II. CƠ SỞ Lí LUẬN VỀ CHUYấN ĐỀ KT NVL:
3. Kế toỏn chi tiết.
SƠ ĐỒ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN
Ghi chỳ: : Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối thỏng
Ưu điểm: Phương phỏp sổ đối chiếu cú ưu điểm là giảm được khối lượng ghi sổ KT do ghi chộp vào cuối thỏng.
Nhược điểm: Cụng việc KT dồn vào cuối thỏng.
Việc đối chiếu, kiờm tra số lượng trong thỏng giữa thủ kho và phũng KT khụng được tiến hành do trong thỏng KT chưa ghi sổ.
Việc ghi sổ KT vẫn cũn trựng lặp về chỉ tiờu số lượng.
Điều kiện ỏp dụng: thớch hợp với những doanh nghiệp cú nhiều nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu, khụng bố chớ riờng nhõn viờn KT chi tiết vật liệu, do vậy khụng cú điều kiện ghi chộp, theo dừi từng nghiệp vụ nhập xuất vật liệu hàng ngày.
3.2.3. Phương phỏp sổ số dư:
Đõy là phương phỏp đó cảI tiến một bước cơ bản trong việc tổ chức Phiếu nhập kho Bảng kờ nhập
Thẻ kho Sổ đối chiếu luõn chuyển Kế toỏn tổng hợp
Bảng kờ xuất Phiếu xuất kho
hợp chặt chẽ việc hạch toỏn nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chộp của phũng KT và trờn cơ sở đú ở kho chỉ hạch toỏn về số lượng và ở phũng KT chỉ hạch toỏn về giỏ trị của vật liệu. Xoỏ bỏ được việc ghi chộp trựng lặp giữa kho và phũng KT, tạo điều kiện thực hiện việc kiểm tra thường xuyờn cú hệ thống của KT đối với thủ kho đảm bảo số liệu chớnh xỏc kịp thời.
Tại kho: thủ kho hạch toỏn vật liệu trờn cỏc thẻ kho như cỏc phương phỏp trờn.
Hàng ngày định kỳ ( 3 hoặc 5 ngày) sau khi ghi thẻ kho xong thủ kho phảI tổng hợp toàn bộ cỏc chứng từ nhập, xuất kho phỏt sinh trong ngày ( hoặc trong kỳ) theo từng nhúm vật liệu quy định. Căn cứ vào kết quả phõn loại chứng từ, lập phiếu giao nhận chứng từ kờ rừ số lượng, số hiệu cỏc chứng từ của từng loại vật liệu.
Phiếu giao nhận chứng từ phải lập riờng cho phiếu nhập kho 1 bản, phiếu xuất kho 1 bản. Phiếu này sau khi lập xong được đớnh kốm với cỏc tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho KT.
Ngoài cụng việc hàng ngày như trờn cuối thỏng thủ kho cũn phải căn cứ vào cỏc thẻ kho đó được KT kiểm tra, ghi số lượng vật liệu tồn kho của tờng danh điểm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư do KT mở cho từng kho, mở cho cả năm và giao cho thủ kho trước ngày cuối thỏng. Trong sổ số dư cỏc danh điểm vật liệu được in sẵn, xắp xếp theo thứ tự trong từng nhúm và loại vật liờu. Ghi sổ số dư xong thủ kho chuyển sổ số dư cho KT để kiểm tra và tớnh thành tiền.
Nhõn viờn KT vật liệu phụ trỏch theo dừi kho phải thường xuyờn xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chộp thẻ kho vủa thủ kho và thu nhận chứng từ cựng với thủ kho ký tờn vào phiếu giao nhận chứng từ.
Tại phũng KT: nhận được cỏc chứng từ nhập, xuất vật liệu và phiếu giao nhận chứng từ, KT tiến hành kiểm tra đối chiếu với cỏc chứng từ KT cú liờn quan. Sau đú KT tiến hành tớnh giỏ cỏc chứng từ theo giỏ hạch toỏn, tổng cộng số tiền trờn phiếu giao nhận chứng từ đó được tớnh giỏ, KT ghi vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu.
Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu được mở ở kho, mỗi kho một tờ. Số cột trong cỏc phần nhập và xuất nhiều hay ớt phụ thuộc vào số lần quy định của KT xuống kho thu nhận chứng từ. Cơ sở để ghi vào bảng luỹ kế là cỏc phiếu giao nhận chứng từ nhập và cỏc phiếu giao nhận chứng từ xuất.
Cuối thỏng sau khi tớnh giỏ và ghi số tiền nhập xuất lần cuối thỏng vào bảng luỹ kế, KT tớnh ra số tồn kho cuối kỳ bằng tiền của từng nhúm và từng loại vật liệu trờn bảng kờ luỹ kế. Số tồn kho cuối thỏng của từng nhúm vật liệu trờn bảng luỹ kế được sử dụng để đối chiếu với số dư bằng tiền trờn sổ số dư và với bảng kờ tớnh giỏ vật liệu của KT tổng hợp.