23
Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Việt Thành
Hình 3.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức
Ghi chú: 1,2,3…,9 là các chuyền may
3.3.2 Nhiệm vụ của các phòng ban
Hội đồng thành viên (HĐTV): Là bộ phận cao nhất của Công ty bao gồm tất cả những ngƣời tham gia góp vốn liên doanh. Hội đồng thành viên sẽ chỉ định ra Ban Giám Đốc và các phòng ban.
Giám Đốc (GĐ): Là ngƣời đứng đầu Công ty chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty, đi sâu vào các mặt tổ chức, nhân sự, chính sách lao động, tiền lƣơng, định hƣớng chiến lƣợc phát triển sản xuất, kinh doanh, giám sát, kiểm tra quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh. Chịu trách nhiệm về các quyết định của mình trƣớc pháp luật.
Phó Giám đốc: Giúp Giám đốc tổ chức, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Xây dựng các kế hoạch, quản lý theo dõi sản xuất, cung ứng nguyên vật liệu, tổ chức phụ trách hoạt động kinh doanh, giao dịch với khánh hàng. Thanh gia nghiên cứu, cải tiến tổ chức sản xuất cải tiến.
Phòng kế toán: Làm nhiệm vụ quản lý chung việc hạch toán, theo dõi các khoàn thu chi phí, các sổ sách, chứng từ, quan hệ với các tổ chức tín dụng, báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty.
Phòng tổ chức hành chánh: Quản lý công văn, tài liệu liên quan đến công nhân viên. Có nhiệm vụ nhận và chuyển báo cáo cho các phòng ban, các vấn đề nhân sự, tình hình, trình độ, lực lƣợng lao động, tiền lƣơng, chính sách cho cán bộ công nhân viên.
Cắt KCS Ủi Bảo trì trì
Kho HĐTV
BGĐ
Kế toán Tổ chức HC Xƣởng Kỹ thuật Kế hoạch
24
Phòng kỹ thuật: Làm nhiệm vụ thiết kế, thực hiện vẽ sơ đồ, bàn vẽ trên máy và các yêu cầu kỹ thuật để tạo ra các mẫu theo yêu cầu khách hàng. Nắm các số liệu để cung ứng vật liệu kịp thời cho bộ phận sản xuất.
Phòng kế hoạch: Làm nhiệm vụ nắm bắt thông tin và theo dõi thị trƣờng, phân tích và dự đoán sản lƣợng, lập kế hoạch sản xuất, xác định lƣợng cung cầu, chất lƣợng, giá cả, chủng loại sản phẩm, đàm phán và ký hợp đồng với khách hàng và nhà cung ứng, đƣa ra các chiến lƣợc theo từng thời điểm để đạt đƣợc hiệu quả kinh doanh cao. Đồng thời tạo mối quan hệ tốt với khách hàng nhằm duy trì và mở rộng thị trƣờng.
Quản đốc phân xƣởng: Chỉ đạo, giám sát kiểm tra, phân công công việc cho từng dây chuyền may, xử lý các trƣờng hợp vi phạm của công nhân. Tổng hợp số lƣợng máy móc trang thiết bị, số lƣợng sản phẩm của sản xuất, chất lƣợng sản phẩm trong phạm vi phân xƣởng.
Nhân viên thống kê: Ghi chép thu nhập, tổng hợp số liệu về số lƣợng công nhân làm việc, thời gian làm việc, kết quả làm việc, theo dõi, kiểm tra bảng chấm công để tính lƣơng mỗi ngày cho công nhân ở phân xƣởng và cung cấp tài liệu thuộc phần phụ trách của mình cho các phòng ban có liên quan . Nắm số liệu sản phẩm đã làm xong từ các dây chuyền may.
Tổ trƣởng, tổ phó dây chuyền may: Đôn đốc công nhân trong dây chuyền may để thực hiện tốt kế hoạch sản xuất và chất lƣợng nhận nguyên vật liệu từ thủ kho về phân phối cho công nhân trong dây chuyền may mà mình phụ trách, kiểm tra, theo dõi số lƣợng sản phẩm, số lƣợng lao động, thời gian lao động của công nhân mỗi ngày.
Các dây chuyền may: Từ sự hƣớng dẫn của phòng kỹ thuật may cùng với nguyên phụ liệu cung cấp sẵn, các công nhân may tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh đạt yêu cầu chất lƣợng, mỗi công nhân trong một dây chuyền may chỉ may một công đoạn, một phần của sản phẩm. Đây là một bộ phận rất quan trọng vì nó đóng vai trò quyết định chất lƣợng, số lƣợng sản phẩm.
Tổ cắt: Nhận cắt rập từ các cán bộ kỹ thuật để tiến hành cắt trên vải rồi đánh số thứ tự các sản phẩm vải để cắt sau đó bàn giao cho các dây chuyền
Tổ kiểm hóa (KCS): Kiểm tra sản phẩm vừa may xong từ các dây chuyền may, xem đã đạt tiêu chuẩn chƣa báo cáo các số liệu sản phẩm đạt và sản phẩm chƣa đạt sẽ đƣợc đƣa về dây chuyền may để chỉnh sửa cho đạt yêu cầu chất lƣợng để giao xuống tổ ủi.
25
Tổ ủi: Sau khi sản phẩm hoàn thành từ các dây chuyền may để kiểm tra chất lƣợng thì tổ ủi thẳng sau đó đóng gói nhập kho thành phẩm để chuyền cho khách hàng.
Tổ bảo trì: Hàng ngày tiến hành kiểm tra, vệ sinh, bảo trì các trang thiết bị, máy móc trong xí nghiệp, phát hiện kịp thời và sửa chữa những hƣ hỏng của máy móc (nếu có), quản lý hệ thống sử dụng trong nhà máy.
Bộ phận kho nguyên liệu: Chịu trách nhiệm kiểm tra, bảo quản nguyên phụ liệu của kho, căn cứ vào phiếu cấp vật tƣ của cán bộ mặt hàng để xuất kho cấp phát nguyên liệu cho bộ phận sản xuất (chuyền may). Phản ánh số liệu về tình hình thu, mua, vận chuyển nhập, xuất, tồn kho nguyên phụ liệu. Khi nguyên phụ liệu về nhập kho thủ kho kiểm tra số lƣợng, mẫu mã, màu sắc…và ghi nhận biên bản giám định để đƣa cho kế toán ghi phiếu nhập kho. Đến kỳ báo cáo cho kế toán biết số nguyên phụ liệu xuất, nhập, tồn.
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY3.4.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán 3.4.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Việt Thành
Hình 3.2: Sơ đồ bộ máy kế toán
3.4.2 Nhiệm vụ và chức năng của phòng Kế toán
Kế toán trƣởng: Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp và chi tiết số liệu và toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh, xác định lãi (lỗ), các khoản thanh toán với Nhà nƣớc, khách hàng và nội bộ của Công ty. Lập sổ cái, bảng cân đối kế toán, các loại sổ có liên quan, bảo quản, lƣu trữ hồ sơ, tài liệu có liên quan cho cơ quan thuế, cục thống kê, kiểm toán hay đối tƣợng khác có liên quan.
Kế toán kho: Nắm bắt, theo dõi, ghi chép số liệu nhập, xuất, tồn của toàn bộ nguyên liệu, phụ liệu, sản phẩm, công cụ…và lƣu trữ toàn bộ tài liệu mà mình phụ trách.
Phòng Kế toán
kiêm KTTH Kế toán kho Thủ quỹ Phòng Kế toán
26
Thủ quỹ: Cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời thu-chi-tồn quỹ tiền mặt vào sổ quỹ, báo cáo khi cần cho Ban giám đốc, Kế toán trƣởng.
3.4.3 Chế độ kế toán và hình thức kế toán
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Hình 3.3: Sơ đồ hình thức kế toán Chứng từ kế toán
Sổ quỹ Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
27
3.4.4 Phƣơng pháp kế toán
Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính.
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hằng năm. Hình thức sổ sách kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ
Phƣơng pháp khấu hao theo phƣơng pháp đƣờng thẳng.
Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho: phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. Phƣơng pháp tính giá xuất kho: FIFO (nhập trƣớc, xuất trƣớc).
Phƣơng pháp tính thuế GTGT: khấu trừ thuế
Hằng ngày, kế toán phụ trách từng phần căn cứ vào các chứng từ gốc (chứng từ kế toán) hoặc bảng chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra để lập các chứng từ ghi sổ có đầy đủ chữ ký và dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Căn cứ vào chừng từ ghi sổ đã đƣợc lập kế toán tổng hợp ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và đƣợc dùng để ghi vào sổ cái. Cuối tháng, kế toán tổng hợp phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dƣ của từng tài khoản trên sổ cái, căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đối chiếu số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) khớp đúng, kế toán tiến hành lấy số liệu ở bảng cân đối số phát sinh để lập báo cáo tài chính và các báo cáo khác.
3.5 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TỪ NĂM 2011 ĐẾN 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2014 CỦA CÔNG TY TỪ NĂM 2011 ĐẾN 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2014
Trong những năm gần đây, tình hình kinh tế trong và nƣớc có những chuyển biến phức tạp, các doanh nghiệp xuất khẩu trong nƣớc ngày càng cạnh tranh gay gắt, việc phân tích khái quát tình hình kinh doanh của Công ty sẽ giúp ta thấy rõ hơn kết quả hoạt động của Công ty trƣớc những yếu tố tác động, ta có bảng số liệu sau:
28
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty từ năm 2011 đến 6 tháng đầu năm 2014
Đơn vị tính: Triệu đồng Chỉ tiêu 2011 2012 2013 6T2013 6T2014 2012/2011 2013/2012 6 T 2014/6 T 2013 Tuyệt đối Tƣơng đối (%) Tuyệt đối Tƣơng đối (%) Tuyệt đối Tƣơng đối (%) 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 34.083 39.204 43.029 21.008 22.222 5.121 15,0 3.825 9,8 1.214 5,8 2. Các khoản giảm trừ doanh thu - - - - - - - - - - - 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch
vụ 34.083 39.204 43.029 21.008 22.222 5.121 15,0 3.825 9,8 1.214 5,8 4. Giá vốn hàng bán 22.259 28.077 31.443 15.460 17.118 5.818 26,1 3.366 12,0 1.658 10,7 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch
vụ 11.824 11.127 11.586 5.548 5.104 (697) (5,9) 459 4,1 (444) (8,0) 6. Doanh thu hoạt động tài chính 72 16 22 13 25 (56) (78,2) 6 37,5 12 92,3 7. Chi phí tài chính 1.775 1.718 1.083 317 202 (57) (3,2) (635) (37,0) (115) (36,3) Trong đó: Chi phí lãi vay 1.775 1.718 1.083 317 202 (57) (3,2) (635) (37,0) (115) (36,3) 8. Chi phí quản lý doanh nghiệp 5.548 6.602 7.413 3.657 3.517 1.054 19,0 811 12,3 (140) (3,8) 9. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 4.573 2.823 3.112 1.587 1.410 (1.750) (38,3) 289 10,2 (177) (11,2) 10. Thu nhập khác - 267 391 194 168 267 - 124 46,4 (26) (13,4) 11. Chi phí khác - 274 409 201 166 274 - 135 49,3 (35) (17,4) 12. Lợi nhuận khác - (7) (18) (7) 2 (7) - (11) 157,1 9 (128,6) 13.Tổng lợi nhuận kế toán trƣớc thuế 4.573 2.816 3.094 1.580 1.412 (1.757) (38,4) 278 9,9 (168) (10,6) 14. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 800 493 773 395 353 (307) (38,4) 280 56,8 (42) (10,6) 15. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 3.773 2.323 2.321 1.185 1.059 (1450) (38,4) (2) (0,1) (126) (10,6)
29
Nhìn vào bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua 3 năm từ 2011 đến 2013 rút ra đƣợc một số nhận xét nhƣ sau:
Về chỉ tiêu doanh thu: doanh thu của Công ty theo bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh từ phòng Kế toán của Công ty bao gồm: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác.
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty từ năm 2011 đến năm 2013 có xu hƣớng tăng, cụ thể năm 2012 tăng 5.121 triệu đồng so với năm 2011 và tƣơng đƣơng với 15,0%. Năm 2012 doanh thu là 39.204 triệu đồng, năm 2013 là 43.029 triệu đồng, tăng 3.825 triệu đồng, tƣơng đƣơng 9,8%. Nhìn chung, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đều tăng qua các năm, nhƣng mức tăng có xu hƣớng giảm dần. Nguyên nhân của sự gia tăng này là do sự nổ lực của Công ty đảm bảo đƣợc chất lƣợng sản phẩm và đồng thời phối hợp với tìm kiếm những khách hàng tiềm năng nên tiếp tục nhận đƣợc các hợp đồng lớn từ đối tác.
Doanh thu hoạt động tài chính có những diễn biến bất thƣờng, cụ thể năm 2012 giảm mạnh so với năm 2011 là 56 triệu đồng tƣơng đƣơng việc giảm đến 78,2% so với doanh thu tài chính mà Công ty đã đạt đƣợc, nguyên nhân do lãi tỷ giá hối đoái trong kỳ giảm mạnh. Nhƣng sang năm 2013, doanh thu hoạt động tài chính bắt đầu tăng 6 triệu đồng tƣơng đƣơng 37,5%. Có đƣợc sự gia tăng này là do Công ty thu đƣợc lợi nhuận từ việc đầu tƣ vào trái phiếu, kỳ phiếu, tín phiếu.
Thu nhập khác trong năm 2011 không có phát sinh. Năm 2012 thu nhập này là 267 triệu đồng, năm 2013 là 391 triệu đồng tăng 124 triệu đồng, tƣơng đƣơng 46,4%. Thu nhập này có đƣợc là do Công ty xử lý một số tài sản cố định đã cũ, không còn sử dụng đƣợc, và một số hoạt đông khác.
Về chi tiêu chi phí: Công ty phát sinh các khoản mục chi phí nhƣ giá vốn hàng bán, chi phí tài chính, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí khác.
Nhìn chung từ năm 2011 đến 2013, giá vốn hàng bán tăng qua các năm. Năm 2012, giá vốn tăng 5.818 triệu đồng so với năm 2011, tức tăng 26.1%. Đến năm 2013, giá vốn lại tiếp tục tăng ở mức 31.443 triệu đồng, tức tăng 3.366 triệu đồng so với năm 2013, tƣơng đƣơng 12,0%. Nguyên nhân là do có sự gia tăng về chi phí nhân công, cũng nhƣ một số chi phí liên quan đến phân xƣởng sản xuất.
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng đều qua các năm. Cụ thể, năm 2012 chi phí này tăng 1.054 triệu đồng so với 2011, tƣơng đƣơng
30
tăng 19,0%. Năm 2013, chi phí tăng 811 triệu đồng so với năm 2012, tƣơng đƣơng 12,3%. Nguyên nhân là do Công ty có sự gia tăng về chi phí mua bao bì, vật liệu, cũng nhƣ đẩy mạnh công tác quảng cáo. Bên cạnh đó công ty còn đầu tƣ để nâng cao tay nghề, trình độ nhân viên quản lý góp phần cho sự phát triển của công ty.
Chi phí hoạt động tài chính của Công ty chủ yếu là chi phí lãi vay, lỗ do bán ngoại tệ và lỗ tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ của hoạt động kinh doanh. Nhìn chung khoản mục chi phí này biến động tăng nhƣng chậm qua các năm.
Tƣơng tự nhƣ thu nhập khác, chi phí khác không phát sinh ở năm 2011. Năm 2013 chi phí này tăng 135 triệu đồng so với năm 2012, tƣơng đƣơng tăng 49,3%.
Về chi tiêu lợi nhuận: Mặc dù tổng doanh thu rất cao và đều tăng qua các năm nhƣng do tỷ lệ chi phí luôn tăng dẫn đến lợi nhuận Công ty giảm dần theo các năm. Cụ thể, lợi nhuận năm 2012 giảm 1.450 triệu đồng so với năm 2011 tƣơng đƣơng 38,4%. Năm 2013 lợi nhuận có giảm nhẹ từ 2.323 triệu đồng xuống còn 2.321 triệu đồng, giảm 2 triệu đồng, tƣơng đƣơng giảm 0,1%. Sự sụt giảm này cho thấy Công ty chƣa thật sự tốt trong công tác quản lý tiết kiệm chi phí.
Tiếp tục xem xét tình hinh kinh doanh của Công ty Việt Thành trong 6 tháng đầu năm 2014 so với cùng kỳ 6 tháng đầu năm 2013. Nhìn vào báo cáo trên, có một số nhận xét tổng quan sau:
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của 6 tháng đầu năm 2014 tăng 1.214 triệu đồng so với 6 tháng đầu năm 2013, mức tăng này tƣơng đƣơng với 5,8%. Nguyên nhân đƣợc xác định là do Công ty nhận đƣợc nhiều đơn đặt hàng gia công hơn.
Xét về chi phí có sự sụt giảm ở một số khoản mục, cụ thể chi phí tài chính giảm 115 triệu đồng, chi phí quản lý doanh nghiệp giảm 140 triệu đồng tƣơng đƣơng 3,8%, chi phí khác giảm 35 triệu đồng tức giảm 17,4%. Tuy nhiên sự sụt giảm này không đủ bù đấp cho số gia tăng giá vốn hàng bán, tăng 10,6% tƣơng ứng 1.658 triệu đồng. Nguyên nhân là do gia tăng chi phí nhân công trực tiếp và Công ty đầu thêm máy móc cho phân xƣởng.
Ta nhận thấy lợi nhuận tuy biến động theo xu hƣớng giảm, giảm 126 triệu đồng, tƣơng đƣơng 10,6%. Công ty cần chú ý thêm trong việc quản lý giá