i v i m i doanh nghi p,ăconăng i là y u t c t lõi, là nhân t chính tr c ti p ho c gián ti p t o ra thành qu cho doanh nghi p. Chính vì th đ iăng ănhânăs trong kho nhăh ng r t l năđ n công tác qu n lý hàng t n kho.
Hi n t i, công ty có m t th kho nam và m t k toán kho ch u trách nhi m ki m tra, qu n lý, phân ph i hàng hóa, nguyên v t li u, xu t nh p hàng t n kho t i kho chính tr s công ty. Bên c nhăđó,ăcôngătyăcóăthêmă3ăth khoăvàă3ăk toánăđ i t i các
khoăl uăđ ng 3 công trình: xây d ng k ăch ngăs tăl ăc a kh u C uăTreo;ăxâyăd ngă nhàămáyăl părápăôătôăSokiă–ăVi tăLào;ăxâyăd ngătrangătr iăch nănuôiăl nănáiăsinhăs năvàă l năth tăsiêuăn căc aăcôngătyăc ăph năphátătri năNôngănghi păxanhăNghiăCôngăNgh ă
An.
Th kho chính tr ng kho) làăng i t ng h p t t c các ho tăđ ng các kho sau khi nh năđ c báo cáo và b ng xu t nh p hàng t cácăđ i.ă âyălàăm tăng i có nhi u
n măkinhănghi m làm v ki m kê và qu n lý hàng trong kho, hi uărõăt ng t n v tên
vàăđ căđi m c a các lo i hàng hóa trong kho. cácăđ i các th khoăđ u có tu iăđ i tr
vàălàăng i m iăđ c tuy n d ngăch aăcóănhi u kinh nghi m trong công tác qu n lý kho và m iăđ căđi uăđ ngăđ năcôngătr ngăkhiăcácăkhoăl uăđ ngăđ c hình thành nên có nhi u v năđ ch aăn m b tăđ c.ăDoăđó,ănhi u vi căliênăquanăđ n qu n lý kho nh ăxu t nh p s l ng l năđ u nh s t ăv năgiúpăđ c a th kho và k toán kho tr s chính.
K toán kho công ty ch u trách nhi m l p phi u xu t nh p vào s k toán linh ki n, hàng hóa, thành ph măđ cùng ki m soát hàng t n kho v i th kho.
Th c tr ng ngu n nhân l c t i b ph n kho hi nănayăđ căđánhăgiáăthôngăquaă
b ng sau:
50
B ng 2.5. Th c tr ng ngu n nhân l c t i b ph n kho c a công ty
STT H và tên Ch c v Trìnhăđ Kinh
nghi m Tu i
1 Nguy năV nă c Tr ng kho C nhân kinh t 20 n m 44
2 Tr n Hu nh Mai K toán khoăchính C nhân kinh t 12 n m 33
3 Nguy n Th Thu K toánăđ i Caoăđ ngăkinhăt 1 n m 24
4 Lê Ng c Anh K toánăđ i C nhân kinh t 2 n m 25
5 Tr n H ngăL nh K toánăđ i C nhân kinh t 3 n m 26
6 Tr năV năLinh Th kho Trungăc păkinhăt 2 n m 22
7 Lê Qu c Huy Th kho Caoăđ ngăkinhăt 1 n m 23
8 Nguy n Hoài Nam Th kho Caoăđ ngăkinhăt 5 n m 26
(Ngu n: Phòng t ch c hành chính) Ngoài ra, t i kho chính công ty có thêm 2 ph kho kiêm b o v là bác Huy và bác Minh ch u trách nhi m b c d hàng, s p x p theo h ng d n a th kho. Tuy ch là
côngănhânăvàătrìnhăđ chuyênămônăkhôngăcaoănh ngăquáătrìnhălàmăvi c g n bó dài lâu v i công vi c nên 2 bác có nh ng hi u bi t nh tăđ nh v khoăc ngănh ăcôngăty.
M iăng i đâyăđ u c m th y công vi c khá t t và tho i mái, hài lòng v i công vi c hi n t i. Vào các d p l t t,ăcácănhânăviênăđ uăđ c công ty quan tâm. Ngoài ra h
cònăđ c nh n ph c p, tr c p các lo i. Tuy nhiên, côngătyăth ng ch m tr l ng,ă
n l ngă2,ă3ătháng,ăcóăng i nhi u tháng liên ti p không l yăđ căl ng.ăM c dù có nhi u ý ki năđóngăgópănh ngăphíaălãnhăđ oăcôngătyăch aăcóăb t c ph n h i nào.
Qua vi c phân tích th c tr ngăđ i ng cán b trong kho ta có m t s nh năx tănh ă
sau:
V uăđi m, m iăng iăđ u có s hi u bi t v các m t hàng, s n ph m có trong
kho.ă iăng ănhânăviênălàmăvi c nhi t tình, có s ph i h pătrênăd iă năýăvàăch t ch . Có s k t h p gi a kinh nghi m c aăng i l n tu i v i s n ngăđ ng, nhi t huy t c a các thành viên tr tu i.
Tuy nhiên, có m t s v năđ b t c p là công tác qu n lý và ki m soát hàng t n
khoă khôngă đ t hiêu qu cao b i nh ngă ng iă ch aă cóă kinhă nghi m không n m b t
đ căđúngătìnhăhình,ăbáoăcáoăsaiăd năđ n c pătrênăđ aăraănh ng bi n pháp qu n lý không thích h p ho c báo cáo có s thi u ho c sai sót. Thêmăvàoăđó,ăcôngătyăch aă
th c s chú tr ngăđ n v năđ gi i quy t ti năl ngăchoăng iălaoăđ ng.ă i u này àm
51
su t làm vi c th p, hi u qu khôngăcao.ă i v iăcácănhânăviênătrongăđ iăng ăkho,ăh c có th phát sinh m t s v năđ gây nhăh ngăđ năcôngătyănh ăl y tr m hàng trong
kho,ăgâyăh ăh ng các thi t b s n ph m,…Doăđó,ătrongăt ngălaiăcôngătyăc n quan tâm v năđ nàyăh n.
2.2.3. Công tác k toán hàng t n kho, t n n qu n lý hàng t n kho Công tác k toán
Trong quá trình ho tăđ ng s n xu t kinh doanh, công ty luôn tuân theoăđúngăcácă
nguyên t c k toán qu c t c ngănh t i Vi tăNamănh : nguyên t c tính nh t quán, nguyên t c giá g c, nguyên t c th n tr ng,…
V ph ngăphápătínhăgiá:ăhàng t năkhoăđ căđánhăgiáătheoăgiáăth c t đ c quy
đ nh c th cho t ng lo i hàng. Tr giá nh păkhoăđ căquyăđnh c th cho t ng lo i v tăt ,ăhàngăhóaătheoăngu n hình thành và th iăđi m tính giá.ă i v i hàng t n kho vì tr giá th c t c a hàng nh p kho khác nhau các th iăđi m khác nhau trong k h ch
toánăchoănênăđ d tính toán hi n nay công ty đangăáp d ngăph ngăphápătínhăgiáăbìnhă
quân gia quy n.
V ph ngăphápăh ch toán chi ti t hàng t n kho, m i nghi p v kinh t phát sinh nói chung hay hàng t n kho nói riêng, m i s bi năđ ngăt ngăgi m v m t s l ng và giá tr đ uăđ c ph n ánh trên ch ng t g cănh :ăphi u xu t kho, phi u nh p kho, hóa
đ năbánăhàng,ăbiênăb n ki măkê,…K toán theo dõi t ng m t hàng, t ng ch ng lo i, quy cách v tăt ,ăhàngăhóaătheoăt ngăđ aăđi m qu n lý và s d ng. Công ty s d ng
ph ngăphápăs s d ăvàătrongăk công ty áp d ngăph ngăphápăkêăkhaiăth ng xuyên cho hàng t n kho.
Trong chu trình hàng t n kho, các lo i ch ng t đ uăđ c ghi chép m t cách t m , chi ti t t ng kho n m c: s l ng,ăđ năgiá,ăch ng lo i,…
Các lo i ch ng t c a công ty g m: h th ng s sách k toán chi ti t cho t ng lo i m t hàng t n kho, h th ng s sách k toán chi phí, s cái, các lo i báo cáo (báo cáo t ng h p, nguyên v t li u,…).
i v i công tác ki m soát và t ch c k toán hàng t n kho, doăđ c thù s n ph m xây d ngăđ c th c hi n trong th i gian dài, phân chia thành nhi uăgiaiăđo n, h ng m c khác nhau, quá trình nghi m thu, thanh toán ph c t pănênăl ng h s ,ăch ng t phát sinh r t l n, c n t p h p t nhi u ngu năkhácănhau,ăgâyăkhóăkh năchoăcôngătácă
qu n lý. ng th i, b ph n qu nălýăth ngăđ c b trí theo t ng công trình, d án l n nên b phân tán, nhăh ng t i t căđ c p nh t thông tin, khóăđ m b o th ng nh t. Cách th c ghi chép th côngăvàăl uătr trênăv năb n hi n t i tiêu t n nhi u th i gian, công s c song v n kém hi u qu do không th tích h păcácătínhăn ngăl p k ho ch hay d báo. Vì v y, ngoài các ph n m măđ c thù thu c v k thu tănh ăthi t k xây l p,
52
tính toán kh iăl ng,.. côngătyăđangăb tăđ u áp d ng ph n m m k toán Misa vào các ho tăđ ng c a mình. Nó giúp gi m gánh n ng công vi c cho các k toán viên. Tuy
nhiênănóăc ngăgâyăraăkhôngăítăkhóăkh năchoănhânăviên,ăđ c bi t là nh ngăng i l n tu i b i vi c s d ng ph n m m k toán c n nhi u k n ngămáyătính.ă đ m b o tính chính xác, các ho tăđ ng v n ch y uăđ c th c hi nătheoăph ngăphápăth công. M c dù quá trình làm vi c c a ph ngăphápănàyădi n ra ch măh năsoăv i vi c s d ng ph n m mănh ngăk toán n m b t các ho tăđ ng t tăh năvàăt t chuy năđ i hoàn toàn sang làm vi c trên ph n m m.
Xácăđ nh giá thành, k t chuy n chi phí s n xu t kinh doanh d dang
i v i hàng t n kho là chi phí s n xu t kinh doanh d dang, d a trên b ng ki m kê kh iăl ng d dang do cán b phòng k thu t xác nh n, k toán c a công ty tính toán giá thành và theo dõi trên s sách cho t i khi h ng m c (ho căcôngătrình)ăđ c nghi m thu, bàn giao cho ch đ u t .ăTrongăquáătrìnhăđó,ăc n t p h p và phân b các chi phí s n xu tă nh ă nguyênă v t li u, chi phí nhân công tr c ti p, chi phí s n xu t chung, chi phí máy thi công công trình, chi phí qu n lý, chi phí bán hàng - giao d ch... nh k , k toánăxácăđ nh kh iăl ng công vi căhoànăthànhăđ tính toán doanh thu và giá v n hàng bán c aăđ năv . Tuy nhiên, trên th c t ,ăkhiăcôngătrìnhăch aăhoànăthànhă
toàn b , vi c tính toán chi phí s n xu t kinh doanh d dang ch y u d aătrênăđ nh m c xây d ng ho c theo t l phân b do công ty xácăđnh.
Tình hình xu t – nh p hàng t n kho
Chu trình hàng t n kho c a các doanh nghi pănóiăchungăđãăđ căđ c p trong
ch ngă1. m iăgiaiăđo n t lúc nh păvàoăchoăđ n lúc xu tăhàngăbánăđ uăđ c ghi chép l i c n th n. M i ho tă đ ngă đ uă đ c ghi l i c th , ki m tra quy cách, ch t
l ng, m u mã c a hàng hóa và có các ch ng t , th t c h p l k mătheoănh ăphi u nh p kho, phi u xu tăkho,ăhóaăđ nămuaăhàng…Hàng tháng, công ty ti n hành ki m kê
vàăđi u chnhăhàngăhóaătrongăkho.ăQuyătrìnhăđóădi n ra nh ăsau: li t kê các hàng hóa
đangăt n trong kho t i th iăđi m ki m kê; nh p d li u th c t sau khi ki m kê xong; ti n hành l p các biên b n, ch ng t đi u ch nh s li u k toánăchoăđúngăv i s li u th c t (n u xu t hi n tình tr ng th a ho c thi uăcóănguyênănhânădoăconăng i gây ra, ng i ki m kê l p biên b n xin ý ki n x lý c aăGiámăđ c ho căng i qu n lý tr c ti p).
Trong k ho tăđ ng xu t kho di n ra liên t c b i nhu c u nguyên v t li u t các công trình c ngănh ăt cácăđ năhàngăđ t mua c aăcácăđ i tác kinh doanh. Trongăn mă
2014 công ty nh nă68ăđ năđ tăhàngăvàăđ uăđápă ngăđ că100%ăcácăđ năhàng này.
i u này cho th yăcôngătyăluônăcóăđ l ng hàng t năkhoăđ đápă ng k p th i các nhu c u. i v i ho tăđ ng nh p hàng, theo th ng kê c a th kho thì m i tháng công ty
53
th ng có m tăđ n hai l n nh p hàng ph thu c vào s l ng hàng hóa xu t và nhu c u mua trong tháng là cao hay th p. Ho tăđ ng xu t nh p hàng t n kho công ty ch y u là ho tăđ ng xu t nh p nguyên nhiên v t li u. Nguyên nhiên v t li u nh p v v a
d ngăđ thi công xây d ng v a là hàng hóa kinh doanh c a công ty nên kh iăl ng nh p xu t là khá l n.
D báo nhu c u nguyên v t li u
Nhu c u nguyên v t li u trong k c aă côngă tyă th ngă đ c tính mua theo k ho ch d a trên tình hình th c t kinh doanh c aăn mătr c, k ho ch xây l p chung c k và kh iăl ng công vi c d ki n th c hi n t ngăgiaiăđo n vàăcácăh păđ ngăc aăn mă ti pătheo, cùng các phân tích, d đoánăbi năđ ng trên th tr ngănh ăgiáăc , l m phát, thu …ă
Cán b phòng v tăt ă v i s h tr c a nhân viên k thu t)ăc năc vào k ho ch ti năđ thi công c a t ng d ánăđãăđ c các bên phê duy t,ăđ tính toán chi ti t s m2 sàn, s kmăđ ngăgiaoăthông,ăđ ng ng…ăc n hoàn thành trong k . K t h p v i b ng phân b k t c u (th hi n yêu c u k thu t c a t ng h ng m c)ăvàăl ng v tăt ătiêuă
hao trung bình, có th căl ngăđ c t ng hao phí nguyên v t li u nói chung và nhu c u c th đ i v i t ng ch ng lo i hàng hóa (cát, s i, g ch,ăđá,ăxiăm ng,ăs t, thép, nh a
đ ng,ădâyăđi n,ăđ ng ng…).ăT đó,ăl p các danh sách chi ti t nhu c u s d ng nguyên v t li u theo ch ng lo i v tăt ,ăth i gian phát sinh theo t ng d án/gói th u và b ng t ng h păchungătoànăđ năv. Tình hình nguyên v t li u c th nh ăsau: B ng 2.6. K ho ch và tình hình th c hi n c a nguyên li u, v t li u giaiăđo n 2012 ậ 2014 n v : T VN Ch tiêu K ho ch Th c hi n T l ăđ tăđ c 2012 2013 2014 2012 2013 2014 2012 2013 2014 Mua 20,2 19,9 18 21,3 13,2 16,7 105,4 66,3 92,8 Bán 19,5 14,7 13,6 18,9 12,8 14,2 96,9 87,1 104,4
(Ngu n: T ng h p xu t nh p t n NVL c a công ty giai đo n 2012 – 2014) Th c t , kh iăl ng nguyên v t li u c a công ty nh p v có s bi năđ ng m nh. Gi măđ t ng t t 21,3 t xu ng còn 13,2 t ;ăsauăđóăl iăt ngălênă16,7ăt trongăgiaiăđo n 2013 – 2014.ă i uănàyăđ căhi uălàădoăýăchíăc aănhàăqu nătr ă đãănêuăph nătrên)ăc ngă v iăs ăl ngăcôngătrìnhăcôngătyătrúngăth uăt ngă10-15%ăsoăv iăn mă2013ă theoăđánhă giáăc aăphòngăK ăho ch).
54
Trongăn mă2012,ăngânăsáchămuaăc aăcôngătyălàă20,2ăt ănh ngăth căt ăthuămuaă
lên 21,3ăt ăvàăđ t 105,4%ăsoăv iăk ăho chăđ ăra.ăLýădoălàătrongăquýă1ăn mă2012,ăl ng
đ năđ tăhàngăt ngăcaoă 86ăđ n hàng, theo th ng kê c a phòng v tăt ),ăt năkhoăn mă tr c c aăcôngătyăkhôngăđ đ đápă ng bên c nhăđó,ăcôngătyăđangăđ uăt ăđ u th u 2 công trình tr ngăđi m qu c gia nên thu mua v i s l ng l n. Tuy nhiên, tình hình bán hàng c a công ty l i ch đ t 96,9% so v i k ho chăđ ra do có m t khách hàng t ý h y ngang m căd ăđãă ngătr c ti n hàng.
N mă2013, k ho chămuaăvàăbánăđ ra ch đ tăđ c l năl t là 66,3% và 87,1% do s c mua c a th tr ng gi m m nh. M căd ăcôngătyăđãăd tính song m c gi m cao
h năsoăv i c d tính c aăcôngătyăđ aăra.ăCôngătyăbu c ph i gi măl ng hàng nh p vào nh m gi m b t chi phí, tránh hàng t n kho b đ ng quá nhi u gây ra lãng phí v n.
Sangăn mă2014,ătìnhăhìnhăth c t c a công ty có kh quan h năsoăv iăn mă2013.ă L ngă hàngă bánă raă đ c c i thi n rõ r t l nă đ uă tiênă v t m c k ho chă đ raă đ t 104,4%. M c mua c aăcôngătyăđ t 16,7 t , ch đ t 92,8% so v i k ho chănh ngăm c mua này v n m c cao b iăl ng hàng t n trong kho còn nhi u. i u này khi n cho
l ng hàng t năkhoătrongăn măđ t m c 8,8 t nên công ty c n cân nh c v chính sách nh p, mua hàng trong nh ngăn măs p t i.
Xácăđ nhăl ng đ t hàng t iă u
Th tr ng xây d ng trong nh ngăn măg năđâyăr tăsôiăđ ng, m c giá c nh tranh và ngu n hàng d i dào, th m chí có nh ng th iăđi m cung v t c u nên nh ngăđ nă
hàng c aăcôngătyănhanhăchóngăđ căđápă ng.
Bên c nhăđó,ădoăđ c thù ho tăđ ng, doanh nghi p ngành xây d ngăkhôngăcóăđ a
đi m s n xu t c đ nh,ă thayă đ i theo v tríă đ a lý c a t ng công trình nên h u h t nguyên v t li u, công c , d ng c ph c v thi công n uăđ c c t tr t p trung trong m t kho nh tăđ nhănh ănh ng doanh nghi p s n xu tăthôngăth ng, s t n kém chi phí v n chuy n, b c d . Ch aăk kíchăth c l n, c ng k nh, chi m nhi uăkhôngăgianăl uă
tr nh ngăkhôngăđòiăh iăđi u ki n b o qu năđ c bi t nên trên th c t v t li uăđ c t p k t ngay t i chân công trình, b o qu n trong các lán, tr i bán kiên c xiăm ng,ăg ch
lát…)ăho căđ ngoài tr i (cát, s i, s t, thép, g ch xây, c p pha, sà g …),ăđi u này làm gi măđángăk chi phí thuê kho bãi.
Không nh ng th vi c tích tr nhi u nguyên v t li u s làm đ ng v n c a doanh nghi p,ăđi u này r t b t l i khi công ty còn h n ch v n ngăl c tài chính.
Doăđó,ăhi n t i, công ty th c hi n chính sách mua v tăt ătheoăti năđ xây d ng thay vìăxácăđ nh l ngăđ t hàng t iă uăchung.ă i u này hoàn toàn phù h p v iăđ c thù