kiến của khỏch hàng về chất lượng tour.
+Giải trỡnh tour ( tờ trỡnh ghi chi tiết về mặt sử dụng dịch vụ và thanh toỏn trong tour) Giải trỡnh tour ( tờ trỡnh ghi chi tiết về mặt sử dụng dịch vụ và thanh toỏn trong tour)
+ Kinh phớ tạm ứng để tổ chức tour và cỏc phương tiện thanh toỏn khỏc.
+Bản xỏc Bản xỏc nhận đặt dịch vụ tại cỏc cơ sở dịch vụ sử dụng của tour.
+Vộ mỏy bay , tàu hỏa nếu cú Vộ mỏy bay , tàu hỏa nếu cú
Ngoài ra phũng điều hành cũng cú thể cung cấp thờm cho HDV một số thụng tin ngoài chương trỡnh khỏc như; bản xỏc nhận về thỏi độ phục vụ của cơ quan sở dịch vụ, lỏi xe, cỏc thiết bị y tế, khăn lạnh, nước uống phục vụ đoàn, những chỉ dẫn cần thiết đối với khỏch du lịch khi đến những nơi địa phương, đất nước xa xụi.
Trờn đõy là những điều cơ bản trong chuẩn bị của HDV, ngoài ra để thực hiện tốt một chương trỡnh du lịch HDV cũn phải chuẩn bị chu đỏo về mặt sức khỏe, giọng núi, cỏc thụng tin về khỏch hàng như: độ tuổi trỡnh độ học vấn, nghề nghiệp để tiện cho việc thuyết minh chớnh xỏc, thuyết phục.