- Theo lý thuyết, Kiểm toán viên sẽ tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị thông qua 5 bộ phận cấu thành. Nhưng trong thực tế, bước này được lược bỏ đi và đi trực tiếp vào việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua các bảng câu hỏi, bảng tường thuật hay lưu đồ.
- Theo lý thuyết, việc đưa ra kết luận trong giai đoạn đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thay đổi những thử nghiệm cơ bản sẽ dựa trên các tỷ lệ phần trăm mức độ tin cậy dự kiến vào thủ tục kiểm soát và mức độ sai lệch có thể bỏ qua. Nhưng trong thực tế, kiểm tóan viên chỉ đưa ra kết luận về việc hệ thống kiểm soát nội bộ đã hoạt động hữu hiệu hay chưa, không áp dụng đến các tỷ lệ phần trăm nói trên.
Qua sự khác biệt giữa lý thuyết và thực tế, một vài giai đoạn của kiểm soát nội bộ quá trình bán hàng-thu tiền đã được lược bỏ đi. Điều này làm cho quy trình kiểm soát được rút ngắn, tiết kiệm thời gian cho kiểm toán viên để thực hiện các thử nghiệm cơ bản. Bởi vì Công ty XYZ là khách hàng cũ nên việc bỏ qua các giai đoạn trên là có thể chấp nhận được; còn các trường hợp còn lại, việc lược bỏ này có thể làm ảnh hưởng tiêu cực đến tính hiệu quả của kiểm soát nội bộ quá trình bán hàng-thu tiền do kiểm toán viên chưa có cơ sở chắc chắn để đánh giá sơ bộ các rủi ro kiểm soát có thể xảy ra.
62
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 Nhận xét ưu điểm và nhược điểm
3.1.1 Môi trường kiểm soát
a.Ưu điểm:
-Ban giám đốc giám sát chặt chẽ nhân viên và phòng ban làm việc.
-Qua chữ ký xét duyệt có thể thấy Công ty có sự phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận. -Công ty chỉ tuyển các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, họ được giám sát và huấn luyện thường xuyên.
Nhân viên phòng bán hàng và trưởng phòng bán hàng nếu bán vượt doanh thu quy định sẽ được thưởng vượt doanh số bán hàng để khuyến khích
-Trên cơ sở các báo cáo, biểu mẫu quy định cụ thể cho từng bộ phận, cá nhân. Hàng ngày, tháng, quý các phòng ban và cá nhân phải ghi chép, tổng hợp và nộp cho trưởng phòng liên quan và giám đốc công ty theo quy định.
b. Nhược điểm:
-Giám đốc công ty chưa ban hành chuẩn mực đạo đức chung, cũng không có quy định cụ thể mức phạt hay hình thức kỷ luật cho nhân viên trong chu trình bán hàng cũng như trong toàn đơn vị.
-Công ty không có hội đồng quản trị và ban kiểm soát.
3.1.2. Đánh giá rủi ro
a. Ưu điểm:
-Công ty có thiết lập mục tiêu rõ ràng và mục tiêu này được phổ biến đến từng nhân viên, bộ phận trong công ty.
-Công ty có nhận diện đối với các sự kiện có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của chu trình như các chính sách của đối thủ cạnh tranh, chương trình khuyến mãi, quà tặng kèm...
63
-Công ty chú trọng việc xem xét các gian lận như lập báo cáo tài chính gian lận, biển thủ tài sản và các hành vi không tuân thủ pháp luật và các quy định của nhân viên.
-Công ty có nhìn nhận, đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty như: Tình hình kinh tế ngày càng khó khăn nên công ty luôn tìm cách chăm sóc khách hàng rất tốt, Lễ/Tết gửi thiệp chúc mừng,…
b. Nhược điểm:
-Chưa có cơ chế nhận dạng rủi ro của Công ty, việc nhận diện rủi ro chỉ dựa trên cảm nhận của giám đốc và nhân viên trong chu trình.
3.1.3. Hoạt động kiểm soát
a. Ưu điểm:
-Công ty có thực hiện hoạt động kiểm soát, cụ thể như: Uỷ quyền và xét duyệt, kiểm tra, đối chiếu, kiểm soát vật chất, lập bảng chỉnh hợp, soát xét của người quản lý.
- Công ty đã ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh công ty đó là phần mềm kế toán Misa
- Căn cứ vào các quy định, chính sách về tuyển dụng, khen thưởng,.. mà có các thủ tục thực hiện phù hợp. Dựa vào các thủ tục này giám đốc công ty sẽ có kiểm soát việc thực hiện các thủ tục của nhân viên. Hàng tháng khi họp toàn công ty, sẽ xem xét lấy ý kiến của nhân viên thực hiện các chính sách thủ tục
b. Nhược điểm:
- Công ty không có hệ thống sao lưu dữ liệu dự phòng khi có sự cố xảy ra trên máy tính.
3.1.4 Thông tin và truyền thông
64
- Hệ thống báo cáo, phần mềm kế toán đã đáp ứng được nhu cầu thông tin bên trong về chu trình bán hàng và thu tiền.
- Giữa các bộ phận của công ty luôn có sự trao đổi thông tin với nhau về giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng, lượng hàng tồn kho, khả năng thu hồi công nợ...
b. Nhược điểm:
- Chưa có kênh thu nhận thông tin về thị hiếu của khách hàng và động thái của các đối thủ cạnh tranh.
- Công ty không có đường dây nóng, thùng thư góp ý để khảo sát, thu thập thông tin từ khách hàng và nhân viên trong đơn vị.
3.1.5 Giám sát
a. Ưu điểm:
- Ở mỗi bộ phận đều có cấp quản lý giám sát, phê duyệt các thủ tục để thực hiện trong chu trình.
Giám sát thường xuyên: Giám đốc và các trưởng bộ phận xem xét hoạt động của từng nhân viên từ báo cáo bán hàng và thu tiền theo nhân viên.
Định kỳ: Hàng tháng, quý sẽ tổng hợp kết quả bán hàng- thu tiền để so sánh với tháng, quý trước. Từ đó đưa ra chiến lược bán hàng sắp tới để gia tăng doanh thu.
- Thông qua quá trình thực hiện công vệc, nếu các chính sách không phù hợp ảnh hưởng đến mục tiêu sẽ được trình giám đốc sửa đổi, có biện pháp khắc phục.
b. Nhược điểm:
- Do chưa có đường dây nóng hay thùng thư góp ý nên các chính sách không phù hợp chưa được sửa chữa kịp thời, kéo dài trong thời gian dài.
65
3.2 Kiến nghị về kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH XYZ TNHH XYZ
3.2.1 Môi trường kiểm soát
+ Công ty cần ban hành chuẩn mực đạo đức để làm cơ sở đánh giá tính trung thực và đạo đức của nhân viên, dựa vào chuẩn mực này ban giám đốc phải làm gương cho cấp dưới, khi đó mọi người trong nhân viên sẽ có căn cứ để thực hiện. Khi nhân viên vi phạm chuẩn mực về tính trung thực và giá trị đạo đức thì đơn vị có cơ sở để có biện pháp xử lý.
+ Công ty nên thành lập bộ phận kiểm soát, độc lập với các phòng ban, bộ phận trong công ty, để giám sát việc thực hiện các thủ tục KSNB, không nên để trưởng các bộ phận thực hiện nhiệm vụ này.
3.2.2 Đánh giá rủi ro
+ Đơn vị phải thiết lập cơ chế nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định các rủi ro cần được quản trị. Để phát huy tính hiệu quả trong quản trị rủi ro, đơn vị cần nhận diện rủi ro trên cả hai mặt: Khả năng và tầm ảnh hưởng. Nhờ vậy, các phương án đối phó rủi ro mà đơn vị lựa chọn mới thật sự phát huy tính hiệu quả. Nhận diện đầy đủ các rủi ro liên quan : doanh thu khai khống, đối thủ cạnh tranh lôi cuốn khách hàng, rủi ro đối với viên giao hàng và kiêm nhiệm luôn thu tiền dẫn đến biển thủ hàng hóa và tiền bán hàng.
3.2.3 Hoạt động kiểm soát
+ Để tránh các rủi ro khi phần mềm bị lỗi và mất dữ liệu, Công ty nên sao lưu tất cả các dữ liệu của Công ty, ngoài ra nên ký hợp đồng bảo trì, nâng cấp, cập nhật thông tin với công ty cung cấp phần mềm kế toán cho đơn vị.
3.2.4 Thông tin và truyền thông
+ Bộ phận kinh doanh nên thêm nhiệm vụ là khảo sát thị hiếu khách hàng để tăng doanh thu cho Công ty và khảo sát các sản phẩm trên thị trường để đưa ra mức giá cạnh tranh.
+ Công ty nên có thiết lập đường dây nóng điện thoại, email, thùng thư góp ý để khảo sát, thu thập thông tin từ khách hàng và nhân viên trong đơn vị.
66
3.2.5 Giám sát
Công ty nên thiết lập đường dây nóng nội bộ hoặc e-mail để nhân viên có thể có ý kiến đóng góp nếu các thủ tục kiểm soát không hữu hiệu, sẽ nhanh hơn là kiểm tra định kỳ.
PHỤ LỤC A
Sau đây là các bảng đính kèm theo cùng với báo cáo thực tập tốt nghiệp này: 1. Bảng cân đối kế toán năm 2014 của Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam. 2. Bảng lưu chuyển tiền tệ năm 2014 của Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam.
3. Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2014 của Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam.
PHỤ LỤC B
1. Quy định về chính sách bán chịu của công ty XYZ
Công ty TNHH XYZ.
QUY ĐỊNH VỀ CHÍNH SÁCH BÁN CHỊU 1.Đối với khách hàng mới
-Bộ phận xét duyệt bán chịu sẽ gửi cho khách hàng mẫu giấy đề nghị mua chịu.
-Nếu đơn đặt hàng với giá trị lớn, từ 10 loại mặt hàng trở lên hoặc có giá trị trên 30 triệu đồng , bộ phận xét duyệt sẽ yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hay ký quỹ để đảm bảo khả năng thu hồi nợ phải thu cho Công ty.
2. Đối với khách hàng lâu năm
-Cần kiểm tra xem giá trị đơn đặt hàng có nằm trong hạn mức tín dụng hay không. Nếu không gửi cho khách hàng mẫu giấy đề nghị mua chịu.
3.Quy định chính sách bán chịu tại Công ty
-Nếu giá trị đơn đặt hàng trong hạn mức tín dụng hay đã nhận được giấy đề nghị mua chịu của khách hàng, người có thẩm quyền trong bộ phận xét duyệt bán chịu sẽ ký tên lên lệnh bán hàng và chuyển cho bộ phận có liên quan.
Tổng giá trị đơn đặt hàng Người có đủ thẩm quyền phê duyệt
Dưới 30 triệu đồng Trưởng bộ phận xét duyệt bán chịu Từ 30 triệu đến dưới 80 triệu đồng Phó giám đốc
Trên 80 triệu đồng Giám đốc
-Hạn mức bán chịu theo quy định của Công ty là 10% trên giá trị tài sản ròng của khách hàng (Giá trị tài sản ròng = Tổng tài sản - tổng nợ phải trả)
-Với đơn hàng từ 30 triệu đồng trở lên, nếu khách hàng thanh toán trong vòng 10 ngày, thì sẽ được hưởng chiết khấu 10% trên tổng giá trị.
2. Thư xác nhận công nợ:
Kính gửi : Công ty ABC Địa chỉ :
THƯ XÁC NHẬN Kính thưa Công ty ABC,
Hiện nay, vì mục đích cần xác nhận công nợ tại thời điểm ngày 12 tháng 05 năm 2014 của Công ty XYZ. Báo cáo của chúng tôi đã phản ánh số tiền mà chúng tôi phải thu từ Công ty tại thời điểm ngày 12 tháng 05 năm 2014 như sau:
Số tiền Công ty còn nợ chúng tôi : 21.360.000 VND
Nhằm mục đích phục vụ cho báo cáo quyết toán, xin Công ty vui lòng ký xác nhận tính chính xác của số liệu nêu trên vào phần cuối của trang này và gửi lá thư này trực tiếp (trước tiên bằng fax) đến Công ty của chúng tôi trước ngày 24 tháng 11 năm 2014. Thư này chỉ dùng cho mục đích xác nhận số dư mà không dùng cho bất kỳ mục đích nào khác và mọi thông tin đều được đảm bảo bí mật.
Nếu Quý vị không đồng ý với số dư nêu trên, xin vui lòng thông báo trực tiếp cho chúng tôi đầy đủ chi tiết về khoản chênh lệch so với số dư đã nêu trong thư này.
Trân trọng kính chào, (ký và đóng dấu tại đây)
Phần xác nhận của: Công ty ABC ________________________ Xác nhận số dư trên là đúng. Họ và tên : Đỗ Nhật Trường Chức vụ : Giám đốc.