3.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty.
Bộ máy kế toán tại Công ty CP Him Lam Mộc Dũng được tổ chức như sau:
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy kế toán:
- Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của công ty, phân công công việc cho kế toán viên, đôn đốc các bộ phận thực hiện tốt các nhiệm vụ có liên quan đến công tác tài chính theo quy định của nhà nước và quy chế của công ty. Kế toán trưởng còn tổ chức kiểm kê tài sản, tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các nhân viên kế toán, giúp giám đốc trong việc quản lý tài chính, tài sản của công ty.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, theo dõi kết quả sản xuất kinh doanh của nhà máy, đồng thời còn theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định và tính khấu hao, lập báo cáo tài chính.
- Kế toán thanh toán: Theo dõi thường xuyên, liên tục các khoản nợ của khách hàng và khoản phải trả của công ty. Lên kế hoạch thu nợ và thanh toán nợ đảm của công ty.
Kế toán trưởng Phó phòng kế toán – Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán kho NVL Kế toán kho công trình
- Kế toán kho nguyên vật liệu: Theo dõi quản lý số lượng nhập- xuất –tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm trong công ty, tham gia trong việc định mức vật tư dự trữ, góp phần đảm bảo dự trữ vật tư ở mức hợp lý, đảm bảo cho sản xuất liên tục.
- Kế toán kho công trình: Thực hiện hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến từng công trình xây dựng, thi công lắp đặt nội thất của công ty.
3.1.4.2 Hình thức kế toán mà công ty đang áp dụng
Công ty cổ phần Him Lam Mộc Dũng đã lựa chọn hình thức kế toán “Nhật ký chung” kết hợp đồng thời với kế toán máy.
Hệ thống tài khoản và sổ sách được lập theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC do bộ trưởng Bộ tài chính ban hành 20/03/2006.
Sơ đồ 2.4: Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức “Nhật ký chung”
Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
CHỨNG TỪ GỐC
Sổ nhật ký chung
Sổ cái
Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
3.1.4.3 Các chính sách kế toán và phần mềm kế toán áp dụng tại công ty Cổ phần Him Lam Mộc Dũng. công ty Cổ phần Him Lam Mộc Dũng.
- Chế độ kế toán Công ty đang áp dụng là chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
- Hiện nay công ty thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, xác định giá trị hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng là: Đồng Việt Nam (VNĐ)
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ 01/01 hàng năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Kỳ kế toán công ty áp dụng là một tháng
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
- Tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Phương pháp khấu hao đường thẳng.
- Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền:
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Tại thời điểm cuối năm các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố vào ngày kết thúc niên độ kế toán. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư các khoản mục tiền tệ tại thời điểm cuối năm được kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí tài chính trong năm tài chính.
Các khoản đầu tư ngắn hạn không quá 3 tháng có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành tiền và không có nhiều rủi ro trong chuyển đổi thành tiền kể từ ngày mua khoản đầu tư đó tại thời điểm báo cáo.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
- Hệ thống sổ kế toán:
Sổ nhật ký chung
Các sổ chi tiết
Các sổ kế toán tổng hợp, sổ cái các tài khoản.
Bảng cân đối số phát sinh.
- Hệ thống báo cáo áp dụng tại Công ty:
Bảng cân đối kế toán.
Thuyết minh báo cáo tài chính
- Chứng từ sử dụng và tài khoản kế toán:
Chứng từ sử dụng: Sử dụng các chứng từ theo quyết định 15/QĐ- BTC (phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, bảng thanh toán tiền lương…)
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng: Công ty vận dụng danh mục tài khoản theo Quyết định số 15/QĐ của Bộ tài chính ngày 20/03/2006.
Trình tự ghi sổ kế toán:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Phần mềm kế toán sử dụng tại công ty Cổ phần Him Lam Mộc Dũng là phần mềm kế toán OMEGA.
Truy cập vào phần mềm kế toán:
Từ màn hình Windows chọn biểu tượng OMEGA, kích đúp chuột trái vào biểu tượng, máy sẽ chuyển vào màn hình đăng nhập chương trình, tại khung cửa sổ: Tên đăng nhập và mật khẩu đăng nhập gõ tên và mật khẩu vào, sau đó ấn Enter. Khi đã khởi động xong chương trình thì giao diện chức năng của phần mềm kế toán xuất hiện cho phép làm việc.
3.2 Thực tế công tác kế toán bán hàng tại công ty cổ phầnHim Lam Mộc Dũng Him Lam Mộc Dũng
3.2.1 Các phương thức bán hàng
Công ty công ty cổ phần Him Lam Mộc Dũng chuyên sản xuất và cung cấp các sản phẩm nội thất trên toàn quốc, theo đó phương thức bán hàng đang được công ty áp dụng là:
Bán Buôn: theo các hợp đồng kinh tế đã ký kết, bên mua sẽ cử đại diện trực tiếp đến kho của công ty nhận hàng (hoặc bên bán sẽ vận chuyển hàng đến kho bên mua) theo đúng số lượng, chất lượng, giá cả như trong hợp đồng kinh tế. Các chi phí liên quan như: Chi phí bốc xếp, chi phí vận chuyển có thể do bên bán hoặc bên mua chịu theo thỏa thuận trước.
Bán lẻ: Khách hàng có thể trực tiếp tới công ty để xem mẫu mã hoặc gửi fax, gọi điện đặt hàng.
3.2.2 Mã hóa các đối tượng quản lí
Công ty thực hiện kế toán trên máy nên các đối tượng liên quan như các loại hàng hóa, các khách hàng của công ty đều được tổ chức xây dựng, mã hoá, khai báo một cách khoa học, rõ ràng. Việc xây dựng các danh mục được thực hiện vào thời điểm công ty bắt đầu sử dụng phần mềm, và sẽ được mở rộng trong quá trình kinh doanh. Các danh mục được mã hóa trong kế toán bán hàng:
Danh mục chứng từ
Chứa đựng các chứng từ kế toán được sử dụng để ghi nhận nghiệp vụ phát sinh. Việc xây dựng danh mục chứng từ được thực hiện khi mới (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
đưa phần mềm vào sử dụng. Các chứng từ được xây dựng theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính.
Phần mềm cho phép người sử dụng tự định nghĩa, sửa đổi các mẫu chứng từ kế toán được sử dụng cho đơn vị như mẫu hoá đơn, mẫu phiếu thu, phiếu chi.... Và cho phép thay đổi sự hiển thị số cột (thêm hoặc bớt) trên giao diện nhập chứng từ khi nhập số liệu cho các chứng từ kế toán.
Danh mục tài khoản
Hiện nay, công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Hình 2. 2 : Màn hình danh mục tài khoản
Phần mềm OMEGA cho phép mã hóa các loại hàng hóa mà công ty đang sản xuất kinh doanh nhằm phục vụ quá trình quản lý được đơn giản, tiện lợi và hiệu quả. Màn hình nhập liệu như sau:
Hình 2. 3 : Màn hình danh mục hàng hóa (Cập nhật mặt hàng)
Khi muốn khai báo thêm hàng hóa, từ màn hình chính ta chọn “Phân hệ ” rồi chọn “Quản lý tồn kho” sau đó chọn “Cập nhật mặt hàng” rồi điền các thông tin chi tiết trên hộp thoại về mã hàng hóa, tên
hàng hóa, tài khoản hạch toán… sau đó nhấn nút “Lưu” để lưu thông tin đã nhập.
Một số mặt hàng của công ty:
F54BA002 Bàn tiếp khách-1300x700x750 F54BA003 Mặt bàn theo vách-1330x700 F54BA005 Bàn ăn-1300x700x750 F54BA015 Bàn Melamine-1400x700x750 F54BA040 Bàn nước (KT:600x600x450) ………….. …………..
Danh mục đối tượng
Danh mục đối tượng được xây dựng để quản lý toàn bộ các đối tượng có quan hệ với công ty (quan hệ về nợ phải thu, phải trả trong giao dịch mua bán hàng hóa, quan hệ về giao dịch tín dụng…). Theo đó các đối tượng này có thể là khách hàng, các nhà cung cấp, các đối tượng cho vay...
Màn hình danh mục đối tượng:
Khi muốn thêm mới một đối tượng (khách hàng, nhà cung cấp…), từ màn hình chính của phần mềm ta chọn phân hệ “Thông tin dùng chung” rồi chọn “Danh mục đối tượng”, chọn tiếp “Khách hàng” và điền đầy đủ các thông tin của khác hàng, sau đó chọn “Lưu”. Màn hình nhập liệu như sau:
3.2.3 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu3.2.3.1 Kế toán doanh thu 3.2.3.1 Kế toán doanh thu
Công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế nên doanh thu bán hàng là giá bán chưa có thuế GTGT. Doanh thu bán hàng của công ty căn cứ vào số lượng, đơn giá mà công ty niêm yết hoặc do khách hàng và công ty thỏa thuận theo hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng.
Chứng từ kế toán sử dụng: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, biên bản kiểm nhận hàng hóa, các chứng từ liên quan đến việc thanh toán như phiếu thu, giấy báo có...
Tài khoản sử dụng:
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 511 chỉ mở một tài khoản cấp 2: TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa
Trình tự tổ chức hạch toán doanh thu bán hàng:
Doanh thu bán hàng là số tiền cung cấp hàng hoá, dịch vụ không bao gồm thuế GTGT đầu ra.
Khi khách hàng đến mua hàng hoặc yêu cầu giao hàng theo hợp đồng, kế toán hàng hóa sẽ viết hóa đơn GTGT, và phiếu xuất kho, rồi trình giám đốc kí tên và đóng dấu. Sau đó mang hóa đơn này sang phòng kế toán để hoàn thiện chứng từ, phòng kế toán sẽ tiến hành cập nhật số liệu từ hóa đơn bán hàng vào máy vi tính. Tùy hình thức thanh toán kế toán sẽ ghi vào các sổ liên quan.
Căn cứ vào hình thức thanh toán của khách hàng mà kế toán lập sổ chi tiết và các sổ tổng hợp liên quan. Trường hợp thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng thì chứng từ thanh toán sẽ được kế toán tiền mặt hoặc kế toán tiền gửi cập nhật vào máy, máy sẽ tự động cập nhật vào Nhật kí chung. Kế toán tiêu thụ ghi nhận doanh thu bằng cách kết chuyển số liệu.
Hóa đơn giá trị gia tăng được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại cuống
Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Sử dụng nội bộ
Ví dụ: Trong tháng 26/12/2013 phát sinh một nghiệp vụ bán tủ áo A1 cho Anh Phong, khách hàng chấp nhận thanh toán. Ta có phiếu xuất kho như sau:
Đơn vị: Công ty CP Him Lam Mộc Dũng
Địa chỉ: Tầng 3-4, số 22/9 Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mẫu số: 02-VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng
BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 26 tháng 12 năm 2013 Nợ: TK 632
Số: 226 Có: TK 155 Người nhận hàng: Anh Phong
Địa chỉ giao hàng: Kho xuất: W5401 Diễn giải: Xuất bán
S T T Tên hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền Yêu
cầu Thựcxuất
A B C D 1 2 3 4
1 Tủ áo A1 F54TU035 Cái 1 1 4.535.600 4.535.600
Cộng 4.535.600
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Bốn triệu năm trăm ba lăm nghìn sáu trăm đồng
- Số chứng từ gốc kèm theo: ...
Người lập Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Trình tự thực hiện trên phần mềm kế toán như sau:
Hình 2. 6 : Màn hình xuất kho bán hàng
Từ màn hình chính của phần mềm, ta vào phân hệ “Kế toán hàng tồn kho” sau đó chọn “Xuất kho bán hàng”, màn hình nhập liệu hiện ra như trên, kế toán viên sẽ điền đầy đủ các thông tin như sau:
Ô “Loại chứng từ” chọn “DN2”
Ô “Ngày hạch toán” nhập “26/12/2013” Ô “Mã tham chiếu 1” nhập “000/11/12/003” Ô “Mã tham chiếu 2” nhập “000061/HL/11P” Ô “Đối tượng” chọn “C54P002”
Ô “Người lập phiếu” chọn “admin”
Ô “Diễn giải” nhập “Xuất kho bán hàng”
Ô “Mã hàng” chọn “F54TU03”, Phần mềm sẽ tự động điền vào ô “Tên hàng” và ô “ĐVT” Ô “Số lượng” nhập “1” Ô “Đơn giá”: 4.535.600 Ô “TK nợ”: 632 Ô “TK có”: 155 Chọn “Đóng” để lưu.
Hóa đơn GTGT như sau:
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 1: Lưu
Ngày 26 tháng 12 năm 2013
Mẫu số: 01 GTKT-3LL
03627 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đơn vị bán hàng: : Công ty cổ phần Him Lam Mộc Dũng Địa chỉ: Tầng 3-4, số 22/9 Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội Số tài khoản:
Điện thoại: MS: 0104755809 Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Anh Phong
Địa chỉ: số 13 Kim Giang, Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: CK S
T T
Tên hàng hóa Đơnvị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Tủ áo A1 CH 1 6.500.000 6.500.000
Cộng tiền hàng: 6.500.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 650.000
Tổng cộng tiền thanh toán:
7.150.000
Bằng chữ: Bảy triệu một trăm năm mươi nghìn đồng.
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Quy trình trên máy:
Kế toán thực hiện lập hóa đơn bán hàng trên phần mềm omega theo trình tự sau:
Từ màn hình chính của phần mềm ta chọn phân hệ “Quản lý bán hàng” rồi chọn “Lập hóa đơn bán hàng” rồi điền đầy đủ các thông tin theo màn hình nhập liệu sau:
Hình 2. 7 : Màn hình lập hóa đơn bán hàng