Nội dung của bảo hành cụng trỡnh bao gồm khắc phục, sửa chữa, thay thế thiết bị hư hỏng, khiếm khuyết hoặc khi cụng trỡnh vận hành, sử dụng khụng bỡnh thường do lỗi của nhà thầu gõy ra (Điều 82 - Bảo hành cụng trỡnh xõy dựng, Luật xõy dựng).
Cỏc sản phẩm xõy lắp thường cú giỏ trị lớn, khả năng hư hỏng do thi cụng hoặc do điều kiện ngoại cảnh là hoàn toàn cú thể xảy ra, chi phớ sửa chữa những hư hỏng này thường khụng nhỏ.
Tại cụng ty hiện khụng tiến hành trớch trước chi phớ bảo hành cụng trỡnh, khi phỏt sinh chi phớ sửa chữa thỡ tập hợp vào TK 642. Mà chi phớ quản lý doanh nghiệp lại được phõn bổ cho cỏc cụng trỡnh chứ khụng tập hợp trực tiếp, bởi vậy giỏ thành toàn bộ của cỏc cụng trỡnh khụng đảm bảo được tớnh chớnh xỏc.
Để cú thể đảm bảo những chi phớ này khi phỏt sinh khụng gõy ra đột biến cho chi phớ sản xuất kinh doanh thỡ cụng ty cần trớch trước vào chi phớ hoạt động sản xuất kinh doanh cho cỏc đối tượng chịu chi phớ.
Cụng ty cổ phần Điền Phỏt là một doanh nghiệp xõy lắp, hoạt động trong lĩnh dựng đầu tư xõy dựng nờn cỏc hoạt động của cụng ty cũng chịu sự chi phối của cỏc văn bản phỏp luật, phỏp quy trong ngành xõy dựng do Nhà nước ban hành. Cụng tỏc bảo hành sản phẩm xõy lắp tại cụng ty cần tuõn theo Nghị định số 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chớnh phủ về quản lý chất lượng cụng trỡnh xõy dựng. Điều 29 trong Chương 6: Bảo hành cụng trỡnh xõy dựng của Nghị định này ghi rừ:
1. Thời hạn bảo hành được tớnh từ ngày chủ đầu tư ký biờn bản nghiệm thu hạng mục cụng trỡnh xõy dựng, cụng trỡnh xõy dựng đó hoàn thành để đưa vào sử dụng và được quy định như sau:
a) Khụng ớt hơn 24 thỏng đối với mọi cụng trỡnh cấp đặc biệt, cấp I; b) Khụng ớt hơn 12 thỏng đối với cỏc cụng trỡnh cũn lại.
2. Mức tiền bảo hành cụng trỡnh xõy dựng:
a) Nhà thầu thi cụng xõy dựng cụng trỡnh và nhà thầu cung ứng thiết bị cụng trỡnh cú trỏch nhiệm nộp tiền bảo hành vào tài khoản của chủ đầu tư theo cỏc mức sau:
- 3% giỏ trị hợp đồng đối với cụng trỡnh xõy dựng hoặc hạng mục cụng trỡnh xõy dựng quy định tại điểm a khoản 1 Điều này;
- 5% giỏ trị hợp đồng đối với cụng trỡnh xõy dựng hoặc hạng mục cụng trỡnh xõy dựng quy định tại điểm b khoản 1 Điều này.
b) Nhà thầu thi cụng xõy dựng cụng trỡnh và nhà thầu cung ứng thiết bị cụng trỡnh chỉ được hoàn trả tiền bảo hành cụng trỡnh sau khi kết thỳc thời hạn bảo hành và được chủ đầu tư xỏc nhận đó hoàn thành cụng việc bảo hành;
c) Tiền bảo hành cụng trỡnh xõy dựng, bảo hành thiết bị cụng trỡnh được tớnh theo lói suất ngõn hàng do hai bờn thoả thuận. Nhà thầu thi cụng xõy dựng cụng trỡnh và chủ đầu tư cú thể thoả thuận việc thay thế tiền bảo hành cụng trỡnh xõy dựng bằng thư bảo lónh của ngõn hàng cú giỏ trị tương đương.
Như vậy, việc trớch trước được thực hiện khi cụng trỡnh hoàn thành, lỳc này kế toỏn căn cứ vào quyết định tiến hành nhập dữ liệu theo định khoản:
Nợ TK 627
Cú TK 352
Khi phỏt sinh chi phớ bảo hành như chi phớ về NVL, nhõn cụng sửa chữa.. thỡ căn cứ vào cỏc chứng từ phản ỏnh chi phớ kế toỏn phản ỏnh vào cỏc tài khoản chi phớ cú liờn quan:
Nợ TK 621, 622, 623, 627 Nợ TK 133
Cú TK 112, 152, 153, 214, 331, 334, 338,…
Cuối kỳ, tiến hành kết chuyển chi phớ thực tế phỏt sinh trong kỳ liờn quan đến hoạt động sửa chữa và bảo hành cụng trỡnh, ghi:
Nợ TK 154 (Chi tiết cụng trỡnh bảo hành) Cú TK 621, 622, 623, 627
Khi cụng việc sửa chữa và bảo hành cụng trỡnh hoàn thành bàn giao cho khỏch hàng:
Nợ TK 352
Cú TK 154
Hết thời hạn bảo hành cụng trỡnh xõy lắp, nếu cụng trỡnh khụng phải bảo hành hoặc số dự phũng trớch trước chi phớ sửa chữa bảo hành cụng trỡnh lớn hơn chi phớ thực tế phỏt sinh thỡ số chờnh lệch phải hoàn nhập, ghi:
Nợ TK 352
Cú TK 711