Xây dựng quy trình mua hàng hay bán hàng sẽ tạo tính chuyên nghiệp hóa trong công việc thể hiện ở sự phân công rõ ràng trong công việc đồng thời gắn tính trách nhiệm trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình khi được phân công.
Để đảm bảo cung ứng tốt thuốc cho khách hàng nhà thuốc tập trung vào: - Quy trình cung ứng nhập hàng (đầu vào).
- Quy trình bán hàng cho người tiêu dùng (đầu ra).
Nhằm đạt được mục tiêu cung ứng đủ hàng cho khách hàng hàng cũng như góp phần tăng doanh số đồng thời xây dựng thương hiệu là nhà thuốc nhiều mặt hàng trên địa bàn.
3.2.1.1. Quy trình nhập thuốc
Đa dạng hóa mặt hàng, đủ cơ số tối thiểu trong nhà thuốc nhằm kịp thời cung ứng thuốc cho người tiêu dùng là công việc không đơn giản bởi đặc thù nhà thuốc bán lẻ cần có chủng loại mặt hàng nhiều đồng thời cơ số phù hợp không quá nhiều hay quá ít bởi luôn đối diện hàng hết hạn sử dụng, hay ngắn hạn (tâm lý người tiêu dùng không muốn sử dụng hàng có hạn sử dụng ngắn) khi mua vào nhiều, hay ít quá không đủ cho khách hàng trong lần giao dịch (đối với những khách hàng có nhu cầu mua nhiều/1 lần mua).
Chính những điều này nhà thuốc cần coi trọng công tác dự trù cung ứng thuốc hợp lý nhằm đảm bảo đủ thuốc cung ứng thuốc theo nhu cầu người tiêu dung để đạt được mục tiêu về doanh số.
Nhân viên bán hàng của nhà thuốc 3.1 Nhân viên bán hàng của nhà thuốc 3.2 Ds Chủ nhà thuốc 3.3 Ds Chủ nhà thuốc (e-mail or phone) 3.4 Nhân viên bán hàng của nhà thuốc 3.5 Ds Chủ nhà thuốc 3.6 Nhân viên bán hàng của nhà thuốc 3.7 Nhân viên bán hàng của nhà thuốc 3.8
Hình 3.4. Quy trình nhập thuốc của Nhà thuốc Tốt Tốt
Trong quy trình đưa ra của Nhà thuốc Tốt Tốt chúng ta thấy:
Có sự kết hợp, hỗ trợ công tác dự trù của nhân viên nhà thuốc với chương trình phần mềm quản lý máy tính tuy nhiên vẫn có nhược điểm:
-Ghi chép bằng thủ công khi hết hàng – Nhiều khi ghi bị thiếu không đủ, không phát hiện được sự ghi chép thiếu này gây ra hàng hết mà không biết.
-Rà soát trên phầm mềm: Số lượng mặt hàng có trong nhà thuốc quá nhiều (3,143 sản phẩm) việc rà soát cũng gặp khó khăn bỏ sót và mất thời gian tìm kiếm. Nếu phần mềm có thể đưa ra trị số bán trung bình nhân với hệ số và trừ đi thực tồn sẽ ra số lượng dự trù như vậy dự trù trên phần mềm sẽ nhanh hơn so với đi từng dòng hàng tồn.
Thuốc Hết/gần
hết
Tổng hợp danh mục hàng
Phân Chia nhà cung cấp
Nhà Cung Cấp A
Nhập vào máy tính (thuốc nhập NT)
Kiểm tra hàng/ Điều chỉnh giá
In/dán mã vạch Khách hàng có nhu cầu/NT không có Kiểm tra tồn trên phần mềm Nhà Cung Cấp B Nhà Cung Cấp C
-Gửi dự trù đến đối tác cung ứng: Nhiều đối tác hết hàng đột xuất gây thiếu hàng cục bộ.
- Theo dõi đặt hàng: Đặt hàng đối tác song đối tác không có hàng, việc theo dõi thiếu hàng để gửi đối tác tiếp theo còn chưa tốt – chưa có hệ thống theo dõi, sàng lọc, đây chính là lỗ hổng trong quy trình dự trù thuốc. Nếu đến khâu 3.5 phát hiện hàng dự trù không có được đưa lại bước 2.3 thì chắc chắn sẽ tốt hơn.
-Công tác kiểm tra giá nhập, giá bán, biên độ lợi nhuận hay tổng tiền làm trên phần mềm là một lợi thế cho chủ nhà thuốc, giúp cho dược sĩ không cần nhớ giá cũng như công tác kiểm tra được chính xác và nhanh. Đây là một lợi thế trong công tác quản lý giá của nhà thuốc.
-Quá trình nhập hàng trên phần mềm giúp công tác quản lý S.O.P được thuận lợi đặc biệt quản lý hạn sử dụng, tồn hàng, thuận lợi cho công tác dự trù thuốc hay phát hiện hàng ngắn hạn sử dụng để thanh lý kịp thời, tuy nhiên để làm tốt quản lý hạn sử dụng rất cần nhân viên trong quá trình bán hàng thực hiện nghiêm ngặt quy trình lấy hạn sử dụng ngắn bán trước. Đây là một giải pháp mà hiện nay không nhiều nhà thuốc có thể làm được.
Như vậy, nếu làm quản lý tốt công tác dự trù sẽ là một điểm mạnh của nhà thuốc nhằm đáp ứng đủ thuốc cho khách hàng tạo dựng thượng hiệu được tốt. Đây là một công việc rất quan trọng của nhà thuốc và thực tế Nhà thuốc Tốt Tốt đã và đang làm tốt công tác này. Chính vì vậy số đầu thuốc được tăng lên đáng kể.