Để thanh toán các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập “Bảng thanh toán tiền lương cho từng tổ đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người. Trên bảng tính lương cần ghi rõ các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh. Khoản thanh toán về trợ cấp BHXH cũng được lập tương tự. Sau khi kế toán ttưởng kiểm tra, xác nhận và ký giám đốc duyệt y, “Bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội” sẽ được làm căn cứ để thanh toán tiền lương và BHXH cho người lao động.
Tài khoản hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ là TK 338: ”Phải trả và phải nộp khác": Dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT, doanh thu nhận trước của khách hàng …Kết cầu của TK này như sau:
Bên Nợ:
- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các qũy. - Các khoảnđã chi về kinh phí công đoàn.
- Xử lý giá trị tài sản thừa.
- Kết chuyển doanh thu nhận trước vào doanh thu bán hàng tương ứng từng kỳ.
Thu hộ quỹ BHXH, BHYT,BHTN
Tiền lương phải trả cho NLĐ
Bên Có:
-Trích KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN theo tỷ lệ quy định. - Tổng số doanh thu nhận trước phát sinh trong kỳ. - Các khoản đã trả, đã nộp hay thu hộ.
- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
- Số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp hoàn lại.
Dư Nợ(nếu có): Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán. Dư Có: Số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
Sơ đồ 1.2Tổ chức kế toán BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
TK 111,112 TK 3382,3383,3384,3386 TK 622,627,641,642 TK 334 TK 334 TK 111,112 Nộp BHXH, BHYT,BHTN, KPCĐ Trích BHXH, BHYT,BHTN, KPCĐ tính vào chi phí Trích BHXH, BHYT,BHTN, KPCĐ