C ăs h t ng (trong tr ng h p này là h th ng kho ch a) và công ngh k thu t
luônăđ căđ c păđ n trong công tác qu n lý hàng t n kho.
Kho ch a là m t trong nh ng nhân t quy tăđnh tr c ti păđ n ch tăl ngăc ngă nh ăph m ch t c a s n ph m,ăhàngăhóaătrongăkho.ă âyălàăn iăl u tr các hàng hóa trong th i gian ch điătiêuăth . M i công ty có m t cách l a ch n mô hình h th ng kho ch a hàng t n kho khác nhau tùy thu c vào quy mô s n xu tăvàăđ cătr ngăc a s n ph m.
Kho hàng c aăcôngătyăđ căđ t ngay trong tr s chính c a công ty, phía sau khu nhà làm vi c. V trí này r t thu n l i cho vi c v n chuy n hàng hóa (v trí giao thông thu n l i: tr s công ty n m trên tr căđ ng chính c a thành ph ), quan sát và ki m tra c a c p trên. Quan sát th c t th yăkhoăhàngă c tính kho ng 200 (20m x 10m). Công ty luôn ch păhànhăcácăquyăđnh v b o qu n và b o qu nătheoăđúngătiêuă
chu n c a nhà s n xu t tuy nhiên th i gian s d ng c aăkhoăđãălâuă t n mă1993)ănênă
không tránh kh iăt ng, tr n,ăđ dùng thi t b b xu ng c p,ăh ăh ng. Khi tr i m aăthìă t ng b ng m và b d t.ă i u này s nhăh ngăđ n ch tăl ng b o qu n hàng hóa trong kho. N u không s a ch a ho c có bi n pháp kh c ph c, hàng hóa có th d b g , sét (do tính ch t c a nguyên v t li u xây d ng) ho c b m t ph m ch t v n có. Cách b trí các m t hàng trong kho có s h p lý. Các m tăhàngăth ngăđ c s d ng t iăđ c
uătiênăx păđ u, nh ng m t hàng có kíchăth c l n ho c c ng k nh đ c b trí sát các
t ng, thu n ti n cho vi c di chuy n và tìm ki m. Tuy nhiên, di n tích s d ng c a m i lo iăch aăph ăh p; hàng hóa nh p kho thi u ch thìăđ l n sang khu v c khác.
Ngoài kho chính t i tr s chính,ăcôngătyăcònăcóăthêmăcácăkhoăl uăđ ng,ăđ c hình thành t iăcácăcôngătr ngăthiăcông.ă i v i lo iăkhoănày,ăl ng hàng trong kho v aăđ cho vi c thi công, s n xu t.ăNóăkhôngăđ c b o qu n t tănh ăkhoăchính.ăCácă khoăhàngăth ng là m t phòng làm vi c nh điăthuê,ălánătr i ho căđ ngoài tr i. Các kho hàng c a công ty phân b r i rác nên r tăkhóăđ ki m soát. Công ty c n có bi n pháp kh c ph c v năđ này.
V công ngh k thu t,ădoăđ căđi m c a các lo i v t li u xây d ng là có th i gian s d ngădài,ăcóăđ b n cao nên công ty không c n áp d ng công ngh vào vi c b o qu năhàngăhóaăvàăl uăkho,ăch c n th c hi năđúngăyêuăc u nhà s n xu tăđ aăra.ă
Vi c này giúp ti t ki măđ c m t kho n chi phí l n cho công ty.
2.2.5. Các chi phí liên qu n đ n hàng t n kho
Các lo iăchiăphíăd iăđâyăđ c t ng h p t các ý ki n tham kh o c a phòng tài chính k toánă đ c l y ra t cácăđ năđ t hàng, các b ngăkêăl uăhànhăn i b ).
56
2.2.5.1. Chi phí mua hàng
Chi phí mua hàng là s ti n công ty b raăđ mua nguyên v t li u xây d ng ph c v các công trình xây d ng d a trên m c giá nhà cung c pă đ aă raă giáă đ nă v c a nguyên v t li u). Sauăđâyălàăb ng kê v nguyên v t li u công ty mua c a nhà cung c p B o Th trongăthángă7ăn mă2015, m t nhà cung c p chuyên cung c p các lo i g ch cho công ty:
B ng 2.7. Chi phí mua hàng v i nhà cung c p B o Th Ngày
tháng
Công
trình Tênăv tăt VT SL năgiáă ThƠnhăti n
5/7/2015 KhaiăS nă G chălát h pă 245,0 71.000 17.395.000
3/7/2015 nhà chú g chă60x60 h pă 316,8 183.000 57.974.400
7/7/2015 KhaiăS nă g chălátă25x25 h pă 42,0 74.000 3.108.000 7/7/2015 KhaiăS nă g chă pă25x40 h pă 124,0 72.000 8.928.000 7/7/2015 KhaiăS nă G chălátă40x40 h pă 250,0 71.000 17.750.000 9/7/2015 KhaiăS nă G chălátă40x40 h pă 237,0 71.000 16.827.000 15/7/2015 KhaiăS nă G chălátă40x40 h pă 37,0 68.000 2.516.000
15/7/2015 KhaiăS nă g chălátă25x25 h pă 5,0 71.000 355.000
15/7/2015 KhaiăS nă g chă pă25x40 h pă 5,0 69.000 345.000
(Ngu n: Phòng tài chính k toán) D a vào b ng kê chi ti t trên, các lo i g ch B o Th cung c p cho công ty ch y u là g ch lát và g ch p v i các kíchăth c khác nhau. M i lo i g ch có m tăđ năgiáă
khác nhau. Tuy nhiên, nh n th y r ng không ph i m i lo i g ch có m tăđ năgiáăđ ng nh t mà nó ph thu c vào ngày mua hàng c aăcôngăty.ăGiáăđ năv có s bi năđ ng có th t ngălênăho c gi măđiăquaăcácăngày.ăVí d ,ăđ i v i g ch lát 40x40 ngày 7/7 và ngày
9/7ăcóăgiáă71.000ăVN ănh ngăquaăngàyă15/7,ăcôngătyăch mua v i m că68.000ăVN .ă
Vi c gi m giá có th gi i thích do mua nhi uăđ c chi t kh uănh ngătrongătr ng h p này s l ng mua c a công ty ngày 15/7 th păh n so v i ngày 7 và ngày 9 tháng 7. Do
đó,ăcóăth gi i thích r ng, s bi năđ ngăgiáăđ năv là do các y u t trên th tr ng tác
đ ng vào. thích nghi v iăđi u này, nâng cao hi u qu qu n lý chi phí c a hàng t n kho thì công ty c n nâng cao công tác tìm hi u phân tích th tr năđ có nh ng quy t
đ nh chính xác.
2.2.5.2. i p í đ t hàng
Chiăphíăđ t hàng bao g m các chi phí giao d ch, chi phí v n chuy n và chi phí nh n hàng. Khiăcôngătyăđ t hàng t m t ngu n cung c p t bênăngoàiăthìăchiăphíăđ t hàng bao g m chi phí chu n b m t yêu c uăhàng,ăchiăphíăth ngăl ng, chi phí nh n và ki m tra hàng hóa, chi phí v n chuy n, chi phí trong thanh toán.
i v iăcôngătyăCPTVă&ă TXDă805ăNgh An,ăchiăphíăđ t hàng trung bình c a m t s m tăhàngăchínhăđ c t ng h păn mă2014ănh ăsau:
57
Chiăphíăđ t hàng cho m t l nămuaăXiăm ngăB măS n: 2.700.000ăVN .
-
Chiăphíăđ t hàng cho m t l nămuaăXiăm ngăVisai:ă2.200.000 VN .
-
Chiăphíăđ t hàng cho m t l n mua thép: 1.000.000 VN .
-
Chiăphíăđ t hàng cho m t l n mua ng c ng: 1.200.000 VN .
-
Chiăphíăđ t hàng c a m i lo iăđ u có s khác nhau. M c dù cùng là m t hàng xi
m ngănh ngăchiăphíăđ t hàng c aăxiăm ngăB măS năl iăcaoăh năxiăm ngăVisai.ăQuaăđóă
cho th y, chi phí đ t hàng còn ph thu c vào nh ng y u t nh ăm c đ uy tín, ch t
l ng s n ph m, ph m ch t hàng hóa và c nhà cung c p. T đó,ănhàăqu n tr có th d a trên tình hình th c t quy tăđnh l a ch n các s n ph măc ngănh ănhàăcungăc p mang l i l iăíchăcaoăh năcho công ty. Ch ng h n,ăđ i v i hai lo iăxiăm ngătrênătrongă
th iăđi măđó,ăn u phía khách hàng không yêu c u c th v lo iăxiăm ngănàoămàăch t
l ng c a hai lo iălàănh ănhauăthìăcôngătyăcóăth đ t hàng lo iăXiăm ngăVisaiăcóăm c
chiăphíăđ t hàng th păh n,ăti t ki măđ c chi phí cho công ty.
2.2.5.3. i p í l u o
Chiăphíăl uăkho t iăcôngătyăCPTVă&ă TXDă805ăNgh An bao g m: chi phí nhân l c, chi phí kh u hao kho, máy móc; chi phí vay v năđ uăt ăhàngăt năkho;ăchiăphíăh ă
h ng, m t mát. Th ngăkêăn mă2014ăc th nh ăsau:
Chi phí nhân l c: 397 tri uăVN .
-
Chi phí kh u hao nhà kho, máy móc: 528 tri uăVN .
-
Chi phí vay v n: 1.705 tri uăVN .
-
Chiăphíăhàngăh ăh ng, m t mát: 176 tri uăVN .
-
Th ng kê cho th y,ăchiăphíăl uăkhoătrongăn mă2014ăkho ng 2.806 tri uăVN ,ă
chi m kho ng 31,89% so v i t ng giá tr hàng t n kho. Con s này là ch p nh năđ c. Tuy nhiên, chi phí vay v năkháăcaoăđi u này s t o ra m t áp l c tr n cho công ty. Tình tr ng hàng m tă mát,ăh ăh ngălàăđi u không th tránh kh i b i hàng nh p kho
th ngăđ c nh p theo kh i l ng nên vi c ki măsoátăđ c t ng s n ph mălàăđi u r t khó, do v yănóăc ngălàmăt ngăchiăphíănguyênăv t li uăc ngănh ăchiăphíăl uăkho.ăTuy nhiên giá tr m tămátăh ăh ng này khá cao, gây lãng phí v n cho công ty. Công ty c n ki m tra l iăcáchăgiámăsátăc ngnh ăs d ng nguyên v t li u c a mình.
2.2.5.4. Chi phí thi u hàng (thi t h i khi không có hàng)
Tình tr ng thi uăhàngăđ căđ c p là các lo i hàng nguyên v t li u xây d ng c a công ty. i v i công ty CPTV &ă TXDă805ăNgh Anăđ x y ra tình tr ng h t hàng là r t hi m b i công ty luôn có k ho ch t đ uăn măv nhu c u hàng cho c n măvàă
luôn d phòng cho nh ngătr ng h p nhu c u c aăkháchăhàngăt ngăcao,ălúcănàoătrongă
58
khoăc ngăd tr s n m tăl ngăhàngăhóaăđ đápă ng nhu c u thi u h t mà không c n ph i có th i gian giaoăhàng.ăDoăđó,ăchiăphíăthi t h i khi không có hàng là r t nh
2.2.6. Các ch tiêu hàng t n kho
Vi c phân tích hi u qu s d ngăHTKătácăđ ng nhi u lên hi u qu s d ng tài s n ng n h n b iăHTKăth ng chi m t tr ng cao trong doanh nghi p. D a trên các ch tiêu phân tích hi u qu s d ng HTK, các nhà qu n tr c ng nh ănhàăđ uăt ăhayăm t bên th ba có liên quan d dàng ti p c n và n m b tăđ c tình hình kinh doanh c a doanh nghi p, Các ch tiêu này giúp nhà qu n tr nhìn nh năvàăđánhăgiáăđúngăv các v năđ c ngănh ho tăđ ng c a doanh nghi p. Các nhà qu n tr th ngăquanătâmăđ n các ch tiêu sau:
2.2.6.1. Các ch tiêu liên qu n đ n kh n n luân chuy n hàng t n kho
bi tăđ cătrongăgiaiăđo n 2012 – 2014, hàng t n kho c aăcôngătyăquayăđ c
baoănhiêuăvòng,ăt ngăhayăgi măc ng nh ăs ngày trung bình hàng hóa n m t i kho là bao nhiêu ngày, ta xem xét b ng sau:
B ng 2.8. Các ch tiêu luân chuy n hàng t năkhoăgiaiăđo n 2012 - 2014
Ch tiêu Công th c tính năv N mă2012 N mă2013 N mă2014
S vòng quay HTK L n 5,04 2,93 2,51 Th i gian luân chuy n HTK Ngày 71,43 122,87 143,43 (Ngu n: tính toán các s li u t BCTC) S vòng quay hàng t n kho trongă3ăn măliênăt c gi m.ăN mă2012ălàă5,04 vòng, m i vòng l71,43ăngày.ă i u này ch ng t , hàng t năkhoăn mă2012ăv năđ ng không ng ng.ă âyălàănhânăt làm cho doanh thu c aăcôngătyăt ngăcaoăn mă2012.ăN mă2013,ă
s vòng quay gi m m nh xu ngăcònă2,93ăvòng,ănguyênănhânădoăn mă2013,ăcôngătyă đ uăt ăthêmăvào hàng t năkhoănh ngăl ng hàng t n kho tiêu th đ c l i gi m do tình hình chung c a n n kinh t nênădoanhăthuăc ngăgi m so v iăn mă2012.ăSangăn mă
2014, công ty l i ti p t c nh p hàng m r ng quy mô b i giá nguyên v t li u đ u vào
đangăgi m nên công ty mua tích tr v i nh năđ nh r ngăn mă2014,ăs c mua s t ng tr l i. M căd ,ăn mă2014ăl ng tiêu th có s t ng nh l i th păh năsoăv i m căt ngăc a hàng t n kho nên làm cho s vòng quay gi m còn 2,51 vòng v i m i vòng là 143,43 ngày. Do s vòng gi m liên t c nên th i gian luân chuy n hàng t n kho có s t ngălênă
liên t c vì s vòng quay và th i gian luân chuy n hàng t n kho t l ngh ch v i nhau. Nó cho th y, hàng t năkhoăđangăcóăxuăh ng v năđ ng ch m d n.ă i u này là không t tăđ i v i công ty. Công ty nên tính toán l iăl ng hàng t n kho m t cách h pălýăh nă
59
nh m giúp c i thi n tình hình, gi m các chi phí qu nălý,ăchiăphíăl uăkhoăvàăgópăph n giúp quay vòng v n nhanh, tránh tình tr ng đ ng v n.
H s đ m nhi m hàng t n kho
B ng 2.9. H s đ m nhi m hàng t năkhoăgiaiăđo n 2012 ậ 2014
n v tính: L n
Ch tiêu Công th c tính N mă2012 N mă2013 N mă2014
H s đ m nhi m HTK
0,18 0,28 0,35
(Ngu n: tính toán các s li u t BCTC) H s đ m nhi m hàng t n kho cho bi t doanh nghi p mu năcóă1ăđ ng doanh thu thu n thì c n b raăbaoănhiêuăđ ng v năđ uăt ăvàoăhàngăt n kho. Trong c baăn măt n mă2012ă– 2014, h s nàyăđ u l năh nă0ănh ngănh h nă1,ăchoăth y hàng t n kho v năđangăđ c s d ng m t cách có hi u qu nh ngătínhăhi u qu s d ng v năđ uăt ă
cho hàng t n kho l iăcóăxuăh ng th p d n. H s nàyăn mă2013ălàă0,28 t ngă0,1ăl n so v i 2012 do doanh thu thu năn mă2013ăgi m m nh t 34 t xu ng còn 22 t dù l ng hàng t n kho l i t ngăt 5.973.574.436 VN ă lênă6.308.853.488 VN .ă H s đ m nhi m hàng t n kho n mă2014ălàă0,35ăl năt ngă0,07ăl n so v iăn mă2013.ăNh ngăđi u
nàyăcóăngh aălà,ătrungăbìnhăc 0,18ăđ ng v năđ uăt ăchoăhàng t n kho t oăraăđ c 1
đ ng doanh thu thu năn mă2012,ăn mă2013 là 0,28ăđ ng,ăsangăđ năn mă2014ălàă0,35ă đ ng. Trongăgiaiăđo n t n mă2012ăđ năn mă2014,ăs v năđ uăt ăchoăhàng t n kho đ
t o ra m tăđ ng doanh thu l i liên ti păt ngălênquaăcácăn m.ăVi c s d ng không hi u qu v năđ uăt ăchoăhàng t n kho nh ăth này s gây ra nh ng nhăh ng tr c ti păđ n
doanhăthuăc ngănh ăl i nhu n c a doanh nghi p. Thông qua ch tiêu này, nhà qu n tr c n có k ho chăc ăc u l i v d tr , thu mua và s d ng hàng hóa m t cách có hi u qu h n.
2.2.6.2. Ch tiêu kh n n sin l i
B ng 2.10. Kh n ngăsinhăl iăgiaiăđo n 2012 - 2014
n v tính: L n
Ch tiêu Công th c tính N mă2012 N mă2013 N mă2014
Kh n ngăsinhăl i HTK
0,0794 0,0784 0,0629
(Ngu n: tính toán các s li u t BCTC) Ch tiêu này cho bi t m tăđ ng hàng t n kho ròng công ty t oăđ c bao nhiêu
đ ng l i nhu n ròng. Kh n ngăsinhăl iăđ c so sánh v iă1ăđ đánhăgiá hi u qu s
60
d ng hàng t n kho. Ch s này l năh nă1ăthìăh s này s d ng hi u qu vàăng c l i. Trong c 3ăn m,ăch tiêuănàyăđ u nh h nă1ăvàăcóăxuăh ng gi m. C th n mă2012ălàă
0,0794 l n.ă i u này cho th y hàng t n kho đangăđ c s d ng m t cách kém hi u qu , t călàă1ăđ ng hàng t n kho ch t oăđ că0,0794ăđ ng l i nhu n. Haiăn măk ti p
làăn m 2013 và 2014, con s này gi m t 0,0794 xu ng còn 0,0784 vàăđ năn măch đ t 0,0629. S d ng kém hi u qu là do giá tr hàng t n kho c aăcôngătyătrongă3ăn măđ u
t ngăvàă m c cao trong khi l i nhu nă3ăn măthuăđ c m c 400 tri u, có bi năđ ng
t ngănh ngăt ngănh khôngăđángăk so v i hàng t n kho.ă nâng cao ch tiêu này, công ty c n th c hi năt ngăl i nhu n b ngăcáchăthúcăđ y các m iălàmă n,…vàănênăgi
cho hàng t n kho m t m c năđnh.
2.2.6.3. Ch tiêu chu k v n đ ng c a ti n m t
Nh m thu n l i cho vi c theo dõi và phân tích, chu k v năđ ng c a ti n m t
đ c bi u di n trong b ng sau thông qua các ch tiêuănh ăth i gian thu n trung bình, th i gian luân chuy n HTK, th i gian tr n trung bình:
B ng 2.11. Chu k v n đ ng ti n m tăgiaiăđo n 2012 - 2014
n v tính: Ngày
Ch tiêu Công th c tính N mă2012 N mă2013 N mă2014
Th i gian thu n trung bình (1) 114,61 268,91 174,06 Th i gian luân chuy n HTK (2) 71,43 122,87 143,43 Th i gian tr n trung bình (3) 13,94 16,81 17,65 Chu k v năđ ng c a ti n m t (1)+ (2) – (3) 172,1 374,97 299,84 (Ngu n: tính toán các s li u t BCTC) Th i gian thu n n mă 2012ă làă 114,61ă ngày,ă n mă 2013ă làă 268,91ă ngàyă t ngă đ ngăt ngă2,34ăl n so v iăn mă2012ătácăđ ng t chính sách n i l ng tín d ng. n
n mă2014ăth i gian thu n gi m xu ng còn 174,06 ngày gi m 94,85 ngày so v iăn mă 2013.ăQuaăđóăchoăth y, công tác qu n lý n có hi u qu trongăn mă2014ăgi m và h n ch đ căl ng v n chi m d ng t khách hàng. Tuy nhiên trong c 3ăn m,ăch tiêu này luôn m c cao ch ng t t căđ thu hòi ti n hàng ch m, s v n c a công ty v năđangă
61
Th i gian tr n c aăcôngătyăcóăxuăh ngăt ngălênănh ngăch mă.ăN mă2013ăt ngă
2,87 ngày t 13,94ăngàyălênă16,81ăngày.ăN mă2014ăch s này là 17,65 ngày. Nh n th y ch tiêu này trong c baăn măđ u m c trung bình ch ng t các kho n ph i tr
đ căthanhătoánăđúngăh n, s v năcôngătyăđiăchi m d ng m c th p,ăgiaăt ngăuyătínă
cho công ty, góp ph n xây d ngăth ngăhi u c a công ty. Ch tiêu này trong c baăn mă đ uăt ngălênădoăcôngătyăđ că uăđãiăt các nhà cung c p b i m i quan h h p tác lâu