- Giai đoạn 6: Tổ chức nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào hoạt động, tổ
4.3.1. Hoàn thiện chứng từ kế toán.
Chứng từ sử dụng trong kế toán CP nguyên vật liệu trực tiếp:
Để khắc phục tình trạng lập Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho “khống” và kiểm soát tốt vật tư, hàng hóa; công ty nên:
+ Đối với các vật liệu như xi măng, sắt, thép: để tránh hao hụt, tiết kiệm nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất tại công trường và hạ giá thành sản phẩm xây lắp, công ty nên tổ chức theo dõi nguyên vật liệu thông qua kho ngay tại các công trình. Trong đó việc kiểm soát nguồn nguyên vật liệu sẽ do kế toán công trình và thủ kho đảm nhiệm. Kế toán vật tư và thủ kho tiến hành kiểm soát nguyên vật liệu thông qua việc kiểm tra thực tế kho đồng thời thông qua hệ thống chứng từ sổ sách kế toán liên quan đến quản lý vật liệu. Công ty có thể thay việc sử dụng “Phiếu xuất kho” bằng “Phiếu xuất kho theo hạn mức” (Phụ lục 4.1). Phiếu được áp dụng khi
DN đã lập được định mức sử dụng vật tư. Ưu điểm của chứng từ này là tạo điều kiện cho việc cấp phát vật tư theo hạn mức (khi công ty đã xây dựng được định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp). Từ đó góp phần kiểm tra được tình hình thực hiện kế hoạch chi phí sản xuất.
+ Đối với các vật liệu không thể nhập kho như cát, đá, sỏi,... khi mua về công ty xuất luôn cho các bộ phận sử dụng thì công ty không được lập Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho. Thay vào đó, DN có thể lập “Bảng kê vật tư” (phụ lục 4.2).
- Cuối tháng khi kế toán công trình hoặc đội trưởng hoàn chứng từ (hoàn chi phí) cho công ty, công ty phải lập “Giấy thanh toán tiền tạm ứng” (phụ lục 4.3) để kế toán làm căn cứ lập bút toán ghi giảm số tiền tạm ứng.
được sử dụng cho nhiều công trình thì có cơ sở để phân bổ chi phí sử dụng máy thi công cho cá công trình 1 cách hợp lý chi phí sản xuất của công trình đó. Điều này không phản ánh được chính xác chi phí sản xuất của từng công trình
Đối với tình hình luân chuyển chứng từ: Công ty nên có biện pháp đôn đốc việc luân chuyển chứng từ từ phía kế toán đội. Đối với các công trình ở gần, kế toán công trình phải tập hợp và gửi chứng từ về công ty ngay sau khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, còn đối với các công trình ở xa, không thể gửi chứng từ về kịp, công ty nên yêu cầu các đội khi hoàn chứng từ thì phải lập “Bảng tổng hợp chứng từ” (phụ lục 4.5) theo từng tháng, lập riêng từng công trình. Việc làm này vừa giảm thời
gian, công sức cho kế toán công ty, khối lượng công việc không dồn nhiều vào cuối tháng và việc hạch toán ban đầu ở đội, công trình lại rõ ràng, rành mạch, thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu và ghi sổ.
Về việc giao nhận chứng từ mà không có bản giao nhận chứng từ nên khi mất mát không biết quy trách nhiệm cho ai, khi nộp chứng từ, công ty nên yêu cầu phải có “Bản giao nhận chứng từ” (phụ lục 4.6) có chữ ký của người nhận và người nộp chứng từ.