IV. Các giải pháp chủ yếu nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh tại Bưu
2. Hoàn thiện quy trình quản lý khai thác dịch vụ Bưu chính Viễn thông
nghệ thành ngành kinh tế - kỹ thuật mũi nhọn hoạt động hiệu quả, đóng góp ngày càng cao vào tăng trưởng kinh tế của cả nước, tạo thêm nhiều việc làm cho xã hội, nâng cao trình độ hiểu biết của nhân dân.
IV. Các giải pháp chủ yếu nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh tại Bưu điện Thị xã Cửa Lò Bưu điện Thị xã Cửa Lò
Trong xu thế hội nhập và phát triển hiên nay, để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh các dịch vụ Bưu chính - Viễn thông thì Bưu điện Thị Xã Cửa Lò phải phát huy được những thành tựu đã đạt được, kế thừa những bài học kinh nghiệm về sự thành công, khắc phục những khó khăn tồn tại, áp dụng đồng bộ các giải pháp tiên tiến trên thế giới nhưng phải phù hợp trong môi trường cạnh tranh và hội nhập ở Việt Nam hiện nay.
1. Giải pháp quản lý nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ Bưu chính - Viễn thông thông
Đơn vị chú trọng đầu tư xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý tổ chức thống nhất về Bưu chính - Viễn thông và công nghệ thông tin phù hợp với xu hướng hội tụ công nghệ hiện nay, nâng cao năng lực quản lý đểcó thể theo kịp tốc độ phát triển của Nghành và của xã hội. Đẩy mạnh cải cách hành chính, thực hiện quản lý đồng bộ có hiệu lực, đạt hiệu quả cao trong môi trường mở cửa cạnh tranh hiện nay.
Đơn vị thực hiện công tác quản lý theo các chuẩn mực của pháp luật, giảm bớt những biện pháp mang nặng tính hành chính, quan liêu bao cấp, tăng cường các biện pháp “hậu kiểm”, không can thiệp sâu vào hoạt động sản xuất kinh doanh của các bưu cục mà đơn vị phụ trách. Tập trung việc định hướng và dự báo, gắn liền quy hoạch, kế hoạch với hệ thống cơ chế chính sách và thị trường của địa phương, đảm bảo sự phát triển lành mạnh, bình đẳng. Bảo vệ quyền lợi của đơn vị , nhân dân địa phương và khách du lịch. Tạo dựng uy tín cho đơn vị và chính quyền địa phương trong con mắt của du khách.
2. Hoàn thiện quy trình quản lý khai thác dịch vụ Bưu chính - Viễn thông thông
Tuy là một đơn vị non trẻ nhưng trong những năm qua mạng lưới Bưu chính - Viễn thông của Bưu điện Thị Xã Cửa Lò đã từng bước được hiện đại hoá nhanh chóng. Tuy nhiên các quy trình như khai thác, cung ứng dịch vụ đến khách hàng chưa được nâng cấp sao cho tương xứng đối với mạng lưới như hiện nay. Bên cạnh đó đối với một số loại hình dịch vụ thì các quy trình chưa đồng bộ, trên mạng lưới phân bổ chưa đồng đều đã và đang gây ra những khó khăn nhất định trong hoạt động, tác nghiệp của các bộ phận sản xuất. Để khắc phục khẩn trương và triệt để tình trạng này Bưu điện Thị Xã Cửa Lò cần phải thực hiện một số biện pháp cần thiết như:
- Đơn vị phải đề nghị Bưu điện Tỉnh, Ngành, sớm ban hành những quy định nghiệp vụ mới, hệ thống ấn phẩm mới thay thế cho những quy trình nghiệp vụ , những ấn phẩm đã cũ kỹ lạc hậu.
- Đơn vị phải tuân thủ các quy trình mà Bưu điên Tỉnh cũng như của Nghành đã công bố.
- Bưu điện Thị xã Cửa Lò cần thay đổi căn bản chất lượng đội ngũ công nhân viên về tư duy đảm bảo tính thống nhất logic trong xử lý nghiệp vụ, cần đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến hiện đại vào trong việc khai thác dịch vụ, tạo lập cơ sở dự liệu quản lý dịch vụ, rút ngắn những công đoạn có sự tham gia của khách hàng, đảm bảo tính bảo mật và chính xác kịp thời cho khách hàng.
- Bưu điện Thị xã Cửa Lò cần phải tăng cường hệ thống biểu mẫu hướng dẫn khách hàng một cách cụ thể trong việc sử dụng các loại dịch vụ của đơn vị mình cung cấp mà khách hàng quan tâm.
- Đơn vị chú trọng việc bộ phận kỹ thuật và bộ phận khai thác cần có sự thống nhất trong việc phân bộ mạng lưới đi liền với dịch vụ, đặc biệt là các sản phẩm, gói dịch vụ mà khách hàngquan tâm.
- Bưu điện Thị xã Cửa Lò cần phải có đội ngũ giao dịch viên có khả năng truyền tải thông tin đến khách hàng sao cho có hiệu quả nhất.
3. Hoàn thiện hoạt động Marketing của Bưu điện Thị xã Cửa Lò
Với chức năng của cấp Tỉnh có phòng kế hoạch kinh doanh và tiếp thị với chức năng tham mưu giúp việc cho ban Giám đốc trong việc quản lý, điều hành... cũng như thực hiện các hoạt động Marketing tiếp thị các sản phẩm dịch vụ, nhưng với vị trí là một cấp Thị Xã cần phải có một tổ Marketing có tổ trưởng và các thành viên trong tổ.
Như chúng ta đã biết có rất ít các quyết định quản lý sản xuất kinh doanh và đặc biệt là các quyết định về hoạt động Marketing hợp lý lại được ra đời trên cơ sở trực giác của con người. Chính vì lý do đó, chúng ta phải chọn lọc và trang bị những kiến thức cần thiết cho những người có kiến thức và kinh nghiệm của chuyên ngành Marketing và chuyên ngành Viễn thông còn thấp, đặc biệt là những cá nhân có những năm công tác nhất định trong nghành.
Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết của công việc nên bộ phận Marketing phải có những cuộc tiếp xúc với các đối tác, khách hàng, với các cấp lãnh đạo, chính quyền địa phương. Do đó, để đáp ứng đủ năng lực đảm nhận công việc đã được giao thì những người làm công tác phải có sự am hiểu nhất định về những vấn đề mà mình đang đề cập, đồng thời phải có khả năng phân tích, đánh giá, phán đoán chính xác những diễn biến mang tính chu kỳ và đột biến của thị trường trong tương lai. Bên cạnh đó người làm công tác Marketing phải có kỹ năng cũng như nghệ thuật ứng xử tuyệt vời, nếu không họ sẽ không thể truyền tải được những thông tin cần thiết đến khách hàng, cũng như các phòng ban nói ra những điều họ không bắt buộc phải nói, cũng như thuyết phục họ nghe theo ý tưởng Marketing của mình, đó là một điều quá bất cập. Chính vì vậy Bưu điện Thị xã Cửa Lò cần phải:
- Cần phải nắm bắt kịp thời những thông tin nội bộ để có thể sắp xếp xử lý các thông tin về doanh thu, sản lượng, chi phí, nguồn lực tài chính và thực trạng mạng lưới , các dịch vụ Bưu chính - Viễn thông để cập nhật lưu trữ và để liên kết để truy xuất kịp thời.
- Cần phải có một hệ thống thông tin Marketing hoàn hảo để có thể cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời và có chọn lọc, xử lý thông tin, các nhà lãnh đạo, các nhà làm Marketing dựa trên cơ sở đó để dự đoán được những cơ hội hay nguy cơ thách thức, dự đoán hoạt động tấn công, phản công của đối thủ cạnh tranh để ra quyết định tiếp theo một cách kịp thời và chính xác.
- Cần phải xây dựng được hệ thống thông tin bên ngoài doanh nghiệp để thu thập những thay đổi của môi trường bên ngoài có thể ảnh hưởng đến thị trường các dịch vụ Bưu chính - Viễn thông, ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp mình.
cơ sử dụng dịch vụ Bưu chính - Viễn thông của khách hàng để xử lý, phân tích, kiểm tra để hộ trợ cho việc kiểm định, các giải thuyết và dự báo cũng như các quyết định cụ thể một cách hợp lý.
4. Tổ chức phát triển mạng lưới:
Trong tình thế thị trường viễn thông quốc tế nói chung và Việt Nam nói riêng đang có những bước thay đổi hết sức sâu sắc cả về công nghệ lẫn quy mô cũng như về hình thức phát triển các loại hình dịch vụ. Trong khi đó nền kinh tế nước ta đang trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế sau khi gia nhập vào WTO, ngành Bưu chính -Viên thông nói chung và Bưu điện Thị Xã Cửa Lò nói riêng đang trong lộ trình đổi mới, chuyển dịch cơ cấu theo hướng tự do hoá sản xuất kinh doanh các dịch vụ Bưu chính - Viễn thông.
Đơn vị cần tính toán chính xác lộ trình để từ đó định hướng tốt cho công việc phát triển mạng lưới của đơn vị mình.
Vậy trước khi nghĩ đến việc phát triển mạng lưới thì các nhà cung cấp dịch vụ phải nghĩ đến việc làm thế nào để đảm bảo cung cấp và phát triển các gói dịch vụ làm thay đổi tỷ trọng của từng loại hình dịch vụ Bưu chính - Viễn thông trong kết cấu doanh thu của Bưu điện Thị xã Cửa Lò trong thời gian vừa qua.
5. Đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu thị trường
Đơn vị hoạt động trong cơ chế thị trường hiện nay theo nguyên tắc hướng về thị trường coi thị trường là đối tượng chủ yếu và quan trọng nhất của hoạt động Marketing.
Công tác nghiên cứu thị trường là phải biết quan sát, phải đua ra được phương pháp thực nghiệm, phải có phương pháp điều tra và nghiên cứu thị trường. Đặc biệt với địa bàn khách hàng không ổn định như địa bàn Thị Xã Cửa Lò thì đòi hỏi người nghiên cứu thị trường của doanh nghiệp phải có sự nhanh nhạy trong việc tìm hiểu, nắm bắt những yêu cầu của khách hàng về số lượng, chất lượng, khách hàng là du khách hay khách hàng là người địa phương ? Trên địa bàn đã có những doanh nghiệp nào đã và đang đề cập đến vấn đề đó hay chưa ?
Đơn vị thực hiện theo phương châm “ Bán cái thị trường cần chứ không phải bán cái mà chúng ta đang có “.
Trong điều kiện mức sống của người dân ngày càng cao đồng nghĩa với việc những nhu cầu về các gói sản phẩm hay loại hình dịch vụ cũng ở mức cao hơn.
Với mục đích tìm kiếm những hướng đi để việc phát triển có hiệu quả trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt và hội nhập kinh tế quốc tế, Bưu điện Thị Xã Cửa Lò cần có sự lựa chọn cơ cấu các dịch vụ Bưu chính - Viễn thông hợp lý, cơ cấu dịch vụ gắn với thị trường một số dịch vụ kinh doanh để tập trung nguồn lực tạo sự tăng trưởng nhanh, cân đối hài hoà giữa dịch vụ kinh doanh và dịch vụ công ích. Các tiêu chuẩn lựa chọn các dịch vụ sản xuất kinh doanh phải được xem xét trong thực trạng phát triển và xu thế phát triển trong tương lai như sau:
- Những dịch vụ có tốc độ tăng trưởng cao, có lợi thế cạnh tranh cao chiếm tỷ trọng lớn trong các dịch vụ đang phát triển như Chuyển tiền nhanh, Phát chuyển nhanh Internet, Chuyển hàng,…
- Những dịch vụ có thị trường rộng lớn và giàu tiềm năng như dịch vụ tiết kiệm bưu điện, Bưu phẩm, bưu kiện, các cửa hàng đa dịch vụ, để tạo đòn bẩy thúc đẩy dịch vụ khác phát triển theo.Tạo nguồn thu lớn cho doanh nghiệp.
7. Thiết lập môi trường văn hoá trong đơn vị
Văn hóa là một yếu tố đặ biệt và nó có ảnh hưởng lớn đến công việc của một tổ chức. Nếu đơn vị có môi trường văn hóa lành mạnh sẽ thúc đẩy ý thức và nâng cao năng suất lao động và ngược lại. Văn hóa trong đơn vị cũng là một đặc trưng cho từng đơn vị.
Doanh nghiệp một khi đã thiết lập được môi trường văn hoá thì trong đó mỗi một thành viên đều có ý thức xây dựng và bảo vệ đơn vị mình bằng mỗi hành động của bản thân. Vì vậy ngay từ đầu các năm ban lãnh đạo Bưu điện Thị Xã Cửa Lò đã ra các quy định cụ thể để từng bước xây dựng các bưu cục, các điểm Bưu điện văn hoá xã kiểu mẫu điển hình tiên tiến trong địa bàn Thị Xã.
- Với đặc thù của Nghành thì Bưu điện là một trong những đơn vị có nhiều điểm tiếp xúc với khách hàng nhất từ Trung ương cho đến cơ sở. Khách hàng sẽ có những nhận xét, đánh giá và nhận thức về chất lượng của dịch vụ thông qua nhiều yếu tố mang tính văn hoá của doanh nghiệp.
- Trong xu thế cạnh tranh hiện nay ngoài chất lượng dịch vụ thì văn hoá chính là chiều khoá để thành công trong các hoạt động dịch vụ của doanh nghiệp, của tổ chức.
- Định hướng rõ ràng về văn hoá mạnh và thích nghi với yêu cầu thường xuyên của khách hàng sẽ thiết lập nên các mối quan hệ nội bộ cũng như các mối quan hệ mật thiết với khách hàng và có tinh thần hợp tác cho nên chúng ta cần chú trọng công tác giáo dục cán bộ công nhân viên về phong cách lẫn thái độ phục vụ đối với khách hàng mọi nơi mọi lúc. Từ đó tạo nên những thuận lợi trước mắt và lâu dài cho đơn vị.
- Bưu điện Tỉnh thường xuyên đã mở các lớp bồi dưỡng về nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng. Bên cạnh đó đơn vị cũng đã tổ chức kiểm tra bằng nhiều hình thức như đóng giả khách hàng, gửi phiếu thăm dò nhân dân trên các địa bàn Thị Xã Cửa Lò nhằm đánh giá chính xác chất lượng đội ngũ công nhân viên của đơn vị mình.
- Học tập theo các đơn vị trong Nghành, Bưu điện Thị Xã Cửa Lò còn là một đơn vị thực hiện quy chế thưởng, phạt phân minh đối với nhân viên vi phạm quy định về chăm sóc khách hàng, vi phạm trong việc xử lý các sự cố, giả quyết khiếu nại của khách hàng.
- Động viên khen ngợi cũng như có những mức thưởng xứng đáng đối với những nhân viên công tác tốt.
8. Tổ chức phát triển mạng lưới viễn thông
Dịch vụ Bưu chính - Viễn thông là quá trình sản xuất mang tính dây chuyền. Từ yêu cầu phát triển các dịch vụ đòi hỏi mạng lưới Bưu chính - Viễn thông Bưu điện Thị Xã Cửa lò cần phải phát triển và bố trí hợp lý để tạo điều kiện các dịch vụ phát triển.Chính vì lý do đó mà các bộ phận hoạt động sản xuất kinh doanh phải có được sự kết hợp hài hoà giữa bộ phận kỷ thuật và bộ cung cấp dịch vụ viễn thông như sau:
- Xác định các kênh phân phối hợp lý để phát triển mạng lưới và vừa tiết kiệm được nguyên vật liệu, sức người, tiền của của đơn vị, của Nhà nước, vừa quả nâng cao hiệu quả phục vụ, hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị.
- Chọ lựa hình thức tổ chức phát triển mạng để nâng cao khả năng chất lượng cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Các dịch vụ sẽ được đa dạng hoá, có giá thành thấp và rút ngắn thời gian đưa dịch vụ mới ra thị trường, giảm chi phí khai thác mạng, tạo nguồn doanh thu mới ổn định hơn, không còn phải
phụ thuộc vào nguồn doanh thu từ các dịch vụ truyền thống của đơn vị như trước đây nữa.
- Chính vì thế đòi hỏi Bưu điện Thị xã Cửa Lò cần kịp thời điều chỉnh hợp lý trên toàn mạng lưới để phục vụ tốt khách hàng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị.
- Nghiên cứu dưới góc độ là kênh phân phối, để phát triển mạng lưới viễn thông thành một hệ thống kênh phân phối và cung cấp các dịch vụ viễn thông cho khách hàng. Khi tổ chức phát triển mạng lưới một cách khoa học, xác định địa điểm cung cấp dịch vụ đó chính là tổ chức mạng lưới về độ dài khoảng cách giữa tổng đài đến điểm phục vụ, giữa tổng đài đến thuê bao đầu cuối và giữa các điểm phục vụ với nhau để tạo được sự thuận lợi trong công tác.
9. Nâng cao năng lực hoạt động của nhà quản trị
Nâng cao hiệu quả SXKD của đơn vị trên cơ sở nâng cao năng lực lãnh đạo của các nhà quản trị cưả đơn vị.Nếu doanh nghiệp, tổ chức có những nhà quản trị giỏi thì đồng nghĩa với việc sẽ có được nguồn nhân lực chất lượng