Do yêu cầu thoả mãn các dịch vụ cho hoạt động hội họp, hội thảo, tổ chức các sự kiện nên yêu cầu quan trọng đầu tiên là nơi tiến hành du lịch MICE phải có cơ sở vật chất kỹ thuật du lịch tốt bao gồm:
- Số lƣợng cơ sở lƣu trú du lịch nhiều, đa dạng, đặc biệt là hệ thống khách sạn từ 3-5 sao với chất lƣợng dịch vụ tốt có thể đáp ứng những đoàn khách lên đến hàng nghìn ngƣời .
- Số lƣợng phòng hội nghị, hội thảo đạt tiêu chuẩn quốc tế. Các phòng hội nghị, hội thảo phải có không gian rộng, vừa sức chứa khách, trang bị những thiết bị cần thiết để tổ chức hoạt động hội nghị nhƣ màn hình, máy chiếu, đƣờng truyền internet, hệ thống míc, tai nghe…
Hiện nay, phòng tổ chức hội nghị, hội thảo đƣợc phân bổ nhƣ sau:
Các phòng hội nghị, hội thảo tại các khạch sạn cao cấp: hiện nay tất cả các khách sạn từ 3-5 sao đều có hệ thống phòng hội nghị, hội thảo trong khách sạn có thể đáp ứng nhu cầu hội họp kết hợp với lƣu trú của du khách.
Các trung tâm hội nghị, triển lãm: các trung tâm hội nghị, triển lãm lớn, mang tầm cỡ quốc gia hoặc khu vực, thế giới đều có hệ thống phòng họp đa dạng, có thể tổ chức những hội nghị khác nhau về quy mô, từ nhỏ đến lớn với số khách từ vài chục lên đến hàng nghìn ngƣời. Bên cạnh đó, các trung tâm này thƣờng có khu triển lãm trong nhà và có không gian ngoài trời có thể tổ chức những triển lãm, hội chợ và sự kiện khác nhau. Những trung tâm này thƣờng ở vị trí giao thông thuận lợi, gần các cơ sở lƣu trú du lịch (hoặc bên trong trung tâm
có cơ sở lƣu trú du lịch), trung tâm mua sắm , giải trí, nhà hàng, nơi đậu xe và các dịch vụ phục vụ hội nghị, triển lãm nhƣ dịch vụ ngân hàng, điện thoại, internet…