CHƢƠNG 3 MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠ
3.2. Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH thƣơng mại dịch vụ Tân Kỷ Nguyên
hàng tại công ty TNHH thƣơng mại dịch vụ Tân Kỷ Nguyên
Để nâng cao hiệu quả tổ chức hệ thống kế toán, công ty cần mở rộng và nâng cao chất lƣợng bộ máy kế toán cũng nhƣ năng lực của nhân viện trong bộ phận này để tăng cƣờng khả năng cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành và khác ngành, thúc đẩy nhanh tiến độ ghi sổ ngày càng rõ ràng, gọn nhẹ, chi tiết và đầy đủ hơn để kiểm soát hệ thống ngày một tốt hơn. Để làm đƣợc điều này, công ty cần đƣa ra các chiến lƣợc và thực hiện một số các biện pháp để hoàn thiện bộ máy kế toán ngày tốt hơn.
Giải pháp 1: Xây dựng, hoàn thiện và tái cơ cấu lại bộ máy kế toán
Ban lãnh đạo cần cập nhật những kiến thức mới, quy định, điều lệ mới, các thông tƣ, chính sách áp dựng mới do Bộ tài chính ban hành nhằm đảm bảo đƣợc quy trình hạch toán phù hợp với yêu cầu mà Bộ đã đề ra. Công ty cũng cần tạo điều kiện cho cán
bộ kế toán đƣợc gửi đi học, đồng thời nên xem xét những ý kiến của cán bộ kế toán, không nên chỉ đi theo những chính sách, quy trình hoạt động cũ.
Bên cạnh đó, bản thân cán bộ kế toán phải không ngừng cải thiện mình trƣớc những sự thay đổi của nền kinh tế, nâng cao chuyên môn, không ngừng tìm tòi, học hỏi và áp dụng những quy chế mới, điều lệ mới, … nhằm thúc đẩy, giúp đỡ và mở rộng bộ máy kế toán của công ty ngày càng phát triển và mạnh mẽ hơn.
Tái cơ cấu lại bộ máy kế toán đảm bảo phù hợp với cơ cấu quản lý công ty. Xác định lại số lƣợng nhân viên kế toán có trình độ phù hợp, có đủ năng lực để đảm nhận đƣợc tốt với khối lƣợng công việc. Doanh nghiệp nên tách kế toán bán hàng kiêm thủ kho thành hai vị trí khác biệt, nhằm đảm bảo sự chính xác trong quá trình làm việc. Hai vị trí này có nhiệm vụ rất quan trọng và khối lƣợng công việc làm khá lớn, do đó không thể nào gộp chung lại thành một vị trí đƣợc. Lúc này, nhiệm vụ của từng vị trí sau khi đƣợc tách ra nhƣ sau:
Kế toán bán hàng: có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tính hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ, cả về giá trị và số lƣợng hàng bán trên tổng số và trên từng mặt hàng; tổng giá thanh toán của hàng bán ra, bao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu ra chi tiết của từng nhóm mặt hàng, từng hoá đơn, từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc, từng phƣơng thức bán hàng.
Thủ kho: có nhiệm vụ kiểm tra, theo dõi số lƣợng chủng loại hàng hoá nhập kho theo chứng từ, nhập hàng hoá vào kho, xuất nguyên liệu theo phiếu xuất kho, sắp xếp đúng nơi qui định, cập nhật thẻ kho, lập hồ sơ, lƣu hồ sơ và bảo quản, lập báo cáo hàng nhập, xuất, tồn cho Phòng Kế toán.
Giải pháp 2: Sử dụng phần mềm kế toán.
Để giải quyết những vấn đề mà kế toán thủ công khiến các kế toán viên gặp nhiều khó khăn, hạn chế trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh; doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán để giải quyết các khó khan đó.
Hiện tại, có rất nhiều phần mềm kế toán đƣợc thiết lập nhằm mục đích hỗ trợ các nhân viên kế toán dễ dàng hơn trong quá trình hạch toán ghi sổ, lập các hóa đơn cũng nhƣ nhập số liệu các chứng từ, phiếu chi,… một cách thuận tiện nhất và giúp nhân viên có thể dễ dàng kiểm soát và phát hiện sai sót trong quá trình làm việc. Một số phần mềm kế toán hiện đang đƣợc sử dụng nhƣ: Phần mềm kế toán MISA (đƣợc sử dụng nhiều nhất), Fast Accounting 2006.f, ACsoft, Bravo, Comac,…
Các phần mềm này đều có giao diện thân thiện dể sử dụng, cho phép cập nhật dữ liệu linh hoạt, bám sát chế độ kế toán, các mẫu biểu chứng từ, sổ sách luôn tuân thủ chế độ kế toán. Hệ thống báo cáo đa dạng đáp ứng nhiều nhu cầu quản lý của đơn vị.
72
Vì vậy, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán MISA hoặc các phần mềm kế toán tƣơng tự khác trong quá trình làm việc. Các dữ liệu đƣợc cập nhật dễ dàng, thuận tiện, nhiều hóa đơn cùng một phiếu chi. Ngoài ra, phần mềm này còn giúp đỡ các nhân viên kế toán lƣu trữ và ghi sổ dữ liệu – đây là điều mà chƣa có phần mềm nào ứng dụng đƣợc ngoài phần mềm MISA. Số liệu tính toán trong phần mềm này rất chính xác, ít xảy ra các sai sót bất thƣờng. Tính bảo mật cao do chạy trên công nghệ SQL, điều này giúp kế toán viên yên tâm hơn..
Sơ đồ 3.1 Quá trình hạch toán theo hình thức kế toán trên máy tính
Chứng từ kế toán
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kì Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Giải pháp 3: Sử dụng bổ sung các sổ chi tiết, bảng tổng hợp
Cụ thể là, kế toán tại đơn vị nên lập bổ sung thêm các loại bảng tổng hợp chi tiết cho các tài khoản 641, 642, … để theo dõi chính xác và chi tiết các chi phí phát sinh có liên quan hay tổng hợp số lƣợng và giá trị từng mặt hàng hóa trong quá trình bán hàng. Các sổ này đóng vai trò quan trọng, giúp các kế toán viên có thể theo dõi đầy đủ và chi tiết các khoản chi phí phát sinh, cập nhật kịp thời và dùng sổ đó để so sánh với Sổ cái để từ đó phát hiện ra các lỗi sai nhằm sửa chữa kịp thời và tính toán kết quả cuối cùng chính xác.
Ngoài ra, đối với chi phí khấu hao TSCĐ, doanh nghiệp nên tách riêng biệt 2 khoản chi phí khấu hao cho phòng bán hàng và phòng quản lý để tính toán và đƣa số liệu vào bảng tổng hợp chi tiết, Sổ cái chính xác và cụ thể hơn, đảm bảo kết quả xác định cuối cùng của doanh nghiệp không bị sai sót, nhầm lẫn giữa các phòng ban.
Ví dụ về sổ tổng hợp chi tiết cho tài khoản 641: PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
Bảng 3.1 Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 641
CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ TÂN KỶ NGUYÊN P706, Nhà A3, Chung cƣ làng Quốc tế Thăng Long, Cầu Giấy, Hà Nội
Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 641 Tháng 6 năm 2013
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải TK đối
ứng Ghi nợ TK 641 Số hiệu Ngày tháng Tổng Chia ra 6411 6413 6417 … … … …
20/6 PC 199 20/06 Trả tiền xăng A92 1111 5.892.545 5.892.545
… …. … … … …
29/06 0049947 29/06 Thanh toán cƣớc chuyển phát nhanh 1111 203.089 203.089
30/06 4417919 30/6 Chi trả tiền cƣớc điện thoại 1111 609.996 609.996
30/06 BPBTL 30/06 Chi trả lƣơng nhân viên 334 20.267.886 20.267.886
30/06 BPBTL 30/06 Trích lƣơng 338 2.605.292 2.605.292
Tổng cộng 35.898.243 23.233.178 12.665.065
Ngày 30 tháng 06 năm 2013
74
Bảng 3.2 Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 642
Chi nhánh công ty TNHH thƣơng mại dịch vụ Tân Kỷ Nguyên
P706, Nhà A3, Chung cƣ làng Quốc tế Thăng Long, Cầu Giấy, Hà Nội
Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 642
Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Ghi nợ TK 642 Số hiệu Ngày tháng Tổng 6421 6423 6425 6427 … … … … … … … … … … 29/06 0001260 29/06 Mua văn phòng phẩm 111 523.500 523.500 30/06 30/06 Chi trả phí dịch vụ ngân hàng 112 224.200 244.200
30/06 4419334 30/06 Chi trả cƣớc điện thoại 111 233.120 233.120
30/06 BPBTL 30/06 Chi trả lƣơng cho nhân viên 334 32.400.000 32.400.000
30/06 BPBTL 30/06 Trích lƣơng 338 4.116.000 4.116.000
30/06 BPBTT 30/06 Chi phí trích trƣớc 242 691.778 691.778
Tổng 47.033.847 36.561.000 691.778 244.200 9.581.869
Ngày 30 tháng 6 năm 2013
Giải pháp 4: Đƣa ra các chính sách chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán đối với khách mua hàng thƣờng xuyên hoặc mua với số lƣợng lớn.
Để mở rộng thị trƣờng và nâng cao doanh thu, tăng khả năng mua hàng, tăng vị thế cạnh tranh so với các DN đối thủ, không chỉ dựa vào chất lƣợng sản phẩm hay các dịch vụ chăm sóc khách hàng,… mà còn dựa vào các chế độ, chính sách ƣu đãi mà DN dành cho các đối tƣợng khách hàng tiềm năng. Vì vậy, điều mà doanh nghiệp cần làm bây giờ là xây dựng, đƣa ra các chế độ, chính sách hƣởng ƣu đãi dành cho những khách hàng lâu năm, khách hàng mới hoặc đối với bất kì khách mua hàng nào.
Ví dụ đối với công ty TNHH Triom-khách mua hàng thƣờng xuyên, doanh nghiệp có thể đƣa ra chính sách chiết khấu thƣơng mại từ 5%-7% với số lƣợng hàng có giá trị trên 100.000.000 VNĐ, hay chính sách bảo trì máy móc miễn phí trong vòng 6- 12 tháng tùy từng loại mặt hàng.
Đối với những khách hàng mới, doanh nghiệp cũng có thể đƣa ra các chiến lƣợc về giá nhƣ:
Mua từ 5 sản phẩm trở lên (tổng giá trị hàng hơn 20.000.000 VNĐ) hoặc 10 sản phẩm (tổng giá trị hơn 10.000.000 VNĐ) đƣợc tặng thẻ ƣu đãi giảm 10% trong lần mua tiếp theo. Tùy vào từng trƣờng hợp kế toán ghi:
Chiết khấu thƣơng mại: Nợ TK 521:
Nợ TK 3331:
Có TK 111,112,131:
Chiết khấu thanh toán: Nợ TK 635:
Nợ TK 111,112: Có TK 131:
Đối với khách hàng mua các máy móc, thiết bị có giá trị lớn (>100.000.000 VNĐ), doanh nghiệp bảo hành và bảo trì thƣờng xuyên trong vòng 6-12 tháng tùy theo từng giá trị mặt hàng, cho khách hàng có thể đổi trả hàng trong vòng 15 ngày sử dụng.
Giải pháp 5: Đa dạng hóa các hình thức bán hàng.
Hiện tại, doanh nghiệp đang áp dụng chủ yếu 2 phƣơng thức bán là bán lẻ và bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng và hình thức giao hàng trực tiếp. Để mở rộng thị trƣờng hơn nữa và đáp ứng đƣợc nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp nên mở rộng và đa dạng hóa các hình thức bán hàng. Cụ thể là:
Liên hệ và tìm kiếm các đại lý bán hàng có uy tín, chất lƣợng, đƣợc cấp phép kinh doanh. Sau đó, doanh nghiệp có thể bàn bạc, trao đổi, làm hợp đồng kinh tế chuyển giao hàng gửi nhờ đại lý bán hộ. Hàng tháng, dựa trên hợp đồng đã bàn thống nhất ở cả hai bên, doanh nghiệp sẽ trích phần trăm hoa hồng cho đại lý.
76
Áp dụng phƣơng thức bán buôn không qua kho theo phƣơng thức có tham gia thanh toán. Hình thức bán này giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm đƣợc chi phí lƣu trữ hàng, bảo vệ hàng tại kho bãi, hạn chế sự mất mát, hỏng hóc do các yếu tố về nhiệt độ, độ ẩm,…
KẾT LUẬN
Trong nền kinh tế thị trƣờng có sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp với nhau, để đứng vững trên thị trƣờng và không ngừng phát triển là một vấn đề hết sức khó khan. Nhƣng cũng nhờ nền kinh tế thị trƣờng sẽ giúp các doanh nghiệp có cơ hội kinh doanh có chiến lƣợc và dám đƣơng đầu với thách thức để thành công, tồn tại và phát triển. Để làm đƣợc điều đó, việc hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán nói chung và kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng là vô cùng cấp thiết. Đây là công cụ vô cùng quan trọng để các nhà quản lý có thể nghiên cứu đƣa ra các chiến lƣợc kinh doanh có hiệu quả nhất. Trên cơ sở thực tiễn công ty, khóa luận đã đi sâu vào phân tích các ƣu nhƣợc điểm trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH thƣơng mại và kỹ thuật Tân Kỷ Nguyên cũng nhƣ đƣa ra một số biện pháp, kiến nghị nhằm giải quyết những tồn tại, phát huy những ƣu điểm hiện có tại đơn vị.
Trong thời gian thực tập tại công ty, em đã đi sâu tìm hiểu kỹ quy trình hoạt động và bản chất của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty và xử lý các nghiệp vụ có liên quan. Cùng với phong cách làm việc năng động và tự chủ, linh hoạt trong xử lý tình huống của các anh chi nhân viên phòng kế toán đã giúp em học hỏi và tự tin hơn về những kiến thức mà em đã học đƣợc trong thời gian qua. Hơn thế nữa, em còn đƣợc sự hƣớng dẫn, tận tình chỉ bảo của cô giáo Ths. Nguyễn Thanh Thủy để em có thể hoàn thiện bản khóa luận này.
Do thời gian và kiến thức còn hạn chế nên khóa luận của em không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận đƣợc sự chỉ báo và góp ý của các thầy cô để bài khóa luận của em đƣợc hoàn thiện tốt hơn.