4.1 KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY CP THẨM ĐỊNH- GIÁM ĐỊNH CỬU LONG TY CP THẨM ĐỊNH- GIÁM ĐỊNH CỬU LONG
4.1.1 Kế toán doanh thu và thu nhập của công ty
4.1.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu của Công Ty CP Thẩm Định-Giám Định Cửu Long chủ yếu là doanh thu từ việc cung cấp các dịch vụ thẩm định, giám định và bán đấu giá các tài sản, bất động sản.
-Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Công Ty CP Thẩm Định-Giám Định Cửu Long đã sử dụng các tài khoản:
+TK511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ +Một số tài khoản có liên quan: 112, 131…
-Chứng từ công ty sử dụng:
Để hạch toán kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Công Ty CP Thẩm Định-Giám Định Cửu Long đã sử dụng các chứng từ:
+Hóa đơn GTGT ( Mẫu số 01-GTKT-3/001) +Phiếu thu ( Mẫu số 01-TT)
+Giấy báo Có
+Các chứng từ có liên quan khác
-Sổ sách kế toán công ty sử dụng:
Để hạch toán kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Công Ty CP Thẩm Định-Giám Định Cửu Long đã sử dụng các sổ kế toán:
+Sổ chi tiết tài khoản. Cụ thể là sổ chi tiết TK511. +Sổ Nhật Ký-Sổ Cái
Hình 4.1 Lƣu đồ luân chuyển chứng từ
Nguồn: Phòng kế toán, Công Ty CP Thẩm Định-Giám Định Cửu Long
Giám
đốc Hóa đơn bán hàng
PHÒNG KINH DOANH PHÕNG KẾ TOÁN THỦ QUỸ
Đơn đặt hàng đã duyệt KH Bắt đầu Đơn đặt hàng Kiểm tra và xét duyệt Đơn đặt hàng đã duyệt Lập hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng Phiếu thu A A Phiếu thu KH Hóa đơn bán hàng Thu tiền Phiếu thu Phiếu thu Lập phiếu thu Hóa đơn bán hàng Ghi sổ Nhật ký sổ cái
37
Hàng ngày khi nhận đƣợc yêu cầu đặt hàng từ khách hàng, bộ phận kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, sau đó gửi đơn đặt hàng đến giám đốc, giám đốc công ty kiểm tra và xét duyệt đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng đã đƣợc giám đốc xét duyệt, đƣợc lập thành 2 liên. Liên thứ nhất đƣợc lƣu tại bộ phận bán hàng, liên thứ 2 đƣợc gửi đến bộ phận kế toán.
Bộ phận kế toán tiếp nhận đơn đặt hàng đã đƣợc giám đốc ký duyệt tiến hành lập hoá đơn bán hàng. Tại bộ phận kế toán hóa đơn bán hàng đƣợc lập thành 3 liên. Liên thứ 3 của hóa đơn bán hàng đƣợc chuyển cho khách hàng. Hai liên còn lại kế toán căn cứ vào đó để lập phiếu thu tiền khách hàng. Kế toán lập phiếu thu thành 3 liên. Ba liên của phiếu thu này đƣợc kế toán kèm với liên 2 của hóa đơn bán hàng chuyển tới thủ quỹ. Khi đó liên thứ nhất của hóa đơn bán hàng đƣợc lƣu tại phòng kế toán.
Thủ quỹ căn cứ vào liên 2 của hóa dơn bán hàng và 3 liên của phiếu thu tiến hành thu tiền khách hàng. Sau khi thu tiền của khách hàng, liên thứ nhất của phiếu thu cùng với hóa đơn bán hàng đƣợc thủ quỹ lƣu lại. Liên thứ 2 của phiếu thu đƣợc gửi đến khách hàng. Liên thứ 3 của phiếu thu đƣợc gửi lại cho bộ phận kế toán.
Bộ phận kế toán căn cứ vào phiếu thu đƣợc thủ quỹ chuyển đến để tiến hành ghi vào sổ Nhật Ký-Sổ cái và đƣợc lƣu lại tại đơn vị.
Nhận xét: Ƣu điểm:
- Quá trình luân chuyển chứng từ của công ty ở trên cho ta thấy chứng từ đƣợc xử lý trải qua nhiều giai đoạn, thể hiện rất rõ ràng và hợp lý, hạn chế đƣợc các rủi ro không mong muốn gây thiệt hại cho công ty.
- Quá trình luân chuyển chứng từ phù hợp với quy mô hoạt động và cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty. - Quá trình luân chuyển chứng từ giúp đơn vị thuận lợi trong công tác quản lý, lƣu trữ và kiểm tra chứng từ. Nhƣợc điểm:
-Thủ tục cho quá trình luân chuyển chứng từ gòm rà, mất nhiều thời gian.
- Khi hóa đơn và phiếu thu khi đƣợc chuyển đến thủ quỹ mà không có sự kiểm tra, xét duyệt của ban quản lý của công ty nhƣ kế toán trƣởng, nhƣ vậy sẽ rất dễ xảy ra sai sót, gian lận.
-Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 9/2014
Nghiệp vụ 1: Ngày 03/09/2014 Kế toán lập hóa đơn GTGT số 0000818 cùng với phiếu thu số 101 về việc thu phí Thẩm Định của Công Ty Cổ Phần Bảo Hiểm Bảo Long Vũng Tàu với số tiền 5.388.727 đồng, thế VAT 10%.
(Chứng từ kèm theo: Hóa đơn GTGT số 0000818 xem phụ lục 1, phiếu thu số 101 xem phụ lục 2)
Nghiệp vụ 2: Vào ngày 05/09/2014 Kế toán lập hóa đơn GTGT số 0000822 để thu phí Giám Định theo chứng thƣ số 140113/GĐ của công ty Bảo Minh Hải Phòng với số tiền 24.000.000 đồng, thuế VAT là 2.400.000 đồng, khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản.
(Chứng từ kèm theo: HĐGTGT số 0000822 xem phụ lục số 3)
Nghiệp vụ 3: Vào ngày 06/9/2014 Kế toán thanh toán lập hóa đơn số 0000827 thu phí giám định theo chứng thƣ số 1400441/GĐ của công ty Bảo Hiểm Pjico An Giang với số tiền 4.090.909 đồng, thuế VAT 10%, thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, công ty đã nhận đƣợc giấy báo Có của Ngân hàng BIDV.
(Chứng từ kèm theo: HĐGTGT số 0000827 xem phụ lục số 4, Giấy báo Có của Ngân hàng BIDV xem phụ lục số 5)
Nghiệp vụ 4: Vào ngày 08/9/2014 Kế toán thanh toán lập hóa đơn số 0000828 về việc thu phí Thẩm Định của Ủy Ban Nhân Dân phƣờng 3_thành phố Vũng Tàu với số tiền 1.500.000 đồng, thuế VAT 10%.
39
Nghiệp vụ 5: Ngày 09/09/2014 Kế toán thanh toán lập hóa đơn số 0000831 thu phí thẩm định theo HĐ chứng thƣ số 140384/TĐ của Trƣờng Đại Học Sƣ Phạm Kỹ Thuật Vĩnh Long với số tiền 6.545.455 đồng, thuế VAT 654.545 đồng, thanh toán qua chuyển khoản.
(Chứng từ kèm theo: HĐGTGT số 0000831 xem phụ lục số 6, Giấy báo Có của ngân hàng ACB xem phụ lục 7)
Nghiệp vụ 6: Vào ngày 10/09/2014 Kế toán thanh toán lập hóa đơn số 0000835 về thu phí Giám Định của Công Ty Bảo Minh Bà Rịa Vũng Tàu số tiền 5.100.909 đồng, thuế VAT 10%.
Nghiệp vụ 7: Ngày 10/9/2014 kế toán thanh toán lập hóa đơn số 0000836 về thu phí thẩm định theo QĐ chứng thƣ số 130333/TĐ của Ban Quản lý chuyên ngành xây dựng với số tiền 5.272.727 đồng, thuế VAT 10%.
Nghiệp vụ 8: Ngày 12/09/2014 Kế toán thanh toán lập hóa đơn GTGT số 0000839 về thu phí giám sát công trình cho công ty TNHH Triều Phụng với số tiền 9.039.000, thuế GTGT 10%.
Nghiệp vụ 9: Này 14/9/2014 Kế toán thanh toán lập hóa đơn GTGT số 0000843 về thu phí tƣ vấn bất động sản cho công ty TNHH Xây Dựng Minh Phát với số tiền là 7.200.000, thuế GTGT 10%.
Nghiệp vụ 10: Ngày 17/9/2014, kế toán lập hóa đơn GTGT số 0000844 về thu phí từ việc giám sát, kiểm tra chất lƣợng công trình cho khách sạn hoàn Hải với số tiền 13.720.000, thuế GTGT 10%.
Nghiệp vụ 11: Ngày 26/9/2014, Kế toán thanh toán lập hóa đơn GTGT số 0000847 thu phí Thẩm Định của cục thi hành án chi nhánh Vĩnh Long với số tiền 2.454.545 đồng, thuế VAT 10%, thanh toán qua chuyển khoản.
Nghiệp vụ 12: Ngày 28/9/2014 Kế toán thanh toán lập hóa đơn GTGT số 0000853 thu tiền chi phí thông báo của Chi Nhánh Ngân hàng Phát Triển Khu Vực Cần Thơ –Hậu Giang với số tiền 9.636.364 đồng, thuế VAT 10%.
Thực hiện kế toán chi tiết:
Ngày 3/9/2014 kế toán căn cứ vào HĐGTGT số 0000818 ( phụ lục 1) kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết của TK5111 ( Phụ
lục 8). Đầu tiên kế toán ghi vào cột ngày ghi sổ là ngày 3/9/2014, còn ở cột chứng từ đƣợc chia thành 2 cột nhỏ. Tại cột số hiệu kế
toán ghi vào số hiệu của hóa đơn là 0000818, còn bên cột ngày thì ghi ngày trên hóa đơn là ngày 3/9/2014. Nghiệp vụ này đƣợc định khoản nhƣ sau:
Nợ TK131 5.927.600 Có TK511 5.388.727 Có TK3331 538.873
Tại cột diễn giải kế toán ghi là thu phí thẩm định của công ty CP BH Bảo Long Vũng Tàu. Còn về cột tài khoản đối ứng ở nghiệp vụ này tài khoản đối ứng với tài khoản 511 là tài khoản 131, kế toán ghi vào cột TK đối ứng là 131. Tại cột SPS ta sẽ ghi vào bên Có với số tiền là 5.388.727. Do không có số dƣ ở kỳ trƣớc nên cột số dƣ ta không ghi vào.
Tƣơng tự ở các ngày tiếp theo khi có phát sinh nghiệp vụ ta cũng tiến hành làm từng bƣớc nhƣ ở nghiệp vụ phát sinh ngày 3/9/2014 này.
Việc ghi sổ chi tiết TK5111 nhằm để theo dõi doanh thu từ việc thu phí thẩm định, giám đinh cung cấp cho khách hàng thanh toán tiền ngay hoặc chấp nhận thanh toán. Sổ này công ty tiến hành lập hàng tháng. Cuối tháng kế toán tiến hành khóa sổ chi tiết tài khoản.
Tƣơng tự nhƣ ghi sổ chi tiết Tk5111 từ việc thu phí Thẩm Định-Giám Định ta cũng thực hiện các bƣớc tƣơng tự nhƣ vậy cho việc ghi vào sổ chi tiết TK5112- Doanh thu từ tƣ vấn bất động sản (phụ lục 9) và sổ chi tiết TK5113-Doanh thu từ giám sát, kiểm tra chất lƣợng công trình. (Phụ lục 10)
41
Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000818 (phụ lục 1) phát sinh ngày 3/9/2014 kế toán tiến hành ghi vào sổ Nhật Ký-Sổ Cái ( phụ lục 31).
Đầu tiên ở cột thứ tự dòng kế toán ghi vào số 1 thể hiện dòng đầu tiên đƣợc ghi vào sổ. Tiếp theo tại cột ngày, tháng ghi sổ ta ghi vào đó ngày ghi sổ, cụ thể ở nghiệp vụ này là ngày 3/9/2014. Tại cột chứng từ ghi sổ đƣợc chia thành 2 cột nhỏ: cột thứ nhất là số hiệu tức là số của hóa đơn, ở nghiệp vụ này hóa đơn có số hiệu là 0000818 nên ta tiến hành ghi cột này là 0000818. Tại ngày, tháng là ngày tháng trên hóa đơn trong nghiệp vụ này hóa đơn phát sinh ngày 3/9/2014 nên ta ghi vào ngày này. Còn ở cột diễn giải ta ghi nội dung của hóa đơn, ở nghiệp vụ này là thu phí thẩm định công ty CP Bảo hiểm Bảo long Vũng Tàu.
Nghiệp vụ ở ngày 3/9/2014 đƣợc định khoản nhƣ sau: Nợ TK131 5.927.600
Có TK511 5.388.727 Có TK3331 538.873
Ở nghiệp vụ này TK131 đối ứng với TK511 và TK3331. Đầu tiên ta thể hiện số tiền của tài khoản này với TK511 là 5.388.727 , ta điền số tiền này vào cột Só tiền phát sinh. Ở cột số hiệu tài khoản đối ứng bên Nợ ta ghi vào là tài khoản 131, còn bên có là tài khoản 511. Tƣơng tự ta nhìn sang bên phần Sổ cái của quyển sổ Nhật ký-Sổ Cái này rồi ta điền số tiền phát sinh tƣơng ƣng ở phần Nợ của Tk131 là 5.388.727, còn ở phần Có của TK511 cũng là số tiền 5.388.727.
Ở phần tiếp theo của nghiệp vụ đối với tài khoản 3331 và tài khoản 131 ta cũng làm tuần tự nhƣ vậy.
Tƣơng tự đối với các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 9/2014 ta cũng tiếp tục lên sổ Nhật ký-Sổ Cái nhƣ trên.
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật Ký-Sổ Cái, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật Ký và cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối mỗi tháng.
Nhận xét: Công ty ghi đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh trong tháng.
Về chứng từ:
- Hóa đơn GTGT: Hóa đơn giá trị gia tăng đƣợc lập đúng theo mẫu quy định và đã nêu đầy đủ các chỉ tiêu nhƣ: Tên và số hiệu của hóa đơn; ngày tháng năm lập hóa đơn; tên, địa chỉ của đơn vị lập hóa đơn; tên, địa chỉ của đơn vị nhận hóa đơn; nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi bằng số và bằng chữ. Chữ ký, họ tên của ngƣời bán. Điều này cho thấy tính hợp lệ của hóa đơn mà công ty sử dụng và giúp cho việc theo dõi, quản lý, lƣu trữ chứng từ một cách dễ dàng hơn.
+ Tên và số hiệu của hóa đơn có thể giúp phân biệt hóa đơn giá trị gia tăng với các loại chứng từ khác. Khi đó chứng từ có thể đƣợc lƣu trữ theo từng loại và trong từng loại có thể sắp xếp theo số hiệu để công tác kiểm tra, lƣu trữ chứng từ đƣợc tiến hành thuận lợi hơn. Ngày tháng năm lập hóa đơn thuận lợi cho việc kiểm tra, lƣu trữ dễ dàng hơn. Nội dung hóa đơn giá trị gia tăng đƣợc viết bằng bút mực, không tẩy xóa, không ngắt quãng, chỗ trống đƣợc gạch chéo. Điều này thể hiện nội dung của hóa đơn đã nêu rõ ràng, minh bạch và đúng quy định.
+ Tính hợp lệ của hóa đơn giá trị gia tăng còn đƣợc thể hiện qua chữ ký của ngƣời chịu trách nhiệm giám sát, tuy nhiên hóa đơn sử dụng tại công ty chỉ có chữ ký của ngƣời bán, thiếu chữ ký của thủ trƣởng đơn vị, chữ ký của ngƣời mua là sai quy định. Điều này cho thấy công việc tổ chức ký duyệt chứng từ của công ty chƣa đạt hiệu quả, làm mất đi tính hợp pháp của chứng từ kế toán.
+ Để thuận tiện trong công tác kiểm tra, bảo quản chứng từ kế toán. Hóa đơn giá trị gia tăng tại công ty đƣợc sắp xếp theo trình tự số hiệu, thời gian và nội dung kinh tế khi tiến hành lƣu trữ.
-Về phiếu thu
+ Mẫu phiếu thu sử dụng tại công ty theo đúng biểu mẫu quy định theo QDD48 của bộ tài chính ban hành ngày 14/09/2006. + Nội dung của phiếu thu đƣợc thể hiện đầy đủ và đúng quy định. Cụ thể là:
43
Chứng từ đã nêu đầy đủ tên, số hiệu và ngày tháng lập chứng từ. Điều này giúp cho công tác lƣu trữ chứng từ đƣợc tiến hành dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Chứng từ đã nêu rõ ràng tên, địa chỉ ngƣời nộp tiền. Điều này giúp cho việc kiểm tra tính hợp lý cũng nhƣ tính chính xác của chứng từ một cách thuận tiện hơn.
Tất cả nội dung trên đều đƣợc viết bằng bút mực, không tẩy xóa, không ngắt quãng. Điều này cho thấy phiếu thu sử dụng tại công ty đã đƣợc ghi chép rõ ràng, minh bạch và đảm bảo tính hợp lệ. Đồng thời, cũng giúp cho công tác kiểm tra, đối chiếu quản lý cũng nhƣ việc lữu trữ chứng từ đƣợc dễ dàng hơn.
Phiếu thu tại công ty đƣợc bảo quản và lƣu trữ dƣới dạng quyển, đƣợc sắp xếp theo trình tự số hiệu, thời gian và nội dung kinh tế khi tiến hành lƣu trữ. Điều này giúp cho việc kiểm tra, bảo quản chứng từ đƣợc thuận tiện hơn.
-Về sổ sách:
Để thuận lợi cho việc ghi chép, lƣu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, công ty Cp Thẩm Định-Giám Định Cửu Long đã sử dụng các loại sổ: Sổ chi tiết TK511, sổ Nhật Ký-Sổ Cái.
Sổ kế toán đƣợc ghi chép rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ. Tại công ty ngày ghi sổ kế toán chính là ngày phát sinh nghiệp vụ. Bởi vì, các sổ sách kế toán đƣợc ghi vào cuối ngày, và đến cuối tháng kế toán tiến hành cộng tổng số tiền phát sinh trên sổ đã ghi.
Tại công ty mọi thông tin, số liệu trên sổ kế toán đƣợc nhập trên máy tính và việc thực hiện tính toán đều đƣợc thực hiện trê n excel. Đây cũng là một điều kiện thuận lợi giúp công việc ghi chép đƣợc thuận tiện hơn, đảm bảo rằng các thông tin số liệu rõ ràng,