4. Công ty TNHH Vina Kyung Seung Sản xuất sản phẩm may mặc Kiểm toán BCTC
2.2.1.8. Tìm hiểu quy trình luân chuyển chứng từ, những sai sót có thể xảy ra và sự kiểm soát
xảy ra và sự kiểm soát
• Quy trình bán hàng tại công ty
Khách hàng đến mua hàng, vào phòng bán hàng viết tích kê => xuống gặp thủ kho, căn cứ vào phiếu tích kê, thủ kho kiểm tra hàng, xuất hàng và kí vào tích kê => khách hàng đem tích kê quay lại phòng bán hàng để kế toán bán hàng viết hóa đơn GTGT và thanh toán tiền mua hàng (phòng bán hàng viết hóa đơn) có 3 hình thức: nộp trực tiếp dưới phòng bán hàng, nộp tại phòng kế toán hoặc chuyển khoản qua ngân hàng. Kế toán bán hàng sẽ đưa cho khách hàng 2 liên (liên 2 và liên 3). Sau đó khách hàng quay lại gặp thủ kho; đưa thủ kho liên 3; thủ kho ký xác nhận đã xuất hàng vào mặt sau hóa đơn đỏ; hàng được
qua cổng bảo vệ, bảo vệ căn cứ thực xuất hàng kiểm tra hàng trên xe và vào sổ ra vào công ty (ghi đủ thông tin về: khối lượng, số hợp đồng, ngày xuất).
Vận chuyển hàng hóa: Khách hàng tự vận chuyển hàng hóa hoặc công ty vận chuyển, công ty vận chuyển thì ký hợp đồng vận chuyển bên ngoài xuất hóa đơn vận chuyển cho công ty, công ty xuất hóa đơn vận chuyển cho công ty mua hàng của mình. Chi phí vận chuyển được quy định cụ thể trong từng hợp đồng kinh tế.
• Ghi nhận doanh thu và phải thu:
Doanh thu công ty ghi nhận trong kỳ gồm các loại sản phẩm sản xuất ra, sản phẩm mua về để bán bên cạnh đó gồm cả dịch vụ vận chuyển và nhận sửa chữa gia công các công trình nhỏ lẻ.
Mặt hàng công ty bán ra đa số là thành phầm do công ty sản xuất ra (gạch xây, gạch lát, ngói các loại) và một phần nhỏ là hàng hóa (mua gạch về bán). Ngoài các sản phẩm bán ra ngoài thì công ty còn tiêu thụ trong nội bộ công ty.
Công ty thực hiện chính sách bán hàng “mua đứt bán đoạn”, không bán hàng trả chậm, không bán nợ hàng.
Cuối ngày bán hàng, kế toán bán hàng sẽ mang tiền về và nộp lại cho thủ quỹ. Doanh thu được ghi nhận khi công ty xuất hóa đơn bán hàng.
• Những tài khoản quan trọng bị ảnh hưởng và rủi ro báo cáo
tài chính và rủi ro kinh doanh liên quan đến những tài khoản này:
Tài khoản phải thu.
Doanh thu từ thành phẩm.
Hàng bán bị trả lại và dự phòng hàng bán bị trả lại.
Dự phòng nợ khó đòi.
• Những sai sót có thể xảy ra:
Doanh thu bị khai khống
Số lượng chuyển hàng thực tế khác với số lượng ghi chép trên hóa đơn.
Hóa đơn ghi sai đơn giá, số lượng hàng bán.
Ghi nhận sớm hoặc muộn nghiệp vụ phát sinh doanh thu.
Cộng dồn, chuyển sổ doanh thu sai theo hướng tăng hoặc giảm.
Bảng 2.5: Kiểm soát thủ công và kiểm soát có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin.
Điểm kiểm soát Có/ Không
Cuối mỗi tháng, phòng kế toán, phòng kiểm soát sản xuất tiến hành đối chiếu số lượng các mặt hàng, đơn giá với những ghi chép của khách hàng. Có Trưởng phòng kế toán tiến hành rà soát danh sách phải thu do kế toán phải thu và
kế toán tổng hợp thực hiện. Có
Sử dụng hóa đơn được đánh số trước. Có
Kế toán phải thu rà soát và điều tra tất cả các đơn đặt hàng và hóa đơn căn cứ
vào danh sách chuyển hàng. Có
• Rủi ro kết hợp:
Từ việc tìm hiểu quy trình luân chuyển chứng từ liên quan đến bán hàng, kiểm toán viên nhận thấy có thể tin cậy vào các kiểm soát nội bộ đối với khoản mục doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để giảm thiểu các thử nghiệm cơ bản đối với khoản mục doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Kết luận của kiểm toán viên đối với việc kiểm soát khoản mục này như sau:
Rủi ro tiềm tàng : Thấp
Rủi ro kiểm soát: Thấp
Rủi ro kết hợp: Thấp