- Quỹ dự phòng
4.3.5.Xây dựng kế hoạch chi phí kinh doanh của doanh nghiệp đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả
9. Tỷ suất lợi nhuận/ ch
4.3.5.Xây dựng kế hoạch chi phí kinh doanh của doanh nghiệp đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả
kiệm, hiệu quả
Chi phí là một nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận của doanh nghiệp.Vì vậy, việc phấn đấu giảm chi phí kinh doanh nhằm tăng lợi nhuận là lựa chọn phương án kinh doanh hợp lý phù hợp với tình hình thực tế tại công ty và tình hình thị trường. Năm 2010, tốc độ tăng của chi phí (77,38%) tăng nhanh hơn tốc độ tăng của doanh thu (72,7%), trong đó chi phí giá vốn hàng bán và chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm tỷ lệ lớn nhất. Tuy nhiên tiết kiệm chi phí kinh doanh gắn liền với nguyên tắc tiết kiệm nhưng vẫn phải chú trọng trong các khoản chi phí cần thiết phục vụ cho quá trình kinh doanh
a, Chi phí nguyên nhiên vật liệu
* Lý do đưa ra giải pháp
Chí phí về nguyên, nhiên vật liệu có tính chất khả biến và là một bộ phận của giá vốn hàng bán. Vì vậy việc sử dụng chi phí này hợp lý và tiết kiệm có ý nghĩa rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp và quyết định đến tình hình thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh và kết quả kinh doanh của công ty. Nếu công ty sử dụng chi phí tiết kiệm và hợp lý thì sẽ có tác dụng giảm giá thành sản phẩm từ đó sẽ tăng lợi nhuận và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh tế.
• Nội dung giải pháp:
Yếu tố đầu vào của công ty chủ yếu là vật liệu xây dựng ( xi măng, sắt thép), nhiên liệu dầu mỡ, thiết bị cho máy khoan nhồi nên công ty cần lựa chọn danh sách các nhà cung ứng một cách cẩn thận kỹ càng trên cơ sở xem xét các điều kiện về nguồn hàng như: Số lượng; chất lượng; phương tiện, cách thức vận chuyển - giao hàng; phương thức thanh toán; khả năng bảo hành hàng hóa… đảm bảo yêu cầu trong điều kiện ràng buộc phải tối thiểu hoá chi phí, bất kể lúc nào cũng lấy được hàng, nợ được tiền trong thời gian nhất định nhằm tạo ra thế chủ động vật tư cho sản xuất. Sau khi đã lựa chọn được các nhà cung ứng, công ty phải xây dựng mối quan hệ đối tác tin cậy, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của nhau, nhờ đó trong một số trường hợp công ty gặp khó khăn, các nhà cung ứng có thể giúp đỡ, hỗ trợ cho công ty bằng các chính sách ưu đãi.Theo tình hình thị trường thì giá thép năm 2011 có xu hướng tăng mạnh, giá cả nhiên liệu biến động liên tục ( đầu năm 2011 chứng kiến giá cả xăng dầu tăng 2 lần với mức độ tăng lớn). Ví vậy, công ty cần phải có kế hoạch như:
- Căn cứ vào nhu cầu sử dụng, tập hợp từ nhu cầu của các đơn vị sản xuất, căn cứ lượng tồn kho, hàng tháng, hàng quý, hàng năm lập kế hoạch thu mua vật tư sao cho phù hợp với nhịp độ sản xuất, đảm bảo đủ vật tư cho sản xuất, tránh dự trữ, vật tư ứ đọng vốn.
- Phải tổ chức cấp phát vật tư cho sử dụng theo đúng chế độ quản lý vật tư của nhà nước và quy định của công ty, thủ tục nhanh gọn đúng số lượng và chất lượng. Thực hiện tốt các nhiệm vụ lập phiếu xuất kho, thống kê vật tư, báo cáo vật tư các công trình, báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư…
- Xây dựng các định mức vật tư cho sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị. Nếu tiêu thụ vượt định mức phải lập biên bản, đề nghị phạt, nếu tiết kiệm đề nghị thưởng.
* Điều kiện thực hiện giải pháp:
Kế toán trưởng phải nắm bắt được tình hình quản lý sử dụng chi phí trong Công ty để tham mưu cho Giám đốc Công ty có những biện pháp làm giảm chi phí một cách hiệu quả nhất.
b, Chi phí quản lý doanh nghiệp
* Lý do đưa ra giải pháp
Trong năm 2009-2010 vừa qua, công tác quản lý chi phí kinh doanh của công ty chưa tốt, vẫn còn tình trạng của sự lãng phí. Năm 2010 tỷ lệ tăng của chi phí này cao hơn năm 2009 là 89,9%.
* Nội dung của giải pháp
Để góp phần hạ thấp chi phí kinh doanh, thì việc quản lý chi phí phải được tiến hành kiểm tra thường xuyên hơn, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch chi phí kinh doanh, đặc biệt là đối với khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí
* Điều kiện thực hiện giải pháp
Đối với các khoản chi tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại,…là các khoản chi dễ bị sử dụng thiếu ý thức tiết kiệm, rơi vào tình trạng lãng phí hoặc lợi dụng làm việc tư.Vì vậy cần nâng cao ý thức tiết kiệm cho toàn bộ công nhân viên trong quá trình sử dụng, mỗi cá nhân phải có ý thức tự góp phần vào lợi ích chung của công ty, không dùng phương tiện chung để phục vụ lợi ích riêng.
Chi phí bằng tiền khác của công ty bao gồm : chi phí tiếp khách, chi phí quảng cáo, chi công tác phí, văn phòng phẩm, chi thủ tục hành chính… tuy không trực tiếp tạo ra sản phẩm hàng hóa nhưng nó có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tăng chi phí sản xuất kinh doanh. Các khoản chi phí này rất dễ bị lạm dụng trong chi tiêu, chi tiêu quá định mức, quá kế hoạch, lợi dụng việc công chi cho việc tư. Vì vậy, công ty cần có biện pháp quản lý chặt chẽ. Trong điều kiện công ty ngày càng mở rộng quy mô hoạt động và mở rộng quan hệ với các đối tác thì các khoản chi bằng tiền tăng lên là một tất yếu khách quan. Tuy nhiên, việc tăng các khoản chi
phí này phải hợp lý, phục vụ cho các hoạt động của công ty, không được lãng phí. Do đó, công ty cần xem xét một cách kĩ lưỡng để xây dựng một định mức một cách cụ thể và thích hợp dựa trên nguyên tắc tiết kiệm nhưng đem lại hiệu quả kinh tế cao. Trong thời gian tới, các khoản chi phí đặc biệt là chi phí quản lý doanh nghiệp công ty nên quản lý theo dự toán, bởi các khoản chi phí này rất khó xây dựng định mức. Để quản lý tốt khoản chi phí này, công ty nên lập ra bảng dự toán. Bảng này được xây dựng dựa trên số liệu thống kê kinh nghiệm của các thời kỳ trước để ấn định nội dung chi tiêu, ấn định khung chi tiêu cho từng khoản mục. Dựa theo bảng dự toán này, trong quá trình thực hiện công ty nên tiến hành cấp phát chi tiêu theo nội dung của bảng dự toán. Dựa vào dự toán để xác minh các khoản chi phí vượt dự toán và ngoài dự toán, xác định các khoản chi phí không đúng nội dung và kém hiệu quả.
• Một số kiến nghị 1. Đối với công ty
- Công ty nên thường xuyên tiến hành phân tích hoạt động kinh doanh
Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp luôn chịu ảnh hưởng của những biến động theo quy luật khách quan trên thị trường. Công tác phân tích hoạt động kinh doanh có vai trò rất quan trọng trong việc đưa ra các mục tiêu hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp. Thông qua các chỉ tiêu cơ bản như doanh thu, chi phí, lợi nhuận…có thể đánh giá được thực trạng tình hình kinh doanh của công ty một cách khá chính xác, giúp doanh nghiệp nắm bắt được những cơ hội, rủi ro, những điểm mạnh, điểm yếu…Qua đó, tìm ra những giải pháp thích hợp nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh. Bộ phận kế hoạch của công ty mới chỉ lập kế hoạch chung, mang tính định hướng chưa cụ thể nên khi xảy ra biến động thì rất dễ rơi vào bị động. Vì vậy, việc phân tích thường xuyên hoạt động kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp chủ động rất nhiều trong hoạt động của mình, từ đó mục tiêu kinh doanh sẽ phù hợp với thực tế doanh nghiệp
- Kiến nghị về công tác quản lý: Nhìn chung, bộ máy quản lý của công ty đã đáp ứng được yêu cầu tinh giảm gọn nhẹ của nhà nước đảm bảo sự lãnh đạo tập trung và thống nhất cúa Ban lãnh đạo và tạo được hiệu quả cao. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, bộ máy quản lý vẫn còn trì trệ, yếu kém. Các nhân viên chưa có ý thức, kỷ luật, tính chuyên nghiệp chưa cao, vẫn thụ động, chưa linh hoạt. Vì vậy, công ty cần phải chấn chình và xắp xếp lại bộ máy theo hướng tinh giảm, gọn nhẹ hơn nữa: giải quyết chế độ cho số cán bộ, nhân viên có điều kiện và thâm niên công tác nhưng không đáp ứng được yêu cầu về sức khỏe và trình độ chuyên môn…Ban lãnh đạo cần kiên quyết sàng lọc những người không đủ trình độ, năng lực, phẩm chất đồng thời phải có chế độ thưởng phạt phân minh nhằm khuyến khích, động viên kịp thời những người hoàn thành tốt nhiệm vụ.
- Công ty cần quan tâm hơn nữa trong việc xây dựng hình ảnh, quảng bá thương hiệu của mình qua trang web của doanh nghiệp. Trang web của công ty còn sơ sài, thiếu thông tin chưa đáp ứng được nhu cầu của khách hàng nếu muốn tìm hiểu thêm về doanh nghiệp. Mặt khác, công ty nên thường xuyên tham gia các triển lãm, hôi chợ về ngành xây dựng để giao lưu, học hỏi và tìm kiếm cơ hội…