Thứ nhất, sửa đổi quy định chức danh của người đại diện theo pháp luật
Hiện nay, các quy định của Luật doanh nghiệp chỉ mang tính xác định ai là người đại diện và đặt ra các tiêu chuẩn và điều kiện cho người giữa các chức vụ là Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc/Tổng giám đốc .v.v..
Tuy nhiên, theo cách tiếp cận khác, luật công ty tại nhiều quốc gia không có chức danh người đại diện theo pháp luật như của Việt Nam. Quyền hạn và trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật được trao cho một ban giám đốc hoặc ban quản trị, trong đó từng giám đốc có quyền đại diện cho công ty về những vấn đề trong phạm vi quyền hạn của họ như Giám đốc Tài chính, Giám đốc nhân sự, Giám đốc Marketing, Giám đốc bán hàng .v.v.
Pháp luật Việt Nam nên thay đổi tư duy về người đại diện theo pháp luật của công ty, bằng việc có thể quy định những người quản lý của công ty
làm đại diện theo pháp luật của công ty và để công ty chủ động trong việc chọn người đại diện theo pháp luật của mình. Điều này sẽ khắc phục được việc công ty bị lệ thuộc quá nhiều vào một người, dẫn đến hậu quả người đó lạm quyền, ảnh hưởng đến quyền lợi của công ty và chủ sở hữu.
Thứ hai, sửa đổi quy định về số lượng người đại diện theo pháp luật
Hiện tại, theo quy định của Luật doanh nghiệp 2005, thì công ty cổ phần chỉ có một người là đại diện theo pháp luật nhân danh công ty tham gia các giao dịch. Tuy nhiên, thực tế đã thấy rằng quy định này đã gây ra nhiều khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động trên phạm vi rộng hoặc trên nhiều lĩnh vực. Vì vậy, cần thiết phải quy định công ty cổ phần có thể có hơn một người đại diện theo pháp luật nhằm giúp doanh nghiệp chủ động trong quá trình hoạt động của mình và đảm bảo quyền tự do thỏa thuận của các chủ sở hữu doanh nghiệp.
Cụ thể, số lượng và chức danh quản lý của người đại diện theo pháp luật của công ty phải được ghi rõ trong điều lệ công ty và đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh cũng như công bố rộng rãi trên cổng thông tin quốc gia để các đối tác và mọi người đều biết. Tuy nhiên, luật doanh nghiệp cũng cần phải quy định giới hạn số lượng người đại diện theo pháp luật tối đa cho phép để tránh trường hợp “xung đột” trong việc ra quyết định của các đại diện theo pháp luật hoặc doanh nghiệp không thể kiểm soát được các quyết định được đưa ra bởi người đại diện theo pháp luật.
Thứ ba, bổ sung trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật.
Trong luật doanh nghiệp hiện hành, thì quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật không được quy định rõ ràng, các bổn phận mà người đại diện phải tuân theo trên cơ sở là người nắm giữ chức danh. Rõ ràng điều này chưa hợp lý, vai trò quan trọng của người đại diện theo pháp luật của
công ty. Vì vậy, luật doanh nghiệp nên có quy định về quyền và nghĩa vụ (bổn phận) của người đại diện theo pháp luật. Như:
Thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của công ty; Tuyệt đối không sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của công ty; không lạm dụng chức vụ và tài sản của công ty để tư lợi…
Thứ tư, bỏ quy định thường trú của người đại diện theo pháp luật
Luật Doanh nghiệp quy định cho người đại diện theo pháp luật của công ty phải thường trú tại Việt Nam; trường hợp vắng mặt ở Việt Nam trên ba mươi ngày thì phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác theo quy định tại Điều lệ công ty. Theo quy định này thì người đại diện theo pháp luật vẫn được cho phép vắng mặt trong một khoảng thời gian dài hơn ba mươi ngày, không nhất thiết phải ở Việt Nam.
Như vậy, sự bắt buộc “thường trú” ở đây có ý nghĩa gì trên thực tế. Nhất là hiện nay, xu hướng toàn cầu hóa, một người lãnh đạo công ty có thể hoạt động ở nước ngoài nhiều hơn ở trong nước. Vì vậy, quy định về thường trúc của người đại diện theo pháp luật không cần thiết.
Thứ năm, sửa đổi khoản 2, Điều 116 Luật doanh nghiệp
Sửa khoản 2 điều 116 theo hướng bỏ hạn chế quy định Giám đốc/Tổng giám đốc không được làm Giám đốc/Tổng giám đốc một công ty khác.
Khoản 2, Điều 116 Luật doanh nghiệp quy định: “Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty không được đồng thời làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc của doanh nghiệp khác”. Đây là quy định không có trong Luật doanh nghiệp 1999.
Yêu cầu giám đốc công ty cổ phần không được kiêm nhiệm chức danh tương tự trong các doanh nghiệp khác có thể phù hợp với công ty đại chúng hoặc công ty niêm yết, do việc điều hành các công ty này là phức tạp và có thể ảnh
hưởng đến hàng trăm hàng ngàn cổ đông, nhưng sẽ là không hợp lý khi áp dụng đối với công ty cổ phần chỉ có vài ba cổ đông. Hơn nữa, tác giả cho rằng: một người có thể điều hành nhiều doanh nghiệp cùng một lúc nếu họ có khả năng và được các bên liên quan chấp thuận. Vì vậy, theo tác giả nên sửa đổi quy đinh hạn chế tại khoản 2, Điều 116, Luật doanh nghiệp 2005 chỉ nên áp dụng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám của công ty đại chúng hoặc công ty niêm yết.
Thứ sáu, sửa đổi theo hướng bỏ quy định ghi thông tin người đại diện theo pháp luật trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật hiện nay tạo ra những thủ tục hành chính rất rườm rà, gây khó khăn cho doanh nghiệp. Bởi lẽ Điều lệ công ty quy định rõ người ở vị trí nào có các quyền và nghĩa vụ khi nhân danh công ty thực hiện giao dịch với bên thứ ba, không nhất thiết phải khai báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Vì vậy cần thiết phải bỏ thủ tục đăng ký (khi thành lập công ty) và đăng ký thay đổi (khi công ty đang hoạt động) người đại diện theo pháp luật tạo thuận lợi, chủ động cho các doanh nghiệp. Trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp bỏ mục thông tin người đại diện theo pháp luật, để doanh nghiệp chủ động trong việc thay đổi, và chỉ thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh sau khi đã có quyết định thay đổi.
Thứ bảy, sửa đổi nội dung tại Điều 22 Luật doanh nghiệp:
Theo quy định tại Điều 22 Luật doanh nghiệp 2005 về Nội dung của điều lệ công ty bắt buộc phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật. Tuy nhiên, khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty thì trong nhiều trường hợp không bắt buộc phải sửa đổi nội dung điều lệ. Vì thế, chữ ký của người đại diện cũ trong điều lệ cũng gây nhiều rắc rối cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động của mình. Vì vậy, không cần thiết phải quy
định chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty là một phần nội dung của điều lệ.
Thứ tám, bổ sung quy định phạm vi thẩm quyền của người đại diện
Luật doanh nghiệp không quy định rõ về phạm vi thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần, mà chỉ quy định chung các quyền và nhiệm vụ của chủ tịch Hội đồng quản trị tại khoản 2 điều 111 Luật doanh nghiệp 2005; các quyền và nhiệm vụ của giám đốc hoặc Tổng giám đốc tại Khoản 3 Điều 116 Luật doanh nghiệp 2005.
Các quy định về việc hợp đồng, giao dịch phải được Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị chấp thuận. Vì vậy, cần quy định thẩm quyền đại diện của người đại diện theo pháp luật cụ thể thành một điều khoản riêng.
Thứ chín, sửa đổi Điều 120 Luật doanh nghiệp
Điều 120 quy định về các “Hợp đồng, giao dịch phải được Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị chấp thuận”. Nếu người đại diện theo pháp luật của công ty thực hiện các giao dịch thuộc Điều 120 mà không có sự chấp của đại hội đồng cổ đông hoặc hội đồng quản trị thì giao dịch đó bị coi là vượt quá thẩm quyền và có thể bị tuyên vô hiệu.
Tuy nhiên, quy định pháp luật phải nhằm đảm bảo quyền lợi cho bên thứ ba, là bên yếu thế trong quan hệ với công ty trước những hành vi mang tính nội bộ của công ty. Vì thế các nhà làm luật nước ta cần phải tham khảo quy định của pháp luật Pháp để bổ sung vào quy định tại điều 120 Luật doanh nghiệp. Cụ thể bổ sung “Nếu điều lệ hạn chế quyền hạn của Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Tổng giám đốc/Giám đốc bằng các đòi hỏi phải có sự đồng ý trước Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông, nếu giá trị hợp đồng, giao dịch ký vượt quá một mức nào đó. Nhưng giới hạn này không có giá trị với bên thứ ba, bên thứ ba vẫn có quyền đòi phải thi hành hợp đồng,
giao dịch dù chưa có ý kiến của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông…”.
Thứ mười, sửa đổi quy định về con dấu của doanh nghiệp
Theo quy định của pháp luật hiện hành, thì con dấu bắt buộc phải có đối với các pháp nhân, tổ chức nói chung, với các doanh nghiệp nói riêng. Điều này được thể hiện rõ nhất tại hai quy định sau:
“Doanh nghiệp có con dấu riêng. Con dấu của doanh nghiệp phải được lưu giữ và bảo quản tại trụ sở chính của doanh nghiệp. Hình thức và nội dung của con dấu, điều kiện làm con dấu và chế độ sử dụng con dấu thực hiện theo quy định của Chính phủ.”, theo quy định tại khoản 1, Điều 36 về “Con dấu của doanh nghiệp”, Luật Doanh nghiệp năm 2005.
“Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước.”, theo quy định tại Điều 1, Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu, đã được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009.
Quy định về con dấu của doanh nghiệp nên thay đổi theo hướng: từ yêu cầu bắt buộc phải có con dấu và có vai trò quyết định giá trị pháp lý đối với văn bản, giấy tờ của doanh nghiệp, sang “Hình thức và nội dung con dấu do doanh nghiệp quyết định và đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh.” và “Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.”, theo quy định tại khoản 1 và 3, Điều 44 về “Con dấu của doanh nghiệp”.
Pháp luật của một số quốc gia trên thế giới quy định về con dấu của doanh nghiệp: Cho phép chủ động doanh nghiệp tự thiết kế con dấu của doanh nghiệp mình và, sau đó đăng ký với cơ quan nhà nước để làm dấu hiệu nhận dạng riêng không trùng lặp với doanh nghiệp khác. Chữ ký của
người đại diện của công ty mới là dấu hiệu quan trọng nhất để nhận dạng người giao dịch đúng thẩm quyền. Vì thế, con dấu của doanh nghiệp chỉ là một dấu hiệu nhận dạng doanh nghiệp để phân biệt doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác;
Ở Việt Nam, từ trước đến nay, người ta vẫn nhầm lẫn con dấu là một biểu hiện pháp lý của doanh nghiệp. Vì thế, không để ý đến các yếu tố khác, như chữ ký của người có thẩm quyền. Nhưng khi, con dấu thường rất dễ làm giả, thì những tranh chấp liên quan đến con dấu xảy ra ngày một nhiều.
Do vậy, cần sửa đổi quy định tại Điều 36 Luật doanh nghiệp 2005 theo hướng không bắt buộc doanh nghiệp phải có con dấu mà nên quy định doanh nghiệp có thể có con dấu hoặc không, nếu doanh nghiệp nào muốn có dấu thì có thể tự thiết kế các đặc điểm dấu của mình và đăng ký con dấu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để bảo vệ mẫu con dấu của mình. Việc thay đổi này cũng phù hợp với thông lệ các nước trên thế giới.
Mặt khác, cần bổ sung Điều 36 Luật doanh nghiệp 2005 về những trường hợp doanh nghiệp được khắc con dấu thứ hai và thủ tục khắc con dấu thứ hai như thế nào. Chỉ có thế, doanh nghiệp mới được chủ động trong quá trình hoạt động của mình khi gặp phải những tranh chấp, rủi ro.
Thứ mười một, quy định rõ về thời hạn ủy quyền:
Bô ̣ luâ ̣t Dân sự quy đi ̣nh không rõ ràng trường hợp hết thời hạn ủy quyền mà người đại diện theo pháp luật chưa trở lại thực hiện công việc và không có ủy quyền khác thì người được ủy quyền có được tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đại diện theo pháp luật trở lại làm việc không. Bộ luật Dân sự cần đưa ra giải pháp mở để việc thực hiện ủy quyền của người đại diện theo pháp luật.