Theo ILO (2001), cỏc kỹ năng quản lý HTX là cỏc yếu tố quan trọng hàng đầu tỏc động đến sự thành cụng của HTX. Mặc dự cú rất nhiều cỏc nhõn tố về mụi trường tỏc động đến sự phỏt triển của cỏc HTX, tuy nhiờn nhõn tố đỏng kể và quan trọng nhất ngăn cản cỏc HTX thành cụng khi tồn tại trong một mụi trường đầy cạnh tranh đú là việc nhận dạng và phỏt triển những kỹ năng về quản lý một cỏch chuyờn nghiệp. Stringfellow (1997) đưa ra bằng chứng rằng sự hợp tỏc của nụng dõn khụng phải lỳc nào cũng dễ dàng mà nguyờn nhõn chớnh là trỡnh độ tổ chức và năng lực quản lý của cỏc HTX hiện tại khụng phự hợp yờu cầụ Ngụ Văn Lương (2004) khi nghiờn cứu về sự phỏt triển của cỏc HTX tại Việt Nam đó chỉ ra “Trỡnh độ quản lý của cỏn bộ, trước hết là ban chủ nhiệm HTX là nhõn tố tỏc động đến sự phỏt triển của cỏc HTX”
Cỏc kỹ năng về quản lý giỳp cỏc HTX cú khả năng thớch ứng với mụi trường, sử dụng cỏc điểm mạnh của HTX, nắm bắt cỏc cơ hội, hạn chế cỏc rủi ro để đổi mới, sỏng tạo trong quỏ trỡnh hoạt động nhằm phục vụ xó viờn và khỏch hàng một cỏch tốt nhất. Cỏc kỹ năng về quản lý giỳp HTX cú thể phối hợp cỏc nguồn lực một cỏch hiệu quả nhất để tạo ra cỏc sản phẩm, dịch vụ cú khả năng cạnh tranh trờn thị trường tự dọ Tại cỏc nước đang phỏt triển, chớnh phủ ngày càng cú xu hướng giảm can thiệp, hỗ trợ cho cỏc HTX núi chung và cỏc HTX trong lĩnh vực nụng nghiệp núi riờng, điều đú đặt cỏc HTX vào một bối cảnh đầy khú khăn và thỏch thức, cỏc HTX lỳc này phải trưởng thành, cú khả năng kinh doanh và quản lý để tồn tại một cỏch độc lập trờn thị trường.
Cook (1994) xỏc định lý do cơ bản tạo ra những khú khăn trong việc quản lý HTX là mõu thuẫn lợi ớch giữa cỏc thành viờn cũng như khả năng đỏp ứng thị trường. ễng cho rằng điều này đũi hỏi nhiều hơn nữa những năng lực tổ chức, kỹ năng phõn bổ nguồn lực và cỏc năng lực khỏc.
Yukl (1989) xỏc định hai nhõn tố sẽ tạo nờn cỏc nhà lónh đạo hiệu quả, là động lực quản lý và cỏc năng lực chuyờn mụn. Hầu hết cỏc vị trớ lónh đạo sẽ đũi hỏi một người phải cú kỹ thuật, năng lực nhận thức và giao tiếp (Yukl, 1989). Keeling, Carter & Sexton (2004) đó tiến hành một nghiờn cứu với hiệp hội trồng lỳa ở California và thấy rằng việc tan ró của tổ chức này chủ yếu là do thiếu giỏm sỏt của hội đồng quản trị, việc quản lý khụng hiệu quả của HTX và việc thành viờn thụ động trong cụng việc. Nyoro và Ngugi (2007) chứng minh rằng cỏc HTX cú nhõn viờn và Ban quản lý cú trỡnh độ cao hơn sẽ thành cụng hơn cỏc HTX khỏc.
Cỏc học giả hiện đại nghiờn cứu về quản trị chia việc quản trị thành một quỏ trỡnh mà nhà quản trị thực hiện 4 chức năng (1) Lập kế hoạch; (2) Tổ chức; (3) Lónh đạo và (4) Kiểm soỏt. Cỏc nhà quản trị từ đú cần cú 4 kỹ năng tương ứng để giải quyết cỏc vấn đề mang tớnh chiến lược hay điều hành cỏc cụng việc hàng ngày của tổ chức (Mason Carpenter, Talya Bauer, and Berrin Erdogan)
2.4.2.1. Năng lực xõy dựng kế hoạch
Lập kế hoạch là quỏ trỡnh xỏc định mục tiờu và cỏch thức thực hiện nhằm đạt được những mục tiờu đú. Ban chủ nhiệm hợp tỏc xó cần phải cú năng lực xõy dựng kế hoạch chiến lược và cỏc kế hoạch tỏc nghiệp.
Việc xõy dựng kế hoạch chiến lược bao gồm khả năng lựa chọn cỏc loại ngành nghề kinh doanh hoặc sản phẩm kinh doanh của HTX, tỏc động rất lớn đến kết quả hoạt động của HTX. Sản phẩm cú giỏ trị cao cung cấp lợi nhuận lớn hơn mặt hàng giỏ trị thấp (Markelova, 2009). Tuy nhiờn, cỏc loại sản phẩm cú giỏ trị cao đũi hỏi kỹ thuật cụng nghệ và năng lực tiếp thị cao hơn. Cỏc HTX tham gia sản xuất mặt hàng giỏ trị thấp cú lợi thế trong việc tỡm kiếm khỏch hàng, bỏn hàng với số lượng lớn, tuy nhiờn, lợi ớch tăng thờm cú thể khụng đủ để bự đắp cỏc chi phớ giao
dịch (Markelova, 2009). Markelova (2009) cho rằng ngành nghề kinh doanh nào, giỏ trị cao hay thấp đều cú thể thành cụng hay thất bại trờn thị trường, điều quan trọng là ngành nghề mà HTX kinh doanh phải phự hợp với năng lực của HTX.
Tiếp theo, ban chủ nhiệm HTX cần cú cỏc kỹ năng lập kế hoạch tỏc nghiệp. HTX lập kế hoạch tổ chức dịch vụ vật tư cho xó viờn từ đú tổ chức sản xuất và cung cấp đỳng chủng loại, khối lượng và chất lượng hàng húa theo nhu cầu khỏch hàng (Chu Tiến Quang, 2012)
Việc xõy dựng kế hoạch hoạt động hàng năm, hàng quý, hàng thỏng của hợp tỏc xó đũi hỏi ban chủ nhiệm hợp tỏc xó cú đủ năng lực, biết phối hợp cỏc nguồn lực, đặc biệt là nguồn lực của xó viờn. Để xõy dựng được kế hoạch tốt, Narver & Slater (1990) cho rằng ban quản trị phải cú khả năng tỡm kiếm, phõn tớch thụng tin về thị trường đối thủ cạnh tranh, khỏch hàng, xó viờn. Sự thành cụng và bền vững của một HTX sẽ chịu tỏc động bởi khả năng thu thập và tỡm kiếm thụng tin về đối thủ cạnh tranh và khỏch hàng trờn thị trường mục tiờu, và sự nỗ lực phối hợp giữa cỏc bộ phận chức năng (Kyriakopoulos, 2004). Ngoài ra quỏ trỡnh lập kế hoạch của hợp tỏc xó cần phải cú sự tham gia, huy động được nguồn lực của xó viờn thỡ kế hoạch mới khả thị
2.4.2.2. Năng lực tổ chức
Kỹ năng tổ chức là một kỹ năng của nhà quản lý bao gồm việc xõy dựng bộ mỏy tổ chức, trỏch nhiệm, quyền hạn của cỏc phũng ban và cỏc chức danh cụng việc trong tổ chức, xõy dựng cỏc nội quy, quy định, phõn cụng sắp xếp nhõn sự thực hiện cụng việc để hoàn thành cỏc mục tiờu đó đề rạ
Ban chủ nhiệm HTX cần cú cỏc kỹ năng tổ chức để phối hợp hoạt động cỏc xó viờn và nhõn viờn của HTX, từ đú đạt được cỏc mục tiờu của HTX. Theo Winnington Ingram (2001), kỹ năng của ban chủ nhiệm HTX thể hiện ở cỏc nội dung chớnh như: Năng lực hỡnh thành cỏc bộ phận, nhúm hoạt động trong tổ chức, năng lực phõn quyền, ủy quyền trong tổ chức, năng lực xõy dựng cỏc quy chế thực hiện cụng việc. Ingram (2001) khi nghiờn cứu về cỏc HTX chế biến và tiờu thụ,
nhấn mạnh một kỹ năng rất quan trọng của ban chủ nhiệm HTX là điều phối chung hoạt động sản xuất của xó viờn. Nếu hoạt động này được thực hiện khụng khoa học, rừ ràng, minh bạch thỡ rất dễ cú phản ứng khụng tốt từ xó viờn, gõy ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của tổ chức.
2.4.2.3. Năng lực lónh đạo
Năng lực lónh đạo của nhà quản trị cú một vai trũ rất quan trọng tới hoạt động của một tổ chức. Nhà quản lý cần cú năng lực lónh đạo nhằm tạo động lực cho nhõn viờn, để họ hành động hướng tới mục tiờu chung (Banaszak, 2008)
Trong cỏc hợp tỏc xó, với nhu cầu đa dạng của xó viờn, một nhà lónh đạo cần cú năng lực lónh đạo để thuyết phục cỏc xó viờn đạt tới sự đồng thuận và sau đú thụng qua quyết định của cả hợp tỏc xó (Fulton, 2001). Kỹ năng lónh đạo cũn thể hiện qua việc giải quyết mõu thuẫn giữa cỏc thành viờn, kỹ năng này đặc biệt quan trọng trong quỏ trỡnh hoạt động của cỏc hợp tỏc xó chế biến và tiờu thụ sản phẩm, vỡ hợp tỏc xó sẽ phải thuyết phục cỏc xó viờn tuõn thủ cỏc quy định của HTX trong quỏ trỡnh sản xuất, hũa giải cỏc mõu thuẫn giữa cỏc xó viờn và giữa xó viờn và HTX trong quỏ trỡnh hợp tỏc xó mua hàng cuả xó viờn.
Ban quản lý HTX cú năng lực sẽ tăng cường sự trao quyền trong HTX, khuyến khớch cỏc thành viờn ra tự chủ trong việc ra quyết định dựa trờn những giỏ trị chung của của HTX như vậy sẽ gúp phần tạo ra một tổ chức bền vững, đõy cũn được gọi là sự tăng cường năng lực cho xó viờn. Birchall (2004) định nghĩa tăng cường năng lực là việc mở rộng tài sản và năng lực của người nghốo để họ tham gia, đàm phỏn, tỏc động, kiểm soỏt cỏc tổ chức cú ảnh hưởng đến cuộc sống của họ.
Một nội dung của kỹ năng lónh đạo là khả năng giao tiếp của ban quản lý HTX thụng tin qua cỏc cỏch thức khỏc nhau như diễn văn, bài viết hay cỏc hành động cụ thể. Ban chủ nhiệm HTX cú kỹ năng giao tiếp sẽ khuyến khớch sự tham gia của cỏc thành viờn và bảo đảm cỏc thành viờn nhận thức được những gỡ đang xảy ra trong hợp tỏc xó và họ cảm thấy họ là một phần của tổ chức. Nhà quản lý cú năng lực sẽ đảm bảo thụng tin được truyền hiệu quả từ hợp tỏc xó đến cỏc thành viờn và
ngược lạị Một quỏ trỡnh giao tiếp hiệu quả cũng tăng cường trỏch nhiệm lónh đạo, đú là một yếu tố quan trọng trong việc tạo ra một hợp tỏc xó mạnh và độc lập (Poulton, Kyđ, Dorward, 2006).
2.4.2.4. Kỹ năng kiểm soỏt
Kỹ năng kiểm soỏt là một kỹ năng rất quan trọng đối với cỏc nhà quản trị núi chung và với cỏc nhà quản trị HTX núi riờng. Một đặc thự của cỏc HTX là việc sản xuất thường được thực hiện riờng rẽ tại từng hộ xó viờn, do vậy ban chủ nhiệm cần cú kỹ năng kiểm soỏt để đảm bảo được chất lượng sản phẩm mà xó viờn sản xuất, điều này đặc biệt quan trọng đối với cỏc HTX chế biến và tiờu thụ sản phẩm. Cỏc hợp tỏc xó chế biến và tiờu thụ sản phẩm cần đảm bảo việc sản xuất sản phẩm của xó viờn đỳng theo cỏc tiờu chuẩn đang được hợp tỏc xó ỏp dụng. Việc giỏm sỏt chặt chẽ của hợp tỏc xó giỳp tạo ra sản phẩm cú chất lượng, tạo được lũng tin với khỏch hàng và kết quả kinh doanh tốt hơn. Suwanna Thuvachote (2006) nghiờn cứu sự thành cụng của cỏc hợp tỏc xó chế biến và tiờu thụ chuối tại Thỏi Lan đó chỉ ra một nguyờn nhõn thành cụng của cỏc hợp tỏc xó đú là việc hợp tỏc xó xõy dựng được một hệ thốn kiểm soỏt chặt chẽ quỏ trỡnh sản xuất, khỏch hàng cú thể dễ dàng biết được sản phẩm mà họ mua do xó viờn nào sản xuất, sản xuất ở đõu, thời điểm thu hoạch. Từ đú khỏch hàng tin tưởng vào sản phẩm mà hợp tỏc xó bỏn ra, xó viờn cú trỏch nhiệm với việc sản xuất của họ.
Như vậy, ban chủ nhiệm hợp tỏc xó cần cú kỹ năng xõy dựng hệ thống giỏm sỏt bao gồm cỏc quy định trong sản xuất của xó viờn, nhõn sự phụ trỏch kiểm tra giỏm sỏt, cỏch thức kiểm tra, giỏm sỏt. Hoạt động giỏm sỏt cần được thực hiện trong cỏc khõu của quỏ trỡnh sản xuất như làm giống, làm đất, bún phõn, phun thuốc trừ sõu, thu hoạch nụng sản (Chu Tiến Quang, 2012). Việc kiểm soỏt những hoạt động sản xuất này của xó viờn giỳp nụng sản mà xó viờn cung cấp cho hợp tỏc xó đạt cỏc tiờu chuẩn mà hợp tỏc xó đang ỏp dụng. Ngoài ra việc kiểm soỏt sản xuất bao gồm cả việc hợp tỏc xó phối hợp với cỏc đơn vị nghiờn cứu, cỏc trường đại học trong việc đào tạo cho xó viờn về nhận thức, về cỏc kỹ năng trong sản xuất nụng nghiệp (Tsai và Hung, 2006)