II. CƠ SỞ Lí LUẬN VỀ CHUYấN ĐỀ KT NVL:
3. Kế toỏn chi tiết.
3.2. KT chi tiết NVL:
Hạch toỏn chi tiết NVL là cụng việc cú khối lượng lớn, hạch toỏn khỏ phức tạp ở cỏc doanh nghiệp.Việc hạch toỏn chi tiết phải phản ỏnh cả giỏ trị,
Hệ số giỏ NVL = Giỏ TT tồn đầu kỳ + Giỏ thực tế nhập trong kỳ
số lượng và chất lượng của từng thứ( từng danh điểm) NVL theo từn kho và từng người phụ trỏch. Hiện nay tuỳ theo điều kiện kinh doanh cụ thể, trỡnh độ quản lý và hạch toỏn chi tiết là: phương phỏp thẻ song song, phương phỏp sổ đối chiếu luõn chuyển phương phỏp sổ số dư.
3.2.1. Phương phỏp thẻ song song:
Phương phỏp thẻ song song là phương phỏp tương đối đơn giản, theo phương phỏp này để hạch toỏn nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho NVL, CC,DC ở kho phải mở thẻ kho để ghi chộp về mặt số lượng và giỏ trị.
Ở kho hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ nhập kho, xuất kho thủ kho ghi số lượng thực nhập, xuất vào cỏc thẻ kho cú liờn quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày tớnh ra số tồn kho ghi trờn thẻ kho.
Mỗi chứng từ ghi một dũng. Đối với PXK vật tư theo hạn mức sau mỗi lần xuất, thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà khụng đợi đến khi kết thỳc chứng từ mới ghi một lần. Hàng ngày hoặc định kỳ( 3, 5 ngày ) thủ kho phải thường xuyờn đối chiếu số tồn kho ghi trờn thẻ kho với số thực tế cũn lại ở kho để đảm bảo số lượng trờn sổ sỏch và ở kho luụn khớp với nhau. Sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho về phũng kế toỏn.
Tại phũng KT: Phải mở thẻ kt chi tiết cho từng danh điểm NVL, CC,DC tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ KT chi tiết vật liệu cú nội dung như thẻ kho, chỉ khỏc là theo dừi cả về giỏ trị của vật liệu. Hàng ngày hoặc định kỳ ( 3, 5 ngày ) một lần, nhận được cỏc chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển đến, nhõn viờn KT vật liệu phỉa kiểm tra chứng từ, đối chiếu chứng từ nhập, xuất kho với cỏc chứng từ khỏc cú liờn quan ( như hoỏ đơn mua hàng, hợp đồng vận chuyển…) ghi đơn giỏ hạch toỏn vào phiếu và tớnh thành tiền trờn từng chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào cỏc chứng từ nhập, xuất đó kiểm tra và tớnh thành tiền, kế toỏn lần lượt ghi cỏc nghiệp vụ nhập, xuất
kho vào cỏc thẻ kế toỏn chi tiết vật liệu liờn quan giống như trỡnh tự ghi thẻ kho của thủ kho.
Cuối thỏng, sau khi hi chộp toàn bộ cỏc nghiệp vụ nhập, xuất kho vào thẻ kộ toỏn chi tiết, kế toỏn tiến hành cộng, tớnh ra tổng số nhập, xuất kho và tồn kho của từng thứ danh điểm vật liệu. Số lượng tồn kho phản ỏnh trờn thẻ kế toỏn chi tiết phải được đối chiếu khớp với số tồn kho ghi trờn thẻ kho tương ứng. Mọi sai sút phỏt hiện khi đối chiếu phải được kiểm tra xỏc minh và chỉnh lý kịp thời theo đỳng sự thật. Để thực hiện đối chiếu giữa kt chi tiết và kế toỏn tổng hợp, sau khi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kt phải căn cứ vào thẻ KT chi tiết chi tiết vật liệu bảng tổng hợp nhập, xuất và tồnkho của vật liệu. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của KT tổng hợp phản ỏnh trờn bảng tớnh và giỏ vật liệu.
Phương phỏp thẻ song song là một phương phỏp đơn giản, dễ làm, tuy nhiờn trong điều kiện sản xuất lớn , ỏp dụng phương phỏp này mất nhiều cụng sức do ghi chộp trựng lặp.
Sơ đồ kế toỏn vật liệu theo phương phỏp thẻ song song:
Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng tổng hợp N-X- T Chứng từ xuất Sổ chi tiết
Ghi chỳ: : Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối thỏng
Ưu điểm: Phương phỏp thẻ song song cú ưu điểm ghi chộp đơn giản, dễ kiểm tra đối chiờu số liệu và phỏt hiện ra việc ghi chộp sai sút.
Nhược điểm: Việc ghi chộp trựng lặp giữa thủ kho và phũng KT về chỉ tiờu số lượng, khối lượng ghi chộp quỏ lớn nếu như chửng loại vật tư nhiều, tỡnh hỡnh nhập, xuất diễn ra thường xuyờn.
Điều kiện ỏp dụng: thớch hợp cho những doanh nghiệp cú ớt chủng loại vật tư, hàng hoỏ, khối lượng nhập, xuất ớt phỏt sinh khụng thường xuyờn, trỡnh độ nhõn viờn KT chưa cao
3.2.2. Phương phỏp sổ đối chiếu luụn chuyển:
Phương phỏp này được hỡnh thành ttrờn cơ sở cải tiến một bước phương phỏp thẻ song song.
Tại kho vẫn phải mở thẻ kho để theo dừi về mặt số lượng đối với tống danh điểm vật tư như phương phỏp thẻ song song. Tuy nhiờn tại phũng KT khụng mở thẻ kho, sổ KT chi tiết vật liệu mà thay vao đú chỉ mở một quyển sổ là sổ đối chiếu luõn chuyển để hạch toỏn số lượng và giỏ trị của từng danh điểm vật liệu trong từng kho. Sổ đối chiếu luõn chuyển khụng ghi theo từng chứng từ nhập xuất mà chỉ ghi một lần vào cuối thỏng trờn cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phỏt sinh trong thỏng của từng danh điểm vật liệu. Mỗi danh điểm vật liệu chỉ được ghi một dũng trờn sổ đối chiếu luõn chuyển.
Cuối thỏng đối chiếu số lượng vật liệu trờn sổ đối chiếu luõn chuyển với thẻ kho của thủ kho và lấy số tiền của từng loại vật liệu này để đối chiếu với KT tổng hợp.
KT chi tiết vật liệu theo từng danh điểm vật liệu được giảm nhẹ, nhưng toàn bộ cụng việc tớnh toỏn, ghi chộp, kiểm tra đều phải dồn vào cụng việc cuối thỏng cho nờn cụng việc hạch toỏn và lập bỏo cỏo hàng thỏng thường bị chậm trễ.