Theo quy định hiện nay của pháp luật Việt Nam về người đại diện theo pháp luật của công ty nói chung và công ty cổ phần nói riêng, phải đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định tại luật doanh nghiệp, điều lệ công ty. Người đại diện theo pháp luật phải đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh (tại thời điểm đăng ký thành lập hoặc khi có sự thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty). Thông tin về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là mục quan trọng trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Theo quy định của pháp luật, các tiêu chuẩn, điều kiện đối với người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần như sau:
Thứ nhất, Người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần phải giữ một trong các chức danh là giám đốc (tổng giám đốc) hoặc chủ tịch hội đồng quản trị của công ty. Thuật ngữ mà Bộ luật dân sự sử dụng “người đứng đầu” của pháp nhân.
Nếu người đại diện theo pháp luật của công ty là giám đốc hoặc tổng giám đốc. giám đốc hoặc tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
Theo điểm h, khoản 2, Điều 108 Luật Doanh nghiệp 2005 quy định về thẩm quyền của Hội đồng quản trị trong việc thành lập chức danh giám đốc
hoặc tổng giám đốc “Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do Điều lệ công ty quy định…”. Hội đồng quản trị có quyền và nghĩa vụ trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức hoặc ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với chức danh giám đốc hoặc tổng giám đốc của công ty.
Điều kiện người đại diện theo pháp luật phải giữ các chức vụ “đứng đầu công ty” là một quy định cứng nhắc, không linh hoạt của Luật doanh nghiệp. Luật doanh nghiệp nên để doanh nghiệp có toàn quyền quyết định ai và giữ chức danh gì làm đại diện theo pháp luật của công ty sao cho phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp hoặc lĩnh vực hoạt động.
Theo quy định tại khoản 2 Điều 116, Điều 57 của Luật doanh nghiệp 2005; Điều 15 của Nghị định số 102/2010/NĐ-CP ngày 01 tháng 10 năm 2010 hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật Doanh nghiệp, các tiêu chuẩn và điều kiện của giám đốc hoặc tổng giám đốc công ty cổ phần được quy định như sau:
a) Có đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp quy định tại khoản 2 Điều 13 của Luật Doanh nghiệp;
b) Cổ đông là cá nhân sở hữu ít nhất 5% số cổ phần phổ thông, hoặc người khác thì phải có trình độ chuyên môn hoặc kinh nghiệm thực tế trong quản trị kinh doanh hoặc trong ngành, nghề kinh doanh chính của công ty [11].
Nếu người đại diện theo pháp luật của công ty là chủ tịch hội đồng quản trị, thì thẩm quyền bổ nhiệm, bãi nhiệm, cách chức thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị theo quy định tại điều lệ của công ty.
Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị theo quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp Hội đồng quản trị bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị thì Chủ tịch được bầu trong số thành viên Hội đồng quản trị. Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể kiêm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty nếu Điều lệ công ty không có quy định khác [42, Điều 111].
Khoản 3 điều 15 Nghị định số 102/2010/NĐ-CP quy định thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:
a) Có đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp quy định tại khoản 2 Điều 13 của Luật Doanh nghiệp;
b) Cổ đông là cá nhân sở hữu ít nhất 5% tổng số cổ phần phổ thông hoặc cổ đông sở hữu ít hơn 5% tổng số cổ phần, người không phải là cổ đông thì phải có trình độ chuyên môn hoặc kinh nghiệm trong quản lý kinh doanh hoặc trong ngành, nghề kinh doanh chính của công ty [11].
Tuy nhiên, quy định của pháp luật cũng đưa ra trường hợp nếu Điều lệ công ty có quy định tiêu chuẩn và điều kiện khác thì áp dụng tiêu chuẩn và điều kiện do Điều lệ công ty quy định. Quy định này cũng phù hợp với tinh thần pháp luật tôn trọng sự tự quyết định của doanh nghiệp và chỉ mang tính tham khảo mà thôi. Quy định của năng lực hành vi của các chức danh trên là không cần thiết. Bởi, các chủ sở hữu công ty khi bỏ vốn của mình đầu tư vào công ty, họ phải cân nhắc giao tài sản của mình cho ai để vốn đó sinh lời. Hơn nữa, việc xác định một người hạn chế hoặc mất năng lực hành vi của một cá nhân, công ty không thể thực hiện, mà cơ quan có thẩm quyền duy nhất có quyền tuyên bố về bấn đề này là Tòa án nhân dân.
Thứ hai, Tổng giám đốc/Giám đốc công ty cổ phần không thể làm Tổng giám đốc/Giám đốc của công ty khác. Quy định cấm một người làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc của nhiều công ty khác nhau sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi của công ty trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên Tổng giám đốc/Giám đốc vẫn có thể làm đại diện pháp luật của công ty khác với chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị/Chủ tịch Hội đồng thành viên. Có nhiều cách giải thích cho qui định này, nhưng đều không thuyết phục, chẳng hạn vì qui mô công ty cổ phần thường là công ty lớn, do đó Giám đốc hoặc Tổng giám đốc phải “toàn tâm, toàn ý” phục vụ công ty, thay vì vấn đề bí mật thông tin trong khi công ty cổ phần niêm yết chứng khoán trên thị trường…Qui định ngăn cấm này là không có cơ sở lý luận, thực tiễn thuyết phục, và dường như đã hạn chế quyền tự do kinh doanh của cá nhân.
Theo ý kiến của tác giả, pháp luật cần quy định theo hướng mở để việc quy định về vấn đề về tiêu chuẩn và điều kiện của những người lãnh đạo quan trọng trong công ty vốn là vấn đề nội bộ của doanh nghiệp và nhất thiết phải dành doanh nghiệp có quyền tự chủ trong việc đưa ra các quy định về tiêu chuẩn, điều kiện phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của mình trên cơ sở các quy định của pháp luật.