- Thủ quỹ: là người quản lý tiền mặt của Công ty, tiến hành thu chi tiền
1111 467.500 22/12 PC 35 22/12 Giảm giá bán Fanta 160
3.2.6 Kế toán chi phí quản lý kinh doanh
* Tài khoản sử dụng: TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh
Chi phí quản lý kinh doanh là khoản mục chi cho việc quản lý, điều hành của toàn bộ Công ty, hàng tháng Công ty thường phải chi ra các khoản tiền để chi trả chi phí phát sinh như: Chi phí tiền lương cho cán bộ CNV trong Công ty, chi mua xăng dầu, vật tư, chi phí khấu hao TSCĐ, sửa chữa máy móc thiết bị, tiền điện, nước, điện thoại, chi phí dịch vụ mua ngoài khác,...Tất cả các chi phí trên đều được Công ty hạch toán vào tài khoản 642 - Chi phí quản lý kinh doanh.
Hàng ngày, khi phát sinh các khoản chi, kế toán dựa vào chứng từ phát sinh có liên quan như phiếu chi,...lập định khoản kế toán. Sau đó kế toán vào sổ Nhật ký chung (mẫu số 3.3), sổ cái tài khoản 642 (mẫu số 3.10) và sổ cái tài khoản khác có liên quan.
Ví dụ 5: Trích một số nghiệp vụ phát sinh trong tháng 12/2012
Ngày 05/12, chi tiền mặt đổ xăng cho xe chở hàng đi bán số tiền 1.100.000 đồng, trong đó thuế suất thuế GTGT 10%.
Nợ TK 642 1.000.000 Nợ TK 133 100.000 Có TK 1111 1.100.000
Ngày 25/12, chi tiền mua văn phòng phẩm cho bộ phận quản lý kinh doanh số tiền chưa thuế là 2.300.000 đồng. Thuế suất thuế GTGT 10%
Nợ TK 642 2.300.000 Nợ TK 133 230.000 Có TK 1111 2.530.000
Ngày 31/12, căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, mức khấu hao TSCĐ tháng 12/2012 số tiền là 218.354.274 đồng.
Nợ TK 642 218.354.274 Có TK 214 218.354.274
Cuối tháng, kế toán tổng hợp chi phí quản lý kinh doanh và kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
Nợ TK 911 316.784.028 Có Tk 642 316.784.028
Các nghiệp vụ phát sinh được kế toán vào sổ nhật ký chung và số cái tài khoản 642 (mẫu số 3.10)
Mẫu số 3.10: Trích sổ cái tài khoản 642 - Chi phí quản lý kinh doanh
Công ty cổ phần thương mại Ba Vì Tây Đằng - Ba Vì - Hà Nội
(ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Tài khoản 642 - Chi phí quản lý kinh doanh Tháng 12 năm 2012 Đơn vị tính: đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong tháng ... ... ... ... ...
05/12 PC 23 05/12 Chi đổ xăng cho xe chở hàng 1111 1.100.000
... ... ... ... ... ...
25/12 PC41 25/12 Chi tiền mua văn phòng phẩm 1111 2.530.000
… … … …
31/12 PC 47 31/12 Lương trả nhân viên bán hàng 334 58.450..000 31/12 31/12 Các khoản trích theo lương 338 13.443.500
... ... ... ... ... 31/12 31/12 Khấu hao TSCĐ tháng 12 214 218.354.274 ... ... ... ... ... 31/12 31/12 Kết chuyển chi phí QLKD 911 316.784.028 Cộng số phát sinh trong tháng 316.784.028 316.784.028 Số dư cuối kỳ Người lập biểu (ký tên) Kế toán trưởng (ký tên) Giám đốc (ký tên)
Toàn bộ chi phí quản lý kinh doanh của Công ty được kế toán hạch toán vào tài khoản 642 nhưng không tách biệt được giữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp gây khó khăn trong công tác quản lý.