Chương 4 TỔ CHỨC KINH DOANH LƯU TRÚ CỦA KHÁCH SẠN Mục tiêu:
4.2. Tổ chức bộ phận kinh doanh lưu trú của khách sạn
4.2.1. Mô hình tổ chức bộ phận kinh doanh lưu trú của khách sạn
Bao gồm hai bộ phận chính:
- Nhóm các bộ phận trực tiếp (Front of the house job positions): là những bộ phận tiến hành cung cấp các dịch vụ trực tiếp cho khách hàng. Họ luôn có quan hệ giao tiếp trực tiếp và thường xuyên với khách hàng (ví dụ bộ phận lễ tân, bộ phận hỗ trợ đón tiếp…)
- Nhóm các bộ phận gián tiếp (Back of the house job positions): Là bộ phận không hoặc không thường xuyên giao tiếp trực tiếp với khách hàng (ví dụ bộ phận cây xanh…)
4.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của một số chức danh quan trọng trong hoạt động kinh doanh lưu trú
- Chức năng, nhiệm vụ của trưởng bộ phận lễ tân khách sạn:
Trưởng lễ tân khách sạn có nhiệm vụ quan trọng là phát triển các dịch vụ trong khu vực lưu trú trên cơ sở nghiên cứu để làm thỏa mãn nhu cầu của thị trường mục tiêu khách sạn, bên cạnh đó còn thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Kiểm tra báo cáo của kiểm toán đêm trước khi chuyển cho tổng giám đốc khách sạn vào buổi sáng hàng ngày.
+ Tính công suất sử dụng buồng trung bình cho từng ngày
+ Tính giá bán buồng thực hiện trung bình mỗi gày của khách sạn. + Kiểm tra tình trạng buồng của khách sạn vào các thời điểm khác nhau.
+ Xem xét tình hình biến động của thị trường lưu trú của khách sạn để báo cáo giám đốc khách sạn.
+ Xây dựng báo cáo về buồng của khách sạn cho một tuần, một tháng hay vài tháng.
+ Nắm vững tình hình khách đi và khách đến trong ngày và của ngày tiếp theo. + Kiểm tra danh sách khách Vip và chuẩn bị điều kiện đón tiếp đặc biệt.
+ Chịu trách nhiệm lên kế hoạch phân công, bố trí, điều động nhân viên trong tổ hợp lý, phù hợp với tình hình thực tế cho từng tuần, từng tháng, từng năm.
+ Tổ chức phối hợp hoạt động với các bộ phận khác có liên quan một cách hiệu quả.
- Chức năng, nhiệm vụ của trưởng bộ phận buồng
Nhiệm vụ và chức trách quan trọng của người tổ trưởng buồng là lãnh đạo, tổ chức tạo động lực cho nhân viên làm việc tốt và đảm bảo duy trì chất lượng dịch vụ buồng ngủ của khách sạn luôn ở mức cao nhằm thực hiện mục tiêu thõa mãn nhu cầu đòi hỏi cao của khách về buồng ngủ và giữ uy tín, danh tiếng cho khách sạn. Có thể liệt kê một số nhiệm vụ sau:
+ Phân công, bố trí và điều động nhân viên sao cho đảm bảo tất cả các buồng sẽ có khách check in trong ngày đều ở tình trạng vệ sinh sạch sẽ và sẵn sàng đón khách.
+ Thiết kế sơ đồ biểu mẫu về tình trạng buồng một cách đơn giản và dễ hiểu cho các bộ phận có liên quan.
+ Tổ chức quy trình làm buồng của nhân viên một cách khoa học và nề nếp. + Chịu trách nhiệm thường xuyên kiểm tra việc sắp xếp, kiểm kê và giao nhận hàng hóa, vật tư trong kho thuộc bộ phận buồng.
+ Giải quyết mội vướng mắc với khách thuộc phạm vi bộ phận buồng.
+ Đào tạo, huấn luyện nâng cao tay nghề nhân viên trong bộ phận mình phụ trách.