Xã hội ngày càng phát triển đòi hỏi mọi lĩnh vực đều cần phải có tính chuyên nghiệp, du lịch nói chung và du lịch MICE nói riêng cũng không phải là ngoại lệ. Hiện nay ở Việt Nam các đơn vị trung gian trong du lịch MICE là các công ty lữ hành hoặc các đơn vị tổ chức sự kiện. Trên thế giới, tại các nƣớc đã có lịch sử phát triển du lịch MICE lâu đời thì các đơn vị trung gian đã hình thành và phát triển rất mạnh. Và những đơn vị này đòi hỏi phải có chuyên môn nghiệp vụ rất cao và chuyên nghiệp.
Những nhà trung gian thật sự
Có nhiệm vụ giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của ngƣời bán cho ngƣời có nhu cầu mua. Họ giới thiệu một cách nào đó để ngƣời mua sẵn sàng bỏ tiền ra mua và họ hƣởng hoa hồng từ ngƣời bán. Đây là những ngƣời trung gian hoạt động theo lối truyền thống.
Các chuyên viên tổ chức hội nghị, hội thảo
Chuyên môn của họ (Professional Conference organizers – PCO) là tổ chức hội nghị hội thảo cho cá nhân, doanh nghiệp có nhu cầu, giao cho họ trọn gói hoặc từng phần. Họ có danh sách các địa điểm có đầy đủ dịch vụ phƣơng tiện cho hội họp, nắm vững giá cả. Vì là nhà chuyên môn nên họ có thể lo cả cho việc ăn, ở, vận chuyển, vui chơi và cả dịch vụ tiếp tân cũng nhƣ thông dịch viên.
Các nhà tổ chức rất thích những đơn vị này, vì họ sẽ lo mọi việc một cách hoàn hảo. Khác với loại hình trung gian theo lối truyền thống, họ không hƣởng hoa hồng từ ngƣời bán cơ sở vật chất. Họ ký một hợp đồng cung cấp dịch vụ với doanh nghiệp nhờ họ tổ chức hội nghị, hội thảo. Và họ sẽ hƣởng một khoản thù lao (chi phí
quản lý) ghi rõ trong hợp đồng. Cơ sở để tính thù lao thƣờng dựa vào một trong hai yếu tố: số lƣợng ngƣời tham dự và mức chi tiêu cho mỗi ngƣời hoặc tính trọn gói theo sự phức tạp hay đa dạng của sự kiện.
Một số công việc của PCO mà các doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức hội nghị, hội thảo rất quan tâm nhƣ là:
- Chọn nơi tổ chức hội nghị, hội thảo, chụp ảnh gửi về, tính giá và liên lạc với khách hàng.
- Nếu doanh nghiệp thuê đồng ý, phải tiến hành đăng ký thuê nơi hội họp, các dịch vụ, nơi ở của khách tham dự hội thảo. PCO đứng ra ký hợp đồng thay thế cho họ.
- Xây dựng kế hoạch quảng bá sự kiện bao gồm việc quan hệ với giới truyền thông, thiết kế mẫu quảng cáo, các tài liệu liên quan đến hội nghị hội thảo. Sau đó trình cho doanh nghiệp để quyết định.
- Xây dựng chƣơng trình nghị sự, sơ đồ chỗ ngồi, sơ đồ trang trí phòng.
- Xây dựng kế hoạch các việc liên quan đến công tác hành chính của các cuộc hội nghị, hội thảo nhƣ ban thƣ ký, ban tiếp tân, đăng ký khách, gửi thƣ mời giới chức địa phƣơng, điều phối giấy tờ liên quan đến chuyến đi của khách đến từ nƣớc ngoài.
- Tƣ vấn về việc sử dụng phƣơng tiện nghe nhìn, về phƣơng tiện công nghệ thông tin để liên lạc, hội thảo từ xa.
- Xây dựng kế hoạch phục vụ ăn uống cho các khách tham dự ( bao gồm: đồ uống giữa buổi họp, ăn trƣa, ăn tối, tiệc chiêu đãi…)
- Xây dựng chƣơng trình thăm viếng giới chức địa phƣơng, tham quan sau khi kết thúc hội họp.
- Ghi chép, tổng kết các tài liệu liên quan đến hội nghị, hội thảo. - Tƣ vấn các mặt liên quan đến thuế và bảo hiểm.
Sau khi có đầy đủ thông tin về dự thảo, gửi về cho doanh nghiệp có yêu cầu tổ chức hội nghị, hội thảo để nghiên cứu, đánh giá. Sau đó doanh nghiệp sẽ trao đổi lại hoặc cho phép PCO đƣợc đại diện ký kết hợp đồng với các nơi có liên quan.
Các công ty chuyên giới thiệu địa điểm
Công việc của các công ty khá hạn chế, chỉ là tìm và giới thiệu cho ngƣời muốn tổ chức hội nghị, hội thảo. Cách làm thông thƣờng nhƣ sau:
- Liên hệ với một số nơi có khả năng cung cấp sản phẩm, dịch vụ kèm với giá cả để tham khảo
- Giới thiệu cho ngƣời đặt yêu cầu từ ba đến năm nơi để họ lựa chọn
Khi khách mà họ giới thiệu ký hợp đồng với nơi cung cấp dịch vụ hội họp, lƣu trú, ăn uống thì các nơi này chi trả hoa hồng từ 5% đến 10% giá trị hợp đồng. Họ không lấy tiền từ phía ngƣời nhờ họ nhƣng điều quan trọng là xây dựng đƣợc một cơ sở khách hàng cho tƣơng lai.
Nhà thiết kế, xây dựng hội nghị, hội thảo
Ngày nay, việc tổ chức hội nghị, hội thảo đòi hỏi sự chuyên môn cao. Các công ty có nhu cầu sẵn sàng bỏ ra một chi phí lớn để không gặp bất kỳ sai sót nào. Vì vậy họ sẵn sàng đến với các công ty chuyên nghiệp. Công việc của các công ty
chuyên thiết kế, xây dựng hội nghị, hội thảo (Conference Production Company – CPC) bao gồm:
- Nhận yêu cầu và thiết kế cả chƣơng trình bao gồm: nơi diễn ra hội nghị, hội thảo; diễn biến, chƣơng trình, khách mời, cách thiết kế phòng họp…
- Thuê mƣớn và quản lý phƣơng tiện vật chất: âm thanh, ánh sáng, an ninh… - Thiết lập hệ thống công nghệ thông tin: website cho hội nghị, hội thảo, cầu
truyền hình.
- Tổ chức tham quan, vui chơi giải trí cho khách tham dự hội thảo.
Đại lý du lịch chuyên về khuyến thƣởng
Các đơn vị này chuyên tổ chức các tour du lịch trọn gói với mục đích là để khuyến khách ngƣời lao động hay là phần thƣởng cho những cá nhân xuất sắc của công ty. Do vậy các đại lý du lịch này thƣờng thiết kế các tour du lịch rất đa dạng, phong phú và có chất lƣợng cao.
Công ty lữ hành chuyên về khách công vụ
Các công ty này thƣờng cung cấp các dịch vụ nhƣ đặt vé máy bay, xe đƣa đón, khách sạn, nhà hàng hoặc tổ chức tour chọn gói cho khách. Đối tƣợng khách hàng của các công ty này thƣờng là khách công vụ và với số lƣợng không lớn.
Công ty tổ chức sự kiện phục vụ các tập đoàn
Các công ty này hoạt động đa dạng hơn, bao gồm từ việc tổ chức hội nghị, hội thảo, khoản đãi, cung cấp dịch vụ lƣu trú, vui chơi giải trí và cả viết bài diễn văn. Thƣờng đƣợc thuê chọn gói để làm các công việc trên. Ngoài ra các công ty này còn
đƣợc thuê tổ chức các sự kiện mang tính hoạt động hay thể thao nhƣ xây dựng đội ngũ, tổ chức leo núi cho cac thành viên của công ty.
Thế mạnh của các công ty này là vừa phục vụ đƣợc số lƣợng khách đông trong mọi nhu cầu ăn uống, vui chơi giải trí, học hỏi và hoạt động ngoài trời.
Công ty tổ chức chuyến đi cho doanh nhân
Các công ty này sẽ giúp doanh nhân hoặc nhóm doanh nhân tìm cách làm quen với một thị trƣờng mới, đây có thể là một công ty riêng chuyên nghiệp, hay một nhánh chuyên biệt của một công ty lữ hành quốc tế có hoạt động đa ngành. Các công ty này có mối quan hệ tốt với nhiều giới kinh doanh tại địa phƣơng, biết các nơi tổ chức hội nghị, hội thảo hay các trung tâm triển lãm. Đặc biệt là các công ty này có khả năng sắp xếp các cuộc gặp gỡ giữa doanh nhân với doanh nhân hoặc giữa doanh nhân với giới chức địa phƣơng.
Công ty tổ chức cho các cuộc triển lãm
Công việc của các công ty này bao gồm:
- Mời các doanh nghiệp có sản phẩm muốn ra mắt công chúng ở một thị trƣờng nào đó.
- Liên lạc đề thuê mƣớn cơ sở hạ tầng tại một nơi nào đó trong nƣớc hoặc nƣớc ngoài để khách hàng của mình đem hàng đến triển lãm.
- Tổ chức các chuyến đi cho khách hàng, thuê gian hàng, thuê phòng họp báo, thuê xe trở các nhà triễn lãm từ khách sạn đến nơi triển lãm và ngƣợc lại. - Tổ chức cho họ làm quen với giới chức địa phƣơng.