7. Tình hình sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây:
1.4. Quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán kế toán các nghiệp vụ đặc thù.
1.4.1. Tại khối văn phòng Công ty.
1.4.1.1 Đối với các đơn vị trực thuộc không sử dụng mã số thuế riêng.
TT Quy trình Thực hiện
1 Hồ sơ mời thầu và lập hồ sơ thầu.
- Bên mời thầu
- Phòng Kế hoạch lập hồ sơ dự thầu.
- Kế toán vốn bằng tiền liên hệ và lựa chọn các tổ chức tín dụng để lập hồ sơ đề nghị phát hành thư bảo lãnh dự thầu trình Giám đốc ký.
2 Thương thảo, ký hợp đồng và ban hành quyết định giao khoán cho các đơn vị trực thuộc.
- Phòng Kế hoạch và phòng Tài chính kế toán xin ý kiến chỉ đạo của Ban Giám đốc, từ đó tiến hành thương thảo, rà soát hợp đồng giữa Công ty và khách hàng rồi trình Lãnh đạo Công ty ký.
- Phòng Kế hoạch tính toán và trình Giám đốc Công ty ký ban hành quyết định giao khoán cho các đơn vị.
3 Tạm ứng vốn để thực hiện hợp đồng cho các đơn vị trực thuộc.
- Căn cứ quyết định giao khoán của Giám đốc Công ty, các đơn vị trực thuộc tiến hành lập giấy đề nghị tạm ứng vốn cho các công trình phù hợp với các quy định của Công ty về tạm ứng vốn.
- Kế toán chuyên quản căn cứ Hợp đồng, quyết định giao khoán và số tiền mà các đơn vị đã tạm ứng từ đó đề xuất số tiền tạm ứng từng lần trình lãnh đạo Phòng để cân đối vốn và trình Giám đốc Công ty phê duyệt.
- Căn cứ phê duyệt tạm ứng vốn của Giám đốc Công ty và chứng từ thanh toán cho các đơn vị, Kế toán chuyên quản hạch toán kế toán như sau:
Nợ TK 1361 (chi tiết từng công trình) Có TK 1111, 1121
TT Quy trình Thực hiện
4 Theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng.
- Căn cứ bộ chứng từ gốc của các đơn vị trực thuộc, Kế toán chuyên quản lập chứng từ ghi sổ để hạch toán kế toán như sau
Nợ TK 621,622,627 Nợ TK 133111
Có TK 1361 (chi tiết từng công trình) - Cuối kỳ độ kế toán (quý, năm), đối với các công trình dở dang, kế toán chuyên quản lập chứng từ ghi sổ kết chuyển các khoản chi phí phát sinh của từng công trình vào tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, cụ thể:
Nợ TK 154 (chi tiết từng công trình) Có TK 621,622,627
quyết định giao khoán, Kế toán chuyên quản tính toán các khoản tạm ứng vốn vượt thời hạn để tính lãi, báo nợ các đơn vị trực thuộc và lập chứng từ ghi sổ để hạch toán kế toán như sau:
Nợ TK 1361 (chi tiết từng công trình) Có TK 635
- Căn cứ các chứng từ ghi sổ (khi đã có chữ ký của Kế toán trưởng), kế toán sẽ thực hiện nhập số liệu vào máy vi tính để ghi sổ kế toán và lập báo cáo.
- Căn cứ số tiền mà Bên A tạm ứng theo chứng từ Ngân hàng, Kế toán Ngân hàng thực hiện lập chứng từ ghi sổ để hạch toán khoản khách hàng trả trước, cụ thể:
Nợ TK 1121
Có 131 (chi tiết theo từng công trình)
* Chú ý: Trong quá trình theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng, kế toán chuyên quản cần phải thường xuyên nắm tiến độ thi công các công trình để hướng dẫn các đơn vị trực thuộc nhanh chóng hoàn thiện bộ chứng từ thanh toán cho các công trình theo tiến độ thực hiện.
TT Quy trình Thực hiện
5 Thực hiện hạch toán các hạng mục công trình đã hoàn thành nhưng chưa có phê duyệt của Bên A.
Khi hoàn thành các hạng mục công trình và toàn bộ công trình, các đơn vị trực thuộc phối hợp với Phòng Kế hoạch tiến hành tạm quyết toán các hạng mục công trình và chuyển cho Phòng Tài chính kế toán để phát hành hoá đơn bán hàng cho khách hàng. Căn cứ hoá đơn GTGT, kế toán chuyên quản thực hiện phân tích số liệu và lập chứng từ ghi sổ để hạch toán như sau:
Có TK 154 (chi tiết từng công trình)
Có TK 3361 (chi tiết từng công trình, đủ chứng từ)
hoặc Có TK 335 (chi tiết từng công trình, thiếu chứng từ)
Đồng thời.
Nợ TK 131 (chi tiết khách hàng và công trình) Có TK 5111
Có TK 33311 6 Thực hiện quyết toán các
hạng mục công trình đã hoàn thành và đã có phê duyệt của Bên A.
Căn cứ hồ sơ phê duyệt quyết toán của Bên A.
+ Nếu giá trị quyết toán được phê duyệt lớn hơn giá trị tạm quyết toán, kế toán hạch toán như mục trên (mục 5) + Nếu giá trị phê duyệt quyết toán bằng với giá trị quyết toán đã lập, kế toán không thực hiện hạch toán.
+ Nếu giá trị phê duyệt quyết toán nhỏ hơn giá trị quyết toán đã lập, căn cứ vào các hoá đơn GTGT, Kế toán chuyên quản thực hiện lập chứng từ ghi sổ và hạch toán kế toán như sau:
1. Hạch toán giảm giá hàng bán.
Nợ TK 531 (chi tiết từng tài khoản) Nợ TK 33311
Có TK 131
2. Hạch toán doanh thu hàng bán bị trả lại. Nợ TK 511
Có TK 531
3. Hạch toán giá vồn hàng bán bị trả lại. Nợ TK 154
Có TK 632
Đồng thời bù trừ cho các công trình khác. Nợ TK 336,335,136
Có TK 154 (chi tiết từng công trình)
1.4.1.2. Đối với các đơn vị trực thuộc sử dụng mã số thuế riêng.
TT Quy trình Thực hiện
1 Hồ sơ mời thầu và lập hồ sơ thầu.
- Bên mời thầu
- Phòng Kế hoạch lập hồ sơ dự thầu.
- Kế toán vốn bằng tiền liên hệ và lựa chọn các tổ chức tín dụng để lập hồ sơ đề nghị phát hành thư bảo lãnh dự thầu trình Giám đốc ký.
2 Thương thảo, ký hợp đồng và ban hành quyết định giao khoán cho các đơn vị trực thuộc.
- Phòng Kế hoạch và phòng Tài chính kế toán xin ý kiến chỉ đạo của Ban Giám đốc, từ đó tiến hành thương thảo, rà soát hợp đồng giữa Công ty và khách hàng rồi trình Lãnh đạo Công ty ký.
- Phòng Kế hoạch tính toán và trình Giám đốc Công ty ký ban hành quyết định giao khoán cho các đơn vị.
3 Tạm ứng vốn để thực hiện hợp đồng cho các đơn vị trực thuộc.
- Căn cứ quyết định giao khoán của Giám đốc Công ty, các đơn vị trực thuộc tiến hành lập giấy đề nghị tạm ứng vốn cho các công trình phù hợp với các quy định của Công ty về tạm ứng vốn.
- Kế toán chuyên quản căn cứ Hợp đồng, quyết định giao khoán và số tiền mà các đơn vị đã tạm ứng từ đó đề xuất số tiền tạm ứng từng lần trình lãnh đạo Phòng để cân đối vốn và trình Giám đốc Công ty phê duyệt.
và chứng từ thanh toán cho các đơn vị, Kế toán chuyên quản hạch toán kế toán như sau:
Nợ TK 1361 (chi tiết từng công trình) Có TK 1111, 1121
TT Quy trình Thực hiện
4 Thực hiện hạch toán các hạng mục công trình đã hoàn thành nhưng chưa có phê duyệt của Bên A.
- Khi hoàn thành các hạng mục công trình và toàn bộ công trình, các đơn vị trực thuộc phối hợp với Phòng Kế hoạch tiến hành tạm lập quyết toán công trình và xuất hoá đơn GTGT cho Công ty. Căn cứ hồ sơ công trình và hoá đơn GTGT, kế toán chuyên quản thực hiện phân tích số liệu và lập chứng từ ghi sổ để hạch toán như sau:
1. Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh: Nợ TK 621,622,623,627
Nợ TK 1331111
Có TK 1361 (chi tiết từng công trình, đủ chứng từ) quyết toán bằng hoặc nhỏ hơn giá trị giao khoán. Có TK 3361 (chi tiết từng công trình, đủ chứng từ) quyết toán lớn hơn giá trị giao khoán
hoặc Có TK 335 (chi tiết từng công trình, thiếu chứng từ) quyết toán lớn hơn giá trị giao khoán
2. Hạch toán doanh thu, giá vốn công trình. Nợ TK 154 (chi tiết từng công trình)
Có TK 621,622,623,627 Nợ TK 632
Có TK 154 (chi tiết từng công trình) Đồng thời.
Nợ TK 131 (chi tiết khách hàng và công trình) Có TK 5111
Có TK 33311 5 Thực hiện quyết toán các
hạng mục công trình đã hoàn thành và đã có phê duyệt của Bên A.
Căn cứ hồ sơ phê duyệt quyết toán của Bên A,
+ Nếu giá trị quyết toán được phê duyệt lớn hơn giá trị tạm quyết toán, kế toán hạch toán như mục trên (mục 4) + Nếu giá trị phê duyệt quyết toán bằng với giá trị quyết toán đã lập, kế toán không thực hiện hạch toán.
+ Nếu giá trị phê duyệt quyết toán nhỏ hơn giá trị quyết toán đã lập, căn cứ vào các hoá đơn GTGT, Kế toán chuyên quản thực hiện lập chứng từ ghi sổ phần chênh lệch để hạch toán kế toán như sau:
1. Hạch toán hàng bán bị trả lại Nợ TK 531
Nợ TK 33311
Có TK 131 (chi tiết công trình, khách hàng) 2. Hạch toán giảm giá vốn hàng đã bán bị trả lại Nợ TK 154
Có TK 632
3. Hạch toán bù trừ công nợ nội bộ của đơn vị. Nợ TK 1361,3361,335
Có TK 154
1.4.2. Tại các đơn vị trực thuộc.
1.4.2.1. Đối với các đơn vị trực thuộc không sử dụng mã số thuế riêng.
TT Quy trình Thực hiện
1 Tạm ứng vốn thực hiện hợp đồng được giao khoán
- Căn cứ quyết định giao khoán. Kế toán đơn vị lập giấy đề nghị tạm ứng kinh phí cho các công trình gửi về phòng Tài chính kế toán Công ty. Khi nhận được đầy đủ hồ sơ tạm ứng (kể cả bản fax) trong vòng 1 ngày làm
việc, Phòng Tài chính kế toán phải thông báo cho đơn vị về số tiền đơn vị được tạm ứng và chuyển tiền tạm ứng. - Tùy thuộc theo tiến độ thi công công trình, tiến độ thanh toán tiền tạm ứng của Bên A, cam kết của đơn vị trực thuộc, Phòng Tài chính kế toán căn cứ theo quy định của Công ty về tạm ứng vốn công trình, về tính lãi để lập bảng tính lãi và báo nợ số tiền lãi cho các đơn vị.
- Căn cứ vào số tiền mà Công ty đã chuyển, kế toán đơn vị tiến hành mở sổ kế toán chi tiết theo dõi tình hình thu chi của đơn vị và thực hiện hạch toán như sau:
Nợ TK 1111,1121
Có TK 3361 (chi tiết từng công trình) - Kế toán đơn vị phải mở sổ theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng vốn cho từng công trình theo mẫu quy định. 2 Lập chứng từ thanh quyết
toán công trình.
- Sau khi thực hiện chi tiền mua vật tư, thuê nhân công, thuê máy thi công và các khoản chi phí chung khác. Kế toán đơn vị lập bộ chứng từ gửi về phòng Tài chính kế toán của Công ty để thực hiện bù trừ công nợ và thực hiện hạch toán như sau:
Nợ TK 3361,1361 (chi tiết theo từng công trình) Có TK 1111,1121
- Chậm nhất vào ngày mừng 5 của tháng tiếp sau, kế toán đơn vị gửi báo cáo tồn quỹ (tiền mặt và tiền gửi) và báo cáo các khoản chi phí cho từng công trình của đon vị về phòng Tài chính kế toán theo mẫu quy định.
- Cuối ký (quỹ, năm) kế toán đơn vị cùng kế toán chuyên quản tại Phòng Tài chính kế toán lập biên bản đối chiếu
công nợ nội bộ.
1.4.2.2. Đối với các đơn vị trực thuộc sử dụng mã số thuế riêng.
TT Quy trình Thực hiện
1 Tạm ứng vốn thực hiện hợp đồng được giao khoán
Căn cứ quyết định giao khoán. Kế toán đơn vị lập giấy đề nghị tạm ứng kinh phí cho các công trình gửi về phòng Tài chính kế toán Công ty. Khi nhận được đầy đủ hồ sơ tạm ứng (kể cả bản fax) trong vòng 1 ngày làm việc, Phòng Tài chính kế toán phải thông báo cho đơn vị về số tiền đơn vị được tạm ứng và kế hoạch chuyển tiền tạm ứng.
- Tùy thuộc theo tiến độ thi công công trình, tiến độ thanh toán tiền tạm ứng của Bên A, cam kết của đơn vị trực thuộc, Phòng Tài chính kế toán căn cứ theo quy định của Công ty về tạm ứng vốn công trình, về tính lãi để lập bảng tính lãi và báo nợ số tiền lãi cho các đơn vị.
- Căn cứ vào số tiền mà Công ty đã chuyển, kế toán đơn vị tiến hành mở sổ kế toán chi tiết theo dõi tình hình thu chi của đơn vị và thực hiện hạch toán như sau:
Nợ TK 1111,1121
Có TK 3361 (chi tiết từng công trình) - Kế toán đơn vị phải mở sổ theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng vốn cho từng công trình theo mẫu quy định. 2 Theo dõi tình hình thực
hiện hợp đồng.
- Căn cứ bộ chứng từ của từng công trình. Kế toán lập chứng từ ghi sổ để hạch toán kế toán như sau
Nợ TK 621,622,623,627 Nợ TK 133111
Có TK 1111,1121,331
- Cuối niên độ kế toán (quý, năm), kế toán đơn vị tiến hành lập chứng từ ghi sổ kết chuyển các khoản chi phí phát sinh của từng công trình vào tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, cụ thể:
Nợ TK 154 (chi tiết từng công trình) Có TK 621,622,623,627
- Cuối mỗi tháng, căn cứ giấy báo nợ lãi vay của Công ty cho đơn vị. Kế toán lập chứng từ ghi sổ để hạch toán kế toán như sau:
Nợ TK 627
Có TK 3361 3 Thực hiện hạch toán các
hạng mục công trình đã hoàn thành nhưng chưa có phê duyệt của Bên A.
Khi hoàn thành các hạng mục công trình và toàn bộ công trình, đơn vị trực thuộc xuất hoá đơn bán hàng cho Công ty. Căn cứ hoá đơn GTGT, kế toán lập chứng từ ghi sổ để hạch toán như sau:
Nợ TK 632
Có TK 154 (chi tiết từng công trình) Đồng thời.
Nợ TK 3361 (chi tiết theo từng công trình) giá trị hạch toán nhỏ hơn hoặc bằng giá trị tạm ứng.
Nợ TK 1361 (chi tiết theo từng công trình) giá trị hạch toán lớn hơn bằng giá trị tạm ứng
Có TK 5111 Có TK 33311 4 Thực hiện quyết toán các
hạng mục công trình đã hoàn thành và đã có phê
Căn cứ hồ sơ phê duyệt quyết toán của Bên A,
+ Nếu giá trị quyết toán được phê duyệt lớn hơn giá trị tạm quyết toán, kế toán hạch toán như mục trên (mục 3)
duyệt của Bên A. + Nếu giá trị phê duyệt quyết toán bằng với giá trị quyết toán đã lập, kế toán không thực hiện hạch toán điều chỉnh.
+ Nếu giá trị phê duyệt quyết toán nhỏ hơn giá trị quyết toán đã lập, căn cứ vào các hoá đơn GTGT, Kế toán đơn vị thực hiện lập chứng từ ghi sổ phần chênh lệch để hạch toán kế toán như sau:
1. Hạch toán hàng bán bị trả lại Nợ TK 531
Nợ TK 33311
Có TK 3361 (chi tiết công trình) 2. Hạch toán giảm giá vốn hàng đã bán bị trả lại Nợ TK 154
Có TK 632
3. Hạch toán bù trừ công nợ nội bộ của đơn vị. Nợ TK 1361,3361
Có TK 154
1.5. Quy định về hệ thống sổ kế toán và báo cáo tài chính.
• Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành.
• Hệ thống báo cáo quản trị: Công ty tham khảo mẫu chứng từ và sổ sách kế toán tại chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành và quy định một số báo cáo quản trị theo yêu cầu quản trị tại Công ty. Tại Quyết định này Công ty ban hành những mẫu chứng từ và sổ sách kế toán áp dụng tại Công ty và các đơn vị. Các đơn vị bắt buộc phải sử dụng mẫu do Công ty quy định.
TT Tên chứng từ, sổ sách kế toán Mẫu số Thời hạn
1 Phiếu thu 01-TT
2 Phiếu chi 02-TT
3 Giấy đề nghị tạm ứng kinh phí công trình 03-KPCT
4 Chứng từ ghi sổ 02-PHT
5 Sổ quỹ tiền mặt S07-DN
6 Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt S07a-DN
7 Sổ tiền gửi Ngân hàng S08-DN
8 Bảng cân đối số phát sinh S06-DN
9 Sổ chi tiết thanh toán với người mua (bán) S31-DN 10 Thẻ tính giá thành sản phẩm S37-DN 11 Sổ chi tiết từng tài khoản S38-DN
2.Các phần hành hạch toán kế toán tại Công ty LTC:
Trong quá trình thực tập tại Phòng Tài chính Kế toán tại văn phòng Công ty,em đã đựơc tiếp xúc làm quen với môi trường làm việc thực tế tại công ty.Trong thời gian đầu thực tập,em đã tìm hiểu về công việc kế toán tại Văn phòng Công ty,và em xin đưa ra những hiểu biết của mình về thực trạng kế toán tại công ty,mà cụ thể là thực trạng kế toán quản trị tại Khối văn phòng công ty,nơi em đang thực tập. Đồng thời đưa ra một