2.2.1. Tình hình sử dụng lao động
FPT Telecom là đơn vị kinh doanh về dịch vụ viễn thông, do đặc thù nghành là dịch vụ cần có sự tiếp cận trực tiếp giữa nhân viên và khách hàng. Do vậy sự phát triển nhân sự phải bám sát theo sự phát triển vùng phủ dịch vụ và sự mở rộng thị trƣờng. Dƣới là số lƣợng nhân viên trong những năm gần đây.
Bảng 2.1. Tăng trƣởng nhân sự qua các năm 2012,2013,2014
Đơn vị: Người
Năm 2012 2013 2014
Số nhân viên 3.727 4.500 6.000
Tăng trƣởng 21% 33%
(Nguồn: Phòng nhân sự FPT Telecom (2012-2014), Báo cáo nhân sự 2012-2014, Hà Nội.)
Qua bảng trên ta thấy quy mô nhân sự của công ty khá lớn, đến hết tháng 12 năm 2014 số nhân viên của FPT Telecom đã đạt 6000. Ngoài ra tốc độ tăng trƣởng qua các năm tăng nhanh lần lƣợt năm 2013 nhân sự công ty tăng 21% so với năm 2012, năm 2014 tăng 33% so với năm 2013. Điều này đƣợc giải thích là do giai đoạn 2012-2014 chiến lƣợc mở rộng vùng phủ đƣợc thực hiện mạnh mẽ và đi vào chiều sâu khai thác do vậy nhu cầu nhân sự tăng cao. Dự đoán trong thời gian tới nhu cầu nhân sự sẽ vẫn duy trì mức cao do
công ty đang mở rộng hoạt động sang nhiều lĩnh vực mới nhƣ truyền hình cáp…. Tính đến 31/12/1014 công ty đã hiện diện tại 57 tỉnh thành với hơn 70 chi nhánh trên toàn quốc.
Ngoài ra hàng năm tỷ lên nhân viên rời khỏi công ty khá cao do không đáp ứng đƣợc nhu cầu công việc hoặc nhân viên tự xin nghỉ…
2.2.2. Quy trình tuyển dụng
Bảng 2.2. Quy trình tuyển dụng tại công ty FPT Telecom
Ngƣời thực hiện Các bƣớc
Trƣởng bộ phần/ ngƣời đƣợc ủy
quyền 1. Lập yêu cầu tuyển dụng
Cán bộ quản lý trên một cấp/ trƣởng đơn vị
2. Xem xét, phê duyệt yêu cầu tuyển dụng (nếu cần)
Cán bộ tuyển dụng 3. Lên phƣơng án tuyển dụng
Cán bộ phụ trách nhân sự 4. Xem xét phê duyệt phƣơng án tuyển dụng
Cán bộ tuyển dụng
5. Đăng tuyển 6. Thu thập hồ sơ 7. Chọn lọc hồ sơ
Hội đồng phỏng vấn 9. Phỏng vấn
Trƣởng bộ phần/ ngƣời đƣợc ủy
quyền 10. Đàm phán chế độ
Cán bộ tuyển dụng 11. Thông báo trúng tuyển Cán bộ quản lý trên một cấp/ trƣởng
đơn vị 12. Đánh giá hiệu quả tuyển dụng
(Nguồn: Phòng nhân sự FPT Telecom (2014), Sổ tay quản trị nhân sự, Hà Nội.)
Mô tả quy trình:
(1) Yêu cầu tuyển dụng do trƣởng bộ phận hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền thực hiện dựa trên kế hoạch tuyển dụng năm đã đƣợc phê duyệt hoặc yêu cầu tuyển dụng phát sinh đột xuất và đƣợc gửi tới cán bộ tuyển dụng đơn vị.
- Vị trí, số lƣợng cần tuyển, lý do tuyển - Thời gian dự kiến bắt đầu làm việc - Mô tả công việc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Yêu cầu cụ thể về năng lực, chuyên môn nghiệp vụ - Mức lƣơng dự kiến
- Thành phần hội đồng phỏng vấn …
(2) Xem xét, phê duyệt yêu cầu tuyển dụng nếu cần, ngƣời thực hiện sẽ là cán bộ quản lý trên một cấp hoặc trƣởng đơn vị. Các trƣờng hợp cần xem xét phê duyệt:
- Trƣờng hợp ngƣời lập yêu cầu tuyển dụng là Trƣởng phòng trực thuộc Ban, hoặc trực thuộc Trung tâm, phải có sự xem xét của Trƣởng ban/Giám đốc trung tâm.
- Trƣờng hợp yêu cầu tuyển dụng phát sinh/đột xuất ngoài kế hoạch tuyển dụng năm đã đƣợc duyệt, phải có sự phê duyệt của Trƣởng đơn vị đối với các nhu cầu phát sinh/đột xuất đó.
Việc xem xét, phê duyệt này có thể tiến hành qua email hoặc xác nhận trực tiếp trên Phiếu yêu cầu và phƣơng án tuyển dụng.
(3) Lên phƣơng án tuyển dụng do cán bộ tuyển dụng thực hiện, bao gồm các thông tin: Kênh tuyển dụng, dự kiến thời gian tiếp nhận hồ sơ, dự kiến thời gian thi và phỏng vấn, chi phí tuyển dụng,…
(4) Xem xét, phê duyệt phƣơng án tuyển dụng do cán bộ phụ trách nhân sự thực hiện.
(5) Đăng tuyển do cán bộ tuyển dụng thực hiện. Tiến hành đăng tuyển trên các kênh thông tin nội bộ (nhƣ box Public, website http://vieclam.fpt.net, group cán bộ Tuyển dụng ngành dọc FPT, nội san…), đăng tuyển trên các kênh thông tin đại chúng, lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ đăng tuyển, liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để tiến hành các thủ tục đăng tuyển. Xác định các kênh thông tin dựa trên các tiêu chí nhƣ đối tƣợng ứng viên, mức độ phổ biến, hiệu quả công việc đã đƣợc kiểm chứng, chi phí tuyển dụng.
(6) Thu thập hồ sơ do cán bộ tuyển dụng thực hiện. Hồ sơ ứng viên tối thiểu cần có Phiếu thông tin ứng viên hoặc CV (Lý lịch ứng viên), hồ sơ có thể nộp dƣới dạng bản cứng hoặc bản mềm. Nhập liệu thông tin hồ sơ ứng viên vào file quản lý hồ sơ.
(7) Chọn lọc hồ sơ do cán bộ tuyển dụng hiện, tiến hành lập danh sách các hồ sơ đạt yêu cầu, những hồ sơ không đạt chuyển vào Hồ sơ ứng viên dự trữ.
(8) Thi các môn bắt buộc do cán bộ tuyển dụng thực hiện, tiến hành tổ chức thi, cập nhật kết quả thi vào file quản lý hồ sơ, gửi kết quả thi và hồ sơ ứng viên cho trƣởng bộ phận. Lƣu ý: Thời điểm thi các môn bắt buộc có thể linh hoạt nhƣng phải đảm bảo tiến hành trƣớc khi nhân viên ký hợp đồng chính thức.
(9) Phỏng vấn, trƣởng bộ phần sẽ lựa chọn danh sách ứng viên vào phỏng vấn. Hội đồng phỏng vấn bao gồm: Trƣởng bộ phận hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền, đại diện ban/phòng nhân sự, tùy theo vị trí tuyển dụng thành viên hội đồng tuyển dụng có thể có thêm cán bộ chuyên gia chức năng.
Hội đồng phỏng vấn ghi rõ nhận xét, đánh giá ứng viên vào phiếu phỏng vấn ứng viên trong quá trình phỏng vấn.
Tùy từng vị trí có thể lựa chọn một hoặc nhiều vòng phỏng vấn, kết quả phỏng vấn dựa trên ý kiến thống nhất của hội đồng phỏng vấn.
(10) Đàm phán chế độ đãi ngộ do trƣởng bộ phận hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền tiến hành đàm phán với ứng viên về chế độ đãi ngộ, việc đàm phán có thể tiến hành linh hoạt qua mail , điện thoại hoặc gặp trực tiếp. Những ứng viên không đồng ý sẽ chuyển vào danh sách hồ sơ dự trữ. Lƣu ý bƣớc này có thể gộp chung với bƣớc phỏng vấn nếu ngƣời phỏng vấn đồng thời là trƣởng bộ phận
(11) Thông báo trúng tuyển, cán bộ tuyển dụng gọi điện trực tiếp hoặc gửi thƣ mời làm việc với ứng viên, khuyến khích việc gửi thƣ mời.
(12) Đánh giá hiệu quả tuyển dụng, kết thúc đợt tuyển dụng cán bộ tuyển dụng chuyển phiếu đánh giá hiệu quả tuyển dụng cho trƣởng bộ phận hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền. Trƣởng bộ phận hoặc ngƣời đƣợc ủy quyển thực hiện đánh giá kết quả.
Sau cùng là chuyển sang quy trình đón tiếp nhân viên.
- Mục đích: Thiết lập các nguyên tắc tuyển dụng nhằm tận dụng tối đa
các nguồn lực, tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả tuyển dụng đảm bảo tuyển đƣợc ứng viên phù hợp. Là căn cứ để xây dựng các quy trình/hƣớng dẫn chi tiết liên quan đến hoạt động Tuyển dụng trong Sổ tay quá trình Nhân sự.
- Nội dung:
Xác định nhu cầu và lập kế hoạch tuyển dụng: Nhu cầu tuyển dụng của đơn vị/bộ phận xác định dựa trên chiến lƣợc, kế hoạch sản xuất kinh doanh và chỉ tiêu nhân sự của đơn vị/bộ phận, đảm bảo thể hiện đầy đủ các tiêu chí về số lƣợng, vị trí và thời gian tuyển dụng. Kế hoạch tuyển dụng của đơn vị đƣợc tổng hợp từ nhu cầu của các bộ phận, kế hoạch này do cán bộ Tuyển dụng lập, cán bộ phụ trách Nhân sự xem xét và Trƣởng đơn vị phê duyệt
Phương án tuyển dụng
+ Lập yêu cầu và phƣơng án tuyển dụng: Trƣởng bộ phận lập Yêu cầu tuyển dụng dựa trên kế hoạch tuyển dụng năm hoặc các yêu cầu phát sinh. Trƣớc khi chuyển sang bộ phận Tuyển dụng, yêu cầu này cần có sự xem xét của cán bộ quản lý trên một cấp, nếu cần. Trƣờng hợp tuyển dụng đột xuất hoặc ngoài kế hoạch đã duyệt, phải có phê duyệt của Trƣởng đơn vị. Từ yêu cầu tuyển dụng cán bộ Tuyển dụng lập phƣơng án tuyển dụng. Phƣơng án này phải có sự xem xét của cán bộ Phụ trách Nhân sự.
+ Kênh tuyển dụng: Tuyển dụng đại trà nhƣ các kênh thông tin đại chúng, các kênh thông tin nội bộ và tuyển dụng đặc biệt nhƣ cầu hiền, thuyên chuyển nội bộ.
+ Nội dung thi tuyển: Tuyển dụng đại trà cần tiến hành tổ chức thi các môn bắt buộc đầu vào và/hoặc phỏng vấn. Quy định về thi tuyển, phỏng vấn, loại hợp đồng ký đầu tiên và cấp bậc khởi điểm cho từng vị trí. Tuyển dụng đặc biệt không nhất thiết tổ chức thi các môn bắt buộc, tuy nhiên bắt buộc tiến hành phỏng vấn chuyên môn và đánh giá quá trình công tác.
+ Thi các môn bắt buộc đầu vào: Thi trên giấy hoặc trên máy tính tùy điều kiện cụ thể của từng đơn vị. Môn thi bao gồm GMAT, IQ, Tiếng Anh và chuyển môn nếu cần. Đề thì chia ra làm 3 mức dễ, trung bình và khó, điểm đạt tối thiểu với các mức đề thì là IQ (8/20), GMAT (8/20), Tiếng Anh (16/50). Ứng viên thi các môn bắt buộc không đạt nhƣng phù hợp về chuyên môn, có thể cân nhắc thực hiện phỏng vấn để xem xét ký hợp đồng cộng tác viên/thử việc. Tuy nhiên, trƣớc khi ký hợp đồng chính thức đầu tiên, cần tổ chức thi lại cho các trƣờng hợp đó để có thể đủ điều kiện ký hợp đồng. Các trƣờng hợp đặc cách ký hợp đồng cộng tác viên/thử việc/chính thức đầu tiên khi chƣa đạt thi các môn bắt buộc, cần có xác nhận của Trƣởng đơn vị/bộ phận.
Hồ sơ ứng viên: Hồ sơ dự tuyển bắt buộc có Phiếu Thông tin ứng viên. Các vị trí đặc biệt nhƣ Thủ kho, Thủ quỹ, Bảo vệ, Lái xe, Thu ngân bắt buộc có thêm Phiếu bảo lãnh, riêng Thu ngân có thể có thêm phần đặt cọc tiền theo quy định riêng của từng đơn vị. Ngƣời bảo lãnh là nhân viên làm việc tại FPT, đƣợc xác nhận của đơn vị đang công tác.
Theo dõi và báo cáo: Cán bộ Tuyển dụng theo dõi dữ liệu tuyển dụng hàng tháng và thực hiện báo cáo định kỳ về tình hình tuyển dụng cho Trƣởng đơn vị và cán bộ Tuyển dụng cấp trên. Báo cáo này phải có sự xem xét của cấn bộ phụ trách Nhân sự đơn vị. Nội dung báo cáo tối thiểu cần có các nội dung: Các chỉ số tuyển dụng chung (Tỷ lệ yêu cầu tuyển dụng đƣợc đáp ứng, Tỷ lệ đợt tuyển dụng đƣợc đánh giá tốt…); cơ cấu nghiệp vụ tuyển mới; đánh giá hiệu quả kênh tuyển dụng… (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.2.4. Các nguồn và công cụ tuyển dụng
Tuyển dụng nội bộ là hoạt động thƣờng xuyên và là nguồn tuyển dụng đặc biệt quan trọng với công ty FPT Telecom. Hình thức tuyển dụng chủ yếu là thuyên chuyển công tác và điều động nhân sự trong nội bộ các phòng ban,
giữa các công ty thành viên, một phần nhỏ là do các ứng viên nội bộ tự thi tuyển vào các vị trí đƣợc đăng tuyển qua các kênh truyền thông nội bộ hoặc truyền thông bên ngoài. Hầu hết các quản lý vùng, thị trƣờng mới phát triển đều là các cán bộ đƣợc cất nhắc lên từ nguồn nội bộ.
Nguồn tuyển dụng bên ngoài đa phần là tuyển nhân viên mới phục vụ cho việc mở rộng kinh doanh của công ty, tuyển mới thay thế những nhân viên nghỉ việc. Mấy năm gần đây công ty đẩy mạnh hình thức cầu hiền, tức là mời nhân sự quản lý cao cấp, các chuyên gia có trình độ từ đơn vị khác về làm việc cho công ty.
Về công cụ tuyển, công ty tận dụng tối đa hầu hết các kênh tuyển dụng, đặc biệt là tuyển dụng qua Internet. Các kênh nội bộ chủ yếu đƣợc đăng tin trên báo nội bộ phát hành hàng tuần, đăng tuyển trên trang web http://vieclam.fpt.net, tuyển thông qua giới thiệu của nhân viên trong công ty. Thông thƣờng khi tuyển nội bộ các cấp quản lý trao đổi và thống nhất lựa chọn nhân viên phù hợp rồi tiến hành trao đổi với nhân viên để điều động họ chuyển sang công việc mới.
Kênh bên ngoài nhƣ đăng tin trên báo giấy, phát tờ rơi, đăng tuyển trên các diễn đàn website miễn phí, đăng tin trên các trang web nhƣ: http://fpt.com.vn;
http://vietnamworks.com.vn;http://facebook.com.vn;http://tuyendung.com.vn; http://careerlink.vn; http://ungvien.com. . . và tổ chức ngày hội việc làm đáp ứng nhu cầu tuyển dụng cùng lúc nhiều ứng viên.
Riêng hình thức cầu hiền thì cần phải tiếp cận theo phƣơng diện cá nhân và phải chăm sóc lôi kéo dƣới nhiều hình thức. Có trƣờng hợp cán bộ tuyển dụng phải theo đuổi trong nhiều năm trời mới mời đƣợc ứng viên về làm việc cho công ty, mặc dù bỏ nhiều công sức và chi phí cho công tác cầu hiền nhƣng lợi ích thu đƣợc là rất lớn.
2.2.5. Hạn chế trong hoạt động tuyển dụng
Vẫn còn tình trạng các đơn vị tự tuyển dụng không theo đúng quy trình tuyển dụng của công ty, có rất nhiều bộ phận đặc biệt là bộ phần kinh doanh thƣờng tự mình đứng ra tuyển dụng không tuyển qua phòng nhân sự theo đúng quy trình. Nguyên nhân đƣợc đƣa ra là do nhiều khi bộ phần cần tuyển gấp ngƣời nhƣng nếu tuyển theo đúng quy trình thƣờng mất nhiều thời gian, ngoài ra còn tình trạng là rất nhiều ứng viên tiềm năng có năng lực tốt nhƣng không vƣợt qua đƣợc vòng thi tuyển ban đầu, trong khi có nhiều ứng viên qua vòng thi tuyển nhƣng đến khi phỏng vấn lại không phù hợp với yêu cầu tuyển dụng. Do vậy các bộ phận thƣờng tự gọi ứng viên đến phỏng vấn trƣớc nếu đáp ứng đƣợc nhu cầu thì sẽ cho đi làm luôn sau đó tiến hành cho thi đầu vào sau để hoàn thiện hồ sơ.
Chất lƣợng lao động đầu vào chƣa thực sự tốt. Trên thị trƣờng lao động thì FPT Telecom chƣa có sức hút đủ lớn để thu hút đƣợc những ngƣời tốt nhất, ngoài ra do việc tự ý tuyển dụng của một số bộ phận cũng làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng nhân sự đầu vào do nhân viên chƣa đƣợc sàng lọc kỹ mà chủ yếu do cảm nhận chủ quan của ngƣời quản lý bộ phận mà đƣợc tuyển vào. Chính vì vậy, sự đào thải diễn ra trong công ty rất gay gắt chỉ những ngƣời thực sự giỏi và đủ khả năng mới tồn tại và có cơ hội phát triển đƣợc.
Nguồn tuyển dụng đa dạng nhƣng mang tính tự phát chƣa xây dựng đƣợc cơ sở lâu dài. Bộ phận nhân sự thƣờng lấy thông tin ứng viên trên tất cả các kênh trực tiếp và gián tiếp khi có nhu cầu tuyển dụng chứ chƣa hình thành đƣợc mối quan hệ mang tính hợp tác chiến lƣợc với những đơn vị tạo nguồn nhƣ các cơ sở đào tạo, các trung tâm đơn vị chuyển về hoạt động tuyển dụng.
Chƣa tận dụng tốt cơ sở dữ liệu hồ sơ ứng viên hiện có, do các cơ sở vẫn tiến hành tự tuyển dụng nên mỗi đơn vị có cơ sở dữ liệu về hồ sơ ứng viên riêng của mình chƣa có sự tập chung quản lý chung trên quy mô toàn
công ty. Công việc khai thác nguồn nhân sự từ cơ sở dữ liệu ứng viên cũ chƣa thực sự đƣợc quan tâm đúng mức.
Nguồn nhân sự cao cấp thƣờng là từ nội bộ công ty đƣa lên, chƣa tận dụng tốt nguồn nhân sự cấp cao bên ngoài. Truyền thống tại FPT Telecom từ trƣớc vẫn là đƣa những cán bộ tốt có năng lực lên đảm nhận các vị trí quản lý do hình thức này có ƣu điểm là ứng viên đã quen với môi trƣờng công ty, xây dựng đƣợc mối quan hệ trong và ngoài công ty từ trƣớc và có độ tin cậy cao. Tuy nhiên bên ngoài công ty là cả một thị trƣờng lao động với quy mô lớn hơn rất nhiều, bỏ qua nguồn này thì rất lãng phí.
Thiếu sự phối hợp giữa phòng nhân sự và đơn vị có nhu cầu nhân sự.