5. Nội dung và kết quả đạt được:
3.1.2.2 Chức năng từng phòng ban
Theo điều lệ của Western Bank thì Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyền lực cao nhất trong hệ thống ngân hàng, mỗi năm tổ chức đại hội thường niên một lần trong thời hạn 45 ngày kết thúc năm tài chính. Đại hội đồng cổ đông bầu ra Hội đồng quản trị. Được bố trí như sau:
Hội đồng quản trị: là cơ quan cao nhất
- Hội đồng quản trị có quyền nhân danh Western Bank quyết định các vấn đề liên quan đến nghĩa vụ, quyền lợi của Ngân hàng (trừ những vấn đềthuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đông).
- Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông về mọi hoạt động của ngân hàng phải theo đúng pháp luật, luật ngân hàng, điều lệ và nghị quyết của Đại hội cổ đông. Hội đồng quản trị vạch ra chiến lược phát triển kinh doanh, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, phân phối lợi nhuận, chia lợi tức cổ phần, bổ nhiệm và miễn nhiệm Giám đốc, kế toán trưởng.
Ban kiểm soát:Được Đại hội đồng cổ đông bầu ra và cùng nhiệm kỳ với Hội đồng quản trị.
Ban kiểm soát là người thay mặt cho cổ đông kiểm tra mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành Ngân hàng Miền Tây. Ban kiểm soát phải có ít nhất một người có chuyên môn về kế toán Ngân hàng, là cổ đông am hiểu mọi hoạt động của Ngân hàng. Trình Đại hội cổ đông kết quả kiểm tra kiểm soát trong năm và thẩm tra bảng tổng kết năm tài chính, nêu ưu điểm khuyết điểm trong quản lý tài chính và chịu trách nhiệm về đánh giá kết luận của mình trước Đại hội cổ đông.
Ban điều hành : Gồm 4 người một Tổng giám đốc và ba Phó tổng giám đốc.
Tổng giảm đốc: Là người được Đại hội đồng quản trị bổ nhiệm và bãi nhiệm, phải là người có trình độ Đại học Ngân hàng hoặc đại học kinh tế tương đương, có kiến thức kinh nghiệm điều hành, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của Ngân hàng Miền Tây theo đúng pháp luật, luật ngân hàng, điều lệ và nghị quyết Hội đồng quản trị.
Tổng giám đốc trực tiếp ký hợp đồng tín dụng với khách hàng và các chứng từ thu chi hàng ngày, trực tiếp chỉ đạo nhân viên dưới quyền làm việc theo chương
trình kế hoạch đã vạch sẵn để cho mọi hoạt động kinh doanh của Ngân hàng diễn ra thuận lợi, có trách nhiệm báo cáo kết quả kinh doanh hoạt động tài chính cho Hội đồng quản trị.
Phó tổng giám đốc: Gồm ba người được Ban giám đốc phân công phụ trách kiểm tra, đôn đốc từng bộ phận tác nghiệp.
Trách nhiệm Phó tổng giám đốc trực tiếp báo cáo các công việc kiểm tra được giao và lên kế hoạch phương hướng hoạt động từng bộ phận để tổng hợp lên kế hoạch hoạt động của Ngân hàng để trình Tổng giám đốc duyệt. Thay thế Tổng giám đốc ký các chứng từ và hợp đồng tín dụng mỗi khi Tổng giám đốc đi vắng.
Phòng kinh doanh:Gồm hai phòng ban
*Phòng tín dụng: có nhiệm vụ giao dịch trực tiếp với khách hàng, hướng
dẫn khách hàng trong mọi quan hệ kiểm tra, kiểm soát hồ sơ thủ tục điều kiện vay vốn, trình Ban giám đốc ký hợp đồng tín dụng. Trực tiếp kiểm tra, giám sát quá trình sử dụng vốn của khách hàng, kiểm tra tài sản thế chấp, mở sổ theo dõi dư nợ, lãi, theo dõi cấp phát tín dụng.
Đề xuất chiến lược huy động vốn và cho vay, để lên kế hoạch từng thời gian cụ thể sao cho đầu tư có hiệu quả nhất. Tổ chức thông tin, phòng ngừa rủi ro về tín dụng. Thực hiện tín dụng cầm cố kinh doanh các dịch vụ khác.Chấp hành các chế độ báo cáo theo định kỳ, đột xuất cho lãnh đạo và Ngân hàng Nhà nước khi cần thiết.
*Phòng tiếp thị:
Giới thiệu các sản phẩm dịch vụ của Ngân hàng.
Đề xuất và xây dựng các chương trình khuyến mãi, chăm sóc khách hàng. Cập nhật thông tin về lãi suất (lãi suất huy động và lãi suất cho vay) của các ngân hàng khác, sau đó trình Tổng giám đốc.
Phòng kế toán - vi tính:
Thực hiện các nhiệm vụ kiểm toán Ngân hàng, thường xuyên theo dõi các tài khoản giao dịch với khách hàng, kiểm tra chứng từ khi có phát sinh, có trách nhiệm thông báo về thu nợ, trả nợ, tiền gửi của khách hàng. Thu thập số liệu lên cân đối nguồn vốn và sử dụng vốn hàng ngày trình Tổng giám đốc. Thực hiện các nhiệm vụ như chuyển tiền, thanh toán cho khách hàng…
Báo cáo thu chi tài chính, báo cáo thống kê, báo cáo thu nhập, báo cáo chi phí, báo cáo tổng kết tài sản theo định kỳ cho Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị, Ngân hàng Nhà nước và các cơ quan tài chính có liên quan.
Trực tiếp quản lý, sử dụng, hướng dẫn nhân viên thực hiện các tác nghiệp trên máy vi tính để lưu trữ hồ sơ chứng từ thanh toán và báo cáo qua mạng Internet về Ngân hàng Nhà nước.
Phòng kiểm soát nội bộ:
Kiểm soát nhân viên: kiểm tra giám sát việc chấp hành các chủ trương chính sách pháp luật của Nhà nước và điều lệ hoạt động của Ngân hàng về ngân phiếu và tài chính để đảm bảo an toàn tài sản của Ngân hàng.
Kiểm tra công tác kế toán, kiểm tra nội bộ, đảm bảo các hoạt động của Ngân hàng và kiểm tra công tác quản lý và điều hành của Ngân Hàng.
Báo cáo định kỳ, đột xuất về Ngân hàng Nhà nước khi tổ chức kiểm tra, kiểm soát nội bộ.
Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại tố cáo và tập hợp đầy đủ hồ sơ cần thiết để truy tố khách hàng cố tình không trả nợ cho Ngân hàng.
Phòng tổ chức hành chính:
Thực hiện chưc năng quản lý lực lượng cán bộ công nhân viên biên chế cũng như hợp đồng, chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho toàn thể nhân viên trong ngân hàng.
Lập thủ tục cần thiết lên ban giám đốc ra quyết định nâng bậc lương hay thi hành kỷ luật, tuyển dụng hay thôi việc cho nhân viên. Có trách nhiệm bảo quản tài sản đơn vị, giám sát trong ngoài khuôn viên Ngân hàng 24/24.
Tiếp nhận các thông tin liên quan báo cáo lên ban giám đốc. Thực hiện chức năng kiểm tra việc thực hiện các chính sách, chế độ của Nhà nước, quy chế sử quỹ.
Phòng quỹ:
Giao dịch thu chi tiền mặt hoặc ngân phiếu với khách hàng và nội bộ Ngân hàng, chịu trách nhiệm quản lý, kiểm tra, kiểm soát lượng tiền mặt và ngân phiếu trong kho hàng ngày cho lãnh đạo.
Nhật ký sổ sách quỹ từng nghiệp vụ phát sinh và cung cấp số liệu tồn tại quỹ cho lãnh đạo khi cần thiết.
Bảo quản hầm bạc, két sắt và thực hiện chế độ chà khóa đúng qui định đảm bảo an toàn quỹ, lập báo cáo về hoạt động phòng quỹ hàng ngày để trình lãnh đạo và cấp trên.
Phòng giao dịch:
Phòng giao dịch tổ chức cho vay, thu nợ khách hàng xa Ngân hàng Trung Tâm và được tổ chức thực hiện đầy đủ tác nghiệp như Ngân hàng Trung Tâm nhưng quy mô nhỏ và báo cáo sổ sách hàng ngày về Ngân hàng Trung Tâm.
Phòng giao dịch được Ngân hàng ủy nhiệm vốn để đầu tư và chịu trách nhiệm về việc sử dụng vốn này sao cho có hiệu quả nhất.
Phòng giao dịch được giám đốc ủy quyền huy động vốn và cho vay, trưởng phòng được ủy quyền ký chứng từ phát sinh, hợp đồng tín dụng..