1.2.3.1. Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng:
Đây là khâu dễ xảy ra gian lận nhất, do nhân viên bán hàng cho khách hàng hưởng chiết khấu không đúng hay bán chịu cho những khách hàng không có khả năng thanh toán để đạt được lợi ích cá nhân…Gian lận này dễ xảy ra khi đơn vị không có chính sách bán hàng hoặc thiếu kiểm tra giám sát đối với việc bán hàng.
Thủ tục kiểm soát:
-Đơn vị phải xây dựng chính sách bán hàng, chính sách bán chịu một cách chi tiết và thường xuyên cập nhật chính sách này.
26
-Cần quy định rõ cách thức xử lý và trách nhiệm của mọi nhân viên công ty nếu họ không tuân thủ đúng chính sách của đơn vị.
-Nên tách biệt bộ phận bán hàng và bộ phận thu tiền nhằm hạn chế tối đa những sai phạm có thể xảy ra do vừa bán hàng vừa thu tiền.
-Định kỳ đối chiếu số liệu giữa hai bộ phận này nhằm kịp thời phát hiện các chênh lệch và xử lý thỏa đáng.
1.2.3.2. Biển thủ tiền bán hàng thu được
Nhân viên bán hàng biển thủ chiếm đoạt số tiền thu từ khách hàng và không ghi chép nghiệp vụ bán hàng vào sổ sách; như biển thủ, nhận số tiền trên liên lưu của phiếu thu hóa đơn thấp hơn số tiền khách hàng thực trả…
Thủ tục kiểm soát
-Các hình thức gian lận đều liên quan đến khâu thu tiền, do vậy nếu giám sát được khâu này sẽ hạn chế được cơ hội để gian lận.
-Có thể giám sát bằng cách bố trí một nhân viên trực tiếp hoặc lắp đặt hệ thống camera quan sát 24/24 tại những địa điểm thu tiền của khách hàng tại công ty, khi hoạt động thu tiền bị giám sát sẽ làm giảm bớt ý định gian lận.
-Một biện pháp kiểm soát cổ điển nhưng cũng có tác dụng là yêu cầu nhân viên phải cất đồ dùng cá nhân vào một nơi riêng biệt với quầy thu tiền. Điều này sẽ giúp giảm thiểu cơ hội gian lận vì họ bị hạn chế chỗ giấu tiền.
-Ngoài ra, đơn vị nên có đường dây nóng để tiếp nhận những than phiền hay tố cáo của khách hàng và các vấn đề này cần được xử lý một cách thỏa đáng bởi một bộ phận độc lập với bộ phận bán hàng hay thu tiền.
-Nếu đi thu tiền tại công ty khách hàng nên bố trí người tin cậy hoặc cử hai nhân viên đi thu tiền để hạn chế việc biển thủ tiền.
27
Khi thực hiện hành vi người thực hiện phải tìm cách che dấu bằng một số thủ thuật, chẳng hạn như gối đầu (lapping), tạo cân bằng giả, thay đổi hoặc làm giả thư nhắc nợ, hoặc xóa sổ nợ phải thu không đúng. Cụ thể là:
-Thủ thuật gối đầu: Được thực hiện bằng cách ghi Có tài khoản Nợ phải thu của một khách hàng bằng số tiền trả nợ của một khách hàng khác. Đối tượng gian lận cứ lặp lại tiến trình này, bằng cách lấy khoản tiển trả nợ của khách hàng sau bù cho khách hàng đã trả tiền trước đó…
-Thủ thuật tạo cân bằng giả: Điều này được thực hiện khi người gian lận vừa thu tiền vừa ghi sổ nợ phải thu khách hàng.
-Thủ thuật thay đổi hoặc làm giả thư nhắc nợ: Sau khi nhân viên đã chiếm đoạt số tiền mà khách hàng đã trả, số nợ đó tất nhiên sẽ trở thành nợ quá hạn. Do đó sẽ có thư nhắc nợ lần hai. Để tránh bị phát hiện, người gian lận sẽ can thiệp vào bằng cách thay đổi địa chỉ khách hàng trên cơ sở dữ liệu khiến cho thư nhắc nợ sẽ không đến được khách hàng.
-Thủ tục xóa sổ nợ phải thu không đúng : Đối tượng gian lận có thể chiếm loạt số tiền khách hàng đã trả rồi đề nghị xóa sổ món nợ phải thu này vì lý do không thu được nợ. Cách khác họ có thể ghi nhận là một khoản giảm trừ nào đó như chiết khấu thanh toán, chiết khấu bán hàng.
Thủ tục kiểm soát
-Phải có sự phê chuẩn khi xóa sổ nợ phải thu hoặc cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán, phải có sự phê chuẩn các bút toán điểu chỉnh liên quan đến tài khoản phải thu của khách hàng.
-Đơn vị nên ứng dụng tin học vào hoạt động kinh doanh, giúp thiết lập những thủ tục kiểm soát hữu hiệu và ít tốn thời gian, công sức hơn trước đây.
-Định kỳ phân tích tuổi nợ cũng là một biện pháp kiểm soát tốt vừa có tính ngăn ngừa, vừa có khả năng giúp phát hiện gian lận.
29
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN
PHƯƠNG NAM THỰC HIỆN TẠI ĐƠN VỊ KHÁCH HÀNG. 2.1 Giới thiệu khái quát về công ty
2.1.1 Thông tin chung về công ty
2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Tên công ty: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam.
Công ty TNHH Kế toán và Kiểm toán Phương Nam là một Doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. Công ty được thành lập theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0306672217 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp lần đầu ngày 10 tháng 1 năm 2009 và được sửa đổ bổ sung lần thứ 6 vào ngày 23 tháng 9 năm 2013 với ngành nghề kinh doanh là hoạt động liên quan đến kế toán, kiểm toán và tư vấn về thuế; chi tiết như dịch vụ kiểm toán và dịch vụ kế toán… Trong quá trình hoạt động công ty đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký thay đổi từ lần thứ nhất đến lần thứ sáu về việc tăng vốn điều lệ.
Trụ sở chính của Phương Nam được đặt tại 27 Nguyễn Kim, Phường 12, Quận 5. Công ty có các văn phòng đại diện:
Tên Địa chỉ
Văn phòng đại diện công ty Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam.
Số 29 Hoàng Diệu, phường Lý Thường Kiệt, thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định.
Văn phòng đại diện công ty Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam.
Số 49A Hai Bà Trưng, phường 6, thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng.
2.1.1.2 Loại hình doanh nghiệp, quy mô vốn.
30
Vốn điều lệ của công ty theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được cấp lần đầu và được sửa đổi bổ sung lần thứ 6 là 5.000.000.000 đồng.
Giới thiệu về Hội đồng thành viên và Ban giám đốc của công ty TNHH Kế toán và Kiểm toán Phương Nam (theo báo cáo của ban giám đốc trong báo cáo kiểm toán năm 2013 của công ty kiểm toán Nam Việt).
Các thành viên của Hội đồng thành viên bao gồm:
Tên thành viên Vốn đầu tư (ĐVT: đồng) Chức vụ
Ông Lê Đình Túc 2.450.000.000 Chủ tịch
Bà Nguyễn Phùng Mai Lan 500.000.000 Ủy viên Ông Nguyễn Thành Chung 1.550.000.000 Ủy viên Bà Trần Thị Thu Hà 500.000.000 Ủy viên Các thành viên trong Ban giám đốc bao gồm:
Bà Nguyễn Phùng Mai Lan Tổng Giám đốc. Ông Phan Lâm Triều Phó Tổng Giám đốc.
2.1.2 Bộ máy tổ chức của Công ty 2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức 2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức
31
Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam có bộ máy tổ chức đáp ứng được yêu cầu phát triển trong điều kiện hội nhập kinh tế hiện nay. Bộ máy tổ chức của Công ty phân chia trách nhiệm rõ ràng, đơn giản, hợp lý theo từng cấp, vận hành theo cùng một cơ chế xác định nhưng linh hoạt trong từng tình huống. Ngoài ra, Công ty sử dụng hệ thống phần mềm kế toán doanh nghiệp Omega và hầu hết các quy trình làm việc đều trên hệ thống máy tính nên thông tin chính xác và đáng tin cậy.
2.1.2.2 Nhiệm vụ của các bộ phận
Công ty có cơ cấu bộ máy tổ chức khá đơn giản. Nhiệm vụ của từng bộ phận được phân chia rõ ràng.
Hội đồng thành viên :Quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty, quyết định tăng hoặc giảm vốn điều lệ, thời điểm và phương thức huy động thêm vốn, bầu - miễn nhiệm - bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên, thông qua báo cáo tài chính hàng năm, phương án sử dụng và phân chia lợi nhuận hoặc phương án xử lý lỗ của công ty,...
Ban giám đốc: Điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình, tuyển dụng lao động, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty, ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty, ...
Bộ phận kiểm toán : Thực hiện các dịch vụ kiểm toán như kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán báo cáo quyết toán công trình xây dựng, kiểm toán chi phí hoạt động, kiểm toán nội bộ, soát xét BCTC, soát xét thông tin tài chính dựa theo các thủ tục thỏa thuận trước, soát xét việc tuân thủ pháp luật, tổ chức xây dựng bộ máy kế toán, tổ chức công tác hạch toán kế toán tài chính, tư vấn xây dựng hệ thống kế toán quản trị, hướng dẫn và thực hiện ghi chép sổ sách kế toán, hạch toán kế toán, lập các báo cáo tài chính.
Bộ phận tư vấn: Thực hiện các dịch vụ tư vấn thuế ( Đánh giá tình hình chấp hành nghĩa vụ thuế, quản lí rủi ro về thuế, dịch vụ tư vấn thuế trọn gói, hỗ trợ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và thu nhập cá nhân, soát xét về thuế, xin ưu đãi thuế, soát xét tờ khai thuế do doanh
32
nghiệp/ cá nhân tự lập, lập tờ khai thuế cho cá nhân, cho cá người kê khai bên ngoài, đại diện cho khách hàng làm việc với các cơ quan thuế ), dịch vụ tư vấn quản lý và tài chính ( Tư vấn tái cấu trúc doanh nghiệp, tư vấn lập hồ sơ dự án, tư vấn sắp xếp vốn cho doanh nghiệp, tư vấn sáp nhập và mua bán doanh nghiệp).
Bộ phận hành chính: Tham mưu cho Ban giám đốc về sắp xếp và tổ chứ bộ máy, đè xuất tuyển dụng lao động và thực hiện các chính sách liên quan đến người lao động theo chế độ quy định. Quản lý và cung cấp các loại mẫu biểu, giấy tờ, ấn chỉ, văn phòng phẩm và các công việc hành chính của đơn vị.
Bộ phận kế toán: Tổ chức quản lý hệ thống sổ sách và chứng từ kế toán theo chế độ, trực tiếp giao dịch với khách hàng, làm chức năng thanh toán dịch vụ với khách hàng, theo dõi công việc thu nợ gốc và lãi, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh.
2.1.3 Tổ chức phòng kiểm toán và qui định chung về kiểm toán 2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức và nhiệm vụ phòng kiểm toán 2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức và nhiệm vụ phòng kiểm toán
Kiểm toán viên là yếu tố cơ bản để hình thành bộ máy kiểm toán. Sự tồn tại cũng như chất lượng hoạt động của bộ máy kiểm toán được quyết định bởi số lượng và chất lượng đội ngũ kiểm toán viên, đòi hỏi kiểm toán viên cả về chuyên môn lẫn phẩm chất đạo đức.
Ngoài xây dựng loại hình bộ máy tổ chức, việc phân công công việc tương ứng với trách nhiệm của mỗi kiểm toán viên cũng là yếu tố quan trọng để đảm bảo chất lượng của một cuộc kiểm toán. Sau đây là bảng mô tả cấp độ của nhân viên kiểm toán tương ứng với kinh nghiệm tích lũy được tại Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam.
Bảng 2: Mô tả cấp độ của nhân viên kiểm toán tương ứng với kinh nghiệm . (Nguồn: Bộ phận kiểm toán)
Cấp độ Số năm kinh nghiệm
33
Kiểm toán viên chính 3-6 năm
Trợ lý kiểm toán 0-3 năm
Hình 3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của bộ phận kiểm toán.
Trong bộ phận kiểm toán, số kiểm toán viên đã đăng ký hành nghề là 4 nhân viên, đội ngũ nhân viên là những kiểm toán viên được đào tào chuyên môn tại các trường đại học chính quy trong và ngoài nước, 100% nhân viên có trình độ đại học và sau đại học. Đảm nhận các dịch vụ như kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán báo cáo quyết toán công trình xây dựng, kiểm toán chi phí hoạt động, kiểm toán nội bộ, soát xét BCTC,…
Gắn với đội ngũ kiểm toán viên là trang thiết bị cụ thể cho kiểm toán như máy móc, thiết bị, phương tiện thích ứng với kỹ thuật kiểm toán (cả phần cứng và phần mềm) và hình thành cơ chế hoạt động thống nhất đang thực hiện chức năng kiểm toán.
Bộ phận kiểm toán có cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, phù hợp với số lượng nhân viên và cơ sở vật chất của Công ty, đảm bảo cung cấp được các dịch vụ mà Công ty đưa ra. Nhưng số lượng CPA còn ít do đó Công ty gặp khó khăn trong trường hợp ký kết được nhiều hợp đồng kiểm toán trong mùa kiểm toán.
34
2.1.3.2 Đạo đức nghề nghiệp của kiểm toán viên
Bên cạnh luật pháp và cùng với luật pháp, việc tuân thủ đạo đức nghề nghiệp sẽ giúp cho các thành viên luôn phải duy trì một thái độ nghề nghiệp đúng đắn, giúp bảo vệ và nâng cao uy tín cho nghề kiểm toán trong xã hội.
Các nội dung sau đây được quy định trong đạo đức nghề nghiệp của kiểm toán viên:
-Chính trực: Kiểm toán vên phải thực hiện công việc với một tinh thần trung trực, thẳng thắn và bất vụ lợi
-Khách quan: Kiểm toán viên phải công bằng, trung thực, tôn trọng sự thật và không có các xung đột lợi ích
-Độc lập: Kiểm toán viên phải độc lập về tư tưởng và hình thức
-Bảo mật: Kiểm toán viên phải giữ bí mật của những thông tin đã thu thập được trong thời gian thực hiện dịch vụ chuyên môn, không được sử dụng hoặc tiết lộ bất cứ thông tin nào nếu không có thẩm quyền rõ ràng và hợp lý, trừ khi có nghĩa vụ pháp lý, hoặc trách nhiệm nghề nghiệp yêu cầu phải công bố
-Trình độ nghiệp vụ: Kiểm toán viên có nghĩa vụ phải duy trì trình độ nghiệp vụ của mình trong suốt quá trình hành nghề, kiểm toán viên chỉ được phép nhận những công việc khi đã có đủ trình độ nghiệp vụ để hoàn thành nhiệm vụ
-Tư cách nghề nghiệp: Kiểm toán viên phải tự điều chỉnh những hành vi của mình cho phù hợp với uy tín của ngành nghề và phải tự kiềm chế để không có những hành vi có thể gây tổn hại cho uy tín của ngành nghề.
35
2.1.4 Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng 2.1.4.1 Chế độ kế toán áp dụng 2.1.4.1 Chế độ kế toán áp dụng
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 và thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Bắt đầu từ 01/01/2015, Công ty chính thức áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
2.1.4.2 Tuyên bố về việc tuân thủ Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán
a. Các chính sách kế toán doanh nghiệp đang áp dụng
-Cơ sở lập BCTC: BCTC được lập trên cơ sở kế toán dồn tích (trừ các thông tin liên quan đến các luồng tiền)
-Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền.
Tiền và tương đương tiền: Tiền và các khoản tương đương tiền bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển và các khoản đầu tư ngắn hạn có thời hạn thu hồi hoặc đáo hạn không quá 3 tháng kể từ ngày mua, dễ dàng chuyển đổi thành 1 lượng tiền xác định cũng như không có nhiều rủi ro trong việc chuyển đổi thành tiền
-Các khoản phải thu thương mại và các khoản phải thu khác được ghi nhận theo hóa đơn, chứng từ
-Nguyên tắc ghi nhận và các khấu hao TSCĐ