- Giai đoạn 6: Tổ chức nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào hoạt động, tổ
4.3.3. Hoàn thiện vận dụng tài khoản kế toán a) Về CP nguyên vật liệu trực tiếp:
a) Về CP nguyên vật liệu trực tiếp:
Về phương pháp hạch toán các khoản tạm ứng:
Để khắc phục những nhược điểm trên thì công ty nên thực hiện hạch toán như sau: Khi công ty tạm ứng tiền vốn cho đội, kế toán công ty ghi:
Nợ TK 141
Có TK 111, 112
Khi các đội đi mua vật tư về, dùng tiền được tạm ứng để thanh toán cho người bán hàng, kế toán công ty căn cứ vào phiếu nhập kho để hạch toán.
Nợ TK 152: Nếu nguyên vật liệu mua về nhập kho
Nợ TK 621: Nếu nguyên vật liệu mua về xuất ngay cho sản xuất Nợ TK133
Có TK 141
Trường hợp số đã tạm ứng lớn hơn giá trị chi thực tế thì số thừa phải thu hồi: Nợ TK liên quan: 111, 112, 334, 1388…
Có TK 141
Đối với các vật liệu luân chuyển: kế toán phải hạch toán vào CP NVLtrực tiếp,
không được hạch toán vào CP sản xuất chung. Khi xuất kho vật liệu luân chuyển: Nếu là vật liệu luân chuyển loại phân bổ 1 lần, kế toán ghi:
Nợ TK 621 Có TK 153
Đối với loại sử dụng trong nhiều kỳ thì khi xuất dùng phải chuyển giá trị của chúng thành chi phí trả trước.
Với vật liệu luân chuyển sử dụng trong 1 năm tài chính như cốp pha gỗ, xà gồ, gỗ ván... số lần sử dụng từ 3 đến 5 lần, thì kế toán định khoản:
Nợ TK 142: vật liệu luân chuyển sử dụng trong 1 năm tài chính Có TK 153
Với vật liệu luân chuyển sử dụng trên 1 năm tài chính như giàn giáo thép, cốp pha tôn thì kế toán định khoản:
Nợ TK 242: vật liệu luân chuyển sử dụng lớn hơn 1 năm tài chính Có TK 153
Hàng tháng, kế toán xác định mức phân bổ để tính dần vào CPSX:
Giá trị VL luân chuyển xuất dùng - Giá trị phế liệu ước thu Mức phân bổ trong kỳ =
Số kỳ dự kiến phân bổ Kế toán ghi theo bút toán:
Có TK 142, 242: Mức phân bổ
Trong trường hợp giá trị vật liệu luân chuyển không quá lớn, để đơn giản cho việc theo dõi, kế toán có thể thực hiện phương pháp phân bổ 2 lần:
Lần đầu phân bổ 50% giá trị vật liệu luân chuyển ngay lúc xuất dùng.
Lần 2 phân bổ tiếp 50% giá trị của vật liệu luân chuyển khi bộ phận sử dụng báo hỏng.
Ví dụ: Trong tháng 8/2010, xuất kho cốp pha gỗ cho thi công công trình Cầu CA5
có giá trị 4.000.000đ. Đến tháng 2/1011, bộ phận này báo hỏng và phế liệu thu hổi có giá trị 300.000đ. Kế toán cần phản ánh như sau:
Tháng 8 khi xuất dùng: Nợ TK 142: 4.000.000đ Có TK 153: 4.000.000đ Nợ TK 621: 2.000.000đ Có TK 142: 2.000.000đ Đến tháng 2/2011: Nợ TK 621: 2.000.000 – 300.000 = 1.700.000đ Nợ TK 111: 300.000đ Có TK 142: 2.000.000đ Về CP sử dụng MTC
- Khi thuê ngoài MTC, trường hợp thuê sử dụng cho nhiều tháng, kế toán không được ghi toàn bộ vào CPSX trong kỳ như hiện nay công ty đang làm mà phải phân bổ CP cho các tháng sử dụng.
Khi thuê máy, kế toán ghi
Nợ TK 142:thuê máy sử dụng trong 1 năm tài chính Nợ TK 242: thuê máy sử dụng lớn hơn 1 năm tài chính Có TK 111, 112
Hàng tháng, phân bổ vào CPSX như sau: Nợ TK 623
Có TK 142, 242
Ví dụ: Ngày 03/01/2011, công ty chi 35.000.000đ bằng tiền gửi ngân hàng để thuê
máy cẩu của công ty Lexim cho thi công công trình Hào kỹ thuật trong 2 tháng. Khi thuê máy, kế toán định khoản:
Nợ TK 142: 35.000.000đ Nợ TK 133: 3.500.000đ Có TK 112: 38.500.000đ
Nợ TK 623: 17.500.000đ Có TK 142: 17.500.000đ
- Về chi phí sửa chữa lớn TSCĐ: Việc sửa chữa lớn TSCĐ là một trong những công việc cần phải tiến hành để nâng cao hiệu quả hoạt động cũng như kéo dài tuổi thọ của TSCĐ. Điều này càng thực sự có ý nghĩa hơn đối với DN xây lắp có số lượng MTC nhiều như công ty 142. Tuy nhiên công ty lại chưa trích trước CP sửa chữa lớn TSCĐ hay phân bổ dần vào chi phí – điều này có thể gây ra biến động lớn về chi phí trong kỳ khi DN thực hiện sửa chữa lớn TSCĐ
Do đó để tránh sự biến động trong chi phí và giá thành sản phẩm như đã nêu trên, đồng thời giúp cho DN chủ động trong việc bảo dưỡng sửa chữa máy móc thiết bị, DN nên có kế hoạch sửa chữa TSCĐ và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. DN có thể áp dụng 1 trong 2 hình thức sau:
+ Nếu DN sử dụng phương pháp phân bổ dần thì khi công việc sửa chữa lớn hoàn thành, kế toán sẽ kết chuyển:
Nợ TK 142, 242 Có TK 2413
Hàng tháng phân bổ dần vào chi phí, kế toán sẽ ghi: Nợ TK 623
Có TK 142, 242: Mức phân bổ
+ Nếu DN sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa hàng tháng: Phần CP trích trước vào CPSX, kế toán phản ánh vào TK 335 – CP phải trả Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ dùng cho hoạt động xây lắp, kế toán lập Chứng từ ghi sổ, vào sổ cái và sổ chi tiết các TK 623, 335 theo định khoản:
Nợ TK 623
Có TK 335: mức trích trong kỳ
Khi thực hiện sửa chữa lớn TSCĐ, kế toán ghi: Nợ TK 335
Có TK 111,112
Cuối niên độ kế toán, tiến hành xử lý phần chênh lệch giữa khoản trích trước và CP sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh:
+ Nếu số trích trước lớn hơn số thực tế phát sinh, kế toán ghi giảm CPSX trong kỳ theo định khoản:
Có TK 623
+ Trường hợp ngược lại, kế toán tiếp tục trích bổ sung vào CPSX trong kỳ theo bút toán:
Nợ TK 623 Có TK 335
- Về việc chuyển máy giữa các công trình:
Mặc dù việc áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng theo nguyên tắc tròn tháng và việc tính tất cả các CP vận chuyển, bốc dỡ khi chuyển công trình của máy thi công vào công trình được giao máy trong tháng là đơn giản, dễ làm nhưng lại không phản ánh CP một cách chính xác của các công trình. Vì vậy để khắc phục thì công ty nên phân bổ CP này cho các đối tượng tập hợp CP trong trường hợp TSCĐ được sử dụng ở nhiều công trình theo số giờ hoặc số ca máy thì phù hợp, sát với thực tế hơn với mức độ sử dụng của từng công trình trên cơ sở số giờ máy, ca máy thống kê được.
Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu theo dõi ca máy thi công của công nhân ở đội máy
thi công, ta có thể thống kê được số ca máy thực tế phát sinh ở các công trình trong tháng nên CP sử dụng máy thi công được tính cho từng công trình như sau:
Số ca máy ở công trình 1 là a Số ca máy ở công trình 2 là b Số ca máy ở công trình 3 là c
Tổng CP sử dụng máy thi công trong tháng là 100 triệu 100
Chi phí một ca máy = = A
a + b + c Chi phí tính cho công trình 1 = A x a
Về chi phí dự phòng
Để không làm tăng chi phí và ảnh hưởng đến doanh thu của tháng phải tiến hành bảo hành thì công ty nên tiến hành trích trước các khoản liên quan đến chi phí bảo hành cho từng công trình như sau:
- Khi xác định số dự phòng cần phải lập về chi phí bảo hành công trình xây lắp
Nợ TK 627
- Khi phát sinh các khoản chi phí bảo hành công trình liên quan đến khoản dự phòng phải trả đã lập ban đầu.
+ Khi phát sinh các khoản chi phí bằng tiền liên quan đến thanh toán các nghĩa vụ nợ đã được lập dự phòng phải trả ghi
Nợ TK 352
Có TK 111,112,331
+ Khi phát sinh các khoản chi liên quan đến việc bảo hành công trình xây lắp Nợ TK 621, 622, 623, 627
Có TK 152, 153, 214,331.... + Cuối kỳ , kế toán kết chuyển chi phí ghi Nợ TK 154
Có TK 621, 622, 623, 627
+ Khi sửa chữa, bảo hành sản phẩm, công trình xây lắp hoàn thành bàn giao cho khách hàng
Nợ TK 352
Nợ TK 641- ( Phần dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm Có TK 154
+ Cuối kỳ hoặc cuối kỳ kế toán xác đinh số dự phòng phải lập:
Số dự phòng cần phải lập lớn hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dung hết thì số chênh lệch lớn hơn được ghi nhận vào chi phí trong kỳ ghi
Nợ TK 642, 641 Có TK 352
Số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn phải hoàn nhập ghi giảm vào chi phí trong kỳ ghi.
Nợ TK 352
Có TK 642, 641
+ Cuối kỳ kế toán, khi xác định số dự phòng phải trả về bảo hành công trình phải lập cho từng công trình ghi
Nợ TK 627 Có TK 352
- Khi hết thời hạn bảo hành , nếu công trình không phải bảo hành thi số chênh lệch phải hoàn nhập ghi
Nợ TK 352 Có TK 711
4.3.7. Hoàn thiện sổ kế toán
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ vừa để kiểm tra, đối chiếu. Do vậy khi còn thực hiện kế toán thủ công, Công ty nên sử dụng loại sổ này đảm bảo cho việc theo dõi, quản lý được chặt chẽ và chính xác theo mẫu trong phụ lục 4.7.
Công ty cũng nên lập các Bảng tổng hợp chi tiết để có cơ sở đối chiếu với số liệu trên sổ Cái tránh sai sót trong việc lập BCTC.
Ví dụ: Căn cứ vào số liệu của sổ chi tiết TK 623 và Phiếu theo dõi ca máy thi công, kế toán lập Bảng phân bổ chi phí sử dụng máy thi công (phụ lục 4.8). Số liệu
trên Bảng phân bổ chi phí sử dụng máy thi công được dùng để tính giá thành sản phẩm xây lắp và đối chiếu với sổ Cái TK 623.
Ngoài ra, hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ có nhược điểm là ghi chép trùng lặp, làm tăng khối lượng ghi chép chung nên ảnh hưởng đến năng suất lao động và hiệu quả của công tác kế toán. Muốn khắc phục được hạn chế này, trong thời gian tới, công ty nên sử dụng phần mềm kế toán máy. Khi đó việc quản lý được thực hiện trên máy có thể bỏ đi một số loại sổ như Sổ đăng ký chứng từ,… sẽ hạn chế được sự trùng lặp.
Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hướng hoàn thiện (Phụ lục 4.9)