3.3.1 Sơ đồ tổ chức và chức năng nhiệm vụ
3.3.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
3.3.1.2 Chức năng và nhiệm vụ
- Kế toán trƣởng: Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của công ty, không ngừng cải tiến bộ máy. Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Tính toán và trích nộp đầy đủ các khoản thuế thu nộp ngân sách, các quỹ để lại công ty và thanh toán đúng hạn các khoản tiền vay các khoản công nợ phải thu, phải trả. Xác định, phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ, kết quả kiểm kê tài sản định kỳ và đề xuất các biện pháp giải quyết, xử lý khi có các trƣờng hợp thất thoát xảy ra.
Lập đầy đủ và giữ đúng hạn các báo cáo kế toán và quyết toán của công ty theo chế độ hiện hành. Tổ chức bảo quản, lƣu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí
Nguồn: Phòng Kế toán, công ty CP Thẩm Định-Giám Định Cửu Long
Kế toán trƣởng
Kế toán viên Thủ Quỹ
mật các tài liệu và số liệu kế toán của công ty. Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng, nâng cao trình độ, xây dựng đội ngũ nhân viên kế toán trong công ty.
- Kế toán viên: Là ngƣời có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu, chi của công ty, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Quản lý sổ sách, tài chính, tham mƣu và đề xuất các phƣơng án sử dụng nguồn vốn hiệu quả. Thực hiện lƣu trữ toàn bộ hóa đơn, chứng từ, sổ sách kế toán theo đúng qui định của pháp luật và có trách nhiệm bảo vệ an toàn toàn bộ các tài liệu chịu trách nhiệm quản lý. Chịu trách nhiệm trƣớc Kế toán trƣởng công ty, Giám đốc điều hành và Ban lãnh đạo của công ty. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban lãnh đạo và Kế toán trƣởng giao phó.
- Thủ quỹ: Đảm nhiệm công tác Thu-Chi tại công ty. Theo dõi sổ quỹ, ghi chép các khoản tăng (giảm) tiền mặt trong sổ quỹ hàng ngày và tổng kết, báo cáo cho kế toán.
3.3.2 Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ
- Công ty áp dụng chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hằng năm. - Đồng tiền sử dụng: đơn vị tiền tệ sử dụng là đồng Việt Nam (VNĐ). - Hình thức kế toán: công ty áp dụng ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật Kí- Sổ Cái.
25
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra và đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật Kí-Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp Chứng từ kế toán cùng loại) đƣợc ghi trên một dòng ở cả hai phần Nhật Ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán đƣợc lập cho những chứng từ cùng loại. (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập...) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp Chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi sổ Nhật Ký-Sổ Cái đƣợc dùng để ghi vào sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật Ký-Sổ Cái và các sổ, thr kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật Ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trƣớc và số phát sinh tháng này tính ra số
phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dƣ đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dƣ cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật Ký-Sổ Cái.
Hình 3.3 Hình thức kế toán Nhật ký-Sổ Cái
Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng (cuối quý) trong sổ Nhật Ký-Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số dƣ bên Nợ các tài khoản = Tổng số dƣ bên Có các tài khoản Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải đƣợc khóa sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dƣ cuối tháng của từng đối tƣợng. Căn cứ vào số liệu khóa sổ của các đối tƣợng lập “ Bảng tổng hợp chi tiết ” cho từng tài khoản. Số liệu trên “ Bảng tổng hợp chi tiết ” đƣợc đối chiếu với phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dƣ cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật Ký- Sổ Cái.
Số liệu trên Nhật Ký-Sổ Cái và trên “ Bảng tổng hợp chi tiết ” sau khi khóa sổ đƣợc kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ đƣợc sử dụng để lập Báo Cáo tài chính. Hình thức kế toán Nhật Ký-Sổ Cái là hình thức đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên, hình thức này không áp dụng đƣợc cho những đơn vị quy mô lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, hoạt động phức tạp và sử dụng nhiều tài khoản, không thuận lợi cho phân công lao động kế toán và thƣờng lập báo cáo chậm.
3.3.3 Phƣơng pháp kế toán
- Phƣơng pháp nộp thuế giá trị gia tăng: Theo phƣơng pháp khấu trừ. - Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho: Hạch toán theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.
- Phƣơng pháp khấu hao tài sản cố định: Theo phƣơng pháp đƣờng thẳng.
3.4 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CP THẨM ĐỊNH-GIÁM ĐỊNH CỬU LONG TỪ NĂM 2011-2013 CP THẨM ĐỊNH-GIÁM ĐỊNH CỬU LONG TỪ NĂM 2011-2013
Khi tìm hiểu về hoạt động của công ty thì vấn đề hết sức quan trọng mà chúng ta cần quan tâm đó là kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Báo
27
cáo kết quả kinh doanh là một bảng báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tình hình hoạt động kinh doanh cũng nhƣ tình hình thực hiện trách nhiệm đối với nhà nƣớc trong một kỳ kế toán của công ty.
Vì vậy, để có cái nhìn tổng quát về kết quả hoạt động kinh doanh của Công Ty CP Thẩm Định Giám Định Cửu Long ta cần tìm hiểu khái quát về tổng doanh thu, chi phí và lợi nhuận của Công Ty qua 3 năm 2011, 2012, 2013.
Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công Ty Cổ Phần Thẩm Định- Giám Định Cửu Long
Đơn vị: đồng
Nguồn: Phòng kế toán, Công Ty CP Thẩm Định-Giám Định Cửu Long (2011-2013)
Chỉ tiêu
Năm Chênh lệch
2011 2012 2013 2012/2011 2013/2012
Số tiền % Số tiền %
1. Doanh thu BH&CCDV 2.067.251.279 3.435.078.742 5.028.645.121 1.367.827.463 66,2 1.593.566.379 46,4
2.Doanh thu hoạt động tài chính 0 0 624.982 0 0,0 624.982 0,0
3.Chi phí QLKD 2.066.317.221 3.272.089.453 4.999.450.452 1.205.772.232 58,4 1.727.360.999 52,8 4.Lợi nhuận trƣớc thuế 934.058 162.989.289 29.819.651 162.055.231 17349,6 (133.169.638) (81,7) 5.Thuế TNDN 233.515 40.747.322 7.454.913 40.513.807 17349,6 (33.292.409) (81,7) 6.Lợi nhuận sau thuế 700.543 122.241.967 22.364.738 121.541.424 17349,6 (99.877.229) (81,7)
29
Qua bảng 3.1 ta thấy tổng doanh thu của công ty chủ yếu là doanh thu từ BH&CCDV, doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác chiếm rất ít nên cũng không đáng kể. Tình hình kinh doanh của công ty biến động qua 3 năm từ 2011-2013, cụ thể về doanh thu BH & CCDV năm 2011 đạt thấp nhất là 2.067.251.279 đồng, do công ty mới đi vào hoạt động nên mọi việc mới đƣợc khởi đầu, công ty chỉ mới có một trụ sở chính, chƣa tìm đƣợc nhiều khách hàng nên doanh thu đạt đƣợc tƣơng đối thấp. Năm 2012 doanh thu đạt 3.435.078.742 đồng, tăng 1.367.827.463 đồng, tƣơng ứng 66,17 % so với năm 2011. Năm 2012 công ty dần dần có thêm khách hàng do công ty mở rộng thêm nhiều chi nhánh ở nhiều khu vực nhƣ Đà Lạt, Vũng Tàu và văn phòng đại diện ở nhiều tỉnh thành trong nƣớc nhƣ Vĩnh Long, An Giang,.. Việc công ty mở rộng chi nhánh giúp công ty có thêm nhiều khách hàng hơn góp phần làm tăng doanh thu. Đến năm 2013 doanh thu đạt cao nhất là 5.028.645.121 đồng, tăng 1.593.566.379 đồng, tƣơng ứng 46,39 % so với năm 2012. Tính tới năm 2013 công ty đã mở đƣợc 4 chi nhánh ở các thành phố Đà Lạt, Vũng Tàu, Bình Định, Đà Nẵng và 7 văn phòng đại diện trải dài trong các tỉnh thành trong cả nƣớc. Đây là biểu hiện tích cực, chứng tỏ khách hàng ngày càng vững tin vào uy tín và chất lƣợng sản phẩm nên công ty có số lƣợng khách hàng tăng dần qua các năm, lƣợng khách hàng mà công ty tìm đực ngày càng tăng giúp cho doanh thu của công ty đạt ngày càng cao.
Doanh thu hoạt động tài chính của công ty trong năm 2011, 2012 không phát sinh. Nhƣng đến năm 2013 doanh thu này đạt 624.982 đồng, doanh thu hoạt động tài chính của công ty chủ yếu là từ lãi tiền gửi ngân hàng, tuy khoản doanh thu này không cao nhƣng nó cũng góp phần cho sự tăng lên của tổng doanh thu.
Bên cạnh sự biến động của doanh thu thì chi phí cũng có nhiều biến động. Trong đó, chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm tỷ trọng cao nhất. Cụ thể, năm 2011 chi phí quản lý doanh nghiệp là 2.066.317.221 đồng, năm 2012 là 3.272.089.453 đồng, tăng 1.205.772.232 đồng tƣơng ứng 58,35 % so với năm 2011. Nguyên nhân tăng lên của chi phí quản lý kinh doanh là do năm 2012 công ty bắt đầu mở thêm nhiều chi nhánh và văn phòng đại diện nên tốn chi phí cho việc thuê thêm nhiều nhân viên phục vụ khách hàng, việc mở rộng quy mô kinh doanh làm công ty tốn thêm nhiều chi phí trang thiết bị, vật liệu, dụng cụ phục vụ cho văn phòng, chi phí điện nƣớc, điện thoại, internet. Ngoài ra công ty còn thực hiện các chính sách ƣu đãi khách hàng mới, tri ân khách hàng cũ, để nhằm nâng cao chất lƣợng phục vụ khách hàng, nâng cao trình độ của nhân viên để công ty có thể phục vụ khách hàng bằng những dịch vụ tốt nhất, chính vì thế công ty đã đƣa nhân viên quản lý đi đào tạo nâng cao chuyên môn, chính những yếu tố trên đã làm chi phí của công ty tăng hơn so với chi phí năm 2011. Đến năm 2013 thì chi phí quản lý kinh doanh của công ty là 4.999.450.452 đồng, tăng 1.727.360.999 đồng, tƣơng ứng 52,79 % so với năm 2012. Nguyên nhân của sự tăng lên này là do công ty mở rộng thêm nhiều chi nhánh ở các khu vực làm doanh thu của công ty tăng lên nên cũng góp phầ tăng của chi phí cụ thể là chi phí trả lƣơng cho đội ngũ nhân viên, chi phí đãi ngộ nhân viên, thƣởng nhân viên các dịp lễ tết, chi phí tiếp khách, chi phí mua
vật liệu văn phòng, chi phí mua công cụ lao động và những chi phí mua ngoài khác nhƣ chi phí điện, nƣớc, chi phí điện thoại… đó là những nguyên nhân làm tổng chi phí của công ty tăng nhanh.
Về lợi nhuận, trong năm 2011 doanh thu lớn hơn chi phí, nhƣng khoảng chênh lệch không lớn lắm nên lợi nhuận của công ty năm này chỉ đạt đƣợc là 700.543 đồng. Qua năm 2012 tình hình hoạt động của công ty hiệu quả hơn rất nhiều so với năm 2011, lợi nhuận sau thuế của công ty tăng 17349,6% (tăng 121541424 đồng). Nguyên nhân của sự tăng lên rất cao của lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh là năm 2012 công ty đã đi vào hoạt động kinh doanh đƣợc hơn một năm, uy tín của công ty đƣợc nhiều ngƣời biết đến, công ty cũng mở rộng thêm nhiều chi nhánh ở các tỉnh, thành phố trong nƣớc, giúp công ty có thêm rất nhiều khách hàng ở các khu vực khác nhau, doanh thu của công ty tăng lên cao, mức tăng của doanh thu cao hơn chi phí nên góp phần nâng cao lợi nhuận cho công ty. Đến năm 2013 doanh thu của công ty tăng lên, nhƣng chi phí quản lý kinh doanh của công ty cũng tăng lên rất cao, công ty cũng đạt đƣợc một khoản lợi nhuận sau thuế tƣơng đối tốt là 22.364.738 đồng. Tuy nhiên lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2013 lại giảm hơn rất nhiều so với năm 2012 với mức giảm tới 81,7% (giảm 99.877.229 đồng). Nguyên nhân của sự giảm xuống của lợi nhuận không phải hoạt động kinh doanh của công ty không hiệu quả mà do tốc độ tăng của chi phí trong năm tăng rất cao, cao hơn chi phí quản lý kinh doanh năm 2012 là 1.727.360.999 đồng, trong khi đó doanh thu năm 2013 cao hơn năm 2012 là 1.593.566.379 đồng, tốc độ tăng của doanh thu trong năm 2013 thấp hơn tốc độ tăng của chi phí nên làm lợi nhuận của năm này giảm hơn so với năm 2012.
Để có thể thấy rõ hơn về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn hiện nay ta tìm hiểu tình hình kinh doanh của công ty 6 tháng 2014 so với 6 tháng 2013.
31
Bảng 3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công Ty Cổ Phần Thẩm Định- Giám Định Cửu Long 6 tháng 2013 và 6 tháng 2014 Đơn vị: đồng
Mục lục
Năm Chênh lệch
6 tháng 2013 6 tháng 2014 6 tháng 2014/6 tháng2013 Số tiền %
1.Doanh thu BH&CCDV 2.011.458.048 2.633.890.176 622.432.128 30,9
2.Doanh thu hoạt động tài chính 123.043 219.840 96.797 78,7
3.Thu nhập khác 0 0 0 0,0
4.Chi phí QLKD 1.959.784.577 2.551.212.217 591.427.640 30,2
5.Chi phí tài chính 0 26.032.000 26.032.000 0,0
6.Chi phí khác 0 0 0 0,0
7.Lợi nhuận trƣớc thuế 51.796.514 56.865.799 5.069.285 9,8
8.Thuế TNDN 12.949.129 12.510.476 (438.653) (3,4)
9.Lợi nhuận sau thuế 38.847.386 44.355.323 5.507.938 14,2
Qua bảng 3.2 ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty 6 tháng đầu năm 2013 và 6 tháng đầu năm 2014 có sự biến động. Cụ thể nhƣ sau:
Qua bảng ta thấy tổng doanh thu của công ty do doanh thu BH&CCDV và doanh thu hoạt động tài chính tạo ra. Nhƣng chủ yếu nguồn thu là từ doanh thu BH&CCDV. Sáu tháng đầu năm 2013 doanh thu BH&CCDV của công ty đạt 2.011.458.048 đồng, nhƣng đến sáu tháng đầu năm 2014 doanh thu này của công ty đạt 2.633.890.176 tăng 622.432.128 đồng tƣơng ứng với tăng 30,94%. Nguyên nhân tăng lên của doanh thu BH&CCDV là do Công Ty tiếp tục mở rộng thêm nhiều chi nhánh và văn phòng đại diện ở các khu vực nhƣ: Tây Ninh, Bến Tre, Bạc Liêu…việc mở rộng thêm nhiều chi nhánh giúp công ty tìm thêm nhiều kháchvẫn duy trì đƣợc hàng ở những khu vực mới, mặc khác công ty vẫn duy trì đƣợc nhiều khách hàng cũ nhờ công ty luôn phục vụ khách hàng bằng các dịch vụ chất lƣợng cao và chuyên nghiệp. Chính những yếu tố đó góp phần làm doanh thu 6 tháng đầu năm 2014 cao hơn 6 tháng 2013. Doanh thu hoạt động tài chính của công ty chủ yếu là doanh thu từ tiền gửi ngân hàng. 6 tháng đầu năm 2013 doanh thu này là 123.043 đồng, sang 6 tháng 2014 doanh thu này tăng lên là 219.840 đồng, tăng 96.797 đồng, tuy sự tăng lên của doanh thu hoạt động tài chính này không nhiều, nhƣng nó có dấu hiệu tốt cho việc tăng lên của tổng doanh thu của công ty, giúp công ty nâng cao lợi nhuận.
Tổng chi phí của công ty chủ yếu đƣợc tạo từ chi phí quản lý kinh doanh và chi phí tài chính. Nhƣng trong chi phí của công ty thì chi phí quản lý kinh doanh là chủ yếu. Cụ thể, 6 tháng đầu năm của 2014 chi phí quản lý kinh doanh của công ty là 2.551.212.217 đồng tăng 591.427.640 đồng so với 6 tháng năm 2013, tƣơng ứng với 30,18 %. Nguyên nhân tăng lên của chi phí này chủ yếu do sự tăng lên của doanh thu, do công ty mở rộng thêm nhiều chi nhánh nên phải thuê thêm nhiều nhân viên làm việc