7. Kết cấu của luận văn
3.2.3 Tính phù hợp và hài hòa giữa chi phí và lợi ích
Phải đảm bảo tính hiệu quả, khi hoàn thiện công tác KTQT yêu cầu các doanh nghiệp cần phải nhắc đến điều kiện khả thi để thực hiện giải pháp, đảm bảo hài hòa giữa chi phí bỏ ra và lợi ích đem lại. Trước hết, cần tổ chức tốt công tác hạch toán ban đầu, từ việc thiết kế hệ thống chứng từ, các chi tiêu, mẫu biểu báo cáo để thu thập, xử lý và phân tích thông tin một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác.
Nhưng cũng phải đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời để đáp ứng yêu cầu ra các quyết định trong kinh doanh, cũng như điều chỉnh kịp thời các biện pháp quản lý, kiểm soát kinh doanh. Muốn vậy khi hoàn thiện công tác kế toán nói chung và KTQT nói riêng phải tận dụng triệt để thành tựu của công nghệ thông tin, có như vậy thông tin kế toán sẽ được xử lý kịp thời và chính xác.
3.2.4 Phải tích hợp kế toán tài chính và kế toán quản trị trong cùng một hệ thống để thực hiện mục tiêu kế toán quản trị
Hiện nay, KTQT chưa được quan tâm đúng mực, các doanh nghiệp nói chung chưa hiểu rõ tầm quan trọng của KTQT. Đặc biệt trong các DNVVN thì KTQT chưa thực sự được quan tâm. Việc cung cấp thông tin cho các nhà quản trị còn mang nặng bản chất KTTC, chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt. Vì vậy, để nâng cao hơn nữa hiểu quả các thông tin nhằm phục vụ công tác quản lý và ra quyết định đúng đắn phù hợp với tình hình thực tế của sản xuất kinh doanh thì cần tổ chức tích hợp tốt công tác KTTC với KTQT trong cùng một hệ thống để thực hiện mục tiêu KTQT.
3.3 Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán quản trị tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai nhỏ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai
3.3.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán quản trị
Đa số các DNVVN tại tỉnh Đồng Nai được khảo sát chưa xây dựng mô hình kế toán quản trị, hoặc sử dụng một số báo cáo kế toán quản trị chủ yếu cung cấp thông tin cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, mà chưa thấy được sự cần thiết của thông tin kế toán quản trị.
Trong ba mô hình kế toán quản trị được biết là:
1. Mô hình tách biệt: Là mô hình mà hệ thống KTQT riêng biệt với hệ thống KTTC.
2. Mô hình kết hợp: Là mô hình kết hợp giữa KTQT với KTTC.
3. Mô hình hỗn hợp: Là mô hình kết hợp giữa hai mô hình trên.
Mô hình kết hợp là mô hình gắn liền với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Trong đó, kế toán phần hành nào của KTTC sẽ đảm nhiệm phần hành đó của KTQT.
Ví dụ: Kế toán vừa tổng hợp kết quả báo cáo tài chính vừa xử lý tổng hợp báo cáo KTQT. Sử dụng mô hình này, các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một phần chi phí, chỉ cần bố trí người thực hiện các công việc chung của kế toán quản trị.
DNVVN cũng có thể xem xét xây dựng mô hình kế toán quản trị theo mô hình hỗn hợp; căn cứ vào quy mô và loại hình doanh nghiệp để thiết kế cho phù hợp, bộ phận nào và nội dung kế toán nào kết hợp hay tách biệt.
Do mô hình KTQT chưa được sử dụng rộng rãi đối với các DNVVN tại tỉnh Đồng Nai nên bộ máy kế toán doanh nghiệp chỉ tập trung vào thiết kế, thu thập các thông tin trên báo cáo tài chính, còn việc xây dựng bộ máy kế toán dành cho KTQT hầu như không đáng kể. Để có được thông tin cần thiết sử dụng cho các hoạt động quản trị thì kế toán doanh nghiệp trước hết cần phải có bộ phận kế toán quản trị để thu thập và xử lý thông tin cung cấp theo yêu cầu quản lý. Tác giả đưa ra mô hình tổ chức bộ máy kế toán kết hợp có thể thực hiện tại đa số các DNVVN tại tỉnh Đồng Nai.
(Nguồn: Dữ liệu tác giả nghiên cứu)
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp có bộ phận KTQT theo mô hình kết hợp
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN QUẢN TRỊ KẾ TOÁN TÀI CHÍNH
KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN KẾ TOÁN VẬT TƯ, HÀNG HÓA KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN THUẾ & KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong sơ đồ 3.1:
-Kế toán trưởng: Theo sơ đồ trên, kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo về việc tổ chức các hoạt động tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Phụ trách chung về công tác KTTC và KTQT, có nhiệm vụ hướng dẫn cho các nhân viên trong phòng về chế độ, chuẩn mực, và tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. Hỗ trợ cho kế toán trưởng là kế toán tổng hợp và kế toán quản trị.
-Kế toán tài chính: Có nhiệm vụ theo dõi các kế toán phần hành, xác định kết quả doanh nghiệp của toàn doanh nghiệp, theo dõi các nguồn vốn, quỹ, tính giá thành sản phẩm, lập các báo cáo tài chính.
-Kế toán quản trị: Xác định cụ thể phương thức quản trị và hệ thống trách nhiệm trong nội bộ doanh nghiệp để làm cơ sở xây dựng các nội dung kế toán quản trị tại doanh nghiệp. Thu thập, xử lý và phân tích các thông tin do các kế toán phần hành và kế toán tổng hợp cung cấp, đồng thời kết hợp với việc thu thập thông tin từ các phòng ban khác như bộ phận sản xuất, phòng kinh doanh,...phục vụ cho việc cung cấp thông tin cho các chức năng quản trị: hoạch định, tổ chức, điều hành, kiểm soát và ra quyết định.
-Kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Lập kế hoạch thu, chi tiền định kỳ và báo cáo nhanh theo yêu cầu của kế toán trưởng, kế toán tổng hợp. Nhận thông tin kế hoạch thu, chi tiền từ các phòng ban: phòng kinh doanh, phòng hành chính, ban giám đốc, kế toán công nợ...lập báo cáo dự toán thu chi tiền.
-Kế toán tài sản cố định: Theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản cố định như: tăng, giảm, sửa chữa tài sản cố định. Nhận báo cáo số giờ máy hoạt động từ bộ phận sản xuất, lập báo cáo TSCĐ sử dụng cho từng bộ phận làm căn cứ tính khẩu hao TSCĐ cho bộ phận sử dụng. Lập sổ theo dõi chi tiết TSCĐ, sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng.
-Kế toán vật tư, hàng hóa: Theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa. Dựa vào yêu cầu cung cấp vật tư tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo từng loại sản phẩm. Cung cấp thông tin về nhập, xuất, tồn thành phẩm hàng hóa cho bộ phận sản xuất và phòng kinh doanh. Lập báo cáo như: phiếu yêu cầu vật tư có kế hoạch, phiếu yêu cầu vật tư vượt định mức, sổ chi tiết vật tư hàng
hóa, sổ chi tiết vật liệu theo đối tượng tính giá thành, dự toán chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp,...cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp tính giá thành sản phẩm. -Kế toán tiền lương: Theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tình hình thanh toán lương cho người lao động. Nhận báo cáo theo dõi thời gian lao động trực tiếp từ phòng sản xuất, tập hợp chi phí nhân công trực tiếp theo từng phân xưởng sản xuất, cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp tính giá thành sản phẩm, lập sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp…
-Kế toán công nợ: Theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ phải thu, phải trả. Nhận thông tin từ phòng kinh doanh, phòng hành chính, các kế toán phần hành. Lập kế hoạch thu nợ, trả nợ, sổ chi tiết công nợ theo đối tượng, dự toán thanh toán tiền mua nguyên vật liệu, vật liệu, dự toán thu tiền bán hàng…
-Kế toán thuế và Kế toán tổng hợp: Theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nghiệp vụ thuế, lập báo cáo thuế phát sinh tại doanh nghiệp, theo dõi doanh thu bán hàng. Phân bổ chi phí thuế cho từng bộ phận, cung cấp thông tin chi tiết về doanh thu cho kế toán tổng hợp, lập sổ chi tiết doanh thu theo từng loại sản phẩm, sau đó kế toán tổng hợp xử lý thông tin tổng hợp báo cáo kế toán quản trị.
3.3.2 Hoàn thiện việc thu nhập thông tin về kế toán quản trị
Khi doanh nghiệp áp dụng mô hình kết hợp tức là gắn kết hệ thống kế toán quản trị và kế toán tài chính trong một bộ máy kế toán chung. Do vậy, để vận dụng KTQT trong doanh nghiệp thì phải kết hợp việc thu thập các thông tin về chi phí phục vụ cho cả KTTC và KTQT, cụ thể về chứng từ - tài khoản - sổ - báo cáo.
3.3.2.1 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán quản trị
Hầu hết ở các DNVVN thì hệ thống chứng từ kế toán hiện tại đã đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin cho KTTC, bên cạnh đó mới chỉ đáp ứng được một phần yêu cầu thông tin do KTQT đảm nhiệm. Mặc dù phần lớn nguồn thông tin đầu vào của KTTC đều có ích cho việc cung cấp thông tin của KTQT nhưng để KTQT thực sự phát huy vai trò của mình trong công tác quản lý thì một mặt cần phải tổ chức chi tiết hơn nữa hệ thống chứng từ hướng dẫn đang phục vụ cho công tác
KTQT thông tin hiện tại, mặt khác thiết kế thêm các chứng từ mới phục vụ cho công tác KTQT thông tin hướng đến tương lai.
KTQT tuân thủ các nguyên tắc lập và luân chuyển chứng từ kế toán quy định tại các chế độ kế toán doanh nghiệp. Trên cơ sở hệ thống chứng từ kế toán đã được quy định trong các chế độ kế toán. KTQT cần cụ thể hóa và bổ sung thêm một số nội dung để phục vụ cho việc thu thập thông tin cho mục tiêu quản lý.
Bên cạnh đó, KTQT còn sử dụng các chứng từ ban đầu, chứng từ thống kê trong quá trình điều hành hoạt động SXKD của doanh nghiệp như: lệnh sản xuất, bảng kê khối lượng, quyết định điều động lao động, quyết định di chuyển tài sản, dự báo kế hoạch sản xuất,…hoặc trong nhiều trường hợp ghi chép KTQT chỉ dựa trên các chứng từ điều tra, quan sát, điện báo, nghe trình bày.
Ngoài ra doanh nghiệp còn cần thiết kế một số chứng từ kế toán cần thiết phục vụ cho KTQT mà chế độ kế toán nhà nước chưa quy định như: Bảng tính phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp...
Tổ chức hạch toán ban đầu:
Việc hạch toán ban đầu là một công việc rất quan trọng, công việc kế toán đòi hỏi tính cẩn thận. Theo yêu cầu của KTQT chi phí cần phải có thông tin chi phí của từng loại sản phẩm dịch vụ từng hoạt động kinh doanh.
Đối với chi phí trực tiếp như tiền lương và các chi phí liên quan đến lương, chi phí khấu hao tài tài sản cố định, chi phí sửa chữa thường xuyên, chi phí thuê ngoài…khi đối tượng chi phí nảy sinh này phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán tập hợp chi phí nào thì căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc tài liệu liên quan hàng ngày ghi vào sổ chi tiết cho từng đối tượng chịu chi phí đó.
Đối với chi phí sản xuất chung có liên quan đến nhiều đối tượng khác nhau. Do các khoản chi phí này không thể tổ chức ghi chép hạch toán ban đầu chi tiết cho từng đối tượng chịu chi phí, sau đó phân bổ cho từng đối tượng chịu chi phí liên quan theo tiêu thức nhất định.
Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng việc tổ chức chứng từ phản ánh các chi phí này tương tự như chi phí sản xuất chung.
Đơn vị:... Mẫu số 02 - TT
Địa chỉ:... (Ban hành theo Thông tư số: .../2014/TT-BTC ngày .../.../2014 của BTC) PHIẾU CHI Ngày ... tháng ... năm ... Quyển số:... Chi phí định phí □ Số:... Chi phí biến phí □ Nợ:... Chi phí hỗn hợp □ Có:... Khác: ...
Họ, tên người nhận tiền: ... Địa chỉ: ... Lý do chi: ... Số tiền:... (Viết bằng chữ): ... Kèm theo: ... chứng từ gốc. Ngày ...tháng ...năm ... Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (Ký, họ tên, đóng dấu)
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Nguồn: Tác giả thiết kế dựa trên biểu mẫu quy định của chế độ kế toán)
Hình 3.1: Mẫu phiếu chi sử dụng trong kế toán quản trị
Ở mẫu minh họa trên tác giả bổ sung thêm một mục chi tiết chi phí theo ứng xử: định phí, biến phí, chi phí hỗn hợp,...chi phí thuộc mục nào thì đánh dấu X vào mục đó, làm cơ sở dễ dàng cho bộ phận kế toán quản trị phân tích về sau.
Đơn vị:... Mẫu số 02 - TT
Địa chỉ:... (Ban hành theo Thông tư số: .../2014/TT-BTC ngày .../.../2014 của BTC) PHIẾU CHI Ngày ... tháng ... năm ... Quyển số:... Chi phí định phí □ Số:... Chi phí biến phí □ Nợ:... Chi phí hỗn hợp □ Có:... Khác: ...
Họ, tên người nhận tiền: ... Địa chỉ: ... Lý do chi: ... Số tiền: ...(Viết bằng chữ): ... Kèm theo: ...chứng từ gốc. Ngày ...tháng ...năm ... Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (Ký, họ tên, đóng dấu)
3.3.2.2 Hoàn thiện tổ chức tài khoản kế toán quản trị
Để theo dõi tình hình sản xuất và lập các báo cáo KTQT thì doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết dựa trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán được Bộ Tài Chính ban hành.
Muốn thực hiện được việc này đòi hỏi doanh nghiệp phải thiết kế hệ thống tài khoản chi tiết cấp 2, 3, 4, 5...cho phù hợp với yêu cầu quản lý. Việc áp dụng tài khoản chi tiết đến đâu là tùy thuộc vào yêu cầu quản lý, yêu cầu của việc cung cấp thông tin cũng như trình độ, năng lực thực tế của các nhân viên kế toán tại doanh nghiệp. Tuy nhiên phải lưu ý là việc chi tiết hóa phải đảm bảo tính thống nhất về kí hiệu, cấp độ...và không làm sai lệch nội dung, kết cấu, phương pháp ghi chép của tài khoản.
Khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phục vụ cho việc thu thập xử lý thông tin của KTQT chi phí phải đảm bảo các yêu cầu sau:
-Vận dụng hệ thống tài khoản của KTTC để xây dựng chi tiết hơn các tài khoản chi phí phù hợp với yêu cầu của KTQT chi phí.
-Kết hợp bảng mã chi phí, mã đơn hàng, dự án, mã đối tượng sử dụng chi phí đã được xây dựng cho từng trung tâm chi phí với từng khoản phí. Điều này cho phép tổng hợp được các số liệu theo từng trung tâm trách nhiệm hoặc theo từng khoản chi phí.
-Phân loại các tài khoản chi phí theo từng yếu tố chi phí phục vụ mục đích kiểm soát và phân tích chi phí.
Trên hệ thống tài khoản kế toán mà các doanh nghiệp đang áp dụng, tài khoản cấp 1 dùng cho KTTC, dựa trên tài khoản cấp 1 của BTC ban hành sẽ mở thêm tài khoản KTQT chi tiết cấp 2, cấp 3, cấp 4, cấp 5 có liên quan theo nhu cầu thông tin của từng doanh nghiệp. Chẳng hạn đối với một doanh nghiệp chế biến gỗ có thể phân loại tài khoản như sau:
Tài khoản cấp 1: Tài khoản theo quy định của BTC Tài khoản cấp 2: Chi tiết theo đối tượng sản xuất Tài khoản cấp 3: Chi tiết theo từng phân xưởng
Tài khoản cấp 4: Chi tiết theo từng bộ phận trong phân xưởng
Tài khoản cấp 5: Chi tiết theo chi phí ứng xử: định phí, biến phí, chi phí hỗn hợp
Ví dụ : Tài khoản 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” mở chi tiết như sau: