2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức và nhiệm vụ phòng kiểm toán
Kiểm toán viên là yếu tố cơ bản để hình thành bộ máy kiểm toán. Sự tồn tại cũng như chất lượng hoạt động của bộ máy kiểm toán được quyết định bởi số lượng và chất lượng đội ngũ kiểm toán viên, đòi hỏi kiểm toán viên cả về chuyên môn lẫn phẩm chất đạo đức.
Ngoài xây dựng loại hình bộ máy tổ chức, việc phân công công việc tương ứng với trách nhiệm của mỗi kiểm toán viên cũng là yếu tố quan trọng để đảm bảo chất lượng của một cuộc kiểm toán. Sau đây là bảng mô tả cấp độ của nhân viên kiểm toán tương ứng với kinh nghiệm tích lũy được tại Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam.
Bảng 2: Mô tả cấp độ của nhân viên kiểm toán tương ứng với kinh nghiệm . (Nguồn: Bộ phận kiểm toán)
Cấp độ Số năm kinh nghiệm
33
Kiểm toán viên chính 3-6 năm
Trợ lý kiểm toán 0-3 năm
Hình 3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của bộ phận kiểm toán.
Trong bộ phận kiểm toán, số kiểm toán viên đã đăng ký hành nghề là 4 nhân viên, đội ngũ nhân viên là những kiểm toán viên được đào tào chuyên môn tại các trường đại học chính quy trong và ngoài nước, 100% nhân viên có trình độ đại học và sau đại học. Đảm nhận các dịch vụ như kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán báo cáo quyết toán công trình xây dựng, kiểm toán chi phí hoạt động, kiểm toán nội bộ, soát xét BCTC,…
Gắn với đội ngũ kiểm toán viên là trang thiết bị cụ thể cho kiểm toán như máy móc, thiết bị, phương tiện thích ứng với kỹ thuật kiểm toán (cả phần cứng và phần mềm) và hình thành cơ chế hoạt động thống nhất đang thực hiện chức năng kiểm toán.
Bộ phận kiểm toán có cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, phù hợp với số lượng nhân viên và cơ sở vật chất của Công ty, đảm bảo cung cấp được các dịch vụ mà Công ty đưa ra. Nhưng số lượng CPA còn ít do đó Công ty gặp khó khăn trong trường hợp ký kết được nhiều hợp đồng kiểm toán trong mùa kiểm toán.
34
2.1.3.2 Đạo đức nghề nghiệp của kiểm toán viên
Bên cạnh luật pháp và cùng với luật pháp, việc tuân thủ đạo đức nghề nghiệp sẽ giúp cho các thành viên luôn phải duy trì một thái độ nghề nghiệp đúng đắn, giúp bảo vệ và nâng cao uy tín cho nghề kiểm toán trong xã hội.
Các nội dung sau đây được quy định trong đạo đức nghề nghiệp của kiểm toán viên:
-Chính trực: Kiểm toán vên phải thực hiện công việc với một tinh thần trung trực, thẳng thắn và bất vụ lợi
-Khách quan: Kiểm toán viên phải công bằng, trung thực, tôn trọng sự thật và không có các xung đột lợi ích
-Độc lập: Kiểm toán viên phải độc lập về tư tưởng và hình thức
-Bảo mật: Kiểm toán viên phải giữ bí mật của những thông tin đã thu thập được trong thời gian thực hiện dịch vụ chuyên môn, không được sử dụng hoặc tiết lộ bất cứ thông tin nào nếu không có thẩm quyền rõ ràng và hợp lý, trừ khi có nghĩa vụ pháp lý, hoặc trách nhiệm nghề nghiệp yêu cầu phải công bố
-Trình độ nghiệp vụ: Kiểm toán viên có nghĩa vụ phải duy trì trình độ nghiệp vụ của mình trong suốt quá trình hành nghề, kiểm toán viên chỉ được phép nhận những công việc khi đã có đủ trình độ nghiệp vụ để hoàn thành nhiệm vụ
-Tư cách nghề nghiệp: Kiểm toán viên phải tự điều chỉnh những hành vi của mình cho phù hợp với uy tín của ngành nghề và phải tự kiềm chế để không có những hành vi có thể gây tổn hại cho uy tín của ngành nghề.
35
2.1.4 Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng 2.1.4.1 Chế độ kế toán áp dụng 2.1.4.1 Chế độ kế toán áp dụng
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 và thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Bắt đầu từ 01/01/2015, Công ty chính thức áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
2.1.4.2 Tuyên bố về việc tuân thủ Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán
a. Các chính sách kế toán doanh nghiệp đang áp dụng
-Cơ sở lập BCTC: BCTC được lập trên cơ sở kế toán dồn tích (trừ các thông tin liên quan đến các luồng tiền)
-Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền.
Tiền và tương đương tiền: Tiền và các khoản tương đương tiền bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển và các khoản đầu tư ngắn hạn có thời hạn thu hồi hoặc đáo hạn không quá 3 tháng kể từ ngày mua, dễ dàng chuyển đổi thành 1 lượng tiền xác định cũng như không có nhiều rủi ro trong việc chuyển đổi thành tiền
-Các khoản phải thu thương mại và các khoản phải thu khác được ghi nhận theo hóa đơn, chứng từ
-Nguyên tắc ghi nhận và các khấu hao TSCĐ
-Tài sản cố đinh hữu hình: được thể hiện theo nguyên giá trừ hao mòn lũy kế. Nguyên giá bao gồm toàn bộ các chi phí mà công ty phải bỏ ra để có được tài sản cố định tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Các chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu chỉ được ghi tắng nguyên giá tài sản cố định nếu các chi phí này chắc chắn làm tăng lợi ích kinh tế trong tương lai do sử dụng tài sản đó. Các chi phí không thỏa mãn điều kiện trên được ghi nhận ngay vào chi phí.
-Khi tài sản cố định hữu hình được bán hay thanh lý, nguyên giá và khấu hao lũy kế được xóa sổ và bất kỳ khoản lãi-lỗ nào phát sinh do việc thanh lý đều được tính vào thu nhập hay chi phí trong kỳ
36
-Tài sản cố định hữu hình được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính.
-Nguyên tắc ghi nhận chi phí trả trước dài hạn
Công cụ, dụng cụ đã đưa vào sử dụng được phân bổ vào chi phí theo phương pháp đường thẳng với thời gian phân bổ không quá 3 năm
-Nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu
Nguồn vốn kinh doanh của công ty là vốn đầu tư của chủ sở hữu và được ghi nhận theo số thực tế đã đầu tư của các thành viên
- Nguyên tắc ghi nhận doanh thu
Doanh thu cung cấp dịch vụ: Doanh thu của giao dịch về cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả của giao dịch đó được xác định một cách đáng tin cậy và thỏa mãn tất cả bốn (4) điều kiện sau:
+Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
+Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó;
+Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân đối kế toán;
+Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó
-Tiền lãi: Được ghi nhận trên cơ sở thời gian và lãi suất thực tế từng kỳ - Tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ
2.1.5 Doanh số
37
Hình 2: Doanh số và lợi nhuận gộp của Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam năm 2013-2014 (Nguồn: Bộ phận kế toán).
2.1.5.2 Nhận xét
Doanh số trong hai năm 2013-2014 của Công ty tăng rất nhanh, năm 2013 là 2.705.915.453 đồng nhưng đến năm 2014 thì doanh số là 5.904.361.718 đồng tức tăng 3.198.446.265 đồng. Việc đạt được sự tăng doanh số hơn 54% trong thời gian ngắn là đòi hỏi rất nhiều sự nỗ lực của tập thể lãnh đạo và nhân viên trong Công ty.
Một trong những điều giúp cho Công ty đạt được các thành công như hiện tại là những quy định rất rõ ràng trong văn hóa công sở tạo được lòng tin, sự uy tín và làm hài lòng khách hàng trong từng dịch vụ cung cấp, quan tâm đến các nhu cầu hay nguyện vọng của nhân viên, luôn vì sự nghiệp tăng trưởng và phát triển kinh tế chung của toàn xã hội. Công ty cũng thường xuyên đầu tư vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công việc chuyên môn nghiệp vụ kế toán
2705915,453 5904361,718 1250668,197 3072427,129 - 1000000,000 2000000,000 3000000,000 4000000,000 5000000,000 6000000,000 7000000,000 2013 2014 Doanh số Lợi nhuận gộp
38
và kiểm toán, đảm bảo hoàn thành các dịch vụ đúng hợp đồng và đạt được hiệu quả kinh tế cao.
2.2 Thực trạng công tác tổ chức kiểm soát nội bộ về quy trình bán hàng và thu tiền do Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam thực hiện tại đơn vị khách hàng Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam thực hiện tại đơn vị khách hàng Công ty TNHH XYZ
2.2.1 Công tác tổ chức kế toán tại Công ty TNHH XYZ
Công ty TNHH XYZ chuyên kinh doanh đồ dùng trang trí nội thất, là một công ty các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, do vậy công tác hạch tóan của công ty khá phức tạp. Tuy vậy, việc vận dụng vẫn tuân theo nền tảng là những quy định của chế độ kế toán Việt Nam và những quy định do Bộ Tài Chính ban hành.
Niên độ kế toán công ty áp dụng là từ ngày 01/01 hàng năm và kết thúc vào ngày 31/12 năm đó. Kỳ hạch toán tại công ty được tính theo tháng.
Đơn vị tiền tệ mà công ty sử dụng trong ghi chép, báo cáo quyết toán là đồng nội tệ : Việt Nam Đồng ( VNĐ)
- Hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị : Chứng từ ghi sổ
- Đặc điểm : mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trước khi ghi vào sổ kế toán đều được lập ra chứng từ ghi sổ. Việc lập chứng từ ghi sổ giúp làm giảm khối lượng công việc ghi chép của kế toán mà không làm ảnh hưởng đến số liệu kế toán.
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán:
Tổ chức chứng từ là giai đoạn đầu tiên để thực hiện việc ghi sổ và lập báo cáo; do đó, tổ chức chứng từ nhằm mục đích giúp quản lý có được thông tin kịp thời chính xác đầy đủ để đưa ra quyết định kinh doanh. Ngoài ra, còn tạo điều kiện cho việc mã hóa thông tin và vi tính hóa
39
thông tin và là căn cứ để xác minh nghiệp vụ, căn cứ để kiểm tra kế toán và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh tế. Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ do Bộ Tài Chính ban hành như: Hóa đơn GTGT, phiếu chi, phiếu thu, séc chuyển khoản, biên bản kiểm kê quỹ, phiếu nhập kho, xuất kho…Ngoài các chứng từ do Bộ Tài Chính ban hành, công ty còn sử dụng một số mẫu chứng từ do công ty tự thiết kế như: Hợp đồng kinh tế, mẫu đề nghị, biên bản đối chiếu…
Quy trình luân chuyển chứng từ:
-Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị, kế toán công ty tiến hành địn khoản, phản ánh nghiệp vụ trên chứng từ theo hệ thống ghi sổ kế toán tại đơn vị.
Nội dung của việc tổ chức ghi sổ kế toán bao gồm:
-Phân loại chứng từ kế toán theo các phần hành theo đối tượng. -Định khoản các nghiệp vụ trên chứng từ
-Ghi sổ các chứng từ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ.
Trong năm tài chính, chứng từ được bảo quản tại kế toán phần hành. Khi báo cáo quyết toán được duyệt, các chứng từ được chuyển vào lưu trữ.
Nội dung lưu trữ bao gồm các công việc sau: -Lựa chọn địa điểm lưu trữ chứng từ
-Lựa chọn các điều kiện để lưu trữ.
-Xây dựng các yêu cầu về an toàn, bí mật tài liệu.
-Xác định trách nhiệm vật chất của các đối tượng có liên quan đến việc lưu trữ chứng từ.
Khi có công việc cần sử dụng lại chứng từ sau khi đã đưa vào lưu trữ, kế toán công ty tuân thủ các yêu cầu:
-Nếu sử dụng cho các đối tượng trong công ty thì phải xin ý kiến của kế toán trưởng.
-Nếu sử dụng cho các đối tượng bên ngoài công ty thì phải xin ý kiến của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị.
40
Hủy chứng từ: Chứng từ được hủy sau thời gian quy định cho từng loại.
Các giai đoạn trên của chứng từ kế toán có quan hệ mật thiết với nhau mà bất cứ một chứng từ nào cũng phải trải qua. Đây là quy trình luân chuyển chứng từ mà kế toán công ty TNHH XYZ thực hiện rất chặt chẽ và có hiệu quả.
2.2.2 Tìm hiểu hệ thống KSNB của quy trình bán hàng và thu tiền
Đầu tiên, kiểm toán viên tìm hiểu về quy trình bán hàng-thu tiền bằng cách lập bảng mô tả về kiểm soát nội bộ được thực hiện tại Công ty TNHH XYZ.
STT Mô tả quy trình Thủ tục kiểm soát
1. Khách hàng có nhu cầu gửi đơn đặt hàng cho bộ phận xét duyệt ĐĐH. Bộ phận này liên lạc với bộ phận kho, xem xét đơn giá, số lượng, chủng loại, kích cỡ, màu sắc để xác định khả năng cung ứng
Nhân viên bộ phận nhận đơn đặt hàng tổng hợp đơn đặt hàng, trưởng bộ phận sẽ kiểm duyệt
2. BP xét duyệt bán chịu căn cứ vào đơn đặt hàng và các thông tin khác nhau để đánh giá khả năng thanh toán, giới hạn nợ. Lập lệnh bán hàng và gửi cho trưởng BP bán hàng và giám đốc xét duyệt. Nếu không quyết định bán, báo cho khách hàng biết trong thời gian sớm nhất. BP xét duyệt bán chịu định kỳ lập báo cáo nợ phải thu.
Trưởng bộ phận bán hàng và giám đốc sẽ phê duyệt lệnh bán hàng do bộ phận xét duyệt bán chịu lập
3. Thủ kho lập phiếu xuất kho và xuất hàng cho bộ phận giao hàng. Hàng bán chỉ được vận chuyển sau khi đã đầy đủ chứng cứ về con dấu, chữ ký hợp pháp bên mua, điều này sẽ được kiểm tra chắc chắn bởi thủ kho.
Thủ kho đối chiếu số lượng thực xuất trên phiếu xuất với số lượng trên phiếu giao hàng và ký tên
41
4. BP giao hàng sẽ lập phiếu giao hàng, cùng với PXK đã có đóng dấu của bảo vệ công ty và gửi hàng cho khách hàng. Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng so sánh các mặt hàng thực nhận với chứng từ gửi hàng.
Bảo vệ kiểm tra hàng và ký tên lên mặt sau của phiếu giao hàng, khách hàng ký tên lên phiếu giao hàng
5. Dựa vào hóa đơn và phiếu giao hàng, kế toán ghi nhận doanh thu. Định kỳ kế toán công nợ chốt số liệu với phòng kinh doanh và đối chiếu với khách hàng.
Bộ phận lập hóa đơn căn cứ phiếu xuất kho, lệnh bán hàng, đơn giá và viết hóa đơn. Đối chiếu công nợ thường xuyên với BP xét duyệt, khách hàng và đôn đốc thu hồi nợ.
6. Căn cứ sổ phụ ngân hàng, kế toán đối chiếu với bút toán hạch toán, trình trưởng phòng kế toán ký duyệt
Kế toán đối chiếu thông tin còn dư nợ với sổ phụ, trưởng phòng xét duyệt
Sau đó, lập bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng tại Công ty TNHH XYZ. Phỏng vấn trực tiếp các nhà quản lý để xác nhận và tìm hiểu rõ hơn về quy trình này ở tại Công ty, so sánh với bảng mô tả đã lập.
BẢNG CÂU HỎI VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Chu trình bán hàng-thu tiền
Tên và chức vụ các nhân viên được phỏng vấn:
42
Kiểm toán viên dùng phép thử walk-through. Cụ thể, kiểm toán viên chọn ngẫu nhiên đơn đặt hàng, đối chiếu với sổ kho để xem lượng hàng tồn kho có đáp ứng được nhu cầu mua hàng