Bảng 2.2. Quy trình tuyển dụng tại công ty FPT Telecom
Ngƣời thực hiện Các bƣớc
Trƣởng bộ phần/ ngƣời đƣợc ủy
quyền 1. Lập yêu cầu tuyển dụng
Cán bộ quản lý trên một cấp/ trƣởng đơn vị
2. Xem xét, phê duyệt yêu cầu tuyển dụng (nếu cần)
Cán bộ tuyển dụng 3. Lên phƣơng án tuyển dụng
Cán bộ phụ trách nhân sự 4. Xem xét phê duyệt phƣơng án tuyển dụng
Cán bộ tuyển dụng
5. Đăng tuyển 6. Thu thập hồ sơ 7. Chọn lọc hồ sơ
Hội đồng phỏng vấn 9. Phỏng vấn
Trƣởng bộ phần/ ngƣời đƣợc ủy
quyền 10. Đàm phán chế độ
Cán bộ tuyển dụng 11. Thông báo trúng tuyển Cán bộ quản lý trên một cấp/ trƣởng
đơn vị 12. Đánh giá hiệu quả tuyển dụng
(Nguồn: Phòng nhân sự FPT Telecom (2014), Sổ tay quản trị nhân sự, Hà Nội.)
Mô tả quy trình:
(1) Yêu cầu tuyển dụng do trƣởng bộ phận hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền thực hiện dựa trên kế hoạch tuyển dụng năm đã đƣợc phê duyệt hoặc yêu cầu tuyển dụng phát sinh đột xuất và đƣợc gửi tới cán bộ tuyển dụng đơn vị.
- Vị trí, số lƣợng cần tuyển, lý do tuyển - Thời gian dự kiến bắt đầu làm việc - Mô tả công việc
- Yêu cầu cụ thể về năng lực, chuyên môn nghiệp vụ - Mức lƣơng dự kiến
- Thành phần hội đồng phỏng vấn …
(2) Xem xét, phê duyệt yêu cầu tuyển dụng nếu cần, ngƣời thực hiện sẽ là cán bộ quản lý trên một cấp hoặc trƣởng đơn vị. Các trƣờng hợp cần xem xét phê duyệt:
- Trƣờng hợp ngƣời lập yêu cầu tuyển dụng là Trƣởng phòng trực thuộc Ban, hoặc trực thuộc Trung tâm, phải có sự xem xét của Trƣởng ban/Giám đốc trung tâm.
- Trƣờng hợp yêu cầu tuyển dụng phát sinh/đột xuất ngoài kế hoạch tuyển dụng năm đã đƣợc duyệt, phải có sự phê duyệt của Trƣởng đơn vị đối với các nhu cầu phát sinh/đột xuất đó.
Việc xem xét, phê duyệt này có thể tiến hành qua email hoặc xác nhận trực tiếp trên Phiếu yêu cầu và phƣơng án tuyển dụng.
(3) Lên phƣơng án tuyển dụng do cán bộ tuyển dụng thực hiện, bao gồm các thông tin: Kênh tuyển dụng, dự kiến thời gian tiếp nhận hồ sơ, dự kiến thời gian thi và phỏng vấn, chi phí tuyển dụng,…
(4) Xem xét, phê duyệt phƣơng án tuyển dụng do cán bộ phụ trách nhân sự thực hiện.
(5) Đăng tuyển do cán bộ tuyển dụng thực hiện. Tiến hành đăng tuyển trên các kênh thông tin nội bộ (nhƣ box Public, website http://vieclam.fpt.net, group cán bộ Tuyển dụng ngành dọc FPT, nội san…), đăng tuyển trên các kênh thông tin đại chúng, lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ đăng tuyển, liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để tiến hành các thủ tục đăng tuyển. Xác định các kênh thông tin dựa trên các tiêu chí nhƣ đối tƣợng ứng viên, mức độ phổ biến, hiệu quả công việc đã đƣợc kiểm chứng, chi phí tuyển dụng.
(6) Thu thập hồ sơ do cán bộ tuyển dụng thực hiện. Hồ sơ ứng viên tối thiểu cần có Phiếu thông tin ứng viên hoặc CV (Lý lịch ứng viên), hồ sơ có thể nộp dƣới dạng bản cứng hoặc bản mềm. Nhập liệu thông tin hồ sơ ứng viên vào file quản lý hồ sơ.
(7) Chọn lọc hồ sơ do cán bộ tuyển dụng hiện, tiến hành lập danh sách các hồ sơ đạt yêu cầu, những hồ sơ không đạt chuyển vào Hồ sơ ứng viên dự trữ.
(8) Thi các môn bắt buộc do cán bộ tuyển dụng thực hiện, tiến hành tổ chức thi, cập nhật kết quả thi vào file quản lý hồ sơ, gửi kết quả thi và hồ sơ ứng viên cho trƣởng bộ phận. Lƣu ý: Thời điểm thi các môn bắt buộc có thể linh hoạt nhƣng phải đảm bảo tiến hành trƣớc khi nhân viên ký hợp đồng chính thức.
(9) Phỏng vấn, trƣởng bộ phần sẽ lựa chọn danh sách ứng viên vào phỏng vấn. Hội đồng phỏng vấn bao gồm: Trƣởng bộ phận hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền, đại diện ban/phòng nhân sự, tùy theo vị trí tuyển dụng thành viên hội đồng tuyển dụng có thể có thêm cán bộ chuyên gia chức năng.
Hội đồng phỏng vấn ghi rõ nhận xét, đánh giá ứng viên vào phiếu phỏng vấn ứng viên trong quá trình phỏng vấn.
Tùy từng vị trí có thể lựa chọn một hoặc nhiều vòng phỏng vấn, kết quả phỏng vấn dựa trên ý kiến thống nhất của hội đồng phỏng vấn.
(10) Đàm phán chế độ đãi ngộ do trƣởng bộ phận hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền tiến hành đàm phán với ứng viên về chế độ đãi ngộ, việc đàm phán có thể tiến hành linh hoạt qua mail , điện thoại hoặc gặp trực tiếp. Những ứng viên không đồng ý sẽ chuyển vào danh sách hồ sơ dự trữ. Lƣu ý bƣớc này có thể gộp chung với bƣớc phỏng vấn nếu ngƣời phỏng vấn đồng thời là trƣởng bộ phận
(11) Thông báo trúng tuyển, cán bộ tuyển dụng gọi điện trực tiếp hoặc gửi thƣ mời làm việc với ứng viên, khuyến khích việc gửi thƣ mời.
(12) Đánh giá hiệu quả tuyển dụng, kết thúc đợt tuyển dụng cán bộ tuyển dụng chuyển phiếu đánh giá hiệu quả tuyển dụng cho trƣởng bộ phận hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền. Trƣởng bộ phận hoặc ngƣời đƣợc ủy quyển thực hiện đánh giá kết quả.
Sau cùng là chuyển sang quy trình đón tiếp nhân viên.