3.2.2.1 Thực trạng công tác hoạch định nhân lực của Công ty
Hoạch định nguồn nhân lực là một trong những hoạt động quan trọng của công tác QTNL nhằm giúp công ty xác định được nhu cầu nhân lực trong thời kỳ sắp tới đồng thời dự đoán được khả năng cung ứng nhân sự từ thị trường lao động. Do vậy hoạch định nguồn nhân lực là việc mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện. Việc lập kế hoạch về nhu cầu nhân lực phải dựa trên cơ sở kế hoạch SXKD của công ty, chiến lược kinh doanh dài hạn hay ngắn hạn. Để xác định nhu cầu nhân lực một cách chính xác và hiệu quả công ty phải căn cứ vào chiến lược chung của tổ chức, kết hợp với tình hình thực tế tại từng phòng ban, bộ phận. Tuy vậy, việc hoạch định nhu cầu nhân lực của Công ty vẫn còn là một vấn đề khá mới mẻ. Cho đến nay công ty hầu như chỉ xây dựng kế hoạch
SXKD trong đó có kế hoạch về nhân lực trong một năm. Do đó công tác hoạch định nguồn nhân lực thường được xác định vào cuối năm, khi tổng kết cho năm vừa qua và lập kế hoạch cho năm tới. Để dự báo nhu cầu nhân lực, công ty thường dựa vào kế hoạch SXKD của năm tới trên cơ sở cân đối lại lực lượng lao động sẵn có, xác định xem thiếu thừa bao nhiêu để điều chỉnh cho phù hợp với công ty.
Thông thường, số lượng nhân viên làm việc ở các phòng ban ít có sự thay đổi. Do đó công ty ít chú ý đến việc xác định nhu cầu nhân sự cho bộ phận này, chỉ khi nào có ai đó ốm đau do một việc gì đó không thể tiếp tục làm việc được thì công ty mới tuyển thêm người thay thế vị trí đó.
- Trong công ty năm 2014 đang có nhu cầu thay đổi vị trí trường phòng bộ phận quản lý lỹ thuật do người trưởng phòng cũ sắp đi nước ngoài. Những người mà công ty hoạch định để sắp xếp thay thế vị trí đo gồm 3 người anh Hoàng Công Tuấn phó phòng, Nguyễn Thế Đạt bên chủ nhiệm công trình và Anh Nguyễn Khắc Hiếu nhân viên xuất sắc phòng Kỹ thuật
- Tháng 2/2013 thay đổi đội trưởng đội thi công công trình thay thê vào vị trí đấy là đội phó của đội thi công
………
3.2.2.2 Thực trạng công tác phân tích công việc của công ty
Việc phân tích công việc ở Công ty được tiến hành tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó: mối tương quan của công việc đó với công việc khác, kiến thức, kỹ năng cần thiết và các điều kiện làm việc. Việc phân tích công việc ở công ty chỉ được tiên hành ở khối cơ quan và do cán bộ phòng nhân sự phối hợp với cán bộ phòng ban thực hiện, sau đó trình ban giám đốc xem xét và kiểm duyệt.
Tiến hành phân tích công việc chủ yếu sử dụng phương pháp quan sát phỏng vấn. Sau khi thu thập được thông tin phân tích công việc cần thiết, ban
phân tích tiến hành kiểm tra thông tin và xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn mô tat công việc. Bản mô tả công việc sẽ giúp ban phân tích công việc quyết định chính xác mình đang càn tìm loại người nào.Bản mô tả công việc này giống như một trương chình làm việc cho một nhân viên, nó nêu nhiệm vụ, yêu cầu đối với nhân viên đó là những kỹ năng cần thiết để hoàn thành tốt công việc của mình. Mỗi bản mô tả công việc gồm có những nội dung sau
Gồm 6 bước
Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân công việc một cách hợp lý nhất.
Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản trên cơ sở của sơ đồ tổ chức. Các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của Công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bản mô tả công việc cũ (nếu có).
Bước 3: Lựa chọn các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc thực hiện phân tích các công việc tương tự như nhau.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần kết hợp nhiều phương pháp thu thập thông tin sau: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bản câu hỏi.
Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin.
Bước 6: xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Bản tiêu chuẩn công việc: là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực các nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng cơ bản và các đặc điểm, cá nhân thích hợp nhất trong công việc. Bản tiêu chuẩn công việc giúp chúng ta hiểu được doanh nghiệp cần nhân viên như thế nào để thực hiện công việc một cách tốt nhất.
Bản mô tả công việc- Tổ trưởng xí nghiệp khảo sát địa chất công trình
- Xác định công việc: Quản lí, giám sát ,kiểm tra , báo cáo mọi công việc cho chủ nhiệm công trình
- Các nhiệm vụ chính:
1. Tiếp nhận phản ảnh của công nhân, xem xét rồi báo lại cho chủ nhiệm công trình
2. Thường xuyên theo dõi mọi công việc của công nhân
3. Giúp chủ nhiệm công trình giải quyết những công việc thông thường, giải quyết thắc mắc
4. Phân công lao động tại công trình xây dựng cho hợp lí - Các mối quan hệ
Báo cáo cho : chủ nhiệm công trìn
Giám sát những công nhân trong công trình xây dựng - Các yêu cầu về điều kiện vật chất
Bản tiêu chuẩn công việc
- Tên công việc: Tổ trưởng xi nghiệp khảo sát địa chất công trình - Tính chất công việc: Dài hạn
- Trình độ học vấn
+Tôt nghiệp cao đẳng trung cấp ngành địa chất công trình, dầu khí, xây dựng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Kinh nghiệm làm việc cần thiết: có ít nhất 1 năm làm công việc tương tự
- Kiến thức/ kỹ năng cần thiết: + sử dụng tin học văn phòng
+ Giao tiếp tốt và có khả năng quản lí nhóm - Yêu cầu về thể chất
3.2.2.3 Thực trang công tác tuyển dụng của Công ty
Sơ đồ 3.3: Quy trình tuyển dụng nhân lực trong Công ty
Chuẩn bị tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng
Thu nhận và xét hồ sơ xin việc
Ứng viên bị loại bỏ Phỏng vấn Khám sức khỏe
Làm bài kiểm tra (thi tuyển)
Thử việc 2 tháng Đạt Đạt Đạt Không đạt Không đạt Không đạt Không đạt Không đạt
(Nguồn: Phòng Hành Chính- Nhân sự)
+ Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng Tiêu chí:
• Ngoại hình, tính cách • Học vấn
• Sự thông minh
• Kinh nghiệm làm việc • Kiến thức về chuyên ngành • Điều kiện sức khoẻ
• Sở thích
• Tính ổn định: duy trì một công việc và sở thích
• Sự trung thực: mức thành thật trong thái độ sẵn sàng làm việc • Tính trách nhiệm: hoàn thành những công việc được giao • Năng lực: khả năng thích nghi và hoà đồng với người khác • Sự trung thành: trung thành với chủ lao động
• Tính tự lập: tự đứng trên đôi chân của mình, tự đưa ra được các quyết định.
Hàng năm căn cứ vào tình hình chung của Công ty và kế hoạch, mục tiêu của năm kế hoạch để quyết định tuyển dụng nhân sự mới cho Công ty nhằm mục đích bù đắp vào những vị trí thiếu hụt để ổn định tổ chức. Nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới phát sinh do yêu cầu của công việc. Từ đó xác định nhu cầu tuyển dụng của Công ty và Công ty sẽ đề ra các yêu cầu, tiêu chuẩn cần thiết cho công tác tuyển dụng là: chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học, sức khỏe…
Với từng vị trí Công ty lại đưa ra những tiêu chí tuyển dụng riêng phù hợp với lĩnh vực, đặc thù của Công việc
• Vị trí tại phòng Hành chính- Nhân sự.
Phòng Hành chính- Nhân sự chịu trách nhiệm về tuyển dụng, đào tạo nên gồm các tiêu chí như
• Tốt nghiệp đại học, cao đẳng chuyên ngành quản trị kinh doanh, quản trị marketing hay những ngành khối kinh tế
• Có khả năng làm việc nhóm, thuyết trình cao
• Trình độ tiếng anh B, tin học B
• Có 1 năm kinh nghiệm về tuyển dụng , tuyển chọn, đào tạo
• Có sức khỏe tốt và chịu được áp lực công việc cao
• Độ tuổi từ 23- 40 tuổi (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Giới tính: nam/nữ
• Ngoại hình cân đối
• Chiều cao: đối với nam 1m63 trở lên Đối với nữ 1m55 trở lên
• Nhân viên phòng Tài chính- Kế toán
• Tốt nghiệp đại học, cao đẳng chuyên ngành kế toán, kiểm toán, quản trị kinh doanh
• Ngoại ngữ : tiếng anh loại B
• Sức khỏe tốt
• Ngoại hình ưa nhìn cân đối
• Chiều cao : nam 1m63 trở lên/ nữ 1m55 trở lên
• Có 1 , 2 năm kinh nghiệm
• Độ tuổi từ 23- 35 tuổi
• Nhân viên ban chủ nhiệm công trình
• Tốt ghiệp đại học, cao đẳng các ngành như dầu khí, xây dựng, thiết kế, đại chất công trình…các ngành học liên quan đến xây dựng công trình
• Có kinh nghệm làm việc trong các lĩnh vực tương tự 2 năm
• Có khả năng giám sát, thi công công trình, tổ chức thi công
• Trình độ ngoại ngữ: tiếng anh giao tiếp
• Ngoại hình ưa nhìn
• Giới tính: ưu tiên Nam giới
• Độ tuổi 25- 35 tuổi
• Nhanh nhẹn , chịu được áp lực công việc
• Có khả năng đi công tác xa
• Vị trí bộ phận quản lý kĩ thuật
• Tốt nghiệp cao đẳng , đại học khối ngành kĩ thuật xây dung, dầu khí, cầu đường, công nghiệp điện dân dụng, kiến trúc… ở các trường đại học như Đại học Giao thông vận tải, Đại học kiến trúc Hà Nội, Đại học mỏ địa chất, đại học khoa học tự nhiên, công nghiệp…và cá trường cao đẳng tương tự.
• Số năm kinh nghiệm : 2 năm
• Có khả năng quản lý , điều hành, làm việc độc lâp..
• Trình độ tin học, tiếng anh thành thạo
• Độ tuổi 25-35 tuổi
• Ngoại hình ưa nhìn
Ngoài ra ở mỗi vị trí riêng ở Công ty lại có các yêu cầu tuyển dụng riêng để phù hợp với tính chất công việc hay mức độ công việc như
Phó phòng tài chính kế toán: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Yêu cầu
• Tốt nghiệp đại học chuyên ngành kế toán, tài chính, kiểm toán, quản trị kinh doanh tại các trường đại học trong cả nước loại khá trở lên.
• Độ tuổi 27-35 tuổi ( có thể lớn hơn hặc nhỏ hơn)
• Trình độ tin học, tiếng anh loại B( ưu tiên những người biết tiếng nhật, hàn) , sử dụng tốt phầm mềm kế toán
• Giới tính: Nam/ Nữ
• Số năm kinh nghiệm: 2 năm ở vị trí tương tự
• Có khả năng tư duy, sáng tạo, nhanh nhẹn,chịu được áp lực công việc cao
Bảng 3.7: Kế hoạch tuyển dụng nhân lực năm 2014
(Đơn vị tính: Người)
Chỉ tiêu
Đại học – Trên đại học Cao đẳng – Trung cấp Lao động phổ thông
SL (người) CC (%) SL (người) CC (%) SL (người) CC (%) Tổng 4 100,00 12 100,00 1 100,00 1. Bộ phận quản lý kỹ thuật 2 50 2 16,67 0 0,00 2. Phòng hành chính – nhân sự 1 25 4 33,33 0 0,00 3. Phòng tài chính kế toán 1 25 2 16,67 0 0,00
4. Ban chủ nhiệm công trình
0 00 1 8,33 1 100,00
(Nguôn: Phòng Hành chính- Nhân sự)
Qua bảng 3.7 ta thấy, kế hoạch tuyển dụng nhân lực năm 2014 ở các phòng ban của công ty hầu như không tuyển lao động phổ thông mà cần tuyển lao động có bằng cấp chuyên môn bậc đại học cao đẳng hay trên đại học.
+ Bước 2: Thông báo nhu cầu tuyển dụng nhân lực
Thông báo tuyển dụng nhân sự được dán ở bảng thông báo của trụ sở đơn vị tuyển dụng và tông báo trong nội bộ Tổng công ty. Đối với những vị trí quan trọng, thông báo được đăng tải trên báo, wesite của công ty.
Công ty Cổ phần tư vấn khảo sát thiết kế xây dựng Hà Nội 1 năm tổ chức tuyển dụng thành 2 đợt vào tháng 6 và tháng 11 hằng năm.
+ Bước 3: Thu nhận và xét hồ sơ xin việc
Gồm 2 bước nhỏ
Thứ nhất: Giai đoạn chuẩn bị
Ngoài những chuẩn bị có tính cách vật chất như tiền bạc, phòng ốc, các mẫu trắc nghiệm công ty cần có những chuẩn bị sau:
• Các văn bản, quy định về tuyển dụng (để tránh những rắc rối có liên quan đến pháp luật).
• Bản mô tả công việc.
• Xác định tiêu chuẩn nhân viên cần tuyển.
• Xác định số lượng, thành phần hội đồng tuyển dụng. • Quyền hạn trách nhiệm của hội đồng tuyển dụng. Thứ 2: Nghiên cứu và phân loại hồ sơ
Nghiên cứu lý lịch và đơn xin việc so sánh với bản Tiêu chuẩn công việc để đảm bảoứng viên đáp ứng các yêu cầu tối thiểu. Nghĩa là giúp ta loại bỏ các ứng viên không đápứng được các yêu cầu tối thiểu.
• Hồ sơ loại bỏ ngay (Không đáp ứng được các tiêu chuẩn quan trọng, không rõ về các thông tin).
• Hồ sơ còn nghi ngờ. • Hồ sơ tạm chấp nhận. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi phân loại các hồ sơ còn nghi ngờ và hồ sơ tạm chấp nhận sẽ được mời để tham dự giai đoạn kế tiếp.
+ Bước 4: Tổ chức phỏng vấn
Tổng công ty chỉ tiến hành phỏng vấn các ứng viên đạt yêu cầu về hồ sơ. Tham gia việc phỏng vấn là một hội đồng xét tuyển gồm trưởng phòng tổ chức cán bộ, trưởng phòng hoặc trưởng đơn vị nơi cần tuyển nhân viên và một số đại diện của các phòng ban liên quan.
Các ứng viên sau khi phỏng vấn sẽ được tổ chức thi tuyển gồm 3 môn: chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ và tin học
+ Bước5: Làm bài kiểm tra (thi tuyển)
Các ứng viên sau khi phỏng vấn đạt tiêu chuẩn sẽ được tham gia làm bài kiểm tra trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Tùy thuộc vào vị trí cần tuyển sẽ quyết định người ra đề kiểm tra. Ví dụ: tuyển nhân viên kinh doanh sẽ do trưởng phòng kinh doanh ra đề, tuyển kế toán sẽ do trưởng phòng kế toán ra đề. Đề kiểm tra sẽ được ban giám đốc kiểm duyệt. Nếu ứng viên đạt yêu cầu về làm bài kiểm tra sẽ được kiểm tra sức khỏe.
+ Bước 6: Tổ chức khám sức khoẻ
Các ứng viên sau khi vượt qua việc phỏng vấn và thi tuyển phải kiểm tra sức khoẻ. Nếu ai không đủ sức khoẻ sẽ bị loại, nếu đạt sẽ được thử việc trong 2 tháng.
+ Bước 7: Thử việc
Các ứng viên đạt tiêu chuẩn sẽ được thử việc 2 tháng. Nếu trong quá trình thử việc được đánh giá tốt thì được kí hợp đồng lao động xác định thời hạn 2 năm. Sau 2 năm, ứng viên sẽ được đánh giá lại một lần nữa. Nếu không hoàn
thành nhiệm vụ sẽ bị cắt hợp đồng, còn nếu hoàn thành tốt nhiệm vụ thì sẽ được kí hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
+ Bước 8: Ký kết hợp đồng
Tổng giám đốc Tổng công ty là người ra quyết định tuyển dụng lao động. Hợp đồng lao động chính thức sẽ được kí kếtgiữa Tổng giám đốc Tổng công ty và người lao động. Hợp đồng lao động có thể là 6 tháng, 1 năm, 2 năm hay dài hạn tùy thuộc vào sự thống nhất giữa giám đốc với người lao động.
3.2.2.4 Công tác đào tạo và phát triển nhân lực của Công ty
a. Quy trình đào tạo và phát triển nhân lực của Công ty
Sơ đồ 3.4 . Quy trình đào tạo nguồn nhân lực hằng năm của Công ty
(Nguồn: Phòng Hành chính- Nhân sự)
Xác định các nhu cầu đào tạo
Lập nhu cầu đào tạo
Tổng hợp nhu cầu đào tạo
Lập kế hoạch đào tạo
Phê duyệt kế hoạch đào tạo
Triển khia thực hiện kế hoạch đào tạo
Theo dõi và báo cáo tình hình thực hiện
Cập nhật và theo dõi đào