Phòng quản lý và xúc tiến du lịch MICE sẽ trực thuộc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch thành phố Hồ Chí Minh. Ngày 13 tháng 9 năm 2012, UBND thành phố Hồ Chí Minh đã ban hành quyết định số 471/QĐ-UBND thành lập Trung tâm Xúc tiến Du lịch thành phố Hồ Chí Minh. Theo quy chế hoạt động, bộ máy trung tâm này có bốn phòng chức năng: Phòng Hành chính tổng hợp, phòng Tổ chức sự kiện, phòng Thị trƣờng, phòng Thông tin – Đầu tƣ. Vì vậy, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch thành phố Hồ Chí Minh có thể thành lập thêm phòng Quản lý và Xúc tiến Du lịch MICE.
Do thành phố Hồ Chí Minh chƣa có một cơ quan chuyên nghiệp chuyên trách về du lịch MICE nhƣ các nƣớc trên thế giới để điều phối chung hoạt động kinh doanh của lĩnh vực này, chính vì vậy mà một số hoạt động về du lịch MICE chƣa phát huy đƣợc hết hiệu quả và phát triển tƣơng xứng với tiềm năng của thành phố Hồ Chí
Minh. Vì vậy việc thành lập nên một cơ quan chuyên trách về du lịch MICE là một việc làm rất cần thiết cho sự phát triển du lịch MICE của thành phố Hồ Chí Minh.
Vai trò chính của phòng Quản lý và Xúc tiến Du lịch MICE sẽ bao gồm:
Tạo sự nhận biết thành phố Hồ Chí Minh nhƣ một điểm đến về hội họp và khuyền thƣởng. Xây dựng thƣơng hiệu du lịch MICE thành phố Hồ Chí Minh
Phối hợp với các đơn vị tổ chức các hoạt động xúc tiến, quảng bá du lịch MICE tại thị trƣờng trong nƣớc và quốc tế
Đại diện thành phố Hồ Chí Minh dành quyền đăng cai tổ chức các hội nghị, triển lãm quốc tế.
Thiết lập hình ảnh rõ ràng và hấp dẫn của các điểm đến về tổ chức các sự kiện hội họp và khuyến thƣởng một cách chuyên nghiệp.
Tìm kiếm, khuyến khích và mời gọi các tổ chức kinh doanh, hiệp hội, đoàn thể tổ chức các sự kiện hội nghị, hội thảo và triển lãm tại thành phố Hồ Chí Minh.
Cung cấp những thông tin về cơ sở vật chất kỹ thuật, địa điểm tổ chức, cơ sở lƣu trú, các chƣơng trình du lịch sau hội họp