Cao Su Nghệ An.
2.3.1. Hoạch định nguồn nhân lực
Hoạch định nguồn nhân lực giúp cho tổ chức xác định rõ khoảng cách giữa hiện tại và định hướng tương lai về nhu cầu nhân lực của tổ chức; chủ động thấy trước được các khó khăn và tìm các biện pháp nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực. Đồng thời, hoạch định nguồn nhân lực giúp cho tổ chức thấy rõ hơn những hạn chế và cơ hội của nguồn tài sản nhân lực mà tổ chức hiện có.
Điều này có ý nghĩa quan trọng trong hoạch định các chiến lược kinh doanh. Nói khác đi, hoạch định nguồn nhân lực không thể thực hiện một cách tách biệt mà phải được kết nối một cách chặt chẽ với chiến lược của công ty.
Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực
Để dự báo được nhu cầu nguồn nhân lực, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích môi trường và các nhân tố ảnh hưởng. Việc dự báo nhu cầu nhân lực của Công ty được xác định dựa vào nhu cầu sản phẩm, dự phòng doanh thu, nguồn tài chính có sẵn, số lượng người thay thế dự kiến, trình độ và nhân cách nhân viên . . .
Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực
Về nguồn nhân lực trong Công ty, việc xác định phải căn cứ vào báo cáo về nhân lực của từng bộ phận và hồ sơ lưu của phòng Tổ chức – hành chính. Căn cứ vào hồ sơ lưu đó, sẽ cung cấp thông tin về từng cá nhân người lao động. Để xác định nguồn nhân lực Công ty thường chỉ thông qua sự giới thiệu của nhân viên trong Công ty. Sau khi có thông tin trên tiếp tục bước thứ ba.
Bước 3: Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực
Trên cơ sở phân tích nhu cầu nguồn nhân lực trong các kế hoạch dài hạn và nguồn nhân lực sẵn có, doanh nghiệp sẽ đưa ra các chính sách và một số chương trình, kế hoạch nguồn nhân lực nhằm giúp doanh nghiệp điều chỉnh, thích nghi với các yêu cầu mới.
Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện
Kế tiếp kế hoạch nhân lực là một phương tiện đơn giản để dự báo diễn biến nhân lực của doanh nghiệp, mà trong đó các nhà quản lý nhân lực ước tính số lượng nhân công sẽ làm việc trong kế hoạch tương lai có tính đến sự thay đổi (thăng tiến, thuyên chuyển hay về nghỉ hưu...) ; kể cả khi có những công việc mới, công việc có khả năng thay đổi...
Xây dựng chính sách để loại bỏ hoặc giảm thiểu sự chênh lệch giữa nguồn lực và nhu cầu tương lai là giai đoạn cuối cùng và là kết quả của hoạt động quản lý dự báo đối với công việc, năng lực và nguồn nhân lực (chí ít là trên phương diện lý thuyết). Vấn đề còn lại chỉ là tổ chức thực hiện chính sách này. Xây dựng chính sách nhằm loại bỏ hoặc giảm thiểu sự chênh lệch giữa nguồn nhân lực và nhu cầu tương lai là xác định những định hướng nguồn nhân lực lớn cho những năm trước mắt để quản lý một cách tốt nhất những biến động sẽ xảy đến và đưa ra những điều chỉnh cụ thể. Đây thường là giai đoạn quan trọng nhất trong quản lý dự báo, cho dù việc thực hiện nó không phải lúc nào cũng đơn giản, đặc biệt trong một số cơ quan nhà nước.
Bước 5: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch
Mục đích của kiểm tra, đánh giá là hướng dẫn các hoạt động hoặc định nguồn nhân lực, xác định các sai lệch giữa kế hoạch và thực hiện, các nguyên nhân dẫn đến các sai lệch đó và đề ra các biện pháp hoàn thiện.
Các đánh giá bằng định lượng thường có tính khách quan hơn và giúp cho doanh nghiệp thấy được các sai lệch giữa kế hoạch và thực hiện một cách rõ ràng hơn trong các
lĩnh vực sau: số lượng và chất lượng nhân viên; năng suất lao động; tỷ lệ thuyên chuyển nhân viên, đặc biệt là những nhân viên mới tuyển; chi tuyển dụng đối với một số nhân viên; sự hài lòng của nhân viên đối với công việc…
Do thực hiện theo các trình tự đã nêu, hàng năm Công ty đã xác định chính xác nhu cầu lao động của mình, tiết kiệm được chi phí tuyển dụng cũng như thuyên chuyển lao động, tuy nhiên chất lượng lao động không tốt vẫn chưa đáp ứng nhu cầu của Công ty.
- Thiết kế và phân tích công việc:
Thiết kế và phân tích công việc là hoạt động được tiến hành nhằm mục đích xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong tổ chức. Hiện nay, trong Công ty sản xuất và Xuất nhập khẩu Cà phê - Cao su Nghệ An bộ phận công tác quản lý nguồn nhân lực chưa thực hiện được việc phân tích công việc thông qua bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc cho các chức danh trong công ty. Do vậy dẫn đến tình trạng nhân sự mới dù đáp ứng được một số yêu cầu về bằng cấp, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm nhưng công ty cũng phải mất rất nhiều thời gian để đào tạo lại họ cho phù hợp với yêu cầu công việc. Một thực tế đang diễn ra tại công ty là do tuyển quá nhiều con cháu dẫn đến sự mất đoàn kết trong nội bộ vì một bộ phận lao động ỷ vào các mối quan hệ của mình mà lười nhác lao động hoặc coi thường những người khác trong công ty.
- Nguồn tuyển dụng:
Công ty TNHH MTV Cà Phê Cao Su Nghệ An chưa bao giờ đăng quảng cáo tuyển nhân viên trên các phương tiện thông tin đại chúng. Do đó những người có nhu cầu tìm việc rất khó tiếp cận được thông tin về tuyển dụng của Công ty. Điển hình qua các năm gần đây, số người tuyển dụng được do họ tự tìm đến hoặc được văn phòng dịch vụ việc làm giới thiệu đến chỉ khoảng 12-15%.
Trong khi đó, số người tuyển dụng do CBCNV trong công ty TNHH MTV Cà Phê Cao Su Nghệ An giới thiệu và từ Trường Cao đẳng Kinh tế Nghệ An và các trường khác chiếm đến khoảng 70%.
Nhận xét
Ưu điểm
tuyển dụng và ứng viên xin việc) khi hầu hết các ứng viên đều do CBCNV trong Công ty giới thiệu, bảo lãnh hoặc là người thân của họ.
Nhược điểm
Rất có thể xảy ra hiện tượng tuyển dụng vào nhưng không đáp ứng được yêu cầu công việc và buộc phải bố trí sang việc khác hoặc phải được đào tạo, kèm cặp thêm một thời gian mới làm được việc.
2.3.2. Phân tích công việc
- Hệ thống đánh giá và các yêu cầu đối với thực hiện công việc Quan điểm về đánh giá:
Đánh giá thực hiện công việc là một hoạt động rất quan trọng trong một tổ chức. Dù là đánh giá trực tiếp hay gián tiếp, công khai hay không công khai thì việc theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện công việc trong mỗi công ty đều rất cần thiết. công tác đánh giá thực hiện công việc của Công ty TNHH MTV Cà Phê, Cao Su Nghệ An nhằm những mục đích sau:
Là cơ sở để hoàn thiện tổ chức. Trên cơ sở của việc đánh giá, kết quả sẽ được sử dụng vào việc tính tiền lương, khen thưởng một cách chính xác và kịp thời nhằm động viên, khuyến khích NLĐ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Đồng thời, cũng cần răn đe, kỷ luật đối với các cá nhân có ý thức chưa tốt, không có sự cố gắng và ý thức trong lao động.
Thông qua việc đánh giá cũng góp phần cải tiến sự thực hiện công việc của NLĐ. Quan điểm trên của công ty là đúng đắn, cách thức quản lý nguồn nhân lực sao cho hiệu quả nhất chính là gắn liền với khuyến khích tài chính khi mà hiện nay thu nhập chủ yếu của NLĐ vẫn là tiền lương, tiền thưởng. Cách quản lý này mang lại hiệu quả lớn, nó giúp tạo động lực cho NLĐ, thúc đẩy NLĐ hoàn thành công việc ở mức tốt nhất.
- Quy trình đánh giá thực hiện công việc:
Lên kế hoạch: Hoạt động đánh giá nội bộ tại Công ty được tiến hành tối thiểu
01lần/năm theo kế hoạch đánh giá nội bộ trong năm do đại diện lãnh đạo về chất lượng lập vào thời gian cuối năm trước theo biểu mẫu. Ngoài các đợt đánh giá đã được lên kế hoạch trong năm, công ty có thể tiến hành các cuộc đánh giá đột xuất khi cần thiết. Các cuộc đánh giá đột xuất sẽ không được cập nhật trong kế hoạch mà được truyền đạt thông qua các thông báo đánh giá.
trách nhiệm lập chương trình đánh giá và thông báo cho các bộ phận liên quan. Trong chương trình đánh giá phải nêu rõ thời gian tiến hành đánh giá tại các bộ phận, nội dung liên quan và tên của đánh giá viên tiến hành đánh giá. Các bộ phận sau khi nhận được chương trình đánh giá cụ thể phải kiểm tra lại hồ sơ, tài liệu của bộ phận mình và sắp xếp công việc để cuộc đánh giá được tiến hành đúng kế hoạch.
Thực hiện đánh giá: Đại diện lãnh đạo có trách nhiệm làm trưởng đoàn đánh giá
hoặc chỉ định người thay thế. Trưởng đoàn đánh giá phải thông báo đầy đủ chương trình cho các bộ phận và điều phối để đảm bảo kế hoạch đánh giá được thực hiện đầy đủ. Trong quá trình đánh giá tại các bộ phận, khi phát hiện sự không phù hợp đoàn đánh giá có trách nhiệm ghi nhận lại các phát hiện để lập báo cáo gửi cho bộ phận được đánh giá.
Báo cáo đánh giá: Kết thúc hoạt động đánh giá tại bộ phận, các đánh giá viên
nội bộ cần thực hiện các công việc như lập các báo cáo đánh giá. Ký xác nhận vào các báo cáo đánh giá và gửi cho các bộ phận được đánh giá tương ứng để thực hiện hành động khắc phục…
Nhận xét
Ưu điểm
Nhìn chung công tác phân tích công việc của công ty trong những năm qua đã được quan tâm. Công ty đã tiến hành công việc tạo điều kiện giúp công ty nắm bắt được tình hình thực hiện công việc. Nhờ đó các công việc được thực hiện có hiệu quả hơn, lợi nhuận công ty ngày càng tăng lên. Khâu phân tích công việc được tiến hành, tạo điều kiện thuận lợi cho khâu tuyển dụng nhân lực diễn ra hiệu quả hơn. Nhờ đó việc sử dụng nguồn lao động của công ty ngày càng trở nên hợp lý hơn, phân công công việc đúng người, đúng việc đảm bảo đạt hiệu quả cao trong công việc.
Nhược điểm
- Công ty chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác phân tích công việc. Phân tích công việc chưa được thực hiện chuyên sâu, chưa có cán bộ chuyên trách đảm nhận và chưa tiến hành một cách khoa học.
- Việc tiến hành nghiên cứu phân tích công việc chỉ dừng lại ở sự nhìn nhận khách quan bên ngoài và ý kiến chủ quan của người phân tích. Vì vậy nó ảnh hưởng đến việc đánh giá chất lượng công việc. Điều này dẫn đến một số cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ còn non kém, chưa đáp ứng được nhu cầu về chất lượng công việc.
2.3.3. Công tác tuyển dụng
Đối với nhân viên văn phòng
Bước 1: Xác định công việc và nhu cầu tuyển dụng
Đây là công việc của phòng nhân lực, phòng nhân lực quản lý tình hình nhân lực nói chung của công ty, có nhiệm vụ cố vấn cho ban lãnh đạo trong công tác tuyển chọn nhân lực, tuyển chọn cán bộ kịp thời vào những khâu thiếu hụt để ổn định tổ chức. Hàng năm, căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty, công ty sẽ đề ra các tiêu chuẩn cần thiết cho công tác tuyển dụng là: chuyên môn, nghiệp vụ;,ngoại ngữ, tin học, sức khoẻ …Căn cứ vào tình hình hoạt động của công ty, phòng nhân lực sẽ tính toán, cân đối nguồn nhân lực để đưa ra nhu cầu tuyển dụng cụ thể như: số lượng cần tuyển dụng, vị trí cần tuyển dụng, trình độ ra sao, thời gian bao lâu, chi phí cho tuyển dụng là bao nhiêu ...
Bước 2: Thông báo nhu cầu tuyển dụng nhân lực
Thông báo tuyển dụng nhân lực được công ty tiến hành sau khi xác định được công việc và nhu cầu tuyển dụng. Tùy từng vị trí công việc mà cách thức thông báo tuyển dụng cũng khác nhau. Với vị trí là công nhân trực tiếp lao động, công ty sử dụng hình thức giới thiệu qua người quen, dán quảng cáo và phát tờ rơi... nhưng chủ yếu vẫn là hình thức giới thiệu qua người quen..Đối với những vị trí quan trọng, công ty đăng thông báo lên internet, báo chí... nhằm nhanh chóng tìm được ứng viên thích hợp với chi phí phù hợp nhất. Nói chung là khâu thông báo tuyển dụng của công ty được làm tốt. Vì vậy số lượng hồ sơ thu được của các ứng viên thường vượt chỉ tiêu. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc lựa chọn ứng viên.
Bước 3: Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ
Phòng nhân lực sẽ tổ chức thu nhận hồ sơ, nghiên cứu hồ sơ của các ứng viên để loại bỏ những ứng viên không đạt yêu cầu đã đề ra, nhằm giúp cho công ty giảm chi phí cho các quá trình tuyển dụng nhân lực ở các bước tiếp theo.
Bước 4: Tổ chức phỏng vấn và thi tuyển
Sau khi nghiên cứu hồ sơ, công ty sẽ loại những hồ sơ không đạt yêu cầu. Công ty chỉ tiến hành phỏng vấn các ứng viên đạt yêu cầu về hồ sơ. Tham gia việc phỏng vấn là một hội đồng xét tuyển gồm trưởng phòng nhân lực, trưởng phòng hoặc trưởng đơn vị nơi cần tuyển nhân viên và một số đại diện của các phòng ban liên quan. Công ty sử dụng phỏng vấn như một phương pháp để quyết định xem ứng cử viên nào thích hợp với chức
vụ và công ty. Tùy từng vị trí, đặc thù công việc mà nội dung cuộc phỏng vấn là khác nhau. Với vị trí là lao động trực tiếp, công ty chỉ phỏng vấn sơ qua về cách giao tiếp kèm theo là kỹ năng thực hiện công việc. Với những vị trí là lao động gián tiếp như nhân viên văn phòng, quản lý kinh doanh…sau khi phỏng vấn về kỹ năng giao tiếp, các ứng viên sẽ được tổ chức thi tuyển gồm 3 môn: chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ và tin học.
Bước 5: Ra quyết định
Giám đốc công ty là người ra quyết định tuyển dụng lao động. Hợp đồng lao động chính thức sẽ được kí kết giữa giám đốc công ty và người lao động. Sau khi được đánh giá tốt ở khâu phỏng vấn, giám đốc sẽ trực tiếp ký hợp đồng với người lao động.
Đối với công nhân sản xuất
Sau khi phòng nhân lực sàng lọc hồ sơ, sẽ thông báo cho các ứng viên có hồ sơ đạt đến phỏng vấn. Phòng nhân lực sẽ phỏng vấn những nội dung cơ bản và xem xét thấy khớp với hồ sơ xin việc, sau đó cho tất cả các ứng viên sẽ được về và hẹn trả lời nhận hồ sơ hay không trong vòng 2 ngày làm việc.
Sau khi sàng lọc lại một lần nữa hồ sơ ứng viên, những ứng viên nào qua vòng sơ tuyển sẽ được thông báo đến thi tay nghề, còn những hồ sơ không đạt thì sẽ thông báo cho ứng viên đến nhận lại. Bài thi tay nghề của công nhân phân xưởng nào sẽ do bộ phận kỹ thuật sản xuất ở phân xưởng đó ra đề và chấm điểm. Việc thi tay nghề được giám sát chặt chẽ, kết quả bài thi sẽ phản ánh về trình độ tay nghề của mỗi công nhân.
Nhận xét
Nhìn chung nguồn tuyển dụng nhân lực của công ty chủ yếu từ bên ngoài thông qua người quen giới thiệu. Toàn bộ số công nhân tuyển dụng là từ bên ngoài doanh nghiệp. Vì thông qua người quen nên tiết kiệm được chi phí và thời gian tuyển dụng. Tuy nhiên nguồn tuyển dụng này có hạn chế là do chưa làm quen với công việc nên mất