Đầu tiên, kiểm toán viên tìm hiểu về quy trình bán hàng-thu tiền bằng cách lập bảng mô tả về kiểm soát nội bộ được thực hiện tại Công ty TNHH XYZ.
STT Mô tả quy trình Thủ tục kiểm soát
1. Khách hàng có nhu cầu gửi đơn đặt hàng cho bộ phận xét duyệt ĐĐH. Bộ phận này liên lạc với bộ phận kho, xem xét đơn giá, số lượng, chủng loại, kích cỡ, màu sắc để xác định khả năng cung ứng
Nhân viên bộ phận nhận đơn đặt hàng tổng hợp đơn đặt hàng, trưởng bộ phận sẽ kiểm duyệt
2. BP xét duyệt bán chịu căn cứ vào đơn đặt hàng và các thông tin khác nhau để đánh giá khả năng thanh toán, giới hạn nợ. Lập lệnh bán hàng và gửi cho trưởng BP bán hàng và giám đốc xét duyệt. Nếu không quyết định bán, báo cho khách hàng biết trong thời gian sớm nhất. BP xét duyệt bán chịu định kỳ lập báo cáo nợ phải thu.
Trưởng bộ phận bán hàng và giám đốc sẽ phê duyệt lệnh bán hàng do bộ phận xét duyệt bán chịu lập
3. Thủ kho lập phiếu xuất kho và xuất hàng cho bộ phận giao hàng. Hàng bán chỉ được vận chuyển sau khi đã đầy đủ chứng cứ về con dấu, chữ ký hợp pháp bên mua, điều này sẽ được kiểm tra chắc chắn bởi thủ kho.
Thủ kho đối chiếu số lượng thực xuất trên phiếu xuất với số lượng trên phiếu giao hàng và ký tên
41
4. BP giao hàng sẽ lập phiếu giao hàng, cùng với PXK đã có đóng dấu của bảo vệ công ty và gửi hàng cho khách hàng. Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng so sánh các mặt hàng thực nhận với chứng từ gửi hàng.
Bảo vệ kiểm tra hàng và ký tên lên mặt sau của phiếu giao hàng, khách hàng ký tên lên phiếu giao hàng
5. Dựa vào hóa đơn và phiếu giao hàng, kế toán ghi nhận doanh thu. Định kỳ kế toán công nợ chốt số liệu với phòng kinh doanh và đối chiếu với khách hàng.
Bộ phận lập hóa đơn căn cứ phiếu xuất kho, lệnh bán hàng, đơn giá và viết hóa đơn. Đối chiếu công nợ thường xuyên với BP xét duyệt, khách hàng và đôn đốc thu hồi nợ.
6. Căn cứ sổ phụ ngân hàng, kế toán đối chiếu với bút toán hạch toán, trình trưởng phòng kế toán ký duyệt
Kế toán đối chiếu thông tin còn dư nợ với sổ phụ, trưởng phòng xét duyệt
Sau đó, lập bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng tại Công ty TNHH XYZ. Phỏng vấn trực tiếp các nhà quản lý để xác nhận và tìm hiểu rõ hơn về quy trình này ở tại Công ty, so sánh với bảng mô tả đã lập.
BẢNG CÂU HỎI VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Chu trình bán hàng-thu tiền
Tên và chức vụ các nhân viên được phỏng vấn:
42
Kiểm toán viên dùng phép thử walk-through. Cụ thể, kiểm toán viên chọn ngẫu nhiên đơn đặt hàng, đối chiếu với sổ kho để xem lượng hàng tồn kho có đáp ứng được nhu cầu mua hàng của khách hàng hay không.
2. Ông Minh Quang (Giám đốc)
Câu hỏi Trả lời Ghi
chú Có Không Không áp dụng Yếu kém Quan trọng Thứ yếu Tất cả các đơn đặt hàng có được phê chuẩn bởi Trưởng bộ phận mua hàng không
X
Công ty có chính sách xét duyệt bán chịu rõ ràng hay không.
X
Hàng bán có được kiểm tra về số lượng và chất lượng trước khi bán không
X
Hóa đơn bán hàng có được kiểm tra tính toán chính xác và đối chiếu với đơn đặt hàng, phiếu xuất không
X
Có quy định về số tiền bán chịu tối đa mà một người có trách nhiệm được quyền phê duyệt hay không.
X
Đánh số thứ tự liên tục các chứng từ trước khi sử dụng
44
Qua 2 đơn đặt hàng và bảng kê nhập-xuất-tồn, so sánh mã hàng, tên hàng hóa, số lượng; cho thấy Công ty có đủ khả năng để đáp ứng nhu cầu theo đơn đặt hàng.
Tiếp theo, đối chiếu đơn giá trên bảng giá tại đơn vị với đơn giá trên đơn đặt hàng của khách theo từng mặt hàng, để thống nhất giá với khách hàng tránh trường hợp chậm trễ trong việc nhận được tiền hay thất thoát tài sản.
45
Sau khi đối chiếu, nhận thấy Công ty có thể đáp ứng được nhu cầu mua hàng của khách hàng, đơn đặt hàng được chuyển sang cho bộ phận bán chịu. Vì đây là khách hàng mới nên sau khi nhận giấy đề nghị mua chịu từ khách hàng, nhân viên gọi điện để báo về số hàng có thể đáp ứng, cũng đồng thời xác minh về danh tính khách hàng và khả năng thanh toán tiền hàng, bộ phận xét duyệt bán chịu lập lệnh bán hàng, đồng thời xem xét lại các điều khoản liên quan trong chính sách bán chịu của Công ty.
46
Giá trị đơn đặt hàng lần lượt là 10.400.000 và 25.400.000, đều thấp hơn mức quy định của Công ty là 30.000.000 trong chính sách bán chịu, nên người có thẩm quyền xét duyệt ở bộ phận bán chịu là trưởng phòng đã phê chuẩn và lập 2 lệnh bán hàng
47
Thủ kho viết phiếu xuất kho hàng hóa theo lệnh bán hàng đã lập ở bộ phận xét duyệt bán chịu và ký lên phiếu xuất kho cho phép xuất hàng gửi cho khách hàng.
48
Bộ phận giao hàng sẽ lập phiếu giao hàng. Sau đó đính kèm cùng với phiếu xuất kho chuyển cho nhân viên giao hàng để tiến hành gửi hàng cho khách. Nhân viên giao hàng bắt buộc phải đề nghị khách hàng ký xác nhận đã nhận hàng trên phiếu giao hàng.
50
Bộ phận giao hàng gửi bộ chứng từ đã xuất gồm lệnh bán hàng. phiếu xuất kho, phiếu giao hàng đã có chữ ký cùng với bảng tổng hợp hàng bán ra trong ngày cho bộ phận lập hóa đơn.
Dựa trên lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, phiếu giao hàng, phiếu xuất kho, bảng tổng hợp hàng bán ra trong ngày; kế toán sẽ đối chiếu đơn giá, số lượng, thành tiền trên các chứng từ này và lập hóa đơn.
52
Bộ phận xét duyệt bán chịu lập báo cáo công nợ phải thu theo hạn thanh toán, gửi cho bộ phận theo dõi công nợ để xem xét gửi thư báo nợ cho khách hàng.
Bộ phận theo dõi công nợ đối chiếu với sổ chi tiết nợ phải thu của bộ phận kế toán.
Sau khi đối chiếu nhận thấy số phát sinh giữa các sổ sách, chứng từ trùng khớp với nhau, điều này có nghĩa là Công ty thực hiện đúng quy trình như mô tả trong bảng tường thuật.
53
Sau khi khách hàng đối chiếu công nợ và nhận được hóa đơn của Công ty, khách hàng gửi tiền vào tài khoản ngân hàng của Công ty, đã nhận được giấy báo có của ngân hàng.
Sau khi thực hiện thủ tục kiểm soát, kiểm toán viên nhận thấy các quy trình nghiệp vụ được Công ty thực hiện đúng theo bảng tường thuật, nên không cần điều chỉnh lại các bảng mô tả. Vì đã từng kiểm toán cho đơn vị, nên trong hồ sơ kiểm toán năm trước về việc thực hiện kiểm soát nội bộ của Công ty là tương đối tốt, rủi ro kiểm soát chỉ ở mức thấp.
54