V. Bố cục của đề tài
2.2.4.2 Sổ kế toán chi tiết NVL – CCDC
+ Thẻ kho
+ Sổ kế toán chi tiết vật tƣ, bảng theo dõi xuất nguyên vật liệu + Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu.
+ Sổ Nhật Ký Chung + Sổ Cái TK152,153
2.2.4.3 Phương pháp hạch toán chi tiết NVL – CCDC
Công ty TNHH TM&XD Cao Minh hạch toán chi tiết vật liệu theo phƣơng pháp thẻ song song.
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ phƣơng pháp thẻ song song tại công ty TNHH Cao Minh
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu
Thẻ kho
Phiếu nhập Phiếu xuất
Sổ kế toán chi tiết
Bảng kê tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn Sổ kế toán tổng hợp Giấy đề nghị xuất NVL-CCDC Hóa đơn, chứng từ
Trình tự hạch toán
+ Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ NVL – CCDC trong kho theo chỉ tiêu, số lƣợng.
Hằng ngày, khi nhận đƣợc chứng từ nhập, xuất NVL – CCDC thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ thực nhập, thực xuất
vào thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho có trách nhiệm chuyển toàn bộ các chứng từ đó lên bộ phận kế toán.
Cuối tháng thủ kho tính ra tổng số lƣợng nhập, xuất và tồn cuối kỳ của NVL – CCDC theo từng loại trên thẻ kho và đối chiếu số liệu với kế toán chi tiết vật tƣ.
+ Tại phòng kế toán
Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị.
Hằng ngày hoặc định kỳ, sau khi nhận đƣợc chứng từ nhập, xuất kho NVL – CCDC do thủ kho nộp, kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền, phân loại chứng từ rồi nhập dữ liệu vào máy
Cuối kỳ, kế toán tiến hành cộng sổ và tính ra số tồn kho cho từng loại NVL – CCDC đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho tƣơng ứng. Căn cứ vào các sổ chi tiết vật liệu, kế toán lấy số liệu để ghi vào bảng tổng hợp nhâp – xuất – tồn vật liệu.
Sau đây là một nghiệp vụ cụ thể phát sinh tại công ty:
Căn cứ HĐ số 0000590 ký hiệu PP/11P ngày 14/12/2012 công ty nhập thép ống tròn trả bằng tiền mặt của DNTN Hoàng Phong Phú với số tiền : 19.149.350 đồng (thuế GTGT 10%):
Khi có hóa đơn giá trị gia tăng và hàng mua đã về đến kho. Công ty lập một hội đồng để kiểm tra lại số hàng đó. Nếu chủng loại đúng quy cách và không có sai sót thì cho tiến hành nhập kho hàng vừa mua về.
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆMVẬT TƢ
Ngày 14 tháng 12 năm 2012 Số: 08/01
Căn cứ HĐ số 0000590 ký hiệu PP/11P ngày 14/12/2012 công ty nhập thép ống tròn trả bằng tiền mặt của DNTN Hoàng Phong Phú
Ban kiểm nghiệm gồm:
+ Ông (Bà): Nguyễn Thành Danh…….. Trƣởng ban + Ông (Bà): Trần Quốc Đạt……….Cán bộ kỹ thuật + Ông (Bà): Lê Thị Nga………...Thủ kho
+ Ông (Bà): Nguyễn Thanh Thanh…….. Cán bộ vật tƣ Đã kiểm nghiệm các loại:
STT Tên quy cách vật tƣ MS PTKN ĐVT Số lƣợng Chứng từ Đúng QC Không đúng QC 01 Thép ống (tròn 2.0) Kg 941 941 0
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Cho nhập kho số hàng đúng quy cách.
Đại diện kỹ thuật
(Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trƣởng ban (Ký, họ tên)
(Nguồn: Phòng Tài Chính - Kế Toán Công ty TNHH XD – TM Cao Minh)
Công ty TNHH XD-TM Cao Minh
192 – Nguyễn Thái Sơn – Quận Gò Vấp
Mẫu số: VT -DN
( Ban hành theo QĐ số 15/2006 /QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
Căn cứ vào hóa đơn kế toán viết phiếu nhập kho.
CÔNG TY TNHH XD CAO MINH
192- NGUYỄN THÁI SƠN – QUẬN GÒ VẤP
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 14 tháng 12 năm 2013
Ngƣời nhập: NGỌC ÁNH
Đơn vị: Khách hàng vãng lai
Nội dung: Nhập CCDC cho công trình Kho: Kho vật tƣ (VT)
Stt Mã
hàng Mặt hàng Đvt Số lƣợng Đơn giá Tiền hàng Thuế nhập
khẩu Thành tiền 1 THEP Thép ống (tròn 2.0) Kg 941.00 18.500 17.408.500 17.408.500 Tổng cộng 17.408.500 Thuế GTGT Tổng tiền 17.408.500 17.408.500
(Nguồn: Phòng Tài Chính - Kế Toán Công ty TNHH XD – TM Cao Minh) Số: 232/PN
Phiếu nhập kho do bộ phận thu mua nguyên vật liệu lập thành hai liên (đối với vật tƣ mua ngoài). Ngƣời lập ghi rõ họ tên, mang phiếu đến kho để nhập vật tƣ. Thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán, liên 1 lƣu ở nơi lập phiếu.
Khi đó có nhu cầu cung ứng vật tƣ thì cán bộ quản lý công trình viết giấy đề nghị xuất kho vật tƣ và chuyển vào phòng vật tƣ, sau khi đã có ký duyệt của chỉ huy công trình. Căn cứ vào giấy đề nghị đó, viết (giấy) phiếu xuất kho vật tƣ.
192 – Nguyễn Thái Sơn – Quận Gò Vấp
GIẤY ĐỀ NGHỊ CUNG ỨNG VẬT TƢ
Ngày 14 tháng 12 năm 2012 Số: 02/13
Họ và tên: Trần Văn Nam
Lý do xuất: Xuất cho công trình Metro Rạch Gía
STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tƣ Đơn vị tính Số lƣợng
1 Thép ống Kg 850
Giám đốc P.KHVT Quản đốc PX Ngƣời xin lĩnh
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Nguồn: Phòng Tài Chính - Kế Toán Công ty TNHH XD – TM Cao Minh)
Chuyển cho phòng vật tƣ, phòng vật tƣ căn cứ vào giấy đề nghị để lập phiếu xuất kho.
CÔNG TY TNHH XD - TM CAO MINH
192- NGUYỄN THÁI SƠN – QUẬN GÒ VẤP
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 14 tháng 12 năm 2012
Ngƣời lĩnh: ANH LAM
Đơn vị: Công trình Nhà Nguyễn Huy Tƣởng (CT- NHT) Nội dung: Xuất vật tƣ cho công trình
Kho: Kho vật tƣ (VT)
Stt Mã
hàng Mặt hàng Đvt lƣợng Số Đơn giá Tiền hàng Thuế nhập khẩu Thành tiền 1 THEP Thép ống Kg 850.00 18.218 15.485.300 15.485.300 Tổng cộng 15.485.300 Thuế GTGT Tổng tiền 15.485.300 15.485.300
(Nguồn: Phòng Tài Chính - Kế Toán Công ty TNHH XD – TM Cao Minh) Số: 260/X
Từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho sẽ lập thẻ kho.
THẺ KHO (SỔ KHO)
Ngày lập thẻ: Ngày 14 tháng 12 năm 2012 Tờ số: 36
- Tên ,nhãn hiệu, quy cách vật tƣ: Thép ống - Đơn vị tính: Kg - Mã vật tƣ: THEP Số TT Ngày ghi sổ Số hiệu chứng từ Diễn giải Số lƣợng Nhập Xuất NhậpXuất Tồn A B C D E 1 2 3 Tồn đầu kì 634 1 14/12 PN262 Nhập kho Thép ống (tròn 2.0) 941 1575
2 14/12 PX260 Xuất kho công trình
Metro Gạch Giá
850 725
Cộng cuối kỳ 725
(Nguồn: Phòng Tài Chính - Kế Toán Công ty TNHH XD – TM Cao Minh)
Từ phiếu xuất kho vật tƣ, kế toán vật tƣ lập bảng theo dõi xuất nguyên vật liệu để theo dõi chi tiết tình hình xuất nguyên vật liệu rồi nộp lên cho kế toán trƣởng xem xét lại tình hình xuất nguyên vật liệu có hợp lý hay không.
Công ty TNHH XD-TM Cao Minh
192 – Nguyễn Thái Sơn – Quận Gò Vấp
Mẫu số: VT -DN
( Ban hành theo QĐ số 15/2006 /QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
BẢNG THEO DÕI XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU Từ ngày 01/01/2012 đến 31/12/2012 Tên vật liệu Đặc tính, chủng loại Đơn vị tính Số
lƣợng Đơn giá Thành tiền I. Vật liệu chính 1 Xi măng Hà Tiên Tấn 95 1.357.009 128.915.908 2 Xi măng Holcim Tấn 260 1.322.779 343.922.726 3 Sắt phi 20 20 Kg 1.662 16.020 26.625.240 4 Phôi thép tròn Kg 13.305 12.758 169.750.300 5 Thép ống Kg 75.603 14.800 1.118.957.439 6 Đá 1x2 1x2 Tấn 21 195.238 4.100.000 … … … … … … ... II. Vật liệu phụ 1 Đinh Kg 330 17.447 5.757.600 2 Đinh đĩa Cái 48 1.402 67.296 3 Bulon M12x30 M12x30 Bộ 3.000 1.900 5.700.000
… … … … … … …
III. Nhiên liệu
1 Dầu Diezen Lít 718 4.700 3.374.600 2 Nhựa đƣờng Thô Thùng 5 18.900 94.500
… … … … … … …
Tổng cộng 368.839 6.849.311.295
Ngƣời lập biểu Kế toán trƣởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Nguồn: Phòng Tài Chính - Kế Toán Công ty TNHH XD – TM Cao Minh)
Công ty TNHH XD-TM Cao Minh
192 – Nguyễn Thái Sơn –Quận Gò Vấp
Mẫu số: S22-DN
( Ban hành theo QĐ số 15/2006 /QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
Sau khi nhận đƣợc các chứng từ nhập xuất NVL – CCDC kế toán chi tiết kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi ghi vào sổ chi tiết NVL – CCDC theo cả 2 chỉ tiêu số lƣợng và giá trị.
Chỉ tiêu giá trị của NVL – CCDC nhập trong tháng ở sổ chi tiết của từng loại NVL – CCDC đƣợc tính bằng giá mua cộng chi phí vận chuyển bốc dỡ.
Chỉ tiêu giá trị của vật liệu xuất trong tháng ở sổ chi tiết vật tƣ đƣơc xác định theo đơn giá bình quân gia quyền.
Cuối tháng, kế toán tính ra giá trị tồn kho NVL – CCDC cả 2 chỉ tiêu số lƣợng và giá trị.
Sổ chi tiết vật tƣ đƣợc mở cho từng loại vật liệu.
SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU
Năm 2012
Tài khoản: 152 Đơn vị tính: Tấn Tên quy cách: Thép Chứng từ Diễn giải TK ĐƢ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền Tồn đầu kỳ 634 11.285.200 262/PN 14/12 Mua nhập kho 111 18.500 941 17.408.500 1575 28.693.700 264/PX 14/12 Xuất dùng cho công trình 621 18.218 850 15.485.300 725 13.208.400 … … … … … … … … … … .. Số dƣ cuối kỳ x x x
(Nguồn: Phòng Tài Chính - Kế Toán Công ty TNHH XD – TM Cao Minh)
Công ty TNHH XD-TM Cao Minh
192 – Nguyễn Thái Sơn – Quận Gò Vấp
Mẫu số: S10 -DN
( Ban hành theo QĐ số 15/2006 /QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
SỔ CHI TIẾT CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Năm 2012
Tài khoản: 153 Đơn vị tính: Cái Tên quy cách: Máy đầm
Chứng từ
Diễn giải TK
ĐƢ
Đơn giá
Nhập Xuất Tồn
Số Ngày SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền
… …. … … … … … … … … 201 25/11 Mua nhập kho 1111 28.000.000 1 28.000.000 2 56.000.000 205 25/11 Xuất dùng cho công trình 142 28.000.000 1 28.000.000 1 28.000.000 … … …. .. … … … … Số dƣ cuối kỳ 1 28.000.000 Tồn kho cuối năm 1 28.000.000
(Nguồn: Phòng Tài Chính - Kế Toán Công ty TNHH XD – TM Cao Minh)
Cuối kỳ, sau khi ghi chép toàn bộ nghiệp vụ nhập xuất vào sổ kế toán tiến hành tính tổng số nhập, xuất và tồn kho của từng loại vật tƣ. Sau đó kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu trên thẻ kho với sổ chi tiết vật tƣ, nếu thấy số liệu chính xác thì kế toán ký xác nhận vào thẻ kho. Công việc tiếp theo là kế toán căn cứ vào sổ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn.
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn đƣợc lập cho tất cả các loại vật tƣ, mỗi loại vật tƣ đƣợc ghi trên một dòng của bảng này. Từ sổ kế toán chi tiết vật tƣ, kế toán tính ra tổng nhập, tổng xuất và số tồn cuối kỳ của mỗi loại vật tƣ để đƣa lên một dòng của bảng nhập, xuất, tồn. Nhìn vào bảng này ta có thể thấy tình hình biến động của tát cả các loại vật liệu trong tháng của công ty một cách rõ ràng, đầy đủ.
Công ty TNHH XD-TM Cao Minh
192 – Nguyễn Thái Sơn – Quận Gò Vấp
Mẫu số: S38 -DN
( Ban hành theo QĐ số 48/2006 /QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC)
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN VẬT TƢ
Mã VT Tên vật tƣ ĐVT
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
Số lƣợng
Giá trị Số lƣợng Giá trị Số lƣợng Giá trị Số lƣợng
Giá trị
I. Vật liệu chính
XIMANGH Xi măng Hà Tiên Tấn 95 128.915.908 95 128.915.908
XIMANGHO Xi măng Holcim Tấn 260 343.922.726 260 343.922.726
SAT Sắt phi 20 Kg 1.662 26.625.240 1.662 26.625.240
PHOIT Phôi thép tròn Kg 13.305 169.750.300 13.305 169.750.300
THEP Thép ống Kg 75.603 1.118.957.439 75.603 1.118.957.439
DA Đá 1x2 Tấn 21 4.100.000 21 4.100.000
… … … … ... … ...
Công ty TNHH XD-TM Cao Minh
192 – Nguyễn Thái Sơn – Quận Gò Vấp
Mẫu số: S38 -DN
( Ban hành theo QĐ số 48/2006 /QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC)
II. Vật liệu phụ
DINH Đinh Kg 330 5.757.600 330 5.757.600
DINHD Đinh đĩa Cái 48 67.296 48 67.296
NEP Nẹp PE 5x6 Kg 34 684.000 34 684.000
BULON Bulon M12x30 Bộ 3.000 5.700.000 3.000 5.700.000
… … … …
III. Nhiên liệu
DAU Dầu Diezen Lít 718 3.374.600 718 3.374.600
NHUA Nhựa đƣờng Thùng 5 94.500 5 94.500
… … … …
Tổng cộng 2.345 87.290.0
00
368.942 6.864.827.965 368.839 6.849.311.295 2.448 102.806.670
Ngƣời lập biểu Kế toán trƣởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Công tác hạch toán chi tiết NVL – CCDC là rất quan trọng, nó giúp cung cấp thông tin đầy đủ, chi tiết từng loại NVL – CCDC kể cả chỉ tiêu hiện vật lẫn chỉ tiêu giá trị, không chỉ từng kho mà chi tiết từng loại, quy cách, chất lƣợng tùy theo yêu cầu quản lý của công ty và thực tế cho thấy công tác kế toán chi tiết NVL – CCDC tại công ty cũng rất đầy đủ và khoa học.
2.2.5 Kế toán tổng hợp nhập – Xuất NVL -CCDC tại công ty
2.2.5.1 Phương pháp kế toán sử dụng
Công ty TNHH XD – TM Cao Minh áp dụng phƣơng pháp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. Do vậy tình hình nhập – xuất – tồn kho NVL – CCDC đƣợc phản ánh thƣờng xuyên, liên tục
2.2.5.2 Tài khoản sử dụng cho hạch toán kế toán NVL – CCDC
Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006 QĐ/BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính. Để phù hợp với quá trình hạch toán tại công ty, công tác kế toán NVL – CCDC sử dụng những tài khoản tổng hợp sau: TK152, TK153, TK111, TK112, TK133, TK331, TK621,TK627, TK641, TK642.
2.2.5.3 Kế toán tổng hợp nhập – xuất NVL
Nhập kho Nguyên vật liệu
Căn cứ vào các chứng từ gốc nhập nguyên vật liệu ở phần kế toán chi tiết và các chứng từ gốc trong tháng 12 năm 2012 kế toán tiến hành định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh trong quá trình nhập kho nguyên vật liệu.
Công ty thƣờng mua nguyên vật liệu dƣới hai hình thức
+ Trả tiền ngay: Hình thức này áp dụng đối với các khách hàng có giao dịch không thƣờng xuyên với công ty.
Nghiệp vụ 1: Căn cứ HĐ số 0000590 ký hiệu PP/11P ngày 14/12/2012 công ty nhập thép ống tròn trả bằng tiền mặt của DNTN Hoàng Phong Phú với số tiền : 19.149.350 đồng (thuế GTGT 10%). Theo phiếu nhập số 258/PN ngày 14/12/2012 với trị giá 17.408.500 đồng (giá chƣa thuế). Kế toán định khoản nhƣ sau: ( Phụ lục 1,2)
Nợ TK 152 : 17.408.500 đồng Nợ TK 133 : 1.740.850 đồng Có TK 1111 : 19.149.350 đồng
+ Trƣờng hợp doanh nghiệp mua trả chậm ngƣời bán : Phần lớn doanh nghiệp sử dụng hình thức này trong thanh toán mua nguyên vật liệu của công ty đại lý có quan hệ thƣờng xuyên với công ty.
Nghiệp vụ 2: Căn cứ HĐ số 0037323 ký hiệu DT/11P ngày 17/12/2012 công ty nhập Xi măng Holcim đa dụng của công ty CP TM & DV Đức Toàn chƣa trả ngƣời bán với số tiền 19.125.000 đồng (thuế GTGT 10%). Chi phí vận chuyển 12,5 tấn Xi măng là 1.000.000 đồng chƣa bao gồm thuế,trả bằng tiền mặt, (thuế GTGT 10%).Theo Phiếu nhập số 262/PN ngày 17/12/2012 với trị giá 18.386.364 đồng (giá chƣa thuế). Kế toán định khoản nhƣ sau: Nợ TK 152 : 17.386.364 đồng Nợ TK 133 : 1.738.636 đồng Có TK 331 : 19.125.000 đồng Nợ TK 152 : 1.000.000 đồng Nợ TK 133 : 100.000 đồng Có TK 331 : 1.100.000 đồng
Nghiệp vụ 3: Căn cứ vào hóa đơn xƣởng nhập gia công hoàn thành ngày 28/12/2012 vì kèo bằng tôn dày 5mm, hàn kết cấu thành phẩm kích thƣớc 200mm x 105mm x100mm đơn giá chi tiết 14.500 x 200 cái = 2.900.000 và gia công chi tiết đầu nối cọc 150mm x 150mm, đơn giá 6.000 đồng x 1500 cái = 9.000.000 đồng, tổng cộng là 11.900.000đồng, cùng với số lƣợng thép công ty mua về xuất gia công trị giá là 18.900.000 đồng. Kèm theo phiếu nhập kho của đơn vị nhận gia công để bộ phận vật tƣ viết phiếu nhập kho số 260/ PN ngày 28/12/2012, Kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 152 : 30.800.000 đồng Có TK 154 : 30.800.000 đồng
Nghiệp vụ 4: Ngày 24/12/2012 công ty tái nhập Xi măng Vicem Hà Tiên đa dụng thừa.Theo Phiếu nhập số 265/PN ngày 24/12/2012 kế toán xác định giá trị thừa 13.500.000 đồng. Kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 152 : 13.500.000 đồng Có TK 621 : 13.500.000 đồng
Nghiệp vụ 5: Căn cứ HĐ số 0000059 ký hiệu VK/12P ngày 30/12/2012 công ty nhập Thép láp tròn các loại của DNTN Vĩnh Ký trả bằng chuyển khoản với số tiền