Công ty cổ phần Điền Phát tổ chức quản lý theo kiểu một cấp. Đại hội đồng cổ đông là bộ phận quản lý cao nhất, bộ phận này bầu ra Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban kiểm soát quản lý và kiểm soát các hoạt động của Hội động quản trị và công ty.
Hội đồng quản trị bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị, Ban giám đốc công ty. Giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng ban chức năng sau:
+ Phòng Tài chính kế toán + Phòng Kinh doanh tổng hợp + Phòng Tổ chức hành chính
Công ty thi công theo cả hai phơng thức là thi công trực tiếp và giao khoán trên cơ sở hợp đồng giao khoán nội bộ ký kết giữa công ty với đội xây dựng.
Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức quản lý Công ty cổ phần Điền Phát:
* Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
- Đại hội đồng cổ đông: gồm tất cả cổ đông có quyền dự họp và biểu
quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. Đại hội đồng cổ đông có quyền và nghĩa vụ sau:
+ Quyết định tổng số cổ phần đợc quyền chào bán, quyết định mức cổ tức hàng năm.
+ Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT và thành viên Ban kiểm soát.
+ Quyết định tổ chức và giải thể công ty.
+ Quyết định sửa đổi bổ sung điều lệ công ty, trừ trờng hợp điều chỉnh vốn điều lệ do bán thêm cổ phần mới trong phạm vi số lợng cổ phần đợc quyền chào
Phòng tổ chức hành chính Hội đồng quản trị Ban giám đốc Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh tổng hợp Các tổ đội sản xuất Đại hội đồng cổ đông
Ban kiểm soát
+ Quyết định tăng giảm vốn điều lệ.
+ Thông qua báo cáo của Hội đồng quản trị về tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh, báo cáo của các kiểm toán viên.
+ Thông qua báo cáo tài chính hàng năm, phơng án phân phối, sử dụng lợi nhuận, chia cổ tức và trích lập sử dụng các quỹ.
+ Thông qua định hớng phát triển của công ty, quyết định bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản đợc ghi trong sổ kế toán của công ty.
+ Quyết định phơng hớng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và đầu t của năm tài chính mới.
- Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty, quyết định mọi vấn đề
liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. HĐQT có các quyền và nhiệm vụ sau:
+ Quyết định chiến lợc phát triển của công ty.
+ Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần đợc quyền chào bán.
+ Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần đợc quyền chào bán, quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác.
+ Quyết định phơng án đầu t đối với các dự án đầu t đã đợc Đại hội đồng cổ đông thông qua. Hội đồng quản trị quyết định đầu t các dự án phát sinh dới 50% vốn điều lệ và đợc duyệt các dự toán, thiết kế và quyết toán các công trình đầu t đã thông qua tại Đại hội đồng cổ đông.
+ Quyết định giải thể, phát triển thị trờng, tiếp thị và công nghệ, thông qua hợp đồng mua bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản đợc ghi trong sổ kế toán của công ty.
+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm cách chức Giám đốc và cán bộ quản lý bao gồm Phó giám đốc, Kế toán trởng và các chức danh thuộc quyền quản lý của HĐQT, quyết định mức lơng, lợi ích khác của Giám đốc và các cán bộ quản lý đó.
+ Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của
doanh nghiệp. Quyết định về quy chế tuyển dụng, cho thôi việc của công ty phù hợp với quy định của pháp luật. Quyết định khen thởng, kỷ luật nhân viên thuộc quyền quản lý của Hội đồng quản trị và quyết định mức bồi thờng vật chất khi nhân viên gây thiệt hại cho công ty.
+ Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông. + Kiến nghị mức cổ tức đợc trả, quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý các khoản lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh.
+ Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể công ty.
+ HĐQT có thể đình chỉ các quyết định của Giám đốc Công ty nếu thấy trái pháp luật, vi phạm điều lệ, nghị quyết Đại hội đồng cổ đông.
+ Chịu trách nhiệm về những vi phạm pháp luật, vi phạm điều lệ, những sai phạm trong quản lý gây thiệt hại cho công ty.
- Ban kiểm soát: là ngời thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh quản trị và điều hành của công ty. Trởng Ban kiểm soát có trách nhiệm phân công công việc cho các thành viên Ban kiểm soát. Mỗi thành viên Ban kiểm soát dới sự chỉ đạo và phân công của Trởng Ban kiểm soát, có trách nhiệm và quyền hạn nh sau:
+ Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính.
+ Thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của công ty, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông, theo yêu cầu của cổ đông, nhóm cổ đông đại diện sở hữu từ 10% vốn điều lệ trong thời hạn liên tục ít nhất 6 tháng.
+ Thờng xuyên thông báo với HĐQT về kết quả hoạt động, tham khảo ý kiến của HĐQT trớc khi trình các báo cáo kết luận và ý kiến lên Đại hội đồng cổ đông.
cáo khác của công ty, tính trung thực hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh.
- Giám đốc công ty: chịu trách nhiệm điều hành toàn diện mọi mặt hoạt
động sản xuất kinh doanh của công ty, ngoài ra trực tiếp điều hành các lĩnh vực cụ thể nh: công tác xây dựng chiến lợc, kế hoạch và định hớng phát triển của công ty, công tác tổ chức nhân sự và đào tạo, xây dựng các qui chế, qui định nội bộ, công tác tài chính và hạch toán kinh tế, công tác tiền lơng, công tác tiếp thị đấu thầu, công tác đầu t phát triển, thu hồi vốn và công nợ, công tác kiểm toán.
- Phó giám đốc: thay mặt giám đốc công ty điều hành toàn bộ công việc
khi giám đốc đi vắng, là ngời đợc phân công giúp đỡ giám đốc trong việc điều hành sản xuất kinh doanh của công ty. Căn cứ vào quy chế của công ty, phó giám đốc thờng xuyên hớng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các phòng ban thực hiện nghiêm túc và báo cáo cho giám đốc những phần việc đợc giao.
- Phòng tổ chức hành hính: tham mu cho lãnh đạo công ty và đề xuất
những phơng án trong công tác xây dựng, tuyển dụng và quản lý cán bộ, công nhân viên của công ty phù hợp với mục đích và định hớng sản xuất kinh doanh của đơn vị.
+ Quản lý bố trí và điều phối cán bộ nhân viên, lực lợng lao động nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất của các công trình trong công ty.
+ Quản lý lu trữ hồ sơ, hợp đồng lao động của ngời lao động thuộc phạm vi quyền hạn của công ty.
+ Cùng với phòng tổ chức hành chính công ty giải quyết các quyền lợi cho công nhân viên chức nh: Thuyên chuyển, nghỉ chế độ, khen thởng, kỷ luật.
Ngoài ra hàng năm phải tổ chức thi nâng bậc thợ cho công nhân kỹ thuật, đào tạo mới hoặc đào tạo lại để nâng cao năng lực tay nghề.
+ Soạn thảo, lu trữ và quản lý toàn bộ các văn bản tài liệu quyết định thuộc lĩnh vực tổ chức hành chính.
+ Tổ chức tốt công tác quản trị, hành chính để đảm bảo cho bộ máy công ty hoạt động có hiệu quả.
+ Giải quyết công tác đối ngoại, thực hiện chức năng hành chính.
+ Tổ chức bảo vệ an ninh trật tự trong khu vực làm việc của công ty và chỉ đạo công tác trật tự an ninh cho các công trờng.
- Phòng kinh doanh tổng hợp: Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh dài
hạn 5 năm, hàng năm, quí, tháng của công ty.
+ Tổng hợp và cân đối các kế hoạch sản xuất kinh doanh, lập kế hoạch đầu t xây dựng, kế hoạch sửa chữa thiết bị xe máy, kế hoạch sử dụng vật t, lao động, tiền lơng.
+ Tổ chức hớng dẫn công tác báo cáo thống kê cho các đội trực thuộc, các công trình thi công. Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, kế hoạch và mục tiêu tiến độ công trình. Lập báo cáo định kỳ theo qui định của công ty. Lập báo cáo sơ kết 6 tháng và tổng kết năm của công ty.
+ Theo dõi, đôn đốc, quản lí dự toán, tổng dự toán của các công trình.
+ Tính toán giá trị khối lợng hoàn thành theo giai đoạn thi công, điểm dừng khối lợng để làm cơ sở thanh toán và ứng vốn cho các đội thi công, các công trình.
+ Chủ trì giải quyết các vớng mắc về hợp đồng kinh tế.
+ Tiếp nhận hồ sơ mời thầu, tổ chức lập hồ sơ dự thầu và tham gia đấu thầu. Định kỳ 6 tháng, 12 tháng tham gia cùng với các phòng chức năng để kiểm kê toàn bộ tài sản cố định của công ty.
- Phòng tài chính kế toán: Xây dựng kế hoạch tài chính, tín dụng và tham
gia xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng, quí, năm.
+ Tổ chức, quản lí và sử dụng các nguồn vốn có hiệu quả phục vụ cho sản xuất kinh doanh và quản trị vốn luân chuyển của công ty.
+ Lập và cân đối thu chi tài chính hàng tháng, quí, năm phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Lập kế hoạch thu hồi vốn hàng tháng, quí, tổng hợp báo cáo việc thực hiện nghiệm thu thanh toán và đề ra các biện pháp thực hiện. Đôn đốc việc lập
+ Ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu hiện có, tình hình luân chuyển và sử sụng vật t, tài sản, tiền vốn trong quá trình hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Cung cấp số liệu, tài liệu có liên quan tới công tác sản xuất kinh doanh, kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế, tài chính, phục vụ công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch, công tác thanh quyết toán công trình, thanh quyết toán hợp đồng, phục vụ cho công tác thống kê và thông tin kinh tế.
+ Tổ chức việc thu tiền bán hàng, thu hồi công nợ và lập kế hoạch thanh toán công nợ phải trả.
+ Tổ chức thực hiện nghiệp vụ theo hệ thống nghiệp vụ của công ty. + Tổ chức công tác kiểm kê tài sản và tiền vốn theo định kì.
+ Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong công ty nhằm đánh giá đúng tình hình kết quả và hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty.
2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh: a. Lĩnh vực hoạt động của công ty:
Công ty cổ phần Điền Phát hoạt động trong hai lĩnh vực: xây dựng và t vấn công trình, nhng lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Công ty là xây dựng và hoạt
động trong các lĩnh vực nh: xõy dựng cỏc cụng trỡnh dõn dụng và cụng nghiệp; xõy dựng cầu, đường bộ; xõy dựng cỏc cụng trỡnh thủy điện thuỷ lợi, xõy dựng cơ sở hạ tầng, các công trình văn hoá thể thao, trung tâm thơng mại, các khu đô thị.
Ngoài ra, Công ty còn hoạt động trong lĩnh vực t vấn nh: t vấn lập dự án đầu t, báo cáo đầu t, thiết kế công trình đờng bộ; t vấn giám sát công trình xây dựng, giao thông lĩnh vực cầu đờng; t vấn đầu t và xây dựng các công trình dân dụng, công trình giao thông thuỷ lợi, cơ sở hạ tầng.
b. Đặc điểm quy trình công nghệ:
Cụng ty cổ phần Điền Phát chủ yếu kinh doanh trong lĩnh vực xõy dựng với quy trỡnh sản xuất hỗn hợp vừa thi cụng bằng lao động thủ cụng vừa thi cụng bằng mỏy múc. Quy trỡnh sản xuất của Cụng ty bắt đầu từ khi Cụng ty tham gia
đấu thầu hoặc được giao thầu xõy dựng. Khi tham gia đấu thầu, Cụng ty phải xõy dựng cỏc chiến lược đấu thầu để thắng thầu.
Sau khi trỳng thầu hoặc được giao thầu, theo quy chế chung của ngành xõy dựng và của Cụng ty, Cụng ty và bờn giao thầu sẽ thỏa thuận cỏc điều khoản trong hợp đồng xõy dựng về giỏ trị cụng trỡnh, thời gian thi cụng, phương thức thanh toỏn, số tiền tạm ứng, tỷ lệ bảo hành…Khi hợp đồng xõy dựng cú hiệu lực, Cụng ty tổ chức sản xuất thi cụng theo phương thức thi cụng trực tiếp.
Sau khi hoàn thành việc thi cụng cụng trỡnh, chủ đầu tư sẽ nghiệm thu, Cụng ty tiến hành quyết toỏn và chủ đầu tư chấp nhận thanh toỏn. Khi cụng trỡnh được quyết toỏn, Cụng ty sẽ thu một phần phớ theo tỷ lệ toàn bộ giỏ trị thực tế quyết toỏn. Sơ đồ quy trỡnh cụng nghệ của Cụng ty cổ phần Điền Phát như sau:
S
ơ đồ 2.2; sơ đồ qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm xây lắp
Tiếp thị đấu thầu và nhận thầu xây lắp Lập kế hoạch xây lắp công trình Tiến hành thi công xây lắp Mua sắm vật liệu, thuê nhân công… Giao nhận công trình, HMCT hoàn thành
Duyệt quyết toán công trình, HMCT
Thanh lý hợp dồng, bàn giao công trình