8. Kết cấu đề tăi
2.2.5 Tổ chức bộ mây kế toân
(Nguổn: Phòng kế toân)
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tổ chức bộ mây kế toân tại công ty
Kế toân trƣởng
Giúp người đại điện theo phâp luật của công ty giâm sât tăi chính cho mọi hoạt động của công ty.
Lă người trực tiếp điều hănh, chỉ đạo toăn bộ công tâc kế toân tăi chính, chịu trâch nhiệm toăn bộ những vấn đề liín quan đến công tâc kế toân, đồng thời cũng lă người phât hiện vă ngăn ngừa câc hănh vi vi phạm phâp luật về tăi chính.
Phải hoăn tất tất cả câc hồ sơ, sổ sâch giấy tờ cần thiết cho cơ quan thuế đúng thời hạn.
Kiểm tra tất cả hoạt động từ khđu đầu tiín đến khđu cuối cùng kế toân vă cũng dựa trín cơ sở đó để phđn tích hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tham gia tổ chức sắp xếp đội ngũ kế toân, cũng như đề xuất khen thưởng hay kỷ luật nhđn viín trong bộ phận.
Thủ quỹ Kế toân trưởng Thủ quỹ Kế toân tổng hợp Kế toân nguyín vật liệu Kế toân bân hăng
Lă người trâch nhiệm thu chi vă bảo quản tiền mặt tại công ty, ghi chĩp vă bâo câo quỹ hằng ngăy đồng thời phải phản ânh đầy đủ nghiệp vụ thu chi .
Hỗ trợ kế toân phải thu khâch hăng trong việc đôn đốc thu hồi công nợ, lưu trữ, bảo quản những tăi liệu về kế toân.
Kế toân tổng hợp
Nhận bâo câo từ câc bộ phận sau đó tổng hợp, lập câc chứng từ có liín quan. Chịu trâch nhiệm tổng hợp toăn bộ chi phí sản xuất, theo dõi vă tính khấu hao tăi sản cố định hăng thâng.
Thực hiện công tâc lập bảng, biểu định kỳ, thanh toân vă lập bâo câo thuế hăng thâng. Định kỳ đối chiếu việc theo dõi thu chi tiền mặt, tiền gửi ngđn hăng với thủ quỹ.
Ngoăi ra kế toân tổng hợp còn phải cập nhật thường xuyín những thay đổi trong chế độ kế toân hiện hănh vă hướng dẫn cho toăn bộ nhđn viín kế toân trong công ty.
Kế toân nguyín vật liệu
Lă người chịu trâch nhiệm về câc vấn đề liín quan đến nguyín vật liệu cho toăn bộ công ty về giâ bân, khối lượng nhă cung ứng hay định mức nguyín vật liệu.
Theo dõi tình hình nhập xuất tồn của câc loại vật tư, nguyín vật liệu
Ƣu điểm vă nhƣợc điểm của bộ mây kế toân tại công ty.
Ưu điểm: Bộ mây kế toân khâ đơn giản, gọn nhẹ nhưng trâch nhiệm giữa câc nhđn sự phòng kế toân được phđn chia cụ thểgiúp công ty tiết kiệm được chi phí. Nhđn sự phòng kế toân có trình độ chuyín môn, nghiệp vụ về kế toân có kinh nghiệm, có tinh thần trâch nhiệm cao vă chăm chỉ trong công việc.
Nhược điểm: Số lượng nhđn viín trong phòng kế toân ít, hiện nay kế toân tổng hợp vă kế toân nguyín liệu phải lăm tất cả công việc liín quan đến tăi chính kế toân của toăn thể công ty, khối lượng công việc quâ nhiều dẫn đến chậm trễ trong công việc. Khi một nhđn viín nghỉ phĩp thì khối lượng công của nhđn viín còn lại căng tăng thím.
2.2.6 Tình hình thực hiện tổ chức công tâc kiểm tra công tâc kế toân tại công ty.
- Việc tổ chức công tâc kế toân được kiểm tra định kỳ hăng năm vă khi có yíu cầu kiểm tra của cơ quan cấp trín thì tiến hănh kiểm tra bất thường. Việc tổ chức kiểm tra công tâc kế toân được thực hiện bởi giâm đốc vă kế toân trưởng.
- Nội dung công tâc kiểm tra bao gồm:
+ Kiểm tra việc vận dụng câc chế độ, thể lệ chung của kế toân xem có phù hợp vă hợp lý với tình hình, đặc điểm của công ty thông qua việc kiểm tra vận hănh hệ thống tăi khoản kế toân vă vận dụng hình thức kế toân nhật ký chung đê hợp lý vă đúng quy định chưa.
+ Kiểm tra hệ thống chứng từ kế toân về tính hợp phâp, hợp lệ của nội dung nghiệp vụ kinh tế, tăi chính. Đối chiếu giữa số liệu tổng hợp vă sổ chi tiết.
+ Kiểm tra ghi chĩp, nhập liệu văo phần mềm kế toân: kiểm tra việc văo sổ, cập nhật số liệu phải đúng với chứng từ kế toân rõ răng vă rănh mạch.
+ Kiểm tra sự hiện hữu của tăi sản: tiến hănh kiểm kí tăi sản, đối chiếu giữa số liệu thực tế vă số liệu trín sổ sâch xem có khớp nhau không.
Nhận xĩt: Việc tổ chức kiểm tra công tâc kế toân tại công ty được tổ chức vă thực hiện thường xuyín giúp ngăn ngừa vă giải quyết kịp thời những sai sót lăm cho chất lượng bộ mây kế toân cải thiện vă tạo điều kiện vững chắc để nđng cao chất lượng của công tâc kế toân.
2.2.7 Tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tâc kế toân tại công ty. toân tại công ty.
Phòng kế toân nằm ở khu văn phòng độc lập với câc phòng ban khâc, diện tích rộng rêi, trang bị đầy đủ câc tiện nghị phục vụ cho công tâc kế toân như mây in, mây photocopy, mây scan, mây fax, điện thoại.
Mỗi nhđn viín được trang bị một mây vi tính cố định có nối mạng với cùng hệ thống của mây tính chủ tại công ty nhằm giúp cho việc trao đổi cung cấp thông tin giữa câc phòng ban, câc nhđn viín được thực hiện nhanh chóng vă thuận lợi.
Công ty sử dụng phần mềm Smart lă phần mềm phù hợp với đặc điểm của công ty, được cập nhật câc sửa đổi, bổ sung theo câc qui định mới nhất của Bộ Tăi Chính. Câc phđn hệ của Smart được tổ chức rất thuận tiện cho việc triển khai không
chỉ giới hạn trong phòng kế toân mă còn mở rộng cho câc phòng ban khâc như phòng bân hăng, phòng sản xuất...
Nhận xĩt: Nhìn chung việc trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tâc kế toân tại công ty khâ hiện đại giúp việc xử lý số liệu của kế toân nhanh chóng, chính xâc, tiết kiệm được nhiều thời gian vă công sức lăm nđng cao hiệu quả lăm việc của bộ mây cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của toăn thể công ty.
2.3 Những nội dung của kế toân quản trị thực hiện tại công ty TNHH Midas Vina.
2.3.1 Lập dự toân ngđn sâch
Hiện nay, công ty TNHH Midas Vina chưa có lập dự toân ngđn sâch mă chỉ mới dựa văo những đơn hăng khi khâch hăng đê ký kết hợp đồng với công ty để lập bâo câo dự kiến tiíu thụ.Cụ thể đơn đặt hăng được thống kí theo mẫu:
Bảng 2.5: Bảng thống kí đơn đặt hăng ĐƠN ĐẶT HĂNG – NĂM 2014
STT Loại Tín mê găng tay Kích cỡ Tổng ĐVT
1 Bảo hộ lao động JN 840 M 145.597 Đôi
2 Bảo hộ lao động JN840 L 160.581 Đôi
3 Bảo hộ lao động 840 S 65.188 Đôi
4 Bảo hộ lao động 840 M 109.780 Đôi
5 Bảo hộ lao động JN200 S 12.500 Đôi
6 Bảo hộ lao động W931 RT L 65.890 Đôi
7 Bảo hộ lao động BU200 S 87.647 Đôi
8 Bảo hộ lao động WH610 L 91.100 Đôi
9 Bảo hộ lao động WH610 M 115.00 Đôi
10 Bảo hộ lao động 610 XL 76.490 Đôi
11 Bảo hộ lao động 610 L 76.490 Đôi
12 Băo hộ trong nhă BT310 L 89.900 Đôi
13 Bảo hộ trong nhă BT310 S 100.000 Đôi
... .... .... ... .... ...
Tổng cộng 6.590.756
Đơn hăng được nhận từ phòng kinh doanh sau đó sẽ chuyển cho quản lý bộ phận sản xuất. Quản lý sẽ đưa đơn hăng cho phòng mẫu, lấy mỗi mẫu một gửi sang cho khâch hăng. Nếu khâch hăng đồng ý thì tiến hănh lín kế hoạch xuất kho nguyín vật liệu vă những dụng cụ cần thiết để sản xuất. Nếu không đồng ý thì khâch hăng sẽ kỉm theo yíu cầu rồi gửi về công ty sẽ lăm theo yíu cầu của khâch hăng. Căn cứ văo đơn hăng đê được chấp nhận thì công ty tiến hănh lập tiíu thụ dự kiến:
Bảng 2.6: Bảng bâo câo dự kiến tiíu thụ
BÂO CÂO DỰ KIẾN TIÍU THỤ 2014
S T T Loại Tín mê găng tay Kích cỡ Tổng Đơn giâ USD Thănh tiền USD Thănh tiền VND 1 Bảo hộ lao động JN 840 M 145.597 3,94 573.652 12.132.743.607 2 Băo hộ lao động JN840 L 160.581 3,94 632.689 13.381.375.311 3 Bảo hộ lao động JN840 XL 98.545 3,94 388.267 8.211.853.395 4 Bảo hộ lao động 840 S 65.188 3,75 244.455 5.170.223.250 5 Bảo hộ lao động 840 M 109.780 3,75 41.168 870.692.625 6 Bảo hộ lao động JN200 S 120.500 2,73 328.965 6.957.609.750 7 Bảo hộ lao động W931 RT L 65.890 5,61 369.643 7.817.947.335 8 Bảo hộ lao động BU200 S 87.647 1,16 101.671 2.150.331.498 9 Bảo hộ lao động WH 610 L 91.100 1.76 160.336 3.391.106.000 10 Bảo hộ lao động WH610 M 115.00 1,76 202.400 4.280.760.000 11 Bảo hộ lao động 610 XL 76.490 1,62 123.914 2.620.776.870 12 Bảo hộ lao động 610 L 76.490 1,62 123.914 2.620.776.870 13 Băo hộ trong nhă 310 L 89.900 1,93 173.507 3.669.673.050 14 Bảo hộ trong nhă 310 M 120.000 1,93 231.600 4.898.340.000 15 Bảo hộ trong nhă 310 S 100.000 1,93 193.00 4.081.950.000
.... ... .... .... .... .... .... ....
Tổng cộng 6.590.756 15.142.100 327.748.843.162
(Nguồn: Phòng kinh doanh)
Nhận xĩt: Do đặc thù lă ngănh nghề sản phẩm sản xuất theo đơn đặt hăng của khâch hăng nín không chủ động được trong việc sản xuất mă đa phần lệ thuộc văo khâch hăng về mẫu cũng như tiến độ sản xuất. Khi công ty nhận được đơn hăng sẽ tiến hănh lập bâo câo dự kiến tiíu thụvì vậy công ty còn thiếu những dự toân
như: Dự toân sản xuất, Dự toân chi phí nguyín vật liệu, Dự toân chi phí nhđn công trực tiếp, Dự toân chi phí sản xuất chung, Dự toân chi phí bân hăng vă quản lý doanh nghiệp, Dự toân bảng cđn đối kế toân, Dự toân kết quả hoạt động kinh doanh. Để nđng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh thì công ty cần phải lập đầy đủ những dự toân đó vă điều năy lă cơ sở để tâc giả xđy dựng hệ thống dự toân ngđn sâch tại công ty được trình băy ở chương 3.
2.3.2Kế toân trâch nhiệm
Mặc dù công ty chưa tổ chức công tâc kế toân quản trị nhưng đê có sự phđn cấp quản lý vă đđy lă dấu hiệu ban đầu của công tâc kế toân trâch nhiệm, nó lăm cơ sở cho việc tổ chức công tâc kế toân trâch nhiệm trong tương lai. Sự phđn cấp quản lý tại công ty như sau:
Tổng giâm đốc vă trưởng phòng kinh doanh sẽ chịu trâch nhiệm về doanh thu. Nhiệm vụ chính lă ký kết những hợp đồng mua bân sản phẩm vă sẽ chịu trâch nhiệm tìm kiếm vă mở rộng thị trường nhằm đâp ứng nhu cầu tiíu thụ của thị trường vă đem lại doanh thu cao nhất cho công ty.
Phó Tổng giâm đốc, Trưởng phòng sản xuất, phòng kế toân, phòng nhđn sự thì chịu trâch nhiệm về chi phí. Nhiệm vụ chính lă tính toân để cắt giảm chi phí vă lập kế hoạch mục tiíu sản xuất cho từng năm, quản lý tăi sản hiện có tại công ty. Có quyền bêi nhiệm hoặc bổ nhiệm nhđn viín trong bộ phận. Bâo câo tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh cho Ban Tổng giâm đốc. Đồng thời phối hợp với phòng kế hoạch vật tư để đưa ra lượng nguyín vật liệu cần thiết cho việc sản xuất kinh doanh.Tính giâ thănh sản phẩm vă thực hiện bâo câo tăi chính, lưu trữ vă bảo quản chứng từ, sổ sâch kế toân tại công ty. Tính lương vă câc chế độ về bảo hiểm cho nhđn viín.
Từng phđn xưởng sẽ dựa văo câc bâo câo về tình hình sản xuất của người trực tiếp điều hănh sẽ đânh giâ được trâch nhiệm của người trực tiếp điều hănh phđn xưởng vă hiệu quả hoạt động của nó.Để đânh giâ trâch nhiệm của người quản lý cửa hăng vă hiệu quả hoạt động của từng cửa hăng thì sẽ dựa văo bâo câo doanh thu từng cửa hăng vă việc tìm kiếm mở rộng thím thị trường kinh doanh cho sản phẩm của công ty của từng thâng.
Nhữngnhđn viín văn phòng vă kế toân cửa hăng sẽ được đânh giâ trâch nhiệm thông qua việc kiểm tra chuyín môn bằng văn bản. Nhđn viín xưởng sẽ được
đânh giâ trâch nhiệm qua công việc đang đảm nhận, thâi độ lăm việc vă khả năng xử lý tình huống khi phât sinh.
Ưu điểm:Công ty đê xâc định vă phđn chia được quyền hạn cũng như trâch nhiệm câc phòng ban, câc câ nhđn, phđn xưởngvă cửa hăngtrong công ty, đê có hệ thống bâo câo, hệ thống bâo câo nhằm đânh giâ vă xâc định mức độ hoăn thănh vă trâch nhiệm.
Nhược điểm:Công ty chưa xđy dựng được câc chỉ tiíu để đânh giâ kết quả vă hiệu quả của câc trung tđm trâch nhiệm. Vận dụng kế toân trâch nhiệm sẽ giúp công ty nđng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời gắn trâch nhiệm câc nhă quản trị với từng trung tđm, từng hoạt động sản xuất hơn. Đđy chính lă tiền đề để tâc giả tổ chức kế toân trâch nhiệm trong chương 3.
2.3.3 Kế toân chi phí vă tính giâ thănh sản phẩm
- Đối tƣợng tập hợp chi phí: từng phđn xưởng sản xuất.
- Đối tƣợng tính giâ thănh: lă từng mê hăngcủa từng đơn hăng khi hoăn thănh như mê JN840 – L.
- Kỳ tính giâ thănh: Hăng thâng
- Phƣơng phâp đânh giâ dở dang cuối kỳ:Công ty đânh giâ sản phẩm dở dang cuối kỳ theo chi phí nguyín vật liệu trực tiếp.
- Phƣơng phâp tính giâ thănh: Công ty tính giâ thănh theo phương phâp giản đơn (trực tiếp).
- Phƣơng phâp tập hợp chi chí:Công ty tiến hănh tập hợp chi phínguyín vật liệu trực tiếp vă chi phí nhđn công trực tiếpcăn cứ văo chi phí thực tế phât sinh sẽ được hạch toân trực tiếp cho từng mê sản phẩm. Khoản chi phí sản xuất chung thì được hạch toân cho từng phđn xưởng vă đến cuối thâng công ty tiến hănh phđn bổ chi phí sản xuất chung cho từng mê sản phẩm căn cứ văo số lượng từng mê sản phẩm hoăn thănh.
Khi bộ phận sản xuất nhận được đơn đặt hăng thì yíu cầu kế toân nguyín vật liệu sẽ xuất nguyín vật liệu để sản xuất, khi đó tiến hănh phđn loại chi phí thănh hai loại lă chi phí giân tiếp vă chi phí trực tiếp.
+ Chi phí nguyín vật liệu trực tiếp trực tiếp bao gồm:bao gồm cả chi phí nguyín vật liệu chính như sợi polyester, cao su, hoâ chất..., chi phí nguyín vật liệu phụ trực tiếp như chỉ, kĩo, tem, logo....
Ví dụ: Tình hình sử dụng một số loại chi phí trong thâng 3/2014 như sau:
Bảng 2.7: Bảng tổng hợp tình hình sử dụng một số loại nguyín vật liệu
STT Loại NVL Số lƣợng(kg) Đơn giâ Thănh tiền
1 Sợi polyester 17.800 32.590 580.102.000 2 Cao su SVR20 12.770 26.105 333.360.850 3 Hoâ chất PUFoam 8.500 28.072 238.612.000 4 Mực in 350 37.000 12.950.000 5 Chỉ 150 20.000 3.000.0000 Tổng cộng 1.168.024.850 (Nguồn: Phòng kế toân)
+ Chi phí nhđn công trực tiếp: Cuối thâng căn cứ văo dữ liệu trín mây chấm công vă bảng chấm công của người trực tiếp quản lý, nhđn sự kiểm tra số ngăy đi lăm thực tế của nhđn viín. Sau khi việc kiểm tra hoăn tất thì nhđn sự tiến hănh tính tiền lương vă câc khoản trích theo lương của người lao động trực tiếp sản xuất ra sản phẩm.
Bảng 2.8: Bảng phđn bổ lƣơng vă trích theo lƣơng
STT Họ &Tín Lƣơng phải trả Trích theo lƣơng Tổng cộng
1 Huỳnh Phương Thanh 4.215.100 969.473 5.184.573
2 Đinh Hoăng Huấn 4.819.200 1.108.416 5.927.616
3 Phạm Thị Chúc Vi 4.528.500 1.041.555 5.570.055 4 Lí Thị Ngọc Điệp 4.378.600 1.007.078 5.385.678 5 Phan Thị Ngọc Tuyền 4.630.300 1.064.969 5.695.269 ... .... ... ... .... Tổng Cộng 157.235.960 36.164.271 193.400.230 (Nguồn: Phòng kế toân)
Chi phí giân tiếp lă những chi phí phât sinh trong quâ trình sản xuất nhưng không trực tiếp cấu thănh nín sản phẩm cụ thể lă những chi phí như chi phí điện
nước, điện thoại, chi phí khấu hao, chi phí bảo trì sửa chữa...những khoản mục chi phí năy không thể xâc định cho từng mê phải tiến hănh phđn bổ.
Ví dụ: Ngăy 22/3/2014 căn cứ văo chứng từ đê nhận được, kế toân ghi nhận văo sổ câi tăi khoản 627 - chi phí sản xuất chung phât sinh như sau: