6. Kết cấu của luận văn
2.2.3. Quy trình lựa chọn phần mềm kế toán
Nhằm đạt được hiệu quả cao trong việc tổ chức lựa chọn phần mềm kế toán, doanh nghiệp trước tiên cần xác định các yêu cầu để lựa chọn phần mềm, kế đến tìm hiểu tính năng, giá phí các phần mềm kế toán đang có mặt trên thị trường, cuối cùng thực hiện đánh giá và lựa chọn phần mềm kế toán.
Theo Abu-Musa, Ahmad A (2005) thì trước hết doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm đáp ứng nhu cầu của công ty, sau đó mới tìm những phần cứng tốt nhất để chạy phần mềm. Nếu doanh nghiệp đã có sẵn và đang sử dụng phần cứng thì có thể nâng cấp hệ thống để tương thích với hệ thống phần mềm mới.
Theo tác giả Nguyễn Phước Bảo Ấn và cộng sự (2012) thì quy trình lựa chọn phần mềm kế toán như sau:
- Xác định yêu cầu để lựa chọn phần mềm: Cơ sở để xác định yêu cầu lựa
chọn phần mềm kế toán là các yêu cầu về dữ liệu, xử lý, báo cáo, kiểm soát. . . được xác định trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống kế toán, cũng như phải lưu ý đến các qui định của cơ quan quản lý chức năng đối với phần mềm kế toán. Các yêu cầu để lựa chọn phần mềm kế toán cần được phân loại thành hai nhóm, các yêu cầu
bắt buộc (ví dụ báo cáo tài chính) và các yêu cầu mong muốn được đáp ứng (ví dụ các yêu cầu về kiểm soát). Các yêu cầu này cũng có thể được xếp hạng theo thứ tự ưu tiên hoặc tầm quan trọng để thuận lợi cho việc lựa chọn phần mềm kế toán sau này.
- Thu thập các phần mềm kế toán:Sau khi xác định được các yêu cầu lựa chọn
phần mềm, doanh nghiệp sẽ tiến hành thu thập các phần mềm kế toán hiện có cũng như các nhà cung cấp phần mềm tương ứng. Để đảm bảo việc lựa chọn được phần mềm phù hợp với đặc điểm kinh doanh, qui mô hoạt động, doanh nghiệp sẽ khảo sát phần mềm hiện đang sử dụng tại các doanh nghiệp cùng ngành nghề kinh doanh có qui mô tương ứng.
- Tìm hiểu và xác định khả năng đáp ứng từng phần mềm:Căn cứ vào yêu cầu
đã được xác định, doanh nghiệp sẽ tiến hành khảo sát và đánh giá từng phần mềm đã thu thập.
- Đánh giá, lựa chọn phần mềm: Doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá các phần
mềm kế toán do các nhà cung cấp tư vấn lựa chọn dựa trên các tiêu chí mà doanh nghiệp đề ra.
Việc quyết định lựa chọn phần mềm kế toán nào sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến hệ thống kế toán sau này. Trước khi lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp phải chuẩn bị các tài liệu kế toán, các mẫu biểu thiết kế và các thông tin chi tiết về hệ thống cũng như các chính sách kế toán để trao đổi với nhà cung cấp phần mềm. Tất cả những yêu cầu điều chỉnh phần mềm, những sai sót hay các tính năng đặc thù, nhà cung cấp phần mềm phải cam kết thực hiện. Doanh nghiệp có thể đánh giá nhiều phần mềm cho đến khi chọn được phần mềm phù hợp nhất.