IV Các khoản đầu tư tài chính dài hạn
4. Dự phòng phải thu khó
2.2.2.4 Tình hình quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho có vai trò như một tấm đệm an toàn giữa các giai đoạn khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh như dự trữ, sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp, khi mà giữa các giai đoạn này các hoạt động không phải bao giờ cũng diễn ra đồng bộ. Hàng tồn kho mang lại cho bộ phận sản xuất của doanh nghiệp một sự linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh như lựa chọn thời điểm mua nguyên vật liệu, lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ.
Tại công ty TNHH 1TV áp dụng các biện pháp và cách thức quản lý hàng tồn kho như sau:
-Căn cứ vào nhu cầu sản xuất hàng tháng, phòng kế hoạch nghiệp vụ lên bảng cân đối vật tư xác định nhu cầu mua vật tư sản xuất trong tháng ( số lượng, chủng loại, chất lượng, giá cả) trình lãnh đạo phê duyệt.
- Đối với vật tư mua lẻ do cán bộ vật tư mua theo kế hoạch hàng tháng trước lúc giao cho thủ kho hoặc đưa cho người sử dụng trực tiếp phải có xác nhận của kế toán vật tư. Giá cả mua các loại vật tư này cán bộ mua vật tư phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo nhà máy.
- Nhập thành phẩm và các vật tư nội bộ khác: Vào cuối mỗi ca bộ phận nhập kho ( kế toán, thống kê , KCS, đại diện người nhập, thủ kho) tiến hành nghiệm thu sản phẩm hoàn thành của từng ca. Thống kê mở sổ ghi chép số liệu: số lượng từng loại thành phẩm, chất lượng , ngày sản xuất , ngày nhập kho và các thành phần ký tên vào sổ. Sau 05 ngày thống kê tổng hợp thành 01
biên bản nhập kho thành phẩm có các thành phần ký tên để làm căn cứ lập phiếu nhập kho phục vụ cho công tác hạch toán.
- Đối với vật tư xuất kho theo hạn mức : Hàng tháng phòng kế hoạch nghiệp vụ lên kế hoạch xuất vật tư chủ yếu theo định mức Trình giám đốc và kế toán trưởng phê duyệt.
-Xuất thành phẩm tiêu thụ: Căn cứ lệnh xuất hàng kế toán làm thủ tục thu tiền( trường hợp thu tiền ngay) và viết hóa đơn cho khách hàng. Nếu xuất hàng thanh toán chịu nợ phải có lệnh của giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền mới làm thủ tục xuất hàng.
-Cuối tháng thống kê , kế toán phải tiến hành kiểm kê bán thành phẩm trên dây chuyền ở các công đoạn để phục vụ cho công tác tính giá thành.
-Trong quá trình sử dụng vật tư, nếu cá nhân, bộ phận nào làm hư hỏng mất mát thì cá nhân và bộ phận đó phải đền bù 100% cho nhà máy theo giá mua hiện hành.
-Mọi mất mát thiếu hụt trong kho không phải do nguyên nhân khách quan thì thủ kho phải đền bù và chịu trách nhiệm kỷ luật trước công ty.
Bảng 08 Tình hình hàng tồn kho của công ty năm 2011
(ĐVT: Nghìn đồng)
Chỉ tiêu 31/12/2010 31/12/2011 chênh lệch
Số tiền TT(%) Số tiền TT(%) Số tiền TL(%) Hàng tồn kho 26,228,254 100.00% 21,143,339 100.00% -5,084,915 -19.39%
Nguyên liệu, vật liệu 20,031,957 76.38% 13,241,62 3
62.63% -6,790,334 -33.90%Công cụ, dụng cụ 183,436 0.70% 134,448 0.64% -48,988 -26.71% Công cụ, dụng cụ 183,436 0.70% 134,448 0.64% -48,988 -26.71% Chi phí sản xuất kinh doanh dở
dang
4,680,761 17.85% 5,005,352 23.67% 324,591 6.93%Thành phẩm 1,332,100 5.08% 2,761,916 13.06% 1,429,816 107.34% Thành phẩm 1,332,100 5.08% 2,761,916 13.06% 1,429,816 107.34%
Tại thời điểm đầu năm 2011 giá trị khoản hàng tồn kho là 26,228,254 (nghìn đồng) chiếm 44,49% trong tổng tài sản lưu động của công ty thì đến thời điểm cuối năm 2011 giá trị của các khoản hàng tồn kho là 21,143,339 (nghìn đồng) với tỷ trọng 32,15%. Trong đó giảm nhiều nhất là nguyên vật liệu tồn kho giảm 6,790,334 (nghìn đồng) sau đó là công cụ dụng cụ giảm 48,998 (nghìn đồng ) trong khi đó chi phí sản xuất kinh doanh dở dang tăng 324,591(nghìn đồng) và thành phẩm tăng 1,429,816(nghìn đồng).Để đánh giá một cách chính xác chúng ta sẽ đi nghiên cứu chi tiết từng khoản mục của HTK.
+ Chiếm tỷ trọng cao nhất trong hàng tồn kho là nguyên vật liệu tồn kho. Cuối năm 2011 giá trị nguyên vật liệu tồn kho là 13,241,623(nghìn đồng) chiếm 62,63%, so với đầu năm giá trị nguyên vật liệu tồn kho giảm 6,790,334(nghìn đồng) tương ứng với tỷ lệ giảm 33,90%. Nguyên nhân nguyên vật liệu giảm là do trong năm 2011 giá cả nguyên vật liệu đầu vào không ổn định, việc dự trữ lượng lớn nguyên vật liệu tiềm ẩn nhiều rủi ro, công ty quyết định giảm dự trữ nguyên vật liệu cũng là điều hợp lý. Bên cạnh đó cung cần cân nhắc mức dự trữ nguyên vật liệu sao cho đảm bảo việc sản xuất kinh doanh diễn ra được liên tục và nắm bắt cơ hội mở rộng thị trường, tiếp cận khách hàng tiềm năng.
+ Công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng nhỏ trong hàng tồn kho, cuối năm 2011 là 134, 448(nghì đồng) so với đầu năm giảm 48,998(nghìn đồng). Do công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng khá nhỏ(0,64% cuối năm 2011) trong hàng tồn kho nên việc tăng hay giảm cũng ảnh hưởng không đáng kể đến hiệu quả quản lý hàng tồn kho của công ty.
+ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang đầu năm chiếm tỷ trọng 17,85%, cuối năm chiếm tỷ trọng là 23,67%. Do đặc điểm sản xuất của công ty phải trải qua nhiều giai đoạn nên giá trị sản phẩm dở tồn tại ở nhiều giai đoạn
trong kỳ kinh doanh hìn thành nên chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Cuối năm 2011 chi phí sản xuất kinh doanh dở dang là 5,005,352 (nghìn đồng) tăng so với đầu năm là 324,591(nghì đồng).Qua tìm hiểu thì mức tồn kho của bán thành phẩm như vậy khá ổn định và an toàn.
+ Thành phẩm cuối năm tăng đáng kể so với đầu năm. Đầu năm giá trị thành phẩm là 1,332,100(nghìn đồng) thì cuối năm là 2,761,916(nghìn đồng) tăng so với đầu năm là 1,429,816(nghìn đồng) tương ứng với tỷ lệ tăng là 107,34%. Thành phẩm tăng chủ yếu là thành phẩm của mặt hàng bao bì và một phần của mặt hàng thuốc lá,do 6 tháng cuối năm thị trường bất động sản đóng băng, nghành xây dựng tạm dừng hoạt động và do khách hàng trả tiền chậm nên công ty ngưng cung cấp hàng, thành phẩm bao bì tồn kho có xu hướng tăng lên. Việc dự trữ nhiều thành phẩm cơ thể gây ứ đọng vốn và kéo theo đó là tăng chi phí lưu trữ bảo quản. Công ty cần nhanh chóng đẩy mạnh công tác tiêu thụ, tìm kiếm thêm khách hàng giải phóng thành phẩm tồn kho này.
Để đánh giá một cách cụ thể hiệu quả công tác quản lý hàng tồn kho của công ty, ta đi xem xét một số chỉ tiêu được tính toán trong bảng như sau :
Bảng 09 Hiệu quả sử dụng hàng tồn kho của công ty năm 2011 (ĐVT: Nghìn đồng)
Chỉ tiêu ĐVT Năm 2010 Năm 2011 Chênh lệch
Số tiền TL(%)
I.Giá vốn hàng bán ng.đ 133,515,343 169,398,826 35,883,483 26.88% II.Hàng tồn kho bình quân ng.đ 29,112,631 23,685,797 -5,426,835 -18.64% III.Vòng quay hang tồn kho (III=I:II ) Vòng 4.59 7.15 2.57 55.95% IV.Kỳ luân chuyển hàng tồn kho
Năm 2010 hàng tồn kho quay được 4,59 (vòng) nhưng đến năm 2011 tằn lên là 7,15 (vòng). Như vậy năm 2011 đã tăng 2,57 (vòng) so với năm 2010, từ đó số ngày thực hiện một vòng quay hàng tồn kho giảm 28,16 (ngày), cho thấy tốc độ luân chuyển vốn lưu động tăng lên, giảm lượng vốn ứ đọng làm tăng hiệu quả sử dụng vốn của công ty.
Nguyên nhân làm tăng vòng quay hàng tồn kho là do ảnh hưởng của 2 nhân tố giá vốn hàng bán và hàng tồn kho bình quân. Trong năm 2011 giá vốn hàng bán tăng 35,883,483(nghìn đồng) tương ứng với tỷ lệ tăng 26,88%, giá vốn hàng bán tăng do sản lượng thuốc lá bán ra tăng và giá vốn đơn vị trên mỗi đơn vị sản phẩm cũng tăng, nhóm mặt hàng bao bì sản lượng bán ra giảm nhưng giá vốn đơn vị lại tăng lên tổng giá vốn cũng tăng. Trong khi đó hàng tồn kho bình quân năm 2011 giảm 5,426,835(nghìn đồng) tương ứng với tỷ lệ giảm 18,64% so với năm 2010 chủ yếu giảm là do giảm dự trữ nguyên vật liệu. Như vậy vòng quay hàng tồn kho tăng lên lên là do giá vốn hàng bán tăng và hàng tồn kho bình quân giảm. Giá vốn hàng bán tăng là do tăng sản lượng bán ra và giá bán tăng( do giá nguyên vật liệu đầu vào tăng), điều này là hợp lý. Hàng tồn kho binh quân tăng là do giảm dự trữ nguyên vật liệu vì giá cả bất ổn. lo sợ rủi ro rớt giá, điều này cũng là hợp lý.
Qua những đánh giá ở trên cho thấy công tác quản lý hàng tồn kho của công ty khá tốt. Lượng hàng tồn kho giảm cả về số lượng và tỷ trọng trong tổng vốn lưu động. Do vậy các khoản chi phí bảo quản, lưu trữ cho hàng tồn kho giảm đáng kể. Mặt khác trong năm qua lượng hàng tồn kho giảm nhưng doanh thu tiêu thụ vẫn không ngừng tăng lên.