3. ỨNG DỤNG CÁC PHẦN MỀM ĐỂ SOẠN THẢO E-BOOK
3.2.1. Microsoft Office Word 2007
So với phiên bản cũ 2003, Microsoft Office 2007 thực sự là một cuộc cách mạng về giao điện đồ họa ấn tượng và hàng loạt tính năng mới ưu việt. Trong bộ Office này, ứng dụng Word là công cụ không thể thiếu cho việc biên soạn các tài liệu. Dưới đây nêu ra một vài tính năng hữu ích trong ứng dụng Microsoft Office Word 2007:
Giao diện đồ họa mới
Toàn bộ hệ thống menu cũ được thay thế bằng khái niệm Ribbon, Office Button, các menu thông minh chỉ xuất hiện khi cần thiết. Điều này giúp thao
SVTH: Hoàng Thị Kim Phượng Trang 46
tác cực kỳ nhanh chóng thay vì phải đi tìm trong nhiều cấp menu như trước đây. Một tính năng mới đáng lưu ý Word 2007 là thanh Quick Access Toolbar.
Cải tiến mới
Các chức năng định dạng tài liệu, công cụ xử lý hình ảnh, đồ thị, smartart được cải tiến đáng kể giúp cho người dùng thao tác nhanh và tạo ra các văn bản với hiệu ứng cực kỳ chuyên nghiệp mà không cần phải có các kỹ năng về đồ họa.
Thao tác đơn giản
Có thể xem nhanh định dạng tài liệu khi rê chuột ngang qua các kiểu định dạng như font chữ, màu sắc, kiểu dáng, hiệu ứng cho ảnh…
Cải thiện chức năng tìm kiếm
Khả năng tìm kiếm thông tin trong bộ Office cũng được cải tiến đáng kể, có thể tìm nhanh các thông tin trên toàn bộ tài liệu với sự kết hợp các chức năng hightlight từ khóa cần tìm, lọc thông tin, di chuyển con trỏ đến vị trí từ cần tìm…
Chuyển sang định dạng PDF
Công cụ đắc lực khi cần chuyển file .doc sang .PDF mà không cần phải cài đặt thêm phần mềm khác.
Hỗ trợ đọc file đa định dạng
Office 2007 không chỉ hỗ trợ các tài liệu từ các phiên bản Office trước đây (cho đến phiên bản 2000) mà còn hỗ trợ cả các tài liệu được soạn thảo bởi OpenOffice. Ngược lại, các chương trình Office ở các phiên bản trước cũng có thể đọc tài liệu phiên bản 2007 khi cài đặt tiện ích tương thích ngược Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint File Formats (có thể tải trên trang web www.microsoft.com).
Quick Access Toolbar Ribbon
SVTH: Hoàng Thị Kim Phượng Trang 47
Dung lượng file nhỏ
Định dạng file theo chuẩn Open XML cho phép lưu trữ tập tin với dung lượng chỉ bằng một nửa với kiểu định dạng Office cũ nhưng lại mang nhiều thuộc tính hơn, khả năng bảo mật tốt hơn, khả năng phục hồi khi bị sự cố cao hơn và khả năng tích hợp với các ứng dụng của các hãng thứ ba theo định dạng XML dễ dàng và thuận tiện.
Tương thích tốt
Office 2007 tương thích tốt với các phần mềm khác như Mathype, Acrobat… (trên thanh menu của Word tích hợp sẵn hai ứng dụng này).
Giao diện mới của Office 2007
Microsoft Office Button - Nhắp nút này sẽ xuất hiện một bảng lệnh tương tự như menu File của các phiên bản Word cũ, bao gồm New, Open, Save, Print,...
SVTH: Hoàng Thị Kim Phượng Trang 48
Ba thành phần chính của một thanh Ribbon là Tab, Group, Command như hình bên dưới:
1. Tab: Có tổng cộng là 7 tab căn bản xuất hiện phía trên cùng của thanh Ribbon. Mỗi tab thể hiện một nhóm mục tiêu khác nhau.
2. Nhóm (group): Mỗi Tab sẽ có một số Group có các tính năng có liên quan với nhau.
3. Lệnh (Command): Có thể là một nút lệnh, một hộp thoại để nhập thông tin hoặc một menu.
SVTH: Hoàng Thị Kim Phượng Trang 49
Dialog Box Launcher: Biểu tượng xuất hiện ở góc dưới phải của một số nhóm, nhấp nút này sẽ mở hộp thoại tương ứng với các tính năng trong nhóm. Chẳng hạn nhóm Font có nút Font Dialog Box Launcher, nhắp nút này vào sẽ mở hộp thoại Font.
Thẻ ngữ cảnh (contextual tab): Tương tự như thẻ bình thường (như mô tả bên trên). Điểm khác biệt là thẻ ngữ cảnh chỉ xuất hiện khi một đối tượng nào đó được chọn trong tài liệu. Chẳng hạn, ta vừa chèn vào một hình và muốn chèn thêm chữ hoặc thay đổi kích thước của ảnh. Vậy ta sẽ làm như sau:
1. Chọn hình
2. Thẻ Picture Tools xuất hiện. Hãy chọn thẻ này.
3. Những nhóm và lệnh liên quan đến hình ảnh sẽ xuất hiện: ví dụ như nhóm Picture Styles.
SVTH: Hoàng Thị Kim Phượng Trang 50 Quick Access Toolbar: Thanh công cụ giúp truy xuất nhanh đến các tính năng thường dùng như Save, Undo, Redo,...
Bạn có thể thêm các lệnh thường dùng vào thanh Quick Access Toolbar bằng cách nhấn nút phải chuột vào lệnh mong muốn trên thanh Ribbon rồi nhấn chọn lệnh.
Add to Quick Access Toolbar
Tương tự, ta cũng có thể bỏ một lệnh khỏi thanh Quick Access Toolbar bằng cách nhấn nút phải chuột vào nút lệnh đó rồi nhấn chọn lệnh.
Với nhiều tính năng nổi trội và dễ dàng thao tác, Microsoft Office Word 2007 là ưu tiên hàng đầu cho người sử dụng.
Tuy nhiên, ta cũng có thể sử dụng Microsoft Office Word 2010 là phiên bản mới nhất hiện nay. Tuy giao diện của Office 2010 có màu sắc và các biểu tượng không được sắc nét như Office 2007 nhưng chúng lại được bố trí một cách rõ ràng, trực quan hơn cho người dùng cũng như bổ sung nhiều tính năng mới khá hữu ích.